Учреждение здравоохранения
«Брестский областной диспансер спортивной медицины»
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОХРАНОЙ ТРУДА
ВНУТРЕННИЙ АУДИТ
СТП СУОТ 011-2010
г. Брест
Предисловие
1. РАЗРАБОТАН учреждением здравоохранения «Брестский областной диспансер спортивной медицины»
2. ВНЕСЕН начальником хозяйственной службы
3. УТВЕРЖДЕН приказом главного врача № 000 от 01.01.2001г.
4. ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ с 30.12.2010г.
5. СООТВЕТСТВУЕТ требованиям пункта 4.5.5 СТБ «Системы управления охраной труда. Требования».
6. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Содержание | ||
1 | Назначение | 4 |
2 | Область применения | 4 |
3 | Термины, определения, сокращения, условные обозначения | 4 |
4 | Ответственность | 7 |
5 | Описание процедур | 7 |
5.1 | Общие положения | 7 |
5.2 | Обучение и квалификация аудиторов | 9 |
5.3 | Организация внутренних аудитов | 9 |
5.4 | Планирование внутренних аудитов | 10 |
5.5 | Проведение внутреннего аудита | 11 |
5.6 | Разработка корректирующих действий | 12 |
5.7 | Оформление результатов аудита | 12 |
5.8 | Контроль за выполнением корректирующих действий | 13 |
5.9 | Анализ результатов внутренних аудитов | 13 |
6 | Управление записями | 14 |
7 | Нормативные ссылки | 14 |
8 | Внесение изменений | 15 |
9 | Рассылка | 15 |
Приложение 1 | Описание этапов деятельности по проведению внутреннего аудита | 16 |
Приложение 2 | Форма графика проведения внутренних аудитов | 18 |
Приложение 3 | Форма плана проведения внутреннего аудита | 19 |
Приложение 4 | Форма протокола несоответствий | 20 |
Приложение 5 | Форма плана корректирующих действий | 21 |
Приложение 6 | Форма отчета о результатах внутренних аудитов | 22 |
Приложение 7 | Форма журнала регистрации отчетов по внутренним аудитам | 23 |
Приложение 8 | Форма отчета о результатах контроля выполнения корректирующих действий | 24 |
Экспертный лист | 25 | |
Лист регистрации изменений | 26 | |
1. Назначение
Настоящий стандарт организации Системы управления охраной труда (далее – СТП СУОТ) учреждения здравоохранения «Брестский областной диспансер спортивной медицины» (далее – учреждение) устанавливает требования к подготовке и проведению внутренних аудитов СУОТ в учреждении.
2. Область применения
Требования настоящего СТП распространяются на все СТП СУОТ учреждения и обязательны для применения руководителями и специалистами, участвующими в планировании, организации и проведении внутренних аудитов СУОТ в учреждении.
3. Термины, определения, сокращения, условные обозначения
3.1. В настоящем СТП применяются термины, установленные в СТБ , а также следующие термины с соответствующими определениями:
охрана труда: система обеспечения безопасности жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая правовые, социально-экономические, организационные, технические, психофизиологические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия и средства;
система управления охраной труда: часть системы управления учреждения, предназначенная для реализации Политики учреждения в области охраны труда, а также для управления рисками;
постоянное улучшение: повторяющийся процесс улучшения системы управления охраной труда с целью повышения результативности охраны труда в соответствии с Политикой учреждения в области охраны труда;
корректирующее действие: действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации;
опасность: источник или ситуация с возможностью нанесения вреда жизни или здоровью работника;
идентификация опасности: установление наличия опасности и определение ее характеристик;
несчастный случай на производстве: событие, в результате которого работник получил увечье или иное повреждение здоровья при исполнении им трудовых обязанностей и которое повлекло необходимость перевода работника на другую работу, временную или стойкую утрату им профессиональной трудоспособности либо его смерть;
несоответствие: невыполнение требования;
цель в области охраны труда: цель, устанавливаемая в учреждении для достижения результативности охраны труда;
результативность охраны труда: результаты управления учреждением рисками;
политика в области охраны труда: официально выраженные высшим руководством общие намерения и направления деятельности учреждения, связанные с результативностью охраны труда;
учреждение: юридическое лицо
, которое имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество, несет самостоятельную ответственность по своим обязательствам, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде;
предупреждающее действие: действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации;
процедура: установленный способ осуществления деятельности или процесса;
запись: документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельство осуществленной деятельности;
риск: сочетание вероятности возникновения опасного события или воздействия и тяжести травмы или профессионального заболевания, причиной которого может быть это событие или воздействие;
оценка риска: весь процесс оценки величины риска и принятия решения, является ли риск приемлемым с учетом осуществляемых мер управления;
рабочее место: место постоянного или временного пребывания работников в процессе трудовой деятельности;
условия труда: совокупность факторов производственной среды и характера трудового процесса, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе труда;
нормативный правовой акт: официальный документ установленной формы, принятый (изданный) в пределах компетенции уполномоченного государственного органа (должностного лица) или путем референдума с соблюдением установленной законодательством Республики Беларусь процедуры, содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение;
технические нормативные правовые акты: технические регламенты, технические кодексы установившейся практики, стандарты, в том числе государственные стандарты Республики Беларусь, стандарты организаций, технические условия, санитарные нормы, правила и гигиенические нормативы, нормы и правила пожарной безопасности, государственные классификаторы технико-экономической информации, формы государственных статистических наблюдений и информация по их заполнению, методики по формированию и расчету статистических показателей, инструкции по организации и проведению государственных статистических наблюдений;
локальный нормативный правовой акт: нормативный правовой акт, действие которого ограничено рамками одной или нескольких организаций;
аудит: систематический и документально оформленный процесс проверки соответствия действий и связанных с ними результатов запланированным мероприятиям и эффективности выполнения этих мероприятий для достижения Политики и целей учреждения;
аудитор: лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита;
группа по аудиту: один или несколько аудиторов, проводящих аудит;
критерии аудита - политика, методы, процедуры или требования, по которым аудитор проверяет собранные аудиторские данные об объекте аудита;
объект аудита – определенная деятельность, событие, условие, система управления и/или информация об этих предметах;
результаты аудита – результаты оценки собранных аудиторских данных, сопоставленных с принятыми критериями аудита;
несущественное несоответствие: это упущение в выполнении установленных требований (критериев) либо другое отклонение от нормативного требования на систему управления охраной труда, устранение которого не связано с изменением организационной структуры организации, большими материальными затратами и которое может быть устранено в процессе работы группы по аудиту либо в течение месяца с момента выявления;
существенное несоответствие: это отсутствие, неприменение или полное нарушение какого-либо требования (критерия) СУОТ либо другое отклонение от нормативного требования на систему управления охраной труда, устранение которого потребует изменения организационной структуры организации, больших материальных затрат, длительного времени или которое существенно повлияет на качество продукции.
3.2. В настоящем СТП применяются следующие сокращения и условные обозначения:
ОТ - | охрана труда; |
СУОТ - | система управления охраной труда; |
ОСУОТ - | ответственный за СУОТ учреждения; |
ГВ - | главный врач; |
ЗГВМЧ - | заместитель главного врача по медицинской части; |
РСП - | руководитель структурного подразделения; |
НХС - | начальник хозяйственной службы; |
СТП - РГА - | стандарт организации; руководитель группы по аудиту. |
3.3. Для краткого описания процедуры управления аудитами в виде «Блок-схемы» применяются графические символы, описанные в СТП СУОТ 01-2010.
4. Ответственность
4.1. Заместитель главного врача по медицинской части (уполномоченный представитель высшего руководства, ответственный за СУОТ учреждения (далее – ОСУОТ) несет ответственность за организацию и координацию работ по подготовке и проведению внутренних аудитов СУОТ учреждения и за подготовку специалистов учреждения для проведения внутренних аудитов.
4.2. Начальник хозяйственной службы несет ответственность за:
планирование внутренних аудитов;
анализ результатов внутренних аудитов в учреждении и информирование высшего руководства о результатах проведенных аудитов;
контроль за выполнением плана корректирующих действий;
контроль за деятельностью внутренних аудиторов;
учет и хранение результатов внутренних аудитов.
4.3. Руководитель группы по внутреннему аудиту несет ответственность за:
подготовку плана внутреннего аудита в учреждении;
своевременное проведение внутреннего аудита;
представление отчета по внутреннему аудиту;
контроль за выполнением корректирующих действий;
представление отчета о результатах контроля.
4.4. Аудитор несет ответственность за:
своевременность и объективность представленных результатов проведенного внутреннего аудита;
документирование выявленных несоответствий, их идентификацию;
объективность при оценке результатов деятельности подразделений в области охраны труда (далее – ОТ);
соблюдение конфиденциальности.
4.5. Руководитель проверяемого структурного подразделения несет ответственность за:
создание условий, обеспечивающих проведение внутреннего аудита;
достоверность и полноту представленной информации;
разработку и реализацию корректирующих действий при выявлении несоответствий при проведении аудита в подразделении.
5. Описание процесса
5.1. Общие положения
5.1.1. Учреждение обеспечивает проведение внутренних аудитов СУОТ учреждения с запланированной периодичностью для того, чтобы:
а) определить, действительно ли СУОТ учреждения:
соответствует запланированным мероприятиям по управлению ОТ, включая требования настоящего стандарта;
внедрена и функционирует надлежащим образом;
результативна для выполнения Политики и целей учреждения в области ОТ;
б) предоставить руководству учреждения информацию о результатах аудитов.
Программа аудитов планируется и выполняется учреждением с учетом результатов оценки рисков деятельности учреждения и результатов предыдущих аудитов.
Учреждение устанавливает процедуру аудита, которая отражает:
ответственность, компетенцию и требования по планированию и проведению аудитов, отчетности о результатах и ведению соответствующих записей;
определение критериев, области, периодичности и методов аудита.
Выбор аудиторов и проведение аудитов должны гарантировать объективность и беспристрастность процесса аудита.
5.1.2. Внутренний аудит является обязательным элементом СУОТ, непосредственно направленным на реализацию главного принципа – постоянное улучшение СУОТ.
5.1.3. Внутренние аудиты проводятся с целью:
оценки соответствия СУОТ требованиям СТБ , запланированным мероприятиям в области ОТ;
оценки внедрения и результативности функционирования СУОТ и достижения Политики учреждения и целевым показателям в области ОТ;
оценки соответствия фактически выполняемых процедур требованиям документов СУОТ;
проверки выполнения корректирующих и предупреждающих действий и их результативности;
постоянного улучшения СУОТ учреждения.
5.1.4. Внутренний аудит в общем случае содержит следующие этапы:
планирование;
подготовку аудита;
проведение аудита;
документирование результатов аудита;
разработку корректирующих действий (при необходимости плана корректирующих действий);
осуществление контроля за выполнением корректирующих действий;
анализ и обобщение результатов аудита.
5.1.5. Объектом внутреннего аудита является СУОТ учреждения или ее элементы.
5.1.6. Внутренний аудит СУОТ учреждения:
проводится по инициативе и на условиях высшего руководства учреждения;
проводится внутренними аудиторами учреждения;
подконтролен высшему руководству учреждения.
5.1.7. Последовательность этапов аудитов, распределение ответственности
между специалистами, участвующими в проведении внутренних аудитов СУОТ учреждения приведены в приложении 1.
5.2. Обучение и квалификация аудиторов
5.2.1. Внутренние аудиты СУОТ в учреждении осуществляются специально подготовленными специалистами учреждения – аудиторами.
5.2.2. В состав группы аудиторов должны включаться специалисты, в наибольшей степени отвечающие следующим требованиям:
личные качества (умение общаться с людьми, наблюдательность, самостоятельность, беспристрастность, объективность, компетентность);
знание требований законодательства, нормативных правовых актов (далее – НПА), технических нормативных правовых актов (далее – ТНПА), локальных нормативных правовых актов (далее – ЛНПА) в области ОТ;
владение вопросами планирования, организации, и методики проведения внутренних аудитов;
умение документировать и оформлять результаты проверок.
5.2.3. Кандидаты в аудиторы проходят обучение на аудитора и проверку знаний в учреждении образования, дающее им знания и квалификацию, необходимые для проведения внутренних аудитов СУОТ в учреждении.
5.2.4. Аудиторы должны иметь удостоверение о прохождении обучения и проверке знаний, выданное учреждением образования, имеющим лицензию на проведение обучения в области СУОТ. Периодическая проверка знаний аудиторов по вопросам ОТ проводится в учреждении не реже одного раза в три года.
5.2.5. Для поддержания своей компетентности на современном уровне аудитор должен:
самостоятельно повышать уровень профессиональных знаний;
регулярно участвовать в аудитах;
проходить обучение на курсах повышения квалификации в учреждении образования не реже одного раза в пять лет;
принимать участие в работе конференций и семинаров по вопросам ОТ;
изучать новые законодательные акты, НПА и ТНПА в области ОТ.
5.3. Организация внутренних аудитов
5.3.1. Внутренний аудит СУОТ проводится в виде плановых и внеплановых проверок.
5.3.2. Плановые проверки СУОТ проводятся в соответствии с годовыми графиками проведения внутренних аудитов СУОТ в структурных подразделениях учреждения. Внутренний аудит проводится не реже одного раза в календарный год в каждом структурном подразделении учреждения по всем элементам СУОТ. Годовой график внутренних аудитов разрабатывается инженером по ОТ до 5 января текущего года и утверждается заместителем главного врача по медицинской части (ОСУОТ).
Форма графика проведения внутренних аудитов приведена в приложении 2.
5.3.3. Внеплановые проверки СУОТ проводятся:
при поступлении обоснованной информации о нарушениях требований законодательства в области ОТ;
при изменениях законодательства в области ОТ, а также в случаях введения новых технологий, нового оборудования, изменении организационной структуры учреждения, изменении процедур СУОТ;
при произошедшем несчастном случае на производстве;
в иных случаях по решению высшего руководства учреждения.
5.3.4. Для проведения внутренних аудитов приказом главного врача назначается группа по аудиту из числа обученных специалистов учреждения и руководитель группы по аудиту. Проект приказа готовит инженер по ОТ.
5.3.5. Внутренний аудитор не должен иметь прямой заинтересованности в проверяемой области деятельности, не являться работником проверяемого подразделения, соблюдать конфиденциальность полученной в ходе аудита информации.
5.3.6. При необходимости, к внутреннему аудиту могут быть привлечены технические эксперты сторонних организаций.
5.3.7. При проведении внепланового внутреннего аудита, руководитель группы по аудиту готовит проект распоряжения заместителя главного врача по медицинской части (ОСУОТ) о привлечении группы аудиторов и технических экспертов (при необходимости) к внутренней проверке.
5.3.8. В распоряжении указываются:
цель внепланового внутреннего аудита;
объекты аудита;
сроки проведения аудита;
документы, оформляемые по результатам внепланового внутреннего аудита.
5.3.9. Информация о результатах проведенного внепланового аудита представляется руководителем группы по аудиту высшему руководству учреждения и является входными данными для анализа результативности СУОТ со стороны высшего руководства учреждения.
5.4. Планирование внутренних аудитов
5.4.1. Для проведения аудита СУОТ в конкретном структурном подразделении руководитель группы по аудиту составляет план проведения внутреннего аудита.
Форма плана проведения внутренних аудитов приведена в приложении 3.
5.4.2. План проведения внутреннего аудита СУОТ составляется в одном экземпляре, оригинал остается у руководителя группы по аудиту, а копия передается руководителю проверяемого структурного подразделения не позднее, чем за три дня до начала проведения аудита.
5.4.3. Утвержденный заместителем главного врача по медицинской части (ОСУОТ) план проведения внутреннего аудита СУОТ служит документальным основанием для проведения внутреннего аудита и является обязательным для всех работников учреждения, имеющих отношение к конкретному внутреннему аудиту.
5.4.4. Руководитель проверяемого структурного подразделения информирует работников подразделения о целях и сроках аудита, готовит необходимую дополнительную информацию по запросу аудиторов.
5.4.5. Руководитель группы по аудиту поручает каждому члену группы проверку конкретных элементов СУОТ, процедур и процессов.
5.5. Проведение внутреннего аудита
5.5.1. Процесс проведения внутреннего аудита СУОТ включает основные этапы:
предварительное совещание;
сбор аудиторских данных;
заключительное совещание.
5.5.2. Целью предварительного совещания с руководителем проверяемого структурного подразделения и уполномоченным по СУОТ подразделения, является краткое изложение целей, объема, критериев, плана, графика, методики и процедур аудита.
5.5.3. Сбор аудиторских данных производится путем опроса работников учреждения, изучения документов СУОТ и наблюдения за деятельностью подразделения и условиями труда работников, оценки результативности корректирующих действий, предложенных в ходе предыдущих аудитов.
5.5.4. Существенные и несущественные несоответствия регистрируются в протоколе несоответствий, в котором обнаруженные несоответствия идентифицируются с требованиями, установленными в СТП СУОТ учреждения и других документах СУОТ.
Форма протокола несоответствий приведена в приложении 4. Протокол несоответствий составляется руководителем группы по аудиту в одном экземпляре, проверяемому подразделению направляется копия протокола несоответствий.
5.5.5. Целью заключительного совещания является ознакомление руководителя проверяемого структурного подразделения и уполномоченного по СУОТ подразделения с результатами внутреннего аудита, анализ причин возникновения несоответствий, обсуждаются необходимые корректирующие действия.
5.5.6. Все разногласия, возникшие в ходе заключительного совещания, должны быть разрешены до оформления отчета по внутреннему аудиту. Окончательное решение относительно результатов внутреннего аудита остается за руководителем группы по аудиту.
5.5.7. Руководитель группы по аудиту передает руководителю проверенного структурного подразделения два экземпляра протокола несоответствий для определения корректирующих действий, ответственных за их выполнение лиц и сроков выполнения корректирующих действий по выявленным несоответствиям.
Первый экземпляр протокола несоответствий подлежит возврату руководителю группы по аудиту в срок, указанный в протоколе несоответствий, для контроля и документирования результатов проведенного внутреннего аудита.
5.6. Разработка корректирующих действий
5.6.1. Руководитель проверенного подразделения в течение двух дней после получения протокола несоответствий разрабатывает корректирующие действия, устанавливает сроки их проведения, ответственных лиц, согласовывает их с руководителем группы по аудиту и заполняет соответствующие графы в протоколе несоответствий.
5.6.2. В случае установления большого количества несоответствий или если для выполнения корректирующих действий требуется привлечение ресурсов и участие специалистов других структурных подразделений учреждения, руководитель проверенного подразделения разрабатывает план корректирующих действий. В этом случае руководитель проверенного подразделения в протоколе несоответствий делает отметку о разработке плана корректирующих действий.
Форма плана корректирующих действий приведена в приложении 5.
5.6.3. Руководитель проверенного подразделения согласовывает план корректирующих действий с ответственными исполнителями и утверждает его у заместителя главного врача по медицинской части (ОСУОТ).
Разногласия по мероприятиям плана корректирующих действий снимаются на совещании по вопросам ОТ.
5.6.4. Копию утвержденного плана корректирующих действий руководитель проверенного структурного подразделения направляет инженеру по ОТ для контроля и руководителям структурных подразделений, ответственным за выполнение корректирующих действий.
5.7. Оформление результатов аудита
5.7.1. По результатам проведения внутреннего аудита, руководитель группы по аудиту составляет отчет. Форма отчета о результатах внутреннего аудита СУОТ приведена в приложении 6.
5.7.2. В отчет не включаются несущественные несоответствия, которые были устранены в процессе аудита, а также субъективные мнения аудиторов, которые не обсуждались с руководителем проверенного подразделения.
Отчет должен быть составлен в течение трех дней после окончания проверки.
5.7.3. Отчет подписывает руководитель группы по аудиту, члены группы по аудиту (за исключением технических экспертов) и руководитель проверенного структурного подразделения.
5.7.4. Подписанный отчет регистрируется начальником хозяйственной службы в журнале регистрации отчетов по внутренним аудитам СУОТ. Форма журнала регистрации отчетов по внутренним аудитам приведена в приложении 7.
5.7.5. Руководитель группы по аудиту передает зарегистрированный отчет заместителю главного врача по медицинской части (ОСУОТ) для утверждения.
5.7.6. Контрольный экземпляр утвержденного отчета направляется начальнику хозяйственной службы для учета и контроля корректирующих действий и подготовки информации о состоянии работы в области ОТ для высшего руководства учреждения.
Рабочий экземпляр утвержденного отчета направляется руководителю проверенного подразделения для выполнения корректирующих действий. Процедура управления документами установлена в СТП СУОТ 03-2010.
5.7.7. Отчеты и другие документы (план внутреннего аудита, график проведения внутреннего аудита СУОТ, протоколы несоответствий, планы корректирующих действий) хранятся у начальника хозяйственной службы в деле «Внутренние аудиты».
5.7.8. Отчеты по внутренним аудитам являются входными данными для анализа результативности СУОТ со стороны высшего руководства учреждения в соответствии с СТП СУОТ .
5.8. Контроль за выполнением корректирующих действий
5.8.1. Руководитель группы по аудиту несет ответственность за осуществление контроля выполнения корректирующих действий.
5.8.2. Руководитель проверенного подразделения устно уведомляет руководителя группы по аудиту о выполнении корректирующих действий.
5.8.3. Руководитель группы по аудиту (при необходимости может быть привлечена группа аудиторов, осуществлявших проверку) проводит проверку выполнения плана корректирующих действий в структурном подразделении.
По результатам проведенной проверки руководитель группы по аудиту составляет отчет о результатах контроля выполнения корректирующих действий. Форма отчета о результатах контроля приведена в приложении 8.
5.8.4. По результатам проведенного контроля руководитель группы по аудиту делает отметку о выполнении (невыполнении) в протоколе несоответствий и журнале регистрации отчетов по внутренним аудитам СУОТ.
5.8.5. Если при проверке выполнения корректирующих действий несоответствие не устранено или повторилось, то необходимо установить:
реально ли была определена ответственность конкретного исполнителя;
реальны ли были сроки выполнения;
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 |
