Инструкция по работе с электронными цифровыми фотодокументами (стр. 3 )

Форма акта о неисправимых повреждениях единиц хранения (учета)

электронных цифровых документов

ОГУ «Государственный архив

Ульяновской области»

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________ Директор учреждения

(дата)

________________

о неисправимых повреждениях Подпись

единиц хранения (учета) _________________ 2010 г.

электронных цифровых фотодокументов

Фонд № ____________

Название фонда _______________________________________________________

______________________________________________________________________

В фонде обнаружено _____________________________ единиц хранения (учета), признанных

неисправимо поврежденными

Номер ед. хр., (учета)	Номера описей	Дата постановки на учет ед. хр. (учета)	Тип носителя	Емкость носителя	Сущность и причины повреждения	№ и дата Акта проверки наличия ЭЦФ
1	2	3	4	5	6	7

Итого обнаружено поврежденных ____________________________________________ ед. хр., (учета)

(цифрами и прописью)

Заведующий отделом ___________________________________________________________________

(подпись, расшифровка подписи)

Хранитель фондов _____________________________________________________________________

(подпись, расшифровка подписи)

Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду ___________________________________________

______________________________________________________________________________________

Эксперты: _____________________________________________________________________________

(наименование должностей экспертов, подписи, расшифровка подписей)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение

Форма акта о выделении к уничтожению
единиц хранения (учета) электронных цифровых фотодокументов,

не подлежащих хранению

ОГУ «Государственный архив

Ульяновской области»

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________ Директор учреждения

(дата)

________________

о выделении к уничтожению Подпись

единиц хранения (учета) _________________ 2010 г.

электронных цифровых фотодокументов,

не подлежащих хранению

К уничтожению отобраны: электронные документы фонда № (описи №) ___________________________

(название фонда или № описи)

__________________________________________________________________________________________

на основании: ______________________________________________________________________________

(ссылки на нормативно-методические документы

__________________________________________________________________________________________

для проведения экспертизы)

__________________________________________________________________________________________

№ пп	Названия ед. хранения (учета)	Крайние даты	Номера описей	Номера ед. уч. по описям	Количество ед. уч.. (файлов)	Объем в Мб	Учетн. №№ ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого _______________________ ед. хр., ед. уч. (файлов)___________________ объемом ________ Мбайт

(цифрами и прописью)

на __________________ ед. хр. За________________________________ год(ы)

Номера описей, количество ед. уч. (файлов), крайние даты, на каких носителях (№№ ед. хр) и краткая характеристика электронных документов, остающихся на хранении ______________________________

_______________________________________________________________________________________

Заведующий отделом Подпись Расшифровка подписи

Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи

Приложение (продолжение)

Оборотная сторона Акта

Электронные документы уничтожены __________________________________________________________

(способ уничтожения ед. уч., способ уничтожения ед. хр.)

___________________________________________________________________________________________

__________________________________________

(подпись хранителя фондов)

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности работника Подпись Расшифровка подписи

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК ____________________

(наименование

_________________________________

архивного органа)

от ___________ № ______________

Приложение

Форма заявления - заказа на копирование электронных цифровых фотодокументов

Директору ОГУ ГАУО

от_________________________________

Ф. И.О. (полностью)

___________________________________

(домашний адрес, телефон)

___________________________________

(место работы, должность)

___________________________________

(служебный телефон)

ТРЕБОВАНИЕ-ЗАКАЗ

Прошу выдать для изготовления копии следующих электронных цифровых фотодокументов:

Фонд №	Опись №	Номера единиц учета	Формат	Кол-во экземпляров	Способ копирования (на эл. носители, распечатка)

Копии необходимы мне ________________________________________________________________

(цель использования)

Работаю по теме ______________________________________________________________________

(полное название темы и ее хронологические рамки)

Документы не содержат сведений ограниченного доступа.

_____________________________________________________________________________________

Электронные носители заказчиком: предоставлены, не предоставлены. (ненужное зачеркнуть)

Своевременную оплату гарантирую

______________________ ____________________

(дата заказа) (подпись заказчика)

Директор ОГУ ГАУО ____________________

____________________________

(дата)

Получено всего ______ копий документов, ______ листов, ________________ объемом _________ МБ.

(ед. уч. (файлов))

_________________________ ____________________

(дата получения заказа) (подпись заказчика)

Приложение

Форма описи единиц учета особо ценных электронных цифровых

фотодокументов

ОГУ «Государственный архив

Ульяновской области»

ОПИСЬ № ______ УТВЕРЖДАЮ

Директор учреждения

единиц учета особо ценных

электронных цифровых ________________

фотодокументов Подпись

_________________ 2010 г.

Номер и название фонда ________________________________________________________________

№ п/п	№ описи	№ ед. уч. (файла, кадра)	Заголовок, аннотация	Крайние даты	Объем в (КБ, МБ)	Формат ед. уч.	Сведения о копиях в страховых и пользовательских форматах (№ описей)	Примечание
1	2	3	4	6	7	8	9	10

Наименование
должности работника

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК __________________________

(наименование архивного органа)

от ___________ № ______________

Приложение

Форма карты-заместителя

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ В Ы Д А Н О

Номер фонда	Номер ед. хр.	Номера описей, ед. уч.	Топографический шифр ед. хр.	Кому, куда выдано, на обособленном хранении (для ОЦД)	Дата выдачи	Подпись	Дата возврата	Подпись

Приложение

Форма листа использования единицы хранения электронных цифровых

фотодокументов

ОГУ «Государственный архив

Ульяновской области»

(ОГУ ГАУО)

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ЦИФРОВЫХ

ФОТОДОКУМЕНТОВ

Фонд № ______________ Название фонда ______________________________________________

№ описи __________________________________________Ед. хр. № ________________________

Дата исполь­зования	Кому выдано фамилия, инициалы	Номер описи	Номера использованных ед. уч.	Характер использования ( просмотр, копирование)	Подпись	Замечания по исполь­зованию ед. уч.
1	2	3	4	5	6	7

Приложение

Форма акта создания рабочего (резервного) экземпляра
электронных цифровых фотодокументов

ОГУ «Государственный архив

Ульяновской области»

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________ Директор учреждения

(дата)

________________

создания рабочего (резервного) Подпись

экземпляра _________________ 2010 г.

электронных цифровых

фотодокументов

Фонд № _________________________________________________________________________

(название фонда)

Опись № __________________________________________________________________________

(краткое название информационного ресурса)

Номера ед. уч.: _____________________________________________________________________

Произведено копирование ед. уч. электронных цифровых фотодокументов

С ед. хр. №___ __________________, Статус ____________________________________________

(рабочий или резервный экземпляр)

Через жесткий диск компьютера инв. № __________________

на ед. хр. № __________________ Статус _________________________________________

(рабочий или резервный экземпляр)

Дата и время копирования документов: __________________________________________________

Объем в __________________________ Мбайт (Кбайт)

Итого: _____________________________________________ ед. уч.

Работу по копированию выполнил:

Должность Подпись Расшифровка подписи

Воспроизводимость скопированных электронных документов проверил:

Должность Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи

Дата