Инструкция по работе с электронными цифровыми фотодокументами (стр. 2 )

Опись цифровых фотодокументов должна включать следующие статьи описания:

Графа № 1. Каждому цифровому фотодокументу – единице учета (файлу) на электронном носителе информации присваивается порядковый номер по описи.

В графе № 2. Указывается количество единиц учета – кадров или (снимков), т. к. под одним заголовком (аннотацией) единицы учета может быть несколько файлов с фотографиями объекта снятых в разных ракурсах.

В графе № 3. Указывается номер единицы хранения (диска). Каждый отдельный компакт-диск, флеш-диск, переносной жесткий диск является одной единицей хранения. После заполнения первого диска, следующий диск будет единицей хранения № 2. Каждая единица хранения включает несколько единиц учета (файлов).

В графе № 4. Указывается производственный (инвентарный) номер, состоящий из буквенно - цифрового обозначения, который присваивается электронному цифровому фотодокументу в отделе информационно-поисковых систем после внесения его в учетные документы (книга учета и описания фотодокументов) в валовом порядке. В описи этот номер проставляется карандашом после утверждения описей на ЭПК Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области.

В графе № 5. Указывается заголовок (аннотация) единицы учета (файла). Аннотации составляются в соответствии с требованиями «Основных правил работы государственных архивов с кинофотофонодокументами» (М., 1980) и методических рекомендаций «О порядке работы государственных и муниципальных архивов с фотодокументами», разработанными архивным отделом Администрации Ульяновской области в 1998 году.

В графе № 6. Указывается дата создания электронного цифрового фотодокумента. Если точную дату снимка определить не удается, то косвенная датировка дата фотографии указывается в квадратных скобках.

В графах № 7, 8. Указывается тип диска, объем фотодокумента (в килобайтах или мегабайтах) и формат данных конкретного фотодокумента. Эти сведения определяются путем наведения курсора на фотодокумент. На выплывающем окне будет указан размер, объем и формат данного фотодокумента. Фотодокументы лучше сохранять в формате JPEG, т. к. этот формат является наилучшим форматом для представления фотодокументов (чем форматы TIFF, PICT, PCX, BMP), дает наибольшее сжатие документа и способствует экономному расположению фотодокументов на электронном носителе информации.

В графе № 9. Указывается автор съемки.

В графе № 10. Указывается место съемки: название области, города, населенного пункта в зависимости от административно-территориального деления.

Графа № 11. Заполняется, если имеются сопроводительные документы к фотодокументам (характеристики, описания и т. д).

Графа № 12. Заполняется при необходимости, если некоторые электронные цифровые фотодокументы не открываются или удалены, то делается отметка о выбытии фотодокумента.

Последовательность расположения электронных цифровых фотодокументов в описи соответствует последовательности их расположения на электронных носителях информации (диске).

Последней единицей учета (файлом) является опись документов находящихся на диске.

Научно-справочным аппаратом к описи являются: титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, итоговая запись.

Итоговая запись в описи отражает количество внесенных единиц учета файлов, кадров (снимков), единиц хранения (дисков, флеш-дисков и др.), общий объем единиц хранения (фотодокументов) на диске (указывается в зависимости от заполнения диска, либо в килобайтах 1 КБ = 1024 байта, либо в мегабайтах 1МБ = 1024 КБ). Эта цифра устанавливается путем сложения объема каждого фотодокумента. Для расчета количества информации на электронном носителе в мегабайтах нужно общую сумму фотодокументов в килобайтах разделить на 1024 и получится объем фотодокументов в мегабайтах. (Например: 5867(килобайт):1024= 5,7 МБ).

Опись составляется в трех экземплярах, если электронные цифровые фотодокументы поступили от организации, учреждения или частного лица, то в четырех.

После утверждения на заседании ЭПК Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области, все экземпляры описей с носителями информации (дисками), контрольными отпечатками фотодокументов находящимися, на диске по акту приема-передачи (приложение № 1) отделом комплектования Архивного фонда ведомственных архивов передаются в отдел информационно-поисковых систем.

Если источником комплектования электронными цифровыми фотодокументами является ОГУ ГАУО, то контрольные отпечатки электронных цифровых фотодокументов, делаются специалистом отдела комплектования Архивного фонда ведомственных архивов при помощи принтера черно-белого или цветного (в зависимости от того, какой имеется на данный момент в учреждении) в формате 6х8.

После поступления описей и диска с электронными цифровыми фотодокументами в отдел информационно-поисковых систем, осуществляется проверка наличия файлов на диске, технического состояния (открытие файлов и формат файлов), создание двух резервных копий, учета поступивших цифровых фотодокументов и хранения (приложение № 16).

10. Учет цифровых фотодокументов

Учет цифровых фотодокументов осуществляется следующим образом:

1.  В книге поступлений фотодокументов, куда вносятся сведения на основании акта

приема – передачи цифровых фотодокументов.

2.  В книге учета и описания фотодокументов кадров (снимков). Эта книга

заполняется на основании описи, где каждой единице учета (файлу) присваивается производственный (инвентарный) номер, состоящий из буквенно-цифрового обозначения (например: П-4525).

3.  В журнале учета поступления электронных цифровых фотодокументов. В нем

осуществляется учет цифровых фотодокументов, - включающий в себя следующие графы: номер по порядку, дата поступления, наименование учреждения от которого поступили документы, количество единиц хранения (файлов), крайние даты документов, объем, формат данных и тип диска) (приложение № 4).

4.  В деле фонда электронных цифровых фотодокументов откладываются все

документы, создаваемые при работе с фондом (акт приема на государственное хранение, акт проверки наличия, экспертизы ценности, ОЦД, акты о неисправимых повреждениях и т. д.).

5.  В листе учета электронных цифровых фотодокументов, где фиксируются все

изменения в учете происходящие с электронными цифровыми документами (поступление, выбытие, наличие) (приложение № 5) который находится у главного хранителя.

6.  Описи цифровых фотодокументов после утверждения на ЭПК Департамента

культуры и архивного фонда Ульяновской области вносятся в реестр описей советского периода, где каждой описи присваивается номер, соответствующий валовой нумерации описей по реестру.

7.  На каждую единицу учета (файл) составляется каталожная карточка

цифрового фотодокумента, для облегчения поиска информации пользователям в каталоге фотодокументов.

В каталожную карточку вносятся следующие сведения:

- номер единицы учета (файла) – производственный (инвентарный) номер;

- рубрика - подрубрика, (тема в соответствии с которой внесена в опись единица хранения);

- содержание – это заголовок (аннотация) документа;

- место события;

- дата события;

- автор съемки;

- составитель и дата составления карточки.

На обратной стороне карточки в обязательном порядке должен быть приклеен контрольный отпечаток фотодокумента.

Индексация карточек цифровых фотодокументов осуществляется в соответствии со схемой классификации фотодокументов советского периода систематического каталога. Индекс проставляется в правом верхнем углу лицевой стороны карточки – простым грифельным карандашом. После этого карточки вливаются в каталог фотодокументов.

Затем делается страховая копия единицы хранения (диска) той информации, которая поступила для хранения в отдел. Допускается использовать диски только типа CD-R, DVD-R, DVD+R с однократной записью информации, гарантирующей от случайного стирания и позволяющей считывать файлы на любом компьютере, оборудованном СD-ROM.

После внесения описей в реестр описей советского периода они передаются:

- 1-й экземпляр описи (контрольный) и страховой экземпляр единицы хранения (диска) - главному хранителю;

- 2-й экземпляр описи (рабочий) и диск остается в отделе информационно-поисковых систем;

- 3-й экземпляр передается в читальный зал отдела использования и публикации документов для работы пользователей;

- 4-й экземпляр (если есть необходимость) передается в организацию, учреждение или частному лицу, передавшему цифровые фотодокументы на хранение в архивное учреждение.

11. Использование цифровых фотодокументов

Организация, формы и порядок использования электронных цифровых фотодокументов в ОГУ ГАУО осуществляется в соответствии с разделом 5 ««Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М.,2007 г.), «Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ».

По заказам пользователей ОГУ ГАУО выдает диски для просмотра и копирования информации. Электронные цифровые фотодокументы копируются только на электронные носители (диски), предоставленные пользователями.

Объем, сроки и виды копий электронных цифровых фотодокументов устанавливаются ОГУ ГАУО с учетом его технических возможностей.

Копирование электронных цифровых фотодокументов для пользователей, работающих в читальном зале, а также обращающихся в ОГУ ГАУО с письменным запросом осуществляется на основании требовния-заказа на копирование электронных цифровых фотодокументов (Приложение ).

Оформление заказов на копирование электронных цифровых фотодокументов, поступивших от граждан, производит специалист отдела информационно-поисковых систем ответственный за работу с электронными цифровыми фотодокументами.

Выполнение заказа на копирование электронных цифровых фотодокументов производится в порядке, установленном директором ОГУ ГАУО. Стоимость расчетов за изготовление копий электронных цифровых фотодокументов определяется на основании Перечня платных услуг ОГУ ГАУО.

Учет заказов на копирование информации с диска для пользователей и выдачи дисков ведется по книге учета выдачи дисков и заказов на копирование электронных цифровых фотодокументов (Приложение ).

Вопрос о копировании особо ценных электронных цифровых фотодокументов решается руководителем ОГУ ГАУО в каждом конкретном случае.

12. Учет и выявление особо ценных цифровых фотодокументов

Отбором и выявлением особо ценных цифровых фотодокументов ОГУ ГАУО занимается отдел информационно-поисковых систем. Выявление особо ценных цифровых фотодокументов осуществляется путем визуального поединичного просмотра каждой единицы хранения (файла, кадра). Учет особо ценных цифровых фотодокументов осуществляется по описям.

Опись особо ценных электронных цифровых фотодокументов составляется на документы одной или нескольких описей фонда в зависимости от количества особо ценных единиц учета в данной описи (Приложение ). Описи особо ценных цифровых фотодокументов хранятся в четырех экземплярах.

В описи особо ценных цифровых документов за единицами учета сохраняются их прежние учетные номера.

Если большинство документов по описи являются особо ценными, отдельная опись особо ценных цифровых документов не составляется. Существующей описи присваивается статус описи особо ценных цифровых фотодокументов.

Сведения о страховом копировании особо ценных цифровых фотодокументов, в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи особо ценных цифровых фотодокументов по мере их страхового копирования.

В итоговой записи указывается общее количество единиц учета (файлов, кадров) особо ценных цифровых фотодокументов, включенных в опись, и их объем, количество единиц учета отдельно в страховых и пользовательских форматах. По завершении миграции всех единиц учета по данной описи указывается: «Все единицы учета переведены в страховые форматы, дата, должность, подпись».

Сведения о миграции особо ценных цифровых фотодокументов в страховые форматы вносятся в соответствующие описи электронных цифровых фотодокументов.

При отнесении электронных цифровых фотодокументов к особо ценным в описях в графе «Примечание» напротив заголовков соответствующих единиц хранения проставляются отметки «ОЦ».

Начальник отдела развития

и информационного обеспечения

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседаний ЭМК

от _______№ _______

Приложение

Форма акта приема-передачи электронных цифровых фотодокументов

______________________

(Наименование учреждения

_______________________

передающего документы) УТВЕРЖДАЮ

Директор учреждения

АКТ ___________

______№ ______ ______________2010 года

(Дата)

приема – передачи на постоянное хранение

электронных цифровых фотодокументов за ______ год

Основание: _________________________________________________________________

(ссылка на нормативно-методические документы, если передача осуществляется от организации)

Фотодокументы приняты в _____________________________________________________

(наименование отдела)

В количестве ___________________________________________единиц хранения (дисков)

(цифрами и прописью)

_________________________________________________ единиц учета (файлов, кадров)

(цифрами и прописью)

На диске № ________ _____

Объем в (килобайтах или мегабайтах) ___________________________________________

(только цифрами)

Количество контрольных отпечатков цифровых фотодокументов _______________________

___________________________________________________________________________________________

(указать количество контрольных отпечатков и через косую чету « /» количество экземпляров)

Сдал: _______________________________________________________________________

(наименование должности, подпись, расшифровка подписи)

Дата (сдачи):_________________________

Принял: ____________________________________________________________________

(наименование должности, подпись, расшифровка подписи)

Дата (приема):_________________________

Приложение

Форма титульного листа описи дел электронных цифровых фотодокументов

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

Фонд №

ОПИСЬ №

ЭЛЕКТРОННЫХ ЦИФРОВЫХ ФОТОДОКУМЕНТОВ

ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

ЗА 2009 ГОД

НА ЛИСТАХ

ХРАНИТЬ ПОСТОЯННО

Приложение

Форма годового раздела описи дел электронных цифровых фотодокументов

Приложение

Форма журнала учета поступления электронных цифровых фотодокументов

№ п/п	Дата поступления	Наименование учреждения, от которого поступили документы	Кол-во ед. хр. (файлов)	Крайние даты документов	Объем (КБ, МБ)	Формат данных	Тип диска	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Приложение

Лист учета электронных цифровых фотодокументов

ЛИСТ УЧЕТА ЭЛЕКТРОННЫХ ЦИФРОВЫХ ФОТОДОКУМЕНТОВ

Приложение

Форма акта проверки наличия и состояния электронных цифровых

фотодокументов

ОГУ «Государственный архив

Ульяновской области»

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________ Директор учреждения

(дата)

________________

проверки наличия и Подпись

состояния _________________ 2010 г.

электронных цифровых

фотодокументов

Фонд № ____________

Название фонда ___________________________________________________________________________________________

Номер описи и крайние даты электронных цифровых документов входящие опись ___________________________________________________________________________________

Проверка проводилась с _____________________ по _____________________

Проверкой установлено:

1. Числится по листу фонда ___________________________________ ед. хр.

(количество)

2. Не оказалось в наличии ________________________________ ед. хр.

(количество)

3. Выданных во временное пользование_____________________________ ед. хр.

(количество)

4. Имеется в наличии по данному фонду

(включенный в лист фонда) ___________________________________ ед. хр.

(количество)

5. Неправильно подложенных ед. хр.,

относящихся к другим фондам ___________________________ ед. хр.

(количество)

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

6. Имеется также в наличии

а) не включенных в лист фонда ______________________________________ ед. хр.

(количество)

б) неописанных __________________________________________________ ед. хр.

(количество)

7. из них требуют:

а) замены неисправимо поврежденных _____________________________ ед. хр.

(количество)

Приложение (продолжение)

Форма акта проверки наличия и состояния электронных цифровых

фотодокументов

б) добавления в описи обнаруженных ед. уч. ___________________________ ед. хр.

(количество)

в) удаления вредоносных комп. программ ___________________________ ед. хр.

(количество)

г) восстановления воспроизводимости документов _________________________________ ед. хр.

(количество)

д) миграции ЭД в новые комп. форматы _____________________________ ед. хр.

(количество)

8. Числится по описям _________________________________ ед. уч. файлов (кадров), объемом

(количество)

9. Не оказалось в наличии ______________________________ ед. уч. файлов (кадров), объемом

(количество)

____________________________ рабочих экз. ед. уч. файлов (кадров), объемом

(количество)

___________________________ резервных экз. ед. уч. файлов(кадров), объемом

(количество)

10. Имеют литерные номера:

а) не учтенные в итоговой записи __________________________ ед. уч.

(количество)

б) не перечисленные, но учтенные

в итоговой записи _____________________________________ ед. уч.

(количество)

11. Пропущено номеров:

а) не учтенных в итоговой записи ________________________ ед. уч.

(количество)

б) не перечисленных, но учтенных

в итоговой записи ____________________________________ ед. уч.

(количество)

12. Номер, присвоенный нескольким ед. уч., не отраженных в итоговой записи, но учтенных в объеме, __________, количество ед. уч. _______________

13. Имеется в наличии по данному фонду

(включенных в описи) _____________________________ ед. уч. файлов(кадров), объемом

(количество)

____________________________ рабочих экз. ед. уч. файлов(кадров), объемом

(количество)

___________________________ резервных экз. ед. уч. файлов(кадров), объемом

(количество)

14. Имеется также не включенных в описи _______________ ед. уч. файлов(кадров), объемом

(количество)

____________________________ рабочих экз. ед. уч. файлов(кадров), объемом

(количество)

___________________________ резервных экз. ед. уч. файлов(кадров), объемом

(количество)

15. из них:

а) с «вирусами» ________________________________________________ ед. уч.

(количество)

________________________________ рабочих экз. ед. уч.

(количество)

_______________________________ резервных экз. ед. уч.

(количество)

Приложение (продолжение)

Форма акта проверки наличия и состояния электронных цифровых

фотодокументов

б) поврежденных ________________________________________________ ед. уч.

(количество)

________________________________ рабочих экз. ед. уч.

(количество)

_______________________________ резервных экз. ед. уч.

(количество)

в) требующих восстановления воспроизводимости _________________________________ ед. уч.

(количество)

г) требующих миграции ЭД в новые комп. форматы _____________________________ ед. уч.

(количество)

д) _____________________________________________________

16. Итого по данному фонду

а) (включенных и не включенных в лист фонда) имеющихся в наличии

___________________________________________________________ ед. хр.

(количество)

б) (включенных и не включенных в описи) имеющихся в наличии

____________________________ рабочих экз. ед. уч. файлов(кадров), объемом

(количество)

___________________________ резервных экз. ед. уч. файлов(кадров),/объемом

(количество)

17. Характеристика условий их хранения.

Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Проверку производили:_______________________________________________________________

(наименования должностей работников, подписи, расшифровки подписей)

СОГЛАСОВАНО

Заведующий отделом Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение

Форма акта выявления вредоносных компьютерных программ в документах на электронных носителях

ОГУ «Государственный архив

Ульяновской области»

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________ Директор учреждения

(дата)

________________

выявления вредоносных Подпись

компьютерных программ в _________________ 2010 г.

документах на

электронных носителях

Фонд № ___________________________________________________________________________________________

В ходе проверки электронных цифровых фотодокументов по описям № ____________________________

___________________________________________________________________________________________

на наличие в них вредоносных компьютерных программ с помощью ________________________________

___________________________________________________________________________________________

(название антивирусной программы, версия, дата последнего обновления)

были выявлены вредоносные компьютерные программы в следующих единицах учета электронных документов:

№ п/п	№ ед. хр.	Номер описи	№ ед. уч.	Имя файла с расширением	Название выявленной вредоносной программы	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого выявлено ___________________ ед. уч., зараженных вредоносными программами.

Должность работника Подпись Расшифровка подписи

Руководитель

подразделения архива Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение