Согласно п. 1 ст. 4 Федерального закона "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" требования к ККТ, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством РФ. При этом ККТ, применяемая организациями (за исключением кредитных организаций) и индивидуальными предпринимателями, должна:
· быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика;
· быть исправна, опломбирована в установленном порядке;
· иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме.
Порядок применения кредитными организациями ККТ и используемых в ней программных продуктов в соответствии с п. 2 ст. 4 Федерального закона "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" утверждается Банком России.
Соответственно, нет необходимости закреплять в Федеральном законе "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" перечень сведений, отражаемых в чеке, отпечатанном ККТ.
Реквизиты, которые должны отражаться на выдаваемом покупателям (клиентам) чеке:
· наименование организации;
· идентификационный номер организации-налогоплательщика;
· заводской номер ККМ;
· порядковый номер чека;
· дата и время покупки (оказания услуги);
· стоимость покупки (услуги);
· признак фискального режима.
В письме Минфина России от 5 января 2004 г. N /2 также отмечено, что на выдаваемом покупателям (клиентам) чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ.
Следует отметить, что позиция Минфина России о понимании кассового чека как первичного учетного документа не является однозначной. Так, в п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 01.01.01 г. N 34н, предусмотрено, что при реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением ККМ допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков. Данная норма закреплена в качестве изъятия из общего правила, установленного в том же п. 15 названного Положения, согласно которому первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.
В другом же нормативном правовом акте Минфина России кассовый чек упомянут как первичный учетный документ. В пункте 10 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей, утв. Приказом Минфина России и МНС России от 01.01.01 г. N 86н/БГ-3-04/430, кассовый чек указан как единственный первичный учетный документ, который не подлежит подписанию индивидуальным предпринимателем.
Бланки строгой отчетности, выдаваемые взамен кассовых чеков Постановление Правительства РФ от 01.01.2001 N 359 и на письма Минфина России от 01.01.2001 N /8-240 и N /8-239.
Вплоть до последнего времени ответственным за утверждение бланков строгой отчетности был Минфин России. В 2008 году появился документ (Положение), который позволил компаниям самостоятельно разрабатывать и утверждать большинство бланков (постановление Правительства РФ от 6 мая 2008 года N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники").
Информационным письмом Минфина РФ от 01.01.01 года разъяснено, что организация и индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги населению, вправе использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности, в котором должны содержаться реквизиты, установленные пунктом 3 Положения, если иное не предусмотрено пунктами 5 и 6. Утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти не требуется.
Положение устанавливает порядок осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности, приравненного к кассовому чеку, а также порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких бланков.
На бланках строгой отчетности оформляются предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам (далее - документы).
Документ должен содержать следующие реквизиты, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящего Положения:
· наименование документа, шестизначный номер и серия;
· наименование и организационно-правовая форма - для организации; фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя;
· место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица
(в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
· идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
· вид услуги;
· стоимость услуги в денежном выражении;
· размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
· дата осуществления расчета и составления документа;
· должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
· иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).
Бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем.
Изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов.
В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации федеральные органы исполнительной власти наделены полномочиями по утверждению форм бланков документов, используемых при оказании услуг населению, такие федеральные органы исполнительной власти утверждают указанные формы бланков документов для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (пункт 5 Положения).
При необходимости исключения из формы бланка документа реквизитов, предусмотренных подпунктами "ж"-"и" пункта 3 Положения, формы бланков документов при оказании услуг учреждениями культуры (учреждения кино и кинопроката, театрально-зрелищные предприятия, концертные организации, коллективы филармоний, цирковые предприятия и зоопарки, музеи, парки (сады) культуры и отдыха), включая услуги выставочного характера и художественного оформления, и услуг физической культуры и спорта (проведение спортивно-зрелищных мероприятий) утверждаются соответствующими федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности (пункт 6 Положения).
Перечень сведений, содержащихся в документах, указанных в пунктах 5 и 6 настоящего Положения, устанавливается федеральными органами исполнительной власти, наделенными полномочиями по утверждению форм бланков документов. Формы бланков документов, утверждаемые в соответствии с пунктами 5 и 6 Положения, применяются организациями и индивидуальными предпринимателями, оказывающими населению услуги тех видов, в отношении которых эти формы утверждены.
При заполнении бланка документа должно обеспечиваться одновременное оформление не менее 1 копии либо бланк документа должен иметь отрывные части, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, указанных в пунктах 5 и 6 Положения.
Проставление серии и номера на бланке документа, изготовленного типографским способом, осуществляется изготовителем бланков. Дублирование серии и номера на бланке документа не допускается, за исключением серии и номера, наносимых на копию (отрывные части) бланка документа, оформляемую в соответствии с пунктом 8 Положения.
Бланк документа должен заполняться четко и разборчиво, исправления не допускаются. Испорченный или неправильно заполненный бланк документа перечеркивается и прилагается к книге учета бланков документов за тот день, в котором они заполнялись.
Формирование бланков документов может производиться с использованием автоматизированной системы. При этом для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований:
· автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет;
· при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.
Организации и индивидуальные предприниматели по требованию налоговых органов обязаны представлять информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах.
Учет бланков документов, изготовленных типографским способом, по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге учета бланков документов. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации (индивидуальным предпринимателем), а также скреплены печатью (штампом).
Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) заключает с работником, которому поручаются получение, хранение, учет и выдача бланков документов, а также прием от населения наличных денежных средств согласно документам, договор о материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) создает условия, обеспечивающие сохранность бланков документов.
Бланки документов, поступившие в организацию (индивидуальному предпринимателю), принимаются работником, указанным в пункте 14 Положения, в присутствии комиссии, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). Приемка производится в день поступления бланков документов. При приемке проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т. п.), и составляется акт приемки бланков документов. Акт, утвержденный руководителем организации (индивидуальным предпринимателем), является основанием для принятия бланков документов на учет указанным работником.
Бланки документов хранятся в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня место хранения бланков документов опечатывается или опломбировывается.
Инвентаризация бланков документов осуществляется в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств.
При осуществлении контроля за надлежащим использованием бланков документов проверяется наличие печати организации (индивидуального предпринимателя) и подписи главного бухгалтера (бухгалтера) или индивидуального предпринимателя на обложках (наклеенных на книжках листах) использованных книжек с квитанциями (сброшюрованных бланков), а также наличие копий документов (корешков документов), отсутствие в них исправлений, соответствие сумм, указанных в копиях (корешках документов), суммам, отраженным в кассовой книге.
Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств (в том числе с использованием платежных карт), хранятся в систематизированном виде не менее 5 лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки документов.
В случае применения документов наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники осуществляются в следующем порядке:
а) при оплате услуг наличными денежными средствами уполномоченное лицо организации (индивидуальный предприниматель):
· заполняет бланк документа, за исключением места для личной подписи (при наличии такого реквизита);
· получает от клиента денежные средства;
· называет сумму полученных денежных средств и помещает их отдельно на виду у клиента;
· подписывает документ (при наличии места для личной подписи);
· называет сумму сдачи и выдает ее клиенту вместе с документом, при этом бумажные купюры и разменные монеты выдаются одновременно;
б) при оплате услуг с использованием платежной карты уполномоченное лицо организации (индивидуальный предприниматель):
· получает от клиента платежную карту;
· заполняет бланк документа, за исключением места для личной подписи (при наличии такого реквизита);
· вставляет платежную карту в устройство для считывания информации с платежных карт и получает подтверждение оплаты по платежной карте;
· подписывает документ (при наличии места для личной подписи);
· возвращает клиенту платежную карту вместе с документом и документом, подтверждающим совершение операции с использованием платежной карты;
в) при осуществлении смешанной оплаты, при которой одна часть услуги оплачивается наличными денежными средствами, другая - с использованием платежной карты, выдача документа и сдачи, а также возврат платежной карты производятся одновременно.
1.8. Ответственность за принятие к учету первичных документов, не соответствующих требованиям действующего законодательства
Если первичный документ был составлен с нарушением предъявляемых к его форме и содержанию требований, организация может столкнуться с рядом налоговых последствий.
К таким нарушениям можно отнести:
· отсутствие подписи соответствующего должностного лица на первичных документах, что ставит под сомнение сам факт проведения хозяйственной операции;
· отсутствие даты в первичном документе, что указывает на невозможность определить, к какому отчетному периоду относится та или иная операция;
· отсутствие других обязательных реквизитов;
· несоблюдение установленной формы документа. К примеру, если взять счет-фактуру, несоблюдение ее формы или незаполнение отдельных ее обязательных реквизитов может повлечь за собой невозможность зачета "входного" НДС по оплаченным товарам (продукции, работам, услугам).
Вышеуказанные нарушения приводят к неправильному налоговому учету доходов и расходов (к примеру, неправильному уменьшению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль), нерациональному и нецелевому использованию бюджетных средств и, как следствие, привлечению организаций к установленной ответственности, в том числе к уплате штрафных санкций.
Санкции в соответствии требованиям НК РФ:
Отсутствие самих первичных документов у организации, обосновывающих совершение той или иной операции, в соответствии с п. 3 ст. 120 НК РФ отнесено к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, за которое к организации могут быть применены следующие меры ответственности:
«1. Грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного пунктом 2 настоящей статьи,
влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.
2. Те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода,
влекут взыскание штрафа в размере тридцати тысяч рублей.
3. Те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы,
влекут взыскание штрафа в размере двадцати процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее сорока тысяч рублей.
Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.»
Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов также относится к грубому нарушению правил учета доходов и расходов и влечет за собой такую же ответственность, что и отсутствие первичных документов. Однако в данном случае для привлечения организации к ответственности факты неправильного заполнения и использования первичных документов должны быть представлены как систематические.
В соответствии с п. 1 ст. 31 НК РФ налоговые органы вправе требовать от налогоплательщиков документы по формам, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления налогов), а также пояснения и документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов.
« 1. Налоговые органы вправе:
1) требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента документы по формам и (или) форматам в электронном виде, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов;
2) проводить налоговые проверки в порядке, установленном настоящим Кодексом;
3) производить выемку документов у налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента при проведении налоговых проверок в случаях, когда есть достаточные основания полагать, что эти документы будут уничтожены, сокрыты, изменены или заменены;
4) вызывать на основании письменного уведомления в налоговые органы налогоплательщиков, плательщиков сборов или налоговых агентов для дачи пояснений в связи с уплатой (удержанием и перечислением) ими налогов и сборов либо в связи с налоговой проверкой, а также в иных случаях, связанных с исполнением ими законодательства о налогах и сборах;…»
За отказ представить документы (в том числе первичные оправдательные) организации могут быть привлечены к налоговой ответственности. Так, в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ непредставление налоговому органу первичных документов влечет за собой взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.
«1. Непредставление в установленный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах,
влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.»
Кроме того, в случае непредставления в течение более двух месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов налоговики вправе согласно пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ определять суммы налогов, подлежащие внесению в бюджет, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.
«7) определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками в бюджетную систему Российской Федерации, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках в случаях отказа налогоплательщика допустить должностных лиц налогового органа к осмотру производственных, складских, торговых и иных помещений и территорий, используемых налогоплательщиком для извлечения дохода либо связанных с содержанием объектов налогообложения, непредставления в течение более двух месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов, отсутствия учета доходов и расходов, учета объектов налогообложения или ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги;…»
Санкции в соответствии требованиям КоАП РФ:
В соответствии статьи 15.11. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности следует:
«Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов -
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.
(в ред. Федерального закона от 01.01.2001 N 116-ФЗ)
Примечание. Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимается:
искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;
искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.»
2. Часто возникающие вопросы по применению первичных документов.
2.1. Применение факсимиле.
По вопросу возможности принятия к вычету по НДС счетов-фактур, выставленных с использованием факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера, в правоприменительной практике сложились две противоположные позиции.
Налоговые органы придерживаются позиции, согласно которой налогоплательщики не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью. Это мнение основано на следующем.
Счет-фактура - документ, который служит основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ). Согласно п. 7, п. 14 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 01.01.2001 N 914, покупатели ведут книгу покупок, предназначенную для регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами. Если счета-фактуры не соответствуют установленным нормам заполнения, то не могут регистрироваться в книге покупок.
Пунктом 2 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п. 5, п. 5.1 и п. 6 ст. 169 НК РФ. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации.
При этом, по мнению налоговых органов, ст. 169 НК РФ не предоставляет возможности использования электронно-цифровых или факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации. Таким образом, налогоплательщик (покупатель) согласно указанной норме НК РФ не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения. В связи с изложенным он не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.
Таким образом, по мнению налоговых органов и финансового ведомства, налогоплательщики не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения и, следовательно, не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании факсимильного счета-фактуры.
Указанная позиция нашла свое отражение в письмах Минфина России от 01.01.2001 N /33, от 01.01.2001 N /48, от 01.01.2001 N /31, от 01.01.2001 N /24, от 01.01.2001 N /17, от 01.01.2001 N /214, ФНС России от 01.01.2001 N 03-1-03/557/11, от 01.01.2001 N 03-1-03/210/11, а также в судебной практике (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.01.2001 N А19-2073/05-5-Ф02-3384/05-С1, ФАС Дальневосточного округа от 01.01.2001 N Ф03-А51/04-2/3404, ФАС Северо-Западного округа от 01.01.2001 N А13-6464/04-19, от 01.01.2001 N А05-2381/04-13).
Вторая позиция, согласно которой налогоплательщики вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры с факсимильной подписью, находит свое подкрепление в судебной практике (постановления ФАС Уральского округа от 01.01.2001 N Ф09-625/08-С2, от 01.01.2001 N Ф/07-С2, от 01.01.2001 N Ф09-2754/07-С2, ФАС Московского округа от 01.01.2001 N КА-А40/2727-03, ФАС Западно-Сибирского округа от 01.01.2001 N Ф04-3163/2005(11544-А46-3)).
При вынесении решений в пользу налогоплательщиков суды исходили из следующего.
Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации, либо иными лицами. При этом не конкретизировано, каким именно способом должны подписываться счета-фактуры.
Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи. Если по счетам-фактурам, подписанным руководителем организации-поставщика способом проставления факсимиле и заверенным печатью этой организации, фактически произошло оприходование товара и оплата НДС, следовательно, у налогоплательщика в силу положений п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ возникло право на вычет суммы налога.
Кроме того, в соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Так, например, в случае если в условиях договора прямо предусмотрено, что в связи с какими-либо обстоятельствами подписать акты выполненных работ (оказанных услуг) или накладные и счета-фактуры директору (главному бухгалтеру) лично не представляется возможным в момент совершения сделки, то допускается факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, и организация имеет право предъявлять факсимильные счета-фактуры по этой сделке для вычета или возмещения сумм НДС.
Таким образом, можно придерживаться любого из приведенных выше юридических обоснований. Однако в случае выбора второй точки зрения высока вероятность налогового спора, в случае возникновения которого организации придется отстаивать свою позицию в суде.
Теперь рассмотрим вопрос о факсимильной подписи в отношении бухгалтерских документов (накладные, акты сдачи-приемки и т. п.).
Федеральный закон от 01.01.2001 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухучете) устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в РФ. Согласно ст. 9 этого закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Напомним, что в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона о бухучете первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, в том числе личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
Вопрос об оценке использования факсимиле подписи в налоговых правоотношениях рассматривало МНС России. В письме от 01.01.2001 N 18-0-09/000042 МНС России подтвердил, что использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон, в то же время указал, что считает недопустимым его использование на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.
При этом арбитражная практика по этому вопросу также противоречива.
Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 01.01.2001 N А05-2381/04-13, поддерживая решение налогового органа, судьи исходили из ненадлежащего оформления первичных документов, выразившегося в том, что такие документы, как договор, дополнительное соглашение, акты выполненных работ, накладные и счета-фактуры, не содержат собственноручной подписи руководителя; на документах использовано факсимильное воспроизведение подписи с помощью клише.
Суд указал, что из п. 3 ст. 2 ГК РФ следует, что к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям, гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено законодательством. То есть к рассматриваемым правоотношениям положение п. 2 ст. 160 ГК РФ о том, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается по соглашению сторон, не применимо. В то же время законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов.
Однако в постановлении ФАС Московского округа от 01.01.2001 N КА-А40/2975-05 судьи указали, что доводы налоговых органов о том, что договор, приемо-сдаточные акты не удовлетворяют критерию достоверности содержащихся в них сведений, так как подписаны факсимильным способом, не могут быть приняты вследствие того, что факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи.
Таким образом, использование факсимильного воспроизведения подписи на первичных учетных документах, кроме влекущих финансовые последствия, может быть обосновано письменным соглашением сторон.
Использование факсимильной подписи в иных случаях может повлечь предъявление претензий со стороны налоговых органов.
2.2. Печать в первичных документах.
Прежде всего следует отметить, что в общих положениях ГК РФ о юридических лицах (глава 4) печать вообще не упомянута в качестве одного из обязательных реквизитов.
Вывод о том, что печать организации все же необходима, косвенно следует из других норм гражданского законодательства (п. 5 ст. 185, п. 1 ст. 160 ГК РФ) и нормативных актов иных отраслей права (смотрите, например, ст. 93 НК РФ, Инструкцию ЦБР от 01.01.2001. N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)", определение СК по гражданским делам Верховного Суда РФ от 01.01.2001. N 58-Г98-2).
Требование о наличии печати применительно к отдельным организационно-правовым формам юридических лиц содержится в нормах специального законодательства.
Так, в пункте 7 ст. 2 Федерального закона от 01.01.2001 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" установлена обязанность акционерного общества (аналогичная норма закреплена и в п. 5 ст. 2 ФЗ от 01.01.2001 N 14-ФЗ "Об ограниченной ответственностью (ООО)" href="/text/category/obshestva_s_ogranichennoj_otvetstvennostmzyu__ooo_/" rel="bookmark">обществах с ограниченной ответственностью") иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. На печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов РФ. При этом наличие иных реквизитов в качестве обязательных (например таких как ИНН, ОГРН, КПП и прочее) законом не предусмотрено.
Законодательством также не ограничивается количество печатей, которые могут иметься у общества, их назначение, возможность нанесения на печать дополнительной информации (смотрите, например постановление ФАС Поволжского округа от 01.01.2001 N А06-6474/2008).
Таким образом, юридическое лицо вправе иметь несколько различных печатей (штампов), причем их применение детально не регламентируется.
Например, что касается оформления договоров, то ни Гражданским кодексом РФ (абз. 3 п. 1 ст. 160, ст. 434), ни какими-либо законами и подзаконными актами, касающимися отдельных видов договоров, не установлено требования о скреплении договоров печатями заключающих его сторон.
То есть наличие оттиска печати на договоре в соответствии с законом не является обязательным, требуется лишь подпись уполномоченного лица. Этот вывод подтверждается и судебной практикой (смотрите, например, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 01.01.2001 N А29-3632/2008(Т-36395/2008), ФАС Поволжского округа от 01.01.2001 г. N А55-6844/05-40, ФАС Московского от 01.01.2001 N КГ-А40/862-08, от 01.01.2001 г. N КА-А40/).
Что касается вопроса проставления печати на иных документах, оформляемых в организации, необходимо руководствоваться требованиями актов, регулирующих порядок их составления.
Нормы Федерального закона от 01.01.2001 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ст. 9) и Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина РФ от 01.01.2001 N 34н) предусматривают, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.
То есть проставление печати на бланках первичных учетных документов следует признать обязательным, только если это прямо предусмотрено в самой форме или в указаниях по ее заполнению.
Например, ни на бланке формы N АО-1 "Авансовый отчет" (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 01.01.2001 N 55), ни в Указаниях по применению и заполнению унифицированной формы наличие печати организации не предусмотрено.
Унифицированная форма акта выполненных работ по договорам строительного подряда (КС-2) также не предполагает такого обязательного реквизита, как печать, и скрепление его печатью является обязательным, только если стороны сделки установили, что сам договор, акт выполненных работ и иные приложения к договору должны заверяться подобным образом.
В отношении заполнения формы товарной накладной по форме ТОРГ-12 также нет указания о проставлении печати. Однако в самой унифицированной форме есть буквенное обозначение "М. П.", которое можно рассматривать как "место для печати". Однако в судебной практике есть примеры того, что отсутствие печати на товарной накладной не является основанием считать ее недействительной (решение Арбитражного суда Республики Бурятия от 01.01.01 г. N А10-4972/07).
ФАС Поволжского округа, со ссылкой на п. 2 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете", в своем постановлении от 01.01.2001 N А/2008 также указал, что в отсутствие печати товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт о приемки товара по форме ТОРГ-1 являются достоверными для применения налогового вычета по НДС.
С оформлением унифицированной формы акта о приемке выполненных работ (форме N КС-2) ситуация аналогична. Как следует из постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 01.01.2001 N Ф08-8487/07, отсутствие печати на актах приемки работ, при наличии подписей уполномоченных лиц, не лишает их доказательственного значения (смотрите также постановление 17-го арбитражного апелляционного суда от 01.01.2001 N 17АП-1324/08).
Наличие печати не входит в число обязательных реквизитов и счета-фактуры. Финансовые и налоговые органы много раз в своих разъяснениях (письмо Минфина России от 01.01.2001 N /214; УМНС РФ по г. Москве от 01.01.2001 N 11-14/33605, от 01.01.2001 N 24-11/19733, от 01.01.2001 N 11-14/51591) указывали на то, что печать на счете-фактуре необязательна.
Относительно счета на оплату отметим, что такой документ в действующем законодательстве вообще не фигурирует. Соответственно, и официально утвержденной типовой формы счета в настоящее время не существует.
Как правило, продавец оформляет счет на собственном бланке с указанием своих реквизитов, а покупатель, на основании счета, производит оплату. Предъявление счета (до его оплаты) не является свидетельством того, что у сторон возникли какие-либо права и обязанности. Выставление счета содержит лишь предложение продавца покупателю оплатить товар и не свидетельствует о факте совершения операции.
То есть данный документ не является первичным бухгалтерским документом, вследствие чего на него, в принципе, не могут распространяться требования Федерального закона от 01.01.2001 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Таким образом, требований о применении печати при оформлении счета не предусмотрено ни одним из нормативных правовых актов.
В ситуации, когда организация в работе использует несколько печатей, целесообразно принять локальный акт, регламентирующий их применение и определяющий, какая именно печать ставится в том или ином случае - первая "базовая" или дополнительные. Фактически такой акт должен установить в организации свою систему документации, исключающую неправильное применение печатей.
Сложившаяся практика подтверждает, что многие организации работают с несколькими печатями: например, одна печать используется для заверения финансовых документов, вторая - для договоров, специальная - для оформления кадровых документов и другие.
В рассматриваемом случае как первая, так и вторая печать с отметкой "Для документов" будут иметь одинаковую силу и, по нашему мнению, организация может использовать их по своему усмотрению при оформлении любых документов (поскольку в самой "дополнительной" не конкретизирован тип документов, для которых она может применяться).
В заключение стоит отметить, что в настоящее время действует Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 01.01.2001 N 65-ст). Требования данного ГОСТа носят рекомендательный, а не обязательный характер, поскольку в соответствии со ст. 46 Федерального закона от 01.01.2001 N 184-ФЗ с 1 июля 2003 года до вступления в силу соответствующих технических регламентов требования, установленные действующими национальными стандартами, подлежат обязательному исполнению только в части, обеспечивающей достижение целей законодательства РФ о техническом регулировании.
На наш взгляд, правила указанного ГОСТа в силу устойчивого продолжительного применения могут рассматриваться в качестве сложившихся обычаев делового оборота и заключаются в следующем:
- оттиском основной печати организации заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (п. 3.25), то есть на договорах, доверенностях, финансовых и т. п. документах;
- копию документа можно заверить любой печатью, в том числе и дополнительной, по усмотрению организации (п. 3.26).
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 |
