Форум-выставка (стр. 1 )

Форум-выставка 28-30.11.2013 Москва, Экспоцентр Руководство участника

Содержание Организационный комитет 2 ИНФОРМАЦИОННАЯ ЧАСТЬ Даты и крайние сроки 3 Расписание работы Форума-выставки 4 Место проведения 5 Техническое руководство по участию 6 Стандартные стенды 9 Порядок заезда и выезда 11 ФОРМЫ ЗАКАЗОВ Публикация в каталоге. Форма 1 15 Заказ электроподключения. Форма 2 16 Предоставление телефона/интернета, рекламные услуги, уборка. Форма 3 17 Заказ бэйджей для стендистов, пропусков для технического персонала, пригласительных билетов. Форма 4 18 Планировка стенда. Форма 5 19 Дополнительное оборудование. Форма 6 24 Аудиовизуальное оборудование. Форма 7 22

Уважаемые участники!

Мы рады приветствовать Вас на Форуме-выставке «50 ПЛЮС» и постараемся сделать все для того, чтобы Ваше участие в Форуме-выставке было эффективным и успешным.

Данное руководство содержит полную информацию о правилах участия, необходимые технические требования и бланки заказов на различные услуги. Просим Вас обратить внимание на крайний срок подачи формуляров для заказа сервисных услуг.

Для того, чтобы тщательно спланировать Ваше участие в Форуме-выставке «50 ПЛЮС», рекомендуем Вам назначить ответственное лицо для координации действий с организаторами Форума-выставки.

Желаем Вам успешной подготовки и удачного участия! Мы всегда готовы оказать Вам помощь в решении возникающих вопросов.

ОРГАНИЗАТОР Форума-выставки «50 ПЛЮС. Все плюсы зрелого возраста» «ПАРАД»

Уполномоченный агент по организации выставки: Клуб»

Отв. Менеджер

Егорова Марина E-mail: bron@*****

Москва, Новинский б-р, 15, оф.6

Тел.:(4, (4Факс (4, (4

АККРЕДИТАЦИЯ ЗАСТРОЙЩИКОВ:

Отдел технического контроля - тел.: +7 (4 

СОГЛАСОВАНИЕ ПО ВОПРОСАМ ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ:

№ 000 Пожарная часть ФПС

Тел.: +7 (4– начальник № 000 ПЧ ФПС

+7 (4– дежурный

ДАТЫ И КРАЙНИЕ СРОКИ

15 октября официальный каталог выставки форма 1

15 октября заказ на электропитание форма 2

__________________________________________________________________________

01 ноября заказ дополнительных услуг форма 3 (уборка, охрана, рекламные услуги, пропуска)

01 ноября заказ бэджей / пригласительных билетов* форма 4

15 октября план застройки форма 5

15 октября заказ дополнительного оборудования форма 6

01 ноября заказ аудиовизуального оборудования и услуг форма 7

Внимание! Выделенные * формы обязательные для заполнения

РАСПИСАНИЕ РАБОТЫ ВЫСТАВКИ

26 ноября 08:00 до 20:00 Монтаж стендов

вторник Необорудованная и оборудованная площадь

27 ноября 08:00 до 20:00 Монтаж стендов

среда Необорудованная и оборудованная площадь

с 13:00 Завоз экспонатов, и ввоз грузов в павильон.

28 ноября 08:30 – 09:30 Все экспонаты должны быть доставлены

четверг на стенды участников и распакованы

Пустая тара вывезена из зала Форума-выставки

9:30 - Готовность стенда к открытию выставки.

10:00 - 19:00 Выставка открыта для посетителей

12:00 - 13:00 Официальная церемония открытия

29 ноября 10:00 - 19:00 Выставка открыта для посетителей

пятница

30 ноября 10:00 - 17:00 Выставка открыта для посетителей

суббота

17:30 - 23:59 Упаковка экспонатов, вывоз экспонатов

01 декабря 08:00 – 20:00 Демонтаж стендов, вывоз экспонатов

воскресенье

20:00 ОКОНЧАНИЕ ДЕМОНТАЖА СТЕНДОВ

Недопустимо проведение демонтажных работ и выезда после 20декабря 2013 г.

За несоблюдение налагается штраф.

ВНИМАНИЕ! Любой стенд, незанятый к 8:00, 28.11.2013 будет считаться свободным и может быть передан Организаторами другим компаниям, если иные условия заранее не согласованы с Оргкомитетом.

Напоминаем Вам, что до начала монтажа выставки необходимо оплатить все выставленные на Вашу организацию счета. Участники без оплаты не будут допущены на выставку, если иное не предусмотрено Договором

Адрес ЦВК «Экспоцентр»

Москва, Краснопресненская наб., 14 павильон 2. Зал 1, вход для посетителей бесплатный.

Для удобства участников и посетителей проход на Форум-выставку будет осуществляться со стороны «Северного входа» ЦВК «Экспоцентр» (1-й Красногвардейский проезд)

Станция метро «Выставочная» (ранее – «Деловой центр»)
(50 м от Западного входа ЦВК «Экспоцентр»)

Проезд городским транспортом:

 от станции метро «Улица 1905 года»
Автобус № 12
Троллейбусы № 18, 54
Маршрутные такси № 000, 28, 254, 283, 318, 461, 545
 от станции метро «Краснопресненская»
Автобусы № 000, 69, 4, 152
Маршрутные такси № 000М, 547, 549, 713М
  от станции метро «Киевская»
Автобусы № 000, 77, 240, 205, 91
Троллейбусы № 7, 39
Маршрутные такси № 000, 506, 10
 от станции метро «Кутузовская»

Автобусы № 000, 77, 91, 157, 205, 24Троллейбусы № 2, 7, 39, 44Маршрутноетакси № 000

ТЕХНИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО ПО УЧАСТИЮ В ФОРУМЕ-ВЫСТАВКЕ

Организатор не несет ответственности за изменение правил

1. Монтаж и демонтаж

1.1. Сроки монтажа и демонтажа стендов

Монтаж необорудованных стендов может быть начат 26 ноября в 10:00 и должен быть закончен не позднее 24:00 27 ноября 2013 года.

Завоз грузов и экспонатов на оборудованные стенды производиться с 13:00 27 ноября. Готовность стенда к открытию в 8:00 28 ноября 2013 года.

Оформление стендов может быть начато в последний день монтажа (27 ноября) и закончено не позднее 9:00 часов 28 ноября. Грузы, не распакованные до 20:00 последнего дня монтажа, будут вывезены/складированы за счет экспонента, и вернуть их можно будет не ранее 19.30 первого дня работы Форума-выставки. Демонтаж стендов должен быть полностью закончен к 20:00 часам 01 декабря.

Все грузы должны быть вывезены до 20:00 часов дня демонтажа.

За грузы, не вывезенные с территории выставки до указанного срока, Организатор ответственности не несёт.

1.2. Технические характеристики павильона №2

Высота в павильоне до потолка - 8,0 м Максимальная строительная высота, включая подвес - 5,00м

Максимальная нагрузка на пол - 3000 кг/кв. м

1.3. Электричество, вода и сжатый воздух

а) Электричество

Напряжение осветительной сети: 220 В Напряжение силовой сети: 3-х фазный переменный ток 380 В, с ограниченной нагрузкой на нулевой провод.

Частота тока в силовой сети – 50 Гц. Электродвигатели мощностью свыше 20 кВт должны включаться через пусковое защитное устройство с ограничителем.

В целях надёжности и безопасности эксплуатации подводка электричества с главного распределительного щитка и подключение к стенду должны выполняться только официальным застройщиком. Заявка на проведение данных работ делается на специальных бланках в дирекцию Форума-выставки 50 ПЛЮС.

Электромонтаж в пределах стенда производится официальным застройщиком, на основании заказа (исключение для компаний, имеющих собственных застройщиков). В пределах стенда электромонтаж могут также производить электрики самих экспонентов или третьих фирм, имеющие специальные разрешения на проведение таких работ, в соответствии с требованиями и уровнем техники, а также имеющие соответствующую квалификацию по электробезопасности (не ниже третьей группы по российским стандартам). Все электромонтажные работы должны выполняться с соблюдением действующих Правил эксплуатации электроустановок (ПЭЭП), Правил техники безопасности (ПТБ), Правил устройства электроустановок (ПУЭ), Правил пожарной безопасности в РФ и Строительных норм и правил (СНиП). При этом необходимо выполнять специальные требования, обусловленные особенностями выставочных мероприятий. Все электроустановки и агрегаты также должны соответствовать в. у. требованиям, действующим в РФ. Электропроводка на стенде может использоваться во время выставки только при наличии разрешения со стороны ЦВК «ЭкспоЦентра». На момент приёмки стенда должны быть в наличии сертификаты, подтверждающие прохождение проверки.

б) Вода

Необходимые работы по монтажу в целях безопасности эксплуатации могут проводиться исключительно сотрудниками ЦВК «ЭкспоЦентра» (по заявке в дирекцию выставки 50 ПЛЮС). Заказы на проведение работ подаются на соответствующих бланках.

в) Сжатый воздух

Подача сжатого воздуха на стенды (макс. 7 бар) производится с помощью сотрудников ЦВК «ЭкспоЦентра» (по заявке в дирекцию выставки 50 ПЛЮС). Со стороны экспонента должен быть предусмотрен надлежащий фильтр. Установка и использование собственных компрессоров не разрешается. Исключения возможны на основании отдельного запроса. Уровень шума на границе стенда не должен превышать 75 ДБ (А).

ВНИМАНИЕ (для пунктов а, б, в)

Обращаем Ваше внимание на то, что планировка стенда не всегда может быть выполнена оптимально из-за наличия колонн, распределительных щитков, систем подачи сжатого воздуха, воды и водостока, пожарных кранов и т. д. Следует учитывать, что возможно потребуется открытая (видимая) прокладка кабелей, шлангов и силовых щитов-каталок.

В случае перебоев с подачей электроэнергии Вам надлежит немедленно проинформировать об этом дирекцию Форума-выставки. Устроитель выставки не несёт ответственности за потери и убытки, возникшие в результате перебоев в подаче электроэнергии.

1.4. Перемещение экспонатов по территории выставки, экспонирование и демонтаж экспонатов

Перемещение экспонатов до стенда и обратно, хранение пустой тары, пользование подъемно-транспортными средствами, использование персонала для упаковки и распаковки экспонатов, их установка и демонтаж, упаковка по окончании выставки и прочие, связанные с этим виды деятельности, являются исключительно делом участника выставки.

Транспортно-экспедиторским услугами на выставочном комплексе занимается исключительно фирма-экспедитор.

Исключается какая-либо ответственность Организатора в этой связи.

2. Монтаж и оборудование стенда

2.1. Оборудование стенда, дизайн, реклама и персонал

Для экспонентов, выполняющих застройку самостоятельно, необходимо:

Ø  - приготовить документы на согласование (см. Приложение 4,5,6), а также перечень экспонатов, подлежащих обязательному согласованию (Приложение 7).

Ø  - план застройки стенда + схема электроснабжения и освещения стенда подлежат согласованию в (499)  - Отдел технического контроля)

Ø  - сертификаты пожарной безопасности на сгораемые материалы подлежат согласованию в ПЧ-160 (тел.: (4

Оснащение и оборудование стендов, выходящее за рамки услуг, указанных Организатором в условиях участия, является делом самого экспонента. Однако характер оформления определён строительными требованиями, действующими по месту проведения выставки и директивами Организатора. Участник выставки обязан заблаговременно согласовывать дизайн своего стенда с Организатором Форума - выставки. Дизайн стенда, не отвечающий этим требованием, может быть не принят или изменён Организатором Форума-выставки за счёт экспонента.

Стенды могут быть изготовлены из собственного материала экспонента. Задняя сторона стенда должна быть оформлена нейтрально, с тем, чтобы оформление не противоречило интересам соседей.

Стены, граничащие с проходами для посетителей, желательно украсить материалами, отображающими тематику выставки и деятельность фирмы-экспонента.

Конструкции всех видов и экспонаты не должны заходить на площади соседних стендов и выходить в проходы для посетителей.

Внимание! Экспоненты, не согласовавшие планы самостоятельной застройки в техническом отделе выставки 50ПЛЮС, не будут допущены на территорию выставочного зала.

Материалы для строительства стендов, арендованные у официального застройщика, не должны быть повреждены сверлеными отверстиями, скрепками, разрезами или остатками агрессивных клейких лент и т. п. В противном случае экспоненту будет выставлен счёт за испорченное оборудование.

Использование задней части стен других стендов запрещается. Каждый экспонент / строитель стенда обязан установить необходимое количество собственных стен. Пол на каждом арендованном стенде должен иметь ковровое покрытие.

! Вывоз экспонатов может быть начат не ранее 17:30 30 ноября.

Демонтаж стенда может быть произведён в отведённые для этих целей сроки и закончен к 20:00 01 декабря. Участники выставки должны произвести уборку на своих стендах не позднее 12:00 01 декабря и сдать их устроителю в состоянии, в котором они их получили. Возможные повреждения на стенах, полу, потолке и т. д. будут устраняться за счёт экспонента. Во время работы выставки на стенде должен присутствовать персонал в количестве, достаточном для предоставления информации.

2.2. Строительная высота

Строительная высота для всех стендов от пола до верхней кромки стенда должна составлять не более 2,50 м. Увеличение высоты стен возможно только с разрешения организаторов. Это условие распространяется также на подвесные конструкции к потолку павильона. В случае если высота превышает норму (2,50 м), то до соседнего стенда должно быть выдержано расстояние:

высота	расстояние до соседнего стенда
2,50 м	0,00 м
от 2,50 м до 4,50 м	1,50 м
от 4,50 м до 6,00 м	2,50 м

Эти ограничения не распространяются на выставочные экспонаты.

2.3. Потолочные перекрытия

Стенды могут иметь сплошные потолочные перекрытия из трудновоспламеняемых материалов только в зоне кабин. Если площадь сплошного потолочного перекрытия составляет более 30 кв. м, то такое помещение должно быть оборудовано спринклерной установкой

2.4. Реклама

Установка рекламных щитов и штендеров возможна только в пределах границ стенда. Рекламные акции любого рода за пределами стенда возможны только после получения разрешения от Дирекции и после оплаты в соответствующем размере.

2.5. Противопожарная безопасность

а) Запрещается курение на территории выставочного павильона. Зоны для курения отведены на входе в павильон.

б) Воздушные шары (аэростаты)

Запрещается применение воздушных шаров, наполненных горючим газом, в павильонах и на открытых площадках. На применение воздушных шаров, наполненных безопасным газом, требуется предварительное разрешение организатора выставки.

в) Ёмкости для мусора, отходов, остатков

Не разрешается держать на стенде ёмкости с мусором, отходами или остатками из горючих материалов. Мусор нужно регулярно выносить в отведённые для этих целей места каждый вечер после окончания работы выставки.

г) Пульверизаторы, нитролаки

Запрещается использование пульверизаторов и нитролаков во всех павильонах.

д) Работы со шлифовальным кругом и открытым пламенем

О таких видах работ как сварка, ковка, пайка, резка шлифовальным кругом должно быть заявлено до начала этих работ. Заявка оформляется в письменном виде и подаётся устроителю выставки. Во время этих работ место их проведения должно быть огорожено и достаточно защищено. В непосредственной близости должны находиться средства пожарной безопасности.

2.6. Прочее

а) Краны и вилочные автопогрузчики

На территории выставки запрещается эксплуатация собственных кранов и автопогрузчиков. Разрешается использование только оборудования официальных экспедиторских фирм.

б) Пустая тара

Запрещается хранение пустой тары любого рода (например, упаковки и упаковочных материалов) на стендах. Тара должна быть вывезена экспедитором в специально отведённые для хранения места, или экспонентом самостоятельно и возвращена на стенд не ранее 17:30 30 ноября.

в) Стекло

Разрешается использование только многослойного безопасного стекла. Края должны быть обработаны или защищены таким образом, чтобы исключить возможность получения травм. Детали, сделанные целиком из стекла, должны иметь маркировку на уровне глаз.

г) Безопасность на стенде

Выставочные стенды, включая оборудование и экспонаты, а также рекламные конструкции должны быть установлены таким образом, чтобы они не представляли опасность для здоровья и жизни персонала и посетителей. Ответственность за статическую безопасность полностью возлагается на экспонента и, в случае необходимости, он должен предъявить соответствующие сертификаты.

д) Защитные приспособления

Эксплуатация машин и аппаратов разрешается только при наличии защитных приспособлений. Руководство выставки вправе запретить эксплуатацию машин и аппаратов, если она создаёт угрозу для людей.

е) Полы павильонов

Ковровое покрытие должно быть уложено таким образом, чтобы не создавать угрозу травматизма. Для крепления коврового покрытия могут быть применены только такие клейкие ленты, которые после их удаления не оставляют следов. Все применяемые материалы не должны оставлять следов после их удаления. Такие субстанции как масло, жир, краска и подобные им вещества должны удаляться с пола незамедлительно. Не разрешается покраска или оклейка пола в павильонах. Фундаменты, анкерные отверстия (сверление отверстий) и прокладка в полу кабеля не разрешаются.

ж) Охрана

Общая охрана павильонов во время работы выставки обеспечивается Дирекцией. Во время монтажа и демонтажа также осуществляется общая охрана, которая начинается в первый день монтажа и заканчивается в последний день демонтажа. Охрана вещей участника выставки обеспечивается самостоятельно участником. Дополнительные посты охраны во время монтажа и работы выставки, могут выставляться только охранной фирмой ЦВК «ЭкспоЦентра» на основании отдельного заказа (ФОРМА 4).

В течение всего периода монтажа/демонтажа Форума-выставки участник обязан обеспечить присутствие своего персонала на стенде.

В период работы выставки участник обязан обеспечить присутствие своего персонала на стенде в часы работы выставки, а также за 2 часа до открытия выставки и на 2 часа после закрытия выставки. Общая охрана выставочного зала осуществляется в ночное время с 20:00 до 8:00.

3. Во время работы выставки

3.1. Уровень шума, исходящего от оборудования, аудио-видео демонстраций и т. д.

В интересах других экспонентов и посетителей выставки демонстрации любого рода должны быть по возможности ограничены. Уровень шума на границах стенда не должен превышать 75 дБ (А).

3.2. Фотографирование и киносъемка

«ПАРАД» вправе использовать фото и видео материалы с Форума-выставки для собственных и общих публикаций.

3.3. Уборка выставочного зала

Уборка мусора в проходах производится ежедневно, при этом корзины для мусора или пластиковые пакеты с мусором должны быть легко доступны для обслуживающего персонала ЦВК «Экспоцентр». (выставлены в общий проход).

Индивидуальную уборку стенда можно заказать по ФОРМЕ 3.

ЖЕЛАЕМ ВАМ УСПЕШНОЙ РАБОТЫ НА ВЫСТАВКЕ

ОБОРУДОВАННАЯ ВЫСТАВОЧНАЯ ПЛОЩАДЬ (СТАНДАРТНЫЙ СТЕНД)

В стоимость аренды оборудованной

выставочной площади от 4 м² входит:

ñ  белые пластиковые стеновые панели

H = 2,5 м, ограждающие стенд с 3-х сторон

ñ  фризовая панель с названием компании (стандартный шрифт -15 знаков)

ñ  ковровое покрытие

ñ  1 стол

ñ  2 стула

ñ  1 вешалка настенная

ñ  1 спот-бра (на каждые 4 м²)

ñ  Шкаф архивный 1x0,5, h-1.1м. от 6 кв. м.

ñ  мусорная корзина

ñ  уборка проходов(мусорных корзин в течении дня), охрана зала в ночное время

**** выгородка под склад или переговорную от 12 кв. м;

Общая высота стен h=2,5 м.

(!)Обратите ВНИМАНИЕ, что электропитание заказывается и оплачивается дополнительно (ФОРМА 2).

В зависимости от размера стандартного стенда, количество оборудования может варьироваться следующим образом:

Площадь	стол шт.	стул шт.	спот- бра 100 Вт шт.	вешалка навесная шт.	шкаф архивный	корзина для мусора шт.
4 м2	1	2	1	1		1
6 - 9 м2	1	4	2-3	1	1	1
12 – 16  м2	1	4	3-4	1	1	1
18 – 30 м2	1	4	5-8	1	1	1
Выгородка, под склад или комнаты для переговоров	от 12 кв. м;
Ковровое покрытие	на всей площади стенда

Внимание! Организатор имеет право менять конфигурацию стандартного стенда в случае необходимости.

Расположение спот-бра, розеток, дверей, занавески, панелей (офисная часть), выполняется согласно заполненной ФОРМЕ 5 данного Руководства. В случае отсутствия указаний стандартный стенд выполняется исходя из набора стандартного оборудования и примеров выполнения стандартных стендов. В случае углового расположения стенда и отсутствия дополнительных указаний Экспонента стеновые панели с открытой стороны стены не устанавливаются. В стоимость стандартного стенда включена фризовая надпись (15 знаков, номер стенда). В случае углового, открытого с двух сторон, дополнительная фризовая надпись до 15 знаков также входит в содержание стандартного стенда. Стоимость изготовления дополнительного знака зависит от размера (см. ФОРМА 6).

Замена оборудования на иное, использование оборудования на других стендах и возврат средств за неиспользуемое оборудование, входящее в стандартный набор, НЕВОЗМОЖНО.

В случае стандартной застройки, составьте план Вашего стенда, используя условные обозначения и нумерацию дополнительного оборудования. Дополнительное оборудование и мебель указаны в форме № 5 и 6. Нарисованный и подписанный Вами план будет использован при строительстве стенда. Если Организатор выставки не получит от Экспонента планировку стенда до 15 октября, все построения будут исполнены Организатором выставки в соответствии со стандартной комплектацией.

До 15 октября 2013 года все участники, заказавшие оборудованную выставочную площадь должны предоставить масштабный план (ФОРМА 5) стенда с подробным указанием расположения эл. розеток, с указанием мощности каждой (при оплаченном электропитании), светильников, мебели и оборудования.

Изменение комплектации стенда в период с 15 ноября 2013 влечет повышение стоимость дополнительного оборудования и работ на 50 %, во время монтажа и работы выставки на 100 %. Оплата изменений производится на выставке. Запрещается устанавливать рекламные материалы (флаги, вывески, штендеры и др.), выходящие в проходы выставки. Все документы (планировки, изменения, направленные в оргкомитет выставки после 01 ноября 2013 года) к рассмотрению не принимаются и не могут служить основанием для каких-либо претензий со стороны участников выставки.

Если в дополнение к стандартному набору участнику потребуется какое-либо дополнительное оборудование или услуги по художественному оформлению стенда, их можно заказать у Организатора в соответствии с ФОРМОЙ 6, отразив это на плане – ФОРМА 5.

ВНИМАНИЕ! В дни проведения монтажа или Форума-выставки выставочные стенды НЕ подлежат каким-либо самостоятельным изменениям, полным или частичным демонтажным работам со стороны Экспонента. Участник не имеет права производить самостоятельные изменения конструкций и электрооборудования стенда. В случае нарушения данного условия Участник обязан выплатить Организатору штраф в размере 100% стоимости демонтированного/измененного оборудования. Нарушение данных условий оформляется двухсторонним Актом.

Участник принимает на себя материальную ответственность за переданные ему во временное пользование, оформленные стенды, иные конструкции, элементы выставочного конструкций, дополнительное оборудование. В случае утраты принятого во временное пользование имущества, Участник выплачивает Организатору стоимость утраченного в двукратном размере его арендной платы (без скидки). В случае повреждения выплачивает стоимость поврежденного имущества в пределах двукратного размера арендной платы в зависимости от степени повреждения. Участники несут ответственность за любые повреждения выставочного стенда во время Форума-выставки.

ПОРЯДОК ЗАЕЗДА И ВЫЕЗДА

Въезд осуществляется с 1-го Красногвардейского проезда, через КПП-2, к павильону №2

Порядок ввоза и вывоза выставочных грузов на территорию Выставочного комплекса

Внимание! Для ЗАСТРОЙЩИКОВ выставочных стендов (после аккредитации и согласования) получают пропуска на автотранспорт и пропуска для сотрудников, Компании-Экспоненты в Дирекции Форума-выставки «50ПЛЮС»!

Для ввоза экспонатов, рекламных материалов и других выставочных грузов, не подлежащих таможенному досмотру, необходимо: