Министерство культуры Российской Федерации Пермская государственная академия искусства и культуры
Факультет документально-информационных коммуникаций
Кафедра документоведения, библиотековедения и библиографии
П Р О Г Р А М М А
производственной практики
студентов III курса специальности
«Документоведение и документационное
обеспечение управления»
Пермь
2013
Программа производственной практики студентов III курса специальности «Документоведение и ДОУ» / Перм. гос. акад. искусства и культуры. Кафедра документоведения, библиотековедения и библиографии; Сост.: профессор . – Пермь, 2004. – 14 с.
Утверждено Советом факультета документально-информационных коммуникаций ПГ
Отв. за выпуск – зав. кафедрой, доцент
I. Цели и задачи практики
Производственная практика студентов III курса проводится с целью закрепления теоретических знаний и практических навыков, полученных в процессе изучения курса « Организация и технология ДОУ». Конечный результат практики – получить представление о системе ДОУ конкретной организации и навыки работы с документами на всех стадиях их движения.
Основные задачи практики:
а) способствовать закреплению и расширению знаний:
· специальной терминологии и нормативно-методической базы документационного обеспечения управления;
· проблем и тенденций развития документационного обеспечения управленческих структур с учетом новейших достижений документоведения и информационных технологий;
· особенностей формирования структуры, функций, штатного состава служб ДОУ;
· закономерностей документообразования и документооборота; организации ИПС и контроля исполнения документов, систематизации и обеспеченности сохранности документной информации;
· методов и технологии обработки документов с использованием традиционного и автоматизированного режимов.
б) получить практические навыки в освоении процессов:
· разработки нормативно-методических документов по регламентации ДОУ;
· движения документов в учреждении, организации с момента их поступления до завершения исполнения;
· анализа структуры документооборота, составления маршрутно-технологических карт, оперограмм подготовки и обработки документов;
· составления классификационных справочников (номенклатуры дел, перечня документов со сроками хранения и т. д.);
· разработки информационно-поисковых систем по документам организации;
· организации контроля за исполнением документов и оперативного их хранения;
· определения ценности документов и документной информации, подготовке документов к передаче в ведомственный архив;
· использования оргтехники и компьютерных технологий для составления, изготовления и обработки документов.
II. Организация практики
Базами практики являются государственные и муниципальные учреждения и организации, коммерческие фирмы и предприятия, в структуре которых имеются: служба ДОУ (канцелярия), общий отдел, ведомственный архив и другие структурные подразделения. В дальнейшем в программе будет использован обобщающий термин «организация».
Продолжительность практики 4 недели, из которых одна неделя отводится на работу в ведомственном архиве. Практика организуется и проводится в соответствии с графиком работы учреждения. Продолжительность рабочего дня не менее 6 часов, при этом 1 час отводится на заполнение дневника и оформление документации, предусмотренной программой.
В период прохождения практики студенты могут работать на должностях документоведов, секретарей-референтов руководителей организации, секретарей структурных подразделений, специалистов канцелярии, общего отдела и других подразделений, осуществляющих документационное обслуживание.
Общее руководство практикой осуществляет преподаватель выпускающей кафедры, который контролирует выполнение программы практики, оказывает методическое консультирование, проверяет отчетную документацию, принимает участие в защите практики. Студент-практикант выполняет индивидуальные задания под руководством руководителя или сотрудника соответствующей службы (подразделения).
Во время прохождения практики студент подчиняется правилам, существующим в учреждении (структурном подразделении), не допуская нарушения трудовой дисциплины. В случае заболевания или других уважительных причин студент обязан отработать пропущенные дни в полном объеме по согласованию с руководителем практики.
III. Оформление документации и подведение
итогов практики
Результаты ежедневной работы студент заполняет в дневнике (приложение 1), который представляет для проверки руководителю практики. По окончании практики студент обязан составить письменный отчет о проделанной работе по каждому направлению. Отчет составляется на основе дневника и содержит не только текстовый материал, но и образцы документов и другие материалы, которые оформляются в виде приложений.
Отчет практиканта должен быть представлен в виде письменного текста, состоящего из введения, четырех глав и заключения. Главы отчета определяются тематической структурой программы практики.
Во введении излагаются цели и задачи практики. В главах отражается материал о результатах выполненной работы в соответствии с темами программы. Необходимо также указать использованные приемы и методы выполнения отдельных технологических операций. В заключении студент отмечает особенности системы ДОУ, сложившейся в данной организации, вносит свои предложения по совершенствованию делопроизводства как в целом по организации, так и в структурных подразделениях.
В качестве приложения к отчету необходимо представить технологические схемы и карты, бланки и копии документов, регистрационные формы, номенклатуры дел и др.
Отчет должен иметь титульный лист (приложение 2) с подписями руководителей практики от организации и от кафедры. Страницы отчета нумеруются, а на последней его странице ставится дата и подпись студента-практиканта.
После завершения практики, наряду с дневником и отчетом студент представляет характеристику (приложение 4). Она составляется на бланке, подписывается руководителем практики от организации, заверяется печатью и прилагается к отчету.
В характеристике необходимо отразить наблюдения руководителя о работе студента, его деловых качествах, умениях и навыках. В ней должна содержаться оценка практики («отлично», «хорошо», «удовлетворительно», «неудовлетворительно»).
Подведение итогов производственной практики, обсуждение отчетов проводится в институте в присутствии комиссии совместно со студентами - практикантами.
IV. Содержание практики
Часть 1. Организация службы документационного
обеспечения управления (ДОУ)
Задания данного раздела направлены на изучение организационных форм, структуры и функций службы ДОУ, закреплению навыков работы с нормативно-методическими документами, регламентирующими деятельность службы ДОУ.
Задания по практике:
1.1. Определить общий статус организации, направления ее деятельности, роль и место в системе учреждений района, города, области. На основании полученных данных подготовить структурную схему организации.
1.2. Выяснить особенности организации делопроизводственной службы учреждения и подготовить схему организационной структуры службы ДОУ. Для каждого структурного подразделения и участка службы ДОУ на схеме зафиксировать вид подчиненности (прямая, административная или методическая).
1.3. Изучить Положение о службе ДОУ и инструкцию по делопроизводству в организации. Схематически изобразить основные структурные части этих документов с указанием всех реквизитов их оформления.
1.4. Изучить систему планирования, отчетности и особенности нормирования труда сотрудников службы ДОУ. Перечислить нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ.
1.5. При использовании в организации автоматизированной системы делопроизводства отметить наличие программного обеспечения (название, версия, программы), достоинства и недостатки программы.
По результатам изучения данной части в дневнике следует отметить наличие или отсутствие основных нормативных документов, степень регламентации делопроизводственных процессов, особенности организационной структуры службы ДОУ, название автоматизированных делопроизводственных операций (регистрация, контроль исполнения, движение документов и т. д.).
Часть 2. Документирование деятельности учреждения и организация документооборота
Выполнение заданий направлены на овладение технологией движения документов в аппарате управления с момента их получения до завершения исполнения, а также на освоение методов анализа структуры документооборота.
Задания по практике:
2.1. Ознакомиться с системами документации организации. Схематически представить основные виды и разновидности документов, используемых для документирования деятельности учреждения.
2.2. Изучить техническую оснащенность процессов документирования, определить технические и программные средства, применяемые для изготовления документов, передачи информации, степень оснащенности рабочих мест сотрудников компьютерами, оргтехникой и средствами связи.
2.3. Выяснить порядок первичной обработки поступающих документов и ознакомиться с правилами приема, сортировки и отправки документов.
2.4. Изучить порядок движения документных потоков в организации и составить технологические схемы движения входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов. Определить способы получения документов и их отправки (почта, курьеры, факс, электронная почта). Осуществить экспедиционную обработку поступающих, исполненных и отправляемых документов.
2.5. Проанализировать структуру документооборота и сделать выводы по следующим параметрам: функциональный и видовой состав документопотока; направление потока и его объем (за год, квартал, месяц), режим документопотока.
Принять участие в составлении различных оперограмм документов, маршрутно-технологических карт подготовки документов, документограмм.
В дневнике практики обобщить результаты изучения документооборота по указанным позициям.
Часть 3. Организация информационно-поисковых систем и контроля исполнения документов
Задания данного раздела направлены на освоение традиционного и автоматизированного способов регистрации и индексирования документов, изучение принципов построения ИПС, технологии контроля исполнения документов и организации информационно-справочного обслуживания аппарата управления.
Задания по практике:
3.1. Изучить систему регистрации документов в организации: централизованная или децентрализованная; виды документов, подлежащие регистрации; используемые регистрационные формы; состав вводимой информации и порядок заполнения. Осуществить регистрацию группы поступивших и отправляемых документов.
3.2. При наличии в организации автоматизированной системы регистрации, выявить и указать состав реквизитов, вносимых в регистрационную карточку. Образец РКК дать в приложении.
3.3. Привести примеры различных способов индексации документов. Характеризовать классификационные справочники (классификаторы), используемые организацией при индексировании документов (назначение, сфера использования, технология разработки).
3.4. Охарактеризовать систему контроля за исполнением документов и принятых решений (организация службы контроля, виды контролируемых документов, сроки исполнения, технологические процедуры контроля, отчетность);
3.5. Осуществить поиск документов в БД по любому реквизиту регистрационно-контрольной карточки.
Часть 4. Систематизация и обеспечение сохранности
документной информации
Цель данного раздела практики – познакомиться с работой экспертной комиссии (ЭК) организации по определению ценности документов и документной информации, приобрести навыки систематизации документов и формирования дел, оформления дел для сдачи в ведомственный архив.
Задания по практике:
4.1. Ознакомится с Положением об экспертной комиссии организации, ее составом и направлениями деятельности.
4.2. Проанализировать конкретную номенклатуру дел организации. Составить номенклатуру дел структурного подразделения, сформулировать заголовки дел и провести их систематизацию.
4.3. Изучить требования нормативно-методических документов к формированию дел, проведению экспертизы ценностей документов и их подготовке к сдаче в ведомственный архив.
4.4. Осуществить группировку документов в дела, оформить дела для сдачи в архив организации (пронумеровать документы дела, составить внутреннюю опись, заверительную надпись и оформить обложку дела).
4.5. Составить опись на дела постоянного и временного хранения, подлежащие сдаче в архив.
4.6. Подготовить акт об уничтожении документов, утративших научно-практическое значение.
4.7. Составить протокол заседания экспертной комиссии об уничтожении дел и изменении сроков хранения.
Методы изучения
Для изучения вопросов организации деятельности служб ДОУ и технологии работы с документами студенты повторяют пройденный учебный материал по конспектам лекции и рекомендованной литературе; знакомятся с нормативно-методической документацией по ДОУ, имеющейся в организации; принимают участие в разработке необходимых организационно-методических и инструктивных документов.
В процессе прохождения производственной практики используются следующие методы: изучение документов, опрос, интервьюирование, личное наблюдение.
V. Отчетные документы
1. Дневник производственной практики студента (приложение 1).
2. Отчет студента о производственной практике (приложение 2).
3. Приложение к отчету (схемы, образцы документов, разработки и другие материалы.
4. Характеристика (приложение 4).
5. Отчет преподавателя о руководстве практикой (приложение 3)
П Р И Л О Ж Е Н И Е 1
Пермская государственная академия искусства и культуры
Факультет документально-информационных коммуникаций
Кафедра документоведения, библиотековедения и библиографии
ДНЕВНИК ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКИ СТУДЕНТА
Фамилия__________________________________________________________
Имя______________________________________________________________
Отчество__________________________________________________________
Специальность_____________________________________________________
Курс, группа_______________________________________________________
Наименование базы практики________________________________________
Руководитель практики от института__________________________________
Примерная схема дневника производственной практики
Дата | Содержаниеи объем работы | Структурное подразделение организации, количество дней, часов | Замечания и предложения практиканта | Замечания и предложения руководителей практики, их подписи |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
П Р И Л О Ж Е Н И Е 2
Образец оформления титульного листа
ПЕРМСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ИСКУССТВА И КУЛЬТУРЫ
Факультет документально-информационных коммуникаций
Кафедра документоведения, библиотековедения и библиографии
ОТЧЕТ О ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКЕ
по курсу «Организация и технология ДОУ»
База практики________________________________________
Студента______курса, группы____
_____________________________
(Ф. И.О.)
Руководители:
от организции__________________
от кафедры_____________________
Отчет принят
«____»__________20__ г.
Структура отчета
1. Цель и задача практики
2. Выполненные задания (в соответствии с программой практики)
3. Порядок, последовательность или схема выполнения работы.
4. Описание практических результатов (технология работы, табли - цы, схемы).
5. Полученные производственные навыки.
6. Выводы и предложения. Замечания и предложения по организации и содержанию практики.
П Р И Л О Ж Е Н И Е 3
ОТЧЕТ ПРЕПОДАВАТЕЛЯ О РУКОВОДСТВЕ ПРАКТИКОЙ
В своем отчете о руководстве производственной практикой преподаватель должен осветить следующие вопросы:
· характеристика базы практики;
· сведения о числе студентов, своевременности их прибытия на практику, итоги защиты;
· выполнение студентами программы практики и индивидуальных занятий;
· предложения по организации и совершенствованию практики, ее программы, выбору базы.
К отчету обязательно прилагается протокол защиты практики с итоговой оценкой работы каждого студента. Эти оценки преподаватель проставляет в ведомости деканата и в зачетных книжках студентов. Отчеты представляются на кафедру не позднее 10 дней после окончания практики.
П Р И Л О Ж Е Н И Е 4
Образец оформления характеристики
Бланк организации
Характеристика
Студент(ка)______курса факультета документально-информационных коммуникаций _____________________________
проходила практику по курсу «Организация и технология ДОУ»
в ________________________________________________________
( наименование организации и структурных подразделений)
с_______________по_______________
В период прохождения практики студент (ка) изучил (а)
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(перечислить основные виды работы)
При выполнении заданий, предусмотренных программой практики, проявил (а) себя __________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Практика оценивается _________________________________
(оценка)
Наименование должности
руководителя практики (подпись)
Содержание
Цели и задачи практики. . 3
Организация практики
Оформление документации и подведение
итогов практики.4
Содержание практики
1. Организация службы ДОУ6
2. Документирование деятельности учреждения
и организация документооборота. . .7
3. Организация информационно-поисковых
систем и контроля исполнения документов. . 8
4. Систематизация и обеспечение сохранности
документной информации.9
Отчетные документы
Приложения:
Приложение 1. Образец дневника практики
Приложение 2. Образец оформления титульного
листа отчета. . 11
Приложение 3. Отчет преподавателя о руководстве
практикой
Приложение 4. Образец оформления характеристики
Технический редактор:
Подписано в печать Формат А5. Бумага документная.
Гарнитура Times New Roman. Усл. печ. л. 1, 0. Тираж 100 экз.
Редакционно-издательский отдел ПГИИК. Пермь, ул. .
Типография ПГИИК. Пермь, ул. Советская, 102.
Для заметок
