Инструкция по работе с электронными цифровыми фотодокументами (стр. 1 )

ИНСТРУКЦИЯ

ПО РАБОТЕ

С ЭЛЕКТРОННЫМИ ЦИФРОВЫМИ

ФОТОДОКУМЕНТАМИ

Основными источниками для создания инструкции по работе с электронными цифровыми фотодокументами (далее – Инструкция) явились Федеральный закон Российской Федерации -ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М.,2007 г.), правила работы пользователей в читальном зале ОГУ «Государственный архив Ульяновской области».

Данная Инструкция обобщила имеющийся опыт работы ОГУ «Государственного архива Ульяновской области» с электронными цифровыми фотодокументами, учла апробированную и принятую практику работы в ЦАДЭНМ с электронными цифровыми фотодокументами и установила основные принципы работы с электронными цифровыми фотодокументами:

- по возможности, осуществлять хранение электронных цифровых фотодокументов в компьютерном формате JPEG;

- хранение одних и тех же файлов с электронными цифровыми фотодокументами должно осуществляться в 2-х экземплярах, т. е. на двух оптических дисках, допускающих только однократную запись информации (CD-R, DVD-R, DVD+R), гарантирующую от случайного стирания информации и позволяющей считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном СD-ROM;

- составление, хранение и использование описей электронных цифровых фотодокументов должно осуществляться как в электронной форме, так и на бумажном носителе (страховой и пользовательский экземпляры).

К Инструкции приложены формы документов, необходимые в работе с электронными цифровыми фотодокументами. Все формы составлены на основании ««Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М.,2007 г.), но с учетом специфики работы с электронными цифровыми фотодокументами.

Инструкция регламентирует работу отделов ОГУ ГАУО с электронными цифровыми фотодокументами.

Непосредственная работа по составлению и подготовке настоящей Инструкции осуществлена отделом развития и информационного обеспечения.

Работа с электронными цифровыми фотодокументами в ОГУ ГАУО находится в начальной стадии, и специфика работы с этим видом документов проявляется не сразу, а в результате долговременной работы специалистов архива. Но с полной уверенностью можно сказать, что наиболее полное описание будет способствовать организации эффективного учета, обеспечению сохранности и, как результат, их полноценному использованию.

1.  Общие положения

Переход от использования фотодокументов на бумажной основе к более современным электронным – цифровым продиктован требованиями сегодняшнего времени. Достоинство электронных документов заключается в их мобильности («перемещении» с носителя на носитель), обеспечении быстрого поиска информации, компактности хранения, в способности существовать во множестве экземпляров, в возможностях и простоте обработки, существенном облегчении труда специалистов, сокращении затрат рабочего времени.

В связи с этим возникла необходимость нового подхода к отбору, описанию,

приему, учету, хранению и использованию электронных цифровых фотодокументов.

2.  Обеспечение сохранности электронных цифровых фотодокументов

Обеспечение сохранности электронных цифровых фотодокументов – комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения электронных цифровых фотодокументов, исключающих утрату электронных носителей и обеспечивающих поддержание их в должном физическом и техническом состоянии, а также обеспечивающих возможность воспроизведения (информации) электронных документов в виде, доступном для восприятия человеком без дополнительных технических приспособлений.

Режимы хранения единиц хранения (дисков) представляют собой совокупность условий их хранения и подразделяются на:

– температурно-влажностный, обеспечивающий предохранение единиц хранения (дисков) от повреждающего действия температуры и влаги;

– световой, обеспечивающий предохранение единиц хранения (дисков) от ненормативного воздействия света;

– санитарно-гигиенический, обеспечивающий предохранение единиц хранения (дисков) от биоповреждений и загрязнения;

– эксплуатационный, обеспечивающий предохранение единиц хранения (дисков) от механических повреждений при их перемещении, транспортировке, проведении специальной обработки и других работ и т. п.;

– охранный, обеспечивающий предохранение единиц хранения (дисков) от хищений, утрат, несанкционированного выноса.

Организация хранения электронных цифровых фотодокументов – система мероприятий, включающая:

– рациональное размещение единиц хранения (дисков) в архивохранилище;

– рациональное размещение единиц учета (файлов) электронных цифровых фотодокументов на единицах хранения (дисках);

– хранение единиц учета (файлов) электронных цифровых фотодокументов, как минимум, в двух экземплярах, т. е. их размещение на двух единицах хранения (дисках): резервной и рабочей;

– соблюдение порядка выдачи единиц хранения (файлов) из хранилищ;

– проверка наличия и состояния электронных цифровых фотодокументов;

– контроль физического и технического состояния электронных цифровых фотодокументов;

– специальную физическую и техническую обработку электронных цифровых фотодокументов;

– копирование электронных цифровых фотодокументов на новые единицы хранения (диски);

– миграцию электронных цифровых фотодокументов на другие технологические платформы, с целью создания их копий в страховых и пользовательских компьютерных форматах;

– восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков электронных цифровых фотодокументов, подвергшихся повреждению или технологическому «устареванию» (под технологическим «устареванием» понимается выход из широкого использования форматов, в которых были записаны электронные цифровые фотодокументы при их создании, таким образом, что становится проблематичным их воспроизведение даже на технических средствах архива).

В понятие организации хранения электронных цифровых фотодокументов входят также мероприятия по обеспечению информационной безопасности:

– защита электронных цифровых фотодокументов от воздействия вредоносных компьютерных программ («вирусов» и т. п.);

– защита электронных цифровых фотодокументов от несанкционированного доступа к ним.

Оптимальные условия хранения электронных цифровых фотодокументов обеспечиваются:

– оборудованием помещений и хранилищ архива средствами пожаротушения, охраны и сигнализации;

– применением технических средств для создания оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов в помещениях и хранилищах архива и программных средств для обеспечения информационной безопасности;

– применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, боксы, футляры и др.);

– применением технических и программных средств, предназначенных для копирования или миграции электронных цифровых фотодокументов, контроля их физического и технического состояния, а также воспроизводимости.

 Помещения, предназначенные для постоянного и временного хранения электронных цифровых фотодокументов должны быть изолированы от остальных помещений архива.

Хранилища электронных цифровых фотодокументов документов должны быть удалены от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Хранилища должны иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.

Не допускается хранение электронных носителей с магнитным рабочим слоем в хранилищах с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 А/м.

Хранилища должны быть удалены на несколько метров от электродвигателей, трансформаторов, лифтового оборудования, других источников сильных магнитных и электромагнитных полей.

По окончании работы в хранилищах аппаратура, электрические розетки должны быть последовательно обесточены.

Хранилища должны быть обеспечены средствами тушения пожаров и связи (пожарная сигнализация, телефоны) для немедленного вызова пожарной помощи. При оснащении хранилищ автоматическими системами пожаротушения и переносными огнетушителями предпочтение отдается использованию веществ, не оказывающих побочного разрушающего действия на электронные цифровые фотодокументы и бумагу. Количество и места размещения переносных огнетушителей устанавливаются в соответствии с действующими противопожарными нормативами с учетом специфики применяемого оборудования.

Дверные проемы в архивохранилищах должны защищаться плотно закрывающимися противопожарными дверями с пределом огнестойкости не менее 0,30 часа и содержаться в закрытом состоянии.

Первичные средства хранения дисков (боксы, футляры) должны быть сделаны из материалов, устойчивых к воздействию температуры +150 °C в течение 4 часов.

В целях противопожарной защиты все электрооборудование, применяемое в архиве, должно обеспечиваться заземлением.

Постоянное хранение электронных цифровых фотодокументов должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается хранением дисков в футлярах, коробках, ящиках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

Освещение в хранилищах может быть естественным или искусственным. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, жалюзи, штор и т. п.

Единицы хранения (диски) и первичные средства их хранения (футляры) не должны подвергаться долговременному воздействию флуоресцентного и ультрафиолетового излучения, в том числе воздействию прямых солнечных лучей.

Для искусственного освещения в хранилищах применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.

Защита единиц хранения (дисков) от разрушающего действия естественного и искусственного света должна осуществляться во всех помещениях архива при любых видах работы с электронными цифровыми фотодокументами.

В хранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, при хранении дисков должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура не должна превышать +25°С, относительная влажность воздуха должна поддерживаться в диапазоне от 20 до 50%. Не допускается хранение дисков при температуре выше +32°С и ниже –10°C и относительной влажности ниже 10%.

В хранилище с рабочими экземплярами электронных цифровых фотодокументов должна поддерживаться комнатная температура – +23°С. В хранилище с резервными экземплярами электронных документов должны поддерживаться: температура – в пределах 15–17°С выше нуля, и более низкая относительная влажность воздуха.

Высокие температуры влияют на качество записи документов на электронном носителе: резко повышается количество сбоев. Очень низкие температуры оказывают вредное влияние на сами носители: они становятся более хрупкими.

При наличии рекомендаций фирмы-изготовителя оптических дисков по организации температурно-влажностного режима хранения им следует отдавать предпочтение перед приведенным выше общими рекомендациям.

Перед размещением в хранилище и перед выдачей для использования или специальной обработки в помещениях с температурно-влажностным режимом, отличным от режима в хранилище, единицы хранения (диски) следует акклиматизировать.

Акклиматизация единиц хранения (дисков) проводится в плотных, непроницаемых контейнерах (боксах) при температуре +20±3°С и относительной влажности воздуха 40±10%. Продолжительность акклиматизации – 24 часа.

Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (±5°С) и относительной влажности воздуха (±10%) не допускаются.

В период разных видов работ с электронными цифровыми фотодокументами допускается временное хранение (до 2 месяцев) единиц хранения (дисков) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре +20±5°С и относительной влажностью воздуха 50±20%.

Температурно-влажностный режим хранения единиц хранения (дисков) контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях – не реже 1 раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом – 2 раза в неделю; при нарушениях режима хранения – 1 раз в сутки.

Хранилища и другие помещения архива должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли, в них должны соблюдаться требования санитарно-гигиенического режима.

Хранилища должны быть оборудованы стационарными закрытыми металлическими стеллажами и шкафами или металлическими шкафами с выдвижными ящиками, в которых размещаются металлические или пластмассовые боксы (стойки) для хранения CD-дисков или коробки для хранения других электронных носителей. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

Каждая единица хранения (диск) должна быть уложена в негерметичный индивидуальный футляр или конверт; оптический диск – рабочей стороной вниз. При этом должно быть исключено свободное перемещение диска внутри футляра. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие единицы хранения (диски) от выпадения, или перетягиваться специальными резинками.

Футляры и конверты с единицами хранения (дисками) размещаются в боксах и коробках вертикально. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы единицы хранения (диски) можно было свободно помещать и доставать из бокса или коробки.

Боксы и коробки должны иметь фиксаторы, предохраняющие единицы хранения (диски) от падения и существенного отклонения от вертикали.

При размещении футляров, боксов и коробок с единицами хранения (дисками) необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны учетные номера единиц хранения.

При использовании электронных цифровых фотодокументов, их перемещении, проведении специальной обработки запрещается перегибать, царапать, бросать электронные носители, касаться их рабочей поверхности голыми руками, ставить на них тяжелые и горячие предметы.

При перемещении или транспортировке единиц хранения (дисков) в больших количествах и на большие расстояния они должны помещаться в коробках в вертикальном положении.

Маркировка единиц хранения (дисков) заключается в нанесении на их лицевую часть специальным светостойким карандашом соответствующих учетных номеров (номер единицы учета, номер единицы хранения и др.). Если источником комплектования является организация, то на диске указывается наименование организации и номер фонда, от которой поступили электронные цифровые фотодокументы.

Архивный шифр диска должен включать следующие данные:

- номер единицы хранения (диска);

- наименование организации, передавшей документы;

- номер фонда (если есть);

- номер описи;

- крайние номера файлов (кадров) находящиеся на диске.

Архивный шифр проставляется и на каждой упаковке диска в левом верхнем углу на светлой наклейке, изготовленной на компьютере либо заполненной от руки черными светостойкими чернилами.

При обнаружении дефектных файлов (не открывающихся) или вредоносных программ на диске предусматривается следующий порядок действий:

1.  Составляется акт о выявлении вредоносных компьютерных программ в

документах на электронных носителях (Приложение ).

2.  Принимаются меры по восстановлению электронных цифровых фотодокументов и

уничтожению вредоносных программ совместно с ведущим специалистом - программистом отдела развития и информационно обеспечения.

3.  При невозможности восстановления электронных цифровых фотодокументов

(файлов, кадров) составляется акт о неисправимых повреждениях единиц хранения и учета электронных цифровых фотодокументов (Приложение ) и руководителем ОГУ ГАУО принимается решение об уничтожении соответствующих файлов. На файлы, не подлежащие восстановлению, составляется акт о выделении к уничтожению единиц хранения и учета электронных цифровых фотодокументов, не подлежащих восстановлению (Приложение ).

4.  Вносятся изменения в учетные документы на основании акта о выделении к

уничтожению единиц хранения и учета электронных цифровых фотодокументов, не подлежащих восстановлению утвержденного на заседании ЭПК Департамента культуры и архивного дела Ульяновской области.

5.  Акт помещается на хранение в дело электронных цифровых фотодокументов.

При появлении признаков приближающегося устаревания оборудования сотрудники, ответственные за хранение массивов электронных цифровых фотодокументов, должны поставить в известность руководителя ОГУ ГАУО и совместно с ведущим специалистом – программистом разработать переход на новые системы.

Обеспечение сохранности единиц хранения (дисков) можно достичь путем использования общепринятых средств архивного хранения с гарантией периодического перевода, записанной на диске информации, на новый, более совершенный носитель.

3.  Сроки выдачи электронных цифровых фотодокументов

Единицы хранения электронных цифровых фотодокументов выдаются из хранилища на срок, не превышающий:

– одну неделю – работникам архива для служебных и производственных целей;

– организациям, физическим лицам – фондообразователям, а также для экспонирования электронных документов электронные цифровые фотодокументы выдаются только в копиях и по согласованию срока выдачи с руководителем ОГУ ГАУО.

Продление установленных сроков выдачи документов электронных цифровых фотодокументов пользователям допускается в особых случаях с разрешения руководства ОГУ ГАУО.

Электронные цифровые фотодокументы, находящиеся в плохом физическом или техническом состоянии, не имеющие полного комплекта рабочих и резервных экземпляров, не прошедшие научного описания и технического оформления, для использования не выдаются.

За пределы архивного учреждения диски с массивами фотодокументов не выдаются.

4.  Выдача электронных цифровых фотодокументов

Единицы хранения (диски), выдаваемые из хранилища, должны иметь архивный шифр.

Подготовка электронных цифровых фотодокументов к выдаче из хранилища, в том числе выемка единиц хранения (дисков), включает:

– сверку данных из требования (заказа) на выдачу (номера фондов, единиц хранения, номеров и названий описей, номеров единиц учета) со сведениями из описи, включенной в реестр описей советского периода;

– оформление карты-заместителя (приложение № 13) на выдаваемые единицы хранения, включая поиск единицы хранения (диска) в топографическом указателе;

– поиск единицы хранения (диска) электронных цифровых фотодокументов в хранилище;

– сверку сведений, указанных на единице хранения (диске) и футляре (учетного номера, номеров фонда и описей), со сведениями карты-заместителя и с данными требования (заказа) на выдачу;

– подкладывание карты-заместителя (приложение № 13) на место единицы хранения (диска);

– оценку физического состояния единицы хранения (диска);

- проверку единицы хранения (диска) на наличие вредоносных компьютерных программ;

– проверку воспроизводимости единиц учета (файлов) электронных цифровых фотодокументов;

– вложение в футляр или конверт с единицей хранения бланка листа использования (приложение № 14).

Сверка учетного номера единицы хранения (диска), номеров и названий описей предполагает проверку правильности оформления наклеек на футляре (конверте) единицы хранения. При наличии ошибок наклейки переоформляются. Диски выдаются из хранилища в той же упаковке, в какой и хранятся.

Выверка книги учета выдачи дисков и заказов на копирование электронных цифровых фотодокументов (приложение № 12) осуществляется один раз в квартал. Если в результате выверки книги выдачи установлен факт нарушения сроков, возвращения единиц хранения (дисков), выясняются его причины и принимаются меры к возврату электронных цифровых фотодокументов. Если местонахождение и наличие не возвращенных в срок единиц хранения (дисков) электронных цифровых фотодокументов установлены и невозвращение вызвано необходимостью дальнейшего использования электронных цифровых фотодокументов, их выдача переоформляется. При задержке возвращения единиц хранения (дисков) электронных цифровых фотодокументов без уважительных причин предпринимаются меры для их немедленного возврата в хранилище.

В целях контроля за соблюдением нормативных режимов хранения и правил работы с электронными цифровыми фотодокументами на электронных носителях, отделом информационно–поисковых систем, организующим хранение документов, проводятся проверки наличия и сохранности выданных из хранилища электронных цифровых фотодокументов. Проверки проводятся в плановом порядке, но не реже одного раза в 5 лет или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.

Результаты проверки фиксируются в акте проверки наличия и состояния электронных цифровых фотодокументов (Приложение ).

При возвращении в хранилище единиц хранения (файлов) электронных цифровых фотодокументов, выдававшихся во временное пользование, осуществляется проверка их физического и технического состояния в установленном порядке.

В книге учета выдачи дисков и заказов на копирование электронных цифровых фотодокументов (приложение № 12) делается отметка о возвращении документов в присутствии возвративших их работников архива или организации. Если выявлены повреждения возвращаемых единиц, хранения электронных цифровых фотодокументов, составляются акты (в зависимости от выявленных повреждений) которые подписываются специалистом ответственным за работу с электронными цифровыми фотодокументами и лицом, возвращающим документы, и представляются на рассмотрение руководителю ОГУ ГАУО (приложение № 6, 7).

Единица хранения электронных документов возвращается на свое место. При этом карта-заместитель изымается, в ней делается отметка о возвращении единиц хранения, и она помещается в картотеку использованных карт-заместителей.

Пользователи несут ответственность за сохранность выданных им документов на электронных носителях и соблюдение правил работы с ними в соответствии со статьей 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

5.  Создание резервных и рабочих экземпляров электронных цифровых

фотодокументов

Резервные экземпляры электронных цифровых фотодокументов (подлинников и их копий в страховых и пользовательских форматах) предназначены для создания рабочих экземпляров электронных цифровых фотодокументов, а также их воссоздания в случае утраты или повреждения единиц хранения (дисков), на которые они были записаны. Резервные экземпляры размещаются на единицах хранения (дисках), которые должны храниться в специальном резервном хранилище, территориально обособленном от единиц хранения с рабочими экземплярами электронных документов.

Рабочие экземпляры электронных цифровых фотодокументов (подлинников и их копий в страховых и пользовательских форматах) размещаются на единицах хранения (дисках), предназначенных для выдачи из хранилища пользователям.

Электронные цифровые фотодокументы считаются готовыми к использованию, только после того как созданы или существуют как резервные, так и рабочие экземпляры электронных документов.

В случае утраты или порчи единицы хранения (диска) с резервными экземплярами электронных цифровых фотодокументов:

– рабочие экземпляры электронных цифровых фотодокументов переводятся в разряд резервных экземпляров;

– электронные документы с них копируют на новую единицу хранения, создавая рабочие экземпляры электронных документов.

При создании рабочих и резервных экземпляров электронных цифровых фотодокументов, копирование единиц учета (файлов) проводится по фондам или описям с соблюдением систематизации и последовательности расположения единиц учета (файлов) электронных цифровых фотодокументов в описи и на диске. Копируются все единицы учета (файлы), записанные на одной единице хранения.

По окончании копирования составляется акт создания рабочего (резервного) экземпляра электронных цифровых фотодокументов (приложение № 15).

6.  Защита электронных цифровых фотодокументов и оборудования архива

от воздействия вредоносных компьютерных программ

Электронные цифровые фотодокументы должны проверяться на наличие в них вредоносных компьютерных программ в следующих случаях:

– при приеме на хранение в архив;

– через год после поступления в архив;

– при подготовке к выдаче единиц хранения (дисков) электронных цифровых фото - документов из хранилища перед началом использования или компьютерной обработки;

– после проведения работ по копированию, миграции и другой компьютерной обработки электронных цифровых фотодокументов;

– при проверке технического состояния электронных цифровых фотодокументов.

Случаи обнаружения «компьютерных вирусов» оформляются актом выявления вредоносных компьютерных программ в документах на электронных носителях (приложение № 7).

Устранением вредоносных компьютерных программ из электронных документов архива занимается ведущий специалист – программист отдела развития и информационного обеспечения.

При устранении компьютерных вирусов должны выполняться следующие операции:

– устранение обнаруженных вирусов должно проводиться на компьютере, изолированном от локальной вычислительной сети архива;

– зараженные вирусом файлы копируются на магнитный носитель, специально выделенный для этих целей;

– с помощью антивирусной программы проводится «очистка» от вирусов BIOS (basic input/output system) и boot-сектора компьютера, на котором проходило копирование зараженных файлов, и самих зараженных файлов на магнитном носителе;

– в соответствии со систематизацией единиц учета (файлов) электронных цифровых фотодокументов, закрепленной описью, на жесткий диск компьютера копируются «очищенные» файлы с магнитного носителя и остальные единицы учета (файлы) электронных документов с «зараженной» единицы хранения (диска);

– с помощью антивирусной программы проводится «очистка» от вирусов BIOS, boot-сектора и жесткого диска компьютера, на котором проходила обработка зараженных файлов;

– комплекс электронных цифровых фотодокументов копируется на новую единицу хранения (диск);

– «зараженная» единица хранения (диск) помещается на (в) специальную полку (ящик) с целью ее последующей утилизации.

Обновление антивирусных программ и сканирование с их помощью информационной системы архива производится не реже одного раза в месяц.

7.  Комплектование электронными цифровыми фотодокументами

Возможными источниками комплектования ОГУ ГАУО электронными цифровыми фотодокументами могут являться редакции районных и городских газет, создающие фотодокументы, пресс-службы органов государственной власти, местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, информационные агентства и центры, телерадиокомпании, фотокорреспонденты средств массовой информации. Владельцы личных фондов и коллекций также могут быть включены в состав источников комплектования.

В целях планомерного и целенаправленного комплектования электронными цифровыми фотодокументами в ОГУ ГАУО должен составляться список источников комплектования.

Пополнение ОГУ ГАУО электронными цифровыми фотодокументами должно осуществляться ежегодно по возможности с разбивкой по кварталам.

Электронные цифровые фотодокументы создаются, учитываются, хранятся и используются на дисках в виде электронных файлов.

В соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М.,2007 г.) единицами хранения цифровой документации являются компакт-диски, флеш-диски, выносные жесткие диски. Единицей учета является один цифровой фотодокумент на диске.

Электронные цифровые фотодокументы принимаются в ОГУ ГАУО от организаций на компакт-дисках, флеш-дисках в специальной упаковке (в конверте или пластиковом футляре).

К принимаемым в архивное учреждение электронным цифровым фотодокументам прилагается текстовая сопроводительная документация в одном экземпляре и контрольные отпечатки цифровых фотодокументов изготовленные при помощи принтера черно-белого или цветного (в зависимости от того, какой имеется на данный момент в организации) в формате 6х8, либо в виде позитивов (фотографий) формата 6х8.

Каждый электронный цифровой фотодокумент должен иметь один контрольный отпечаток цифровых фотодокументов.

При приеме электронных цифровых фотодокументов от организаций специалистом отдела комплектования Архивного фонда ведомственных архивов осуществляется проверка наличия файлов на диске, технического состояния (открытие файлов и формат файлов) и наличие необходимой текстовой сопроводительной документации (письма, аннотаций к файлам).

Все работы, связанные с передачей электронных цифровых фотодокументов в ОГУ ГАУО (запись информации на диски, подготовка текстовой сопроводительной документации, изготовление контрольных отпечатков фотодокументов, транспортировка), проводятся силами и средствами организаций сдающих электронные цифровые фотодокументы в архив.

Если электронные цифровые фотодокументы изготовлены в подразделениях ОГУ ГАУО, то сбором, проверкой технического состояния единиц хранения и единиц учета (на первоначальном этапе работы с электронными цифровыми фотодокументами), описанием, изготовлением контрольных отпечатков фотодокументов занимается специалист отдела комплектования Архивного фонда ведомственных архивов.

Отбор электронных цифровых фотодокументов изготовленных в подразделениях ОГУ ГАУО осуществляется специалистом отдела комплектования Архивного фонда ведомственных архивов на перезаписываемый компакт диск (СD-RW, DWD-RW) или флеш-диск.

Прием электронных цифровых фотодокументов в ОГУ ГАУО оформляется актом приема-передачи электронных цифровых фотодокументов на постоянное хранение (приложение № 1), в котором фиксируется количество поступивших электронных носителей, файлов, общий объем информации (в килобайтах или мегабайтах), количество контрольных отпечатков цифровых фотодокументов.

Акты приема-передачи составляются в двух экземплярах. Оба экземпляра утверждаются руководителями организации и ОГУ ГАУО.

Один экземпляр акта остается после утверждения в ОГУ ГАУО в отделе информационно поисковых систем, а другой возвращается в организацию. Акты приема – передачи группируются в дело фонда электронных цифровых фотодокументов, которое хранится у главного хранителя. В деле фонда электронных цифровых фотодокументов откладываются все документы, создаваемые при работе с фондом (акт приема на государственное хранение, акт проверки наличия, экспертизы ценности, ОЦД, акты о неисправимых повреждениях и т. д.).

8.  Экспертиза ценности электронных цифровых фотодокументов

Отнесение электронных цифровых фотодокументов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности и осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних и технологических особенностей информационных ресурсов и электронных документов.

К критериям происхождения относятся:

– функционально-целевое назначение организации (с учетом как ее особой роли, так и типового характера);

– значение лица в жизни общества;

– значимость событий (явления, предмета), отраженных в электронном цифровом фотодокументе;

– время и место создания электронного цифрового фотодокумента.

К критериям содержания относятся:

– значимость информации электронного цифрового документа (уникальность и типичность);

– повторение информации электронного цифрового фотодокумента в информации других документов;

– первичность информации информационного ресурса с возможностью получения агрегированных (обобщенных) данных;

– вид, разновидность электронного цифрового фотодокумента;

– подлинность электронного цифрового фотодокумента, поколение записи документов на электронные носители.

К критериям внешних особенностей относятся:

– форма удостоверения и оформления электронного цифрового фотодокумента;

– физическое состояние носителей с электронными цифровыми фотодокументами;

– полнота состава частей и элементов электронного цифрового фотодокумента.

К критериям технологических особенностей относятся:

– возможность воспроизведения и обработки информации без использования оригинального программного обеспечения;

– формы и состав процедур по обеспечению аутентичности и целостности электронных цифровых фотодокументов документов;

– технологическая совместимость с информационной системой архива;

– наличие сопроводительной технологической документации и справочников.

Критерии внешних и технологических особенностей электронных цифровых фотодокументов должны применяться в сочетании с рассмотрением особенностей организации, обработки и хранения данных в информационной системе, в которой документы возникли и существовали.

При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации также учитывается:

– фактор степени сохранности документов фонда (как на электронных, так и иных носителях);

– ограничения на распространение и использование электронных документов (авторское право, имущественные права, договор с собственником);

– возможность обеспечения долговременного хранения, проведения технологических миграций и их возможная стоимостная оценка.

Организация работы по проведению экспертизы научно-исторической и практической ценности электронных цифровых фотодокументов и отбору их для передачи на государственное хранение возлагаются на представителей архивных учреждений. При необходимости для урегулирования различных вопросов (периодичность проведения экспертизы ценности, составления аннотаций и др.) возможно создание экспертной комиссии, включающей представителя архивного учреждения и специалистов организации, в обязанности которых входит работа с электронными цифровыми фотодокументами. Периодичность проведения экспертизы ценности устанавливается в каждой организации индивидуально.

Научно-историческая и практическая ценность фотодокументов устанавливается путем поединичного визуального просмотра каждого электронного цифрового фотодокумента.

9. Составление описей электронных цифровых фотодокументов

Для обеспечения сохранности, своевременного отбора и точного учета цифровых фотодокументов, подлежащих передаче на государственное хранение, составляется опись фотодокументов созданных на электронных носителях информации (компакт-дисках, флеш-дисках, выносных жестких дисках) (приложения № 2,3). Опись электронных цифровых фотодокументов постоянного хранения составляется специалистом отдела комплектования Архивного фонда ведомственных архивов.