Аналитический материал к семинару на тему: « Типичные ошибки отражения операций в бухгалтерском учете, их анализ и рекомендации по исправлению» (стр. 1 )

ПРОГРАММА ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКВЫ

ДЕПАРТАМЕНТ ПОДДЕРЖКИ И РАЗВИТИЯ МАЛОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА ГОРОДА МОСКВЫ

ЦЕНТРЫ»

Аналитический материал

к семинару на тему:

« Типичные ошибки отражения операций в бухгалтерском учете, их анализ и рекомендации по исправлению»

Москва, 2009

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. Введение.. 3

2. Основные требования к ведению и организации бухгалтерского учета 3

3. Классификация ошибок.. 7

4. Ошибки при отражении различных хозяйственных операций.. 11

4.1. Основные средства.. 11

4.2. Ошибки при оформлении первичной документации.. 14

4.3. Ошибки при оформлении трудовых отношений.. 23

4.4. Методология бухгалтерского учета.. 24

5. Способы исправления ошибок.. 34

6. Новое ПБУ «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» 42

7. Влияние ошибок бухгалтерского учета на налоговую отчетность 43

1. Введение

Видимо, бухгалтера можно

уподобить пчеловоду
, ибо от его

трудов – учетной информации –

извлекают пользу очень многие,

а трудится он один.

Бреда

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Основными задачами бухгалтерского учета являются:

v  формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

v  обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

v  предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

2. Основные требования к ведению и организации бухгалтерского учета

Основные требования к ведению бухгалтерского учета состоят в следующем:

1. Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях.

2. Имущество, являющееся собственностью организации, учитывается обособленно от имущества других юридических лиц, находящегося у данной организации.

3. Бухгалтерский учет ведется организацией непрерывно с момента ее регистрации в качестве юридического лица
до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4. Организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета.

5. Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.

6. В бухгалтерском учете организаций текущие затраты на производство продукции и капитальные вложения учитываются раздельно.

Данные положения являются основополагающими для бухгалтерского учета и прямо отражены в Законе Российской Федерации от 01.01.01 года «О бухгалтерском учете».

Для выполнения вышеуказанных требований и задач не мало важно создать благоприятные условия для правильной организации ведения бухгалтерского учета.

Выполнить условия правильной организации бухгалтерского учета поможет ст. 6 Закона , в которой закреплены следующие положения:

1. Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.

2. Руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:

а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

б) ввести в штат должность бухгалтера;

в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

г) вести бухгалтерский учет лично.

3. Принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

При этом утверждаются:

v  рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

v  формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

v  порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;

v  правила документооборота и технология обработки учетной информации;

v  порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

4. Принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год. Изменение учетной политики может производиться в случаях изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета или существенного изменения условий ее деятельности. В целях обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового года.

Теперь рассмотрим еще один важный аспект бухгалтерского учета – ст. 9 Закона установлено, что основой учета является хозяйственная операция (факт хозяйственной деятельности). При этом каждая хозяйственная операция в момент ее совершения или сразу же после нее должна быть оформлена первичным документом.

Надо отметить, что в отношении первичных документов Закон также определяет четкие критерии.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки
для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Дополнительно, обращаем внимание на то, что с 01 января 2009 года при составлении учетной политики на 2009 года, в ней надо прописать и утвердить все формы первичных документов, которые будут применяться организацией (вне зависимости существуют ли на настоящий момент унифицированные формы для каких-либо операций или нет).

В момент получения первичного документа бухгалтерская служба в организации должна провести полученный документ, как мы указывали ранее, путем составления двойной записи на счетах бухгалтерского учета.

Сам План счетов разрабатывается и утверждается Министерством финансов РФ. На настоящий момент для коммерческих предприятий действует План счетов, утвержденный Министерством финансов РФ от 01.01.01 № 94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и инструкции по его применению».

Инструкция по применению Плана счетов разработана и применяется для того, чтобы установить единые подходы к отражению фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. В ней приведена краткая характеристика синтетических счетов и открываемых к ним субсчетов: раскрыты их структура и назначение, экономическое содержание обобщаемых на них фактов хозяйственной деятельности, порядок отражения наиболее распространенных фактов. Описание счетов бухгалтерского учета по разделам приводится в последовательности, предусмотренной Планом счетов бухгалтерского учета.

Принципы, правила и способы ведения организациями бухгалтерского учета отдельных активов, обязательств, финансовых, хозяйственных операций и др., в том числе признания, оценки, группировки, устанавливаются положениями и другими нормативными актами, методическими указаниями по вопросам бухгалтерского учета.

Таким образом, законодательством Российской Федерации предусмотрено, что, применяя План счетов и соответственно Инструкцию по его применению в организациях ведется учет методом двойной записи.

В Инструкции по применению Плана счетов после характеристики каждого синтетического счета дана типовая схема корреспонденции его с другими синтетическими счетами. В случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, корреспонденция по которым не предусмотрена в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные Инструкцией.

3. Классификация ошибок

Итак, согласно Закону РФ все операции в бухгалтерском учете должны и могут отражаться только при наличии первичных документов, подтверждающих свершившийся факт финансово-хозяйственной деятельности. Вместе с тем, как мы все хорошо знаем, проблема своевременного составления, получения первичных документов является одной из самых актуальных проблем до сих пор. Проблемы с получением первичных документов огромны, т. к. в идеале важно не просто получить правильно составленный, оформленный и подписанный первичный документ, важно получить его ровно в срок и на основании этого составить бухгалтерскую проводку, которая в свою очередь повлияет на результат финансово-хозяйственной деятельности организации.

Декларации, отчеты, нескончаемый поток документов... Большой объем информации зачастую становится причиной невнимательности. И как следствие - ошибок в учете. Самые распространенные из них - ошибки в первичных документах.

Отсутствие или неправильное оформление первичных учетных документов ведет к необоснованному отражению хозяйственной операции, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Например, при оформлении хозяйственной операции документами, в которых отсутствуют обязательные реквизиты, налоговые органы будут настаивать на неправомерном отражении данной операции в учете организации, более того при вынесении такого дел в суд - суд может поддержать контролирующие органы указав на то, что содержание вышеуказанных документов действительно не соответствует требованиям законодательства о налогах и сборах. В результате затраты не будут иметь документальное подтверждение, и организация будет вынуждена пересчитать налоговые обязательства с уплатой суммы штрафа и пеней.

Поиск и устранение ошибок являются одним из основных путей снижения налогового риска. Все ошибки можно разделить на несколько групп:

v  ошибки, искажающие величину налоговой базы;

v  ошибки, искажающие сумму налога из-за неправильного применения льгот, выбора налоговой ставки или порядка исчисления налога;

v  ошибки, нарушающие порядок и сроки представления налоговых деклараций и уплаты налогов.

Ошибки можно дифференцировать на арифметические и методологические. Арифметической ошибкой считается ошибка или описка, допущенная при заполнении декларации (расчета), приложений к ней, в частности при выполнении арифметических действий (сложение или вычитание соответствующих строк), а также описка, допущенная при перенесении данных из приложений, на основании которых заполняется декларация (неверно поставленная запятая при применении единицы измерения, неправильно перенесенный итог из приложения и т. п.). Аналогичные ошибки могут быть допущены и при ведении налогового учета в соответствующих регистрах, а также при перенесении данных налогового учета из регистров в декларацию по налогу на прибыль организации или в приложения к ней. Под методологической ошибкой следует понимать ошибку, допущенную при составлении декларации, которая состоит в неправильном применении или неприменении ставок налогообложения либо коэффициентов при определении налогового обязательства по конкретному налогу, сбору (обязательному платежу).

Ошибки могут возникнуть из-за неправильных действий при сборе и обработке данных, на основании которых составляется налоговая отчетность, из-за искаженных оценочных значений, возникающих в результате необоснованного учета или некорректной интерпретации фактов. От недобросовестного действия ошибка отличается отсутствием умысла, лежащего в основе действия, приведшего к искажению налоговой отчетности.

Исследование налоговых ошибок в отраслях экономики свидетельствует о том, что ошибки возникают вследствие:

v  неправильного применения или незнания нормативных налоговых актов и дополнений к ним;

v  некомпетентности бухгалтеров;

v  несвоевременного или неполного отражения продаж либо неотражения продаж по бартерным (товарообменным) операциям;

v  непроведения в учете исправительных проводок по актам проверок налоговых инспекций;

v  арифметических ошибок в исчислении налогов, сборов и иных платежей;

v  невыделения в документах на приобретение ценностей НДС;

v  неотражения в аналитическом учете группы реализуемых товаров, что не дает возможности применить соответствующие расчетные ставки НДС;

v  отсутствия раздельного учета оборота по реализации по облагаемым и не облагаемым НДС видам деятельности;

v  нарушения порядка формирования себестоимости и необоснованного включения в себестоимость некоторых видов затрат;

v  неправильного исчисления налогов при наличии дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности и др.

Случайные ошибки возникают вследствие недосмотра, рассеянности, невнимательности работников бухгалтерии. Довольно часто встречаются ошибки технического характера, обусловленные отсутствием должной настройки всех параметров программного обеспечения, различиями законодательства в области бухгалтерского учета и налогообложения и т. п.

К факторам, способным вызвать появление искажений во внутрихозяйственной предпринимательской среде, относятся:

v  наличие значительных финансовых вложений в кризисные отрасли экономики;

v  несоответствие величины оборотных средств динамике объемов продаж (производства) хозяйствующего субъекта или снижения прибыли;

v  зависимость хозяйствующего субъекта в определенный период от одного или небольшого числа заказчиков или поставщиков;

v  изменения в практике договорных отношений или в учетной политике, которые ведут к значительному изменению величины прибыли и, как следствие, размеру налога на прибыль;

v  нетипичные сделки хозяйствующего субъекта особенно в период окончания года, которые существенно влияют на величину финансовых показателей;

v  наличие платежей за услуги, которые явно не соответствуют предоставленным услугам;

v  недостатки организационно-управленческой структуры хозяйствующего субъекта;

v  особенности структуры капитала и распределения прибыли;

v  наличие отклонений от установленных правил в ведении бухгалтерского учета и организации подготовки бухгалтерской отчетности.

Типичные ошибки в бухгалтерском учете и отчетности можно объединить в следующие группы:

v  некорректные учетные записи;

v  неполное отражение фактов хозяйственной жизни;

v  ошибки в периодизации;

v  неверная оценка активов, пассивов и финансовых результатов.

К типичным ошибкам можно отнести и неотражение в учете налоговых платежей. Причиной систематических ошибок чаще всего бывает неправильная интерпретация бухгалтером конкретных правил учета, налогообложения, составления отчетности. Например, бухгалтер не учел, что при списании испорченных товаров за счет собственных источников организации следует вернуть бюджету предъявленный ранее к вычету НДС. Эта ошибка будет систематически повторяться при каждом списании товаров.

Обнаружить ошибку бухгалтер может самостоятельно (например, в результате проведения сверки с контрагентом или в процессе проведения арифметического контроля). Также ошибка может быть обнаружена аудиторами или налоговыми органами при проверке. Кроме того, бухгалтер может изменить свою первоначальную позицию относительно отражения операции в учете или ее документального оформления при появлении новых разъяснений уполномоченных органов.

Осуществляя проверку, главный бухгалтер должен скрупулезно проанализировать первичные документы. Необходимо убедиться в полной взаимоувязке формулировок, показателей и цифровых значений в конкретных документах. Их следует проверять как по форме, так и по существу, а также производить арифметический контроль данных, отраженных в первичных документах. Например, если номенклатура товара в накладных поставщика не соответствует указанной в договорах поставки, то можно составить акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика, по форме ТОРГ-4 (утв. Постановлением Госкомстата России ); такой акт не требует подписи поставщиков, и на его основании можно оприходовать товар. Здесь же следует отметить, что при проведении контрольных проверочных мероприятий должны быть учтены в комплексе различные ветви законодательства (налоговое, бухгалтерское, гражданское и др.), регулирующего хозяйственную деятельность организации. Ввиду того, что российское законодательство не только быстро меняется, но и содержит много неясностей и противоречий, оценить законность своих действий главному бухгалтеру не всегда легко. Он может допустить ошибку и не уплатить установленный налог по причине заблуждения или неосторожности, а налоговые органы при предъявлении штрафных санкций не видят разницы между неосторожной и умышленной неуплатой налога.

4. Ошибки при отражении различных хозяйственных операций

4.1. Основные средства

Первое, что должен сделать бухгалтер, принимая на учет основное средство, - это правильно определить его первоначальную стоимость. При всей кажущейся простоте задачи получается это не всегда.

Существует несколько способов поступления основных средств (ОС) в организацию. Наиболее распространенный из них - это приобретение за плату.

Согласно ПБУ 6/01 первоначальная стоимость ОС, приобретенных за плату, определяется как сумма расходов на их создание или приобретение и доведение до состояния, в котором они пригодны для использования, за исключением НДС и акцизов.

Вместе с тем, в момент постановки на учет ОС у бухгалтера возникает масса вопросов:

- Как правильно определить единицу учета (один инвентарный объект) в отношении ОС?

В соответствии с ПБУ 6/01 если ОС может функционировать только в составе комплекса, то ему присваивается единый инвентарный номер. Если у ОС каждая часть может существовать самостоятельно, то каждая такая часть может являться отдельным инвентарным номером.

- Включать ли затраты непосредственно связанные с приобретением или изготовлением ОС (в том числе полученных в качестве вклада в уставный капитал, по договору дарения или по договорам, предусматривающим исполнение обязательств неденежными средствами) в первоначальную стоимость?

В соответствии с ПБУ 6/01 вышеуказанные затраты включаются в первоначальную стоимость ОС.

- включать ли в момент ввода в эксплуатацию ОС часть общехозяйственных расходов, непосредственно не связанных с приобретением и изготовлением ОС?

В соответствии с ПБУ 6/01 включение общехозяйственных расходов непосредственно не связанных с приобретением ОС в его первоначальную стоимость неправомерно.

И это, безусловно, не все вопросы, которые может задавать себе бухгалтер, создавая документы на ввод в эксплуатацию ОС.

При этом напоминаем, что и в бухгалтерском, и в налоговом учете хозяйственные операции отражаются в соответствии с теми нормами, которые действовали на момент совершения операции.

После проведения миниопроса о порядке учета ОС в организации, что делать,

если ошибка все-таки обнаружена?

Во-первых, завышение или занижение первоначальной стоимости имущества влечет за собой искажение целого ряда показателей бухгалтерской отчетности: себестоимости отчетного периода, остаточной стоимости внеоборотных активов, задолженности перед бюджетом по налогу на имущество и налогу на прибыль на отчетную дату. Недорогие ОС могут попасть в категорию материально-производственных запасов, если их стоимость будет необоснованно занижена. А это означает, что активы организации в бухгалтерском балансе будут отражены недостоверно.

Согласно ст. 15.11 КоАП искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности на 10% и более признается грубым нарушением правил бухгалтерского учета. За это должностным лицам организации, то есть ее руководителю и главному бухгалтеру, может грозить штраф в размере от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда.

Во-вторых, неправильно были рассчитаны налоги на имущество и на прибыль. Налоговая база по налогу на имущество формируется исходя из его остаточной стоимости по данным бухгалтерского учета (п. 1 ст. 375 НК РФ). Сумма налога на имущество относится к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль (пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому даже в том случае, если стоимость ОС искажена только в бухгалтерском учете, пересчитать налог на прибыль все равно придется.

Какой бы трудоемкой ни была работа над ошибками, выполнить ее необходимо.

Исправление ошибок, допущенных при принятии ОС к учету, заключается в корректировке его первоначальной стоимости и величины начисленной амортизации. Данное требование не противоречит требованию п. 14 ПБУ 6/01, согласно которому изменение первоначальной стоимости объекта возможно лишь в случаях его достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, частичной ликвидации и переоценки, ведь в данном случае речь идет об уточнении показателя.

Корректировка бухгалтерского учета в нашем случае будет производиться в следующем порядке:

v  если ошибка обнаружена до окончания отчетного года, исправления в бухгалтерский учет вносятся в том месяце, когда она выявлена;

v  если ошибка обнаружена в тот период, когда отчетный год уже закончен, но годовая отчетность еще не утверждена, исправительные записи делаются декабрем отчетного года;

v  если ошибка выявлена после утверждения годовой бухгалтерской отчетности, исправления в бухгалтерский учет прошлого отчетного периода не вносятся. Изменения производятся в отчетности того периода, в котором были обнаружены искажения.

В п. 80 Положения по бухгалтерскому учету и отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 01.01.01 г. № 34н) расписан механизм отражения в бухгалтерском учете прибыли или убытка прошлых лет, выявленных в отчетном году. Прибыль или убыток, выявленные в отчетном году, но относящиеся к операциям прошлых лет, должны включаться в финансовые результаты организации отчетного года.

Таким образом, в настоящее время исправление ошибок прошлых лет, выявленных в текущем году, в бухгалтерском учете производится с использованием счета 91 «Прочие доходы и расходы». Соответственно, ошибки прошлых лет, выявленные в отчетном году, необходимо отражать только в бухгалтерской отчетности текущего года.

4.2. Ошибки при оформлении первичной документации

В этой связи, сейчас мы остановимся на наиболее частых нарушениях при заполнении обязательных реквизитов и использовании унифицированных форм первичных документов.

1. Традиционно по основным средствам не оформляются инвентарные карточки, акты ввода в эксплуатацию заполняются лишь частично.

Отсутствие первичных документов по учету основных средств затрудняет подтверждение правомерности хозяйственных операций по движению основных средств, а также начислению амортизации по ним для целей бухгалтерского и налогового учета.

2. При принятии к учету материалов на склад не составляются приходные ордера; поступление материалов на склад оформляется накладными поставщиков.

Требования нормативных актов по бухгалтерскому учету к документальному оформлению поступления материалов сформулированы в Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России н. Согласно п. 49 Методических указаний приемка и постановка на учет поступающих материалов и тары (под материалы) оформляются соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров (типовая межотраслевая форма № М-4 утверждена Постановлением Госкомстата России а) при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).

3. При отпуске со склада материалов не оформляются требования-накладные.

Для учета выбытия со склада материальных ценностей используется типовая межотраслевая форма № М-11 (требование-накладная), утвержденная Постановлением № 71а. В установленные организацией сроки материально ответственное лицо склада сдает в бухгалтерию материальный отчет в форме реестра приходных и расходных документов с приложенными первичными документами.

4. Списание материалов оформляется требованиями-накладными без указания цели их использования.

В соответствии с п. 98 Методических указаний организация может осуществлять отпуск материалов или отдельных видов, наименований своим подразделениям без указания назначения. В этом случае отпуск материалов учитывается как внутреннее перемещение, а сами материалы считаются в подотчете у получившего их подразделения. На фактически израсходованные материалы подразделение - получатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины. Списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от того, на какие цели израсходованы материалы) осуществляются на основании указанного акта. Конкретный порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией. Если в требовании-накладной указано назначение использования материалов, то списание может производиться и в момент отпуска со склада.

5. Не полностью заполняются бланки путевых листов (не указываются пробег, маршрут); не ведется журнал по учету работы строительных машин и механизмов (утв. Постановлением Госкомстата России ).

6. К учету принимаются неунифицированные формы первичных документов не прописанные в учетной политики организации.

Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона -ФЗ «О бухгалтерском учете» все первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если организация использует документ, который не предусмотрен в альбомах, то его необходимо утвердить в учетной политике (п. 5 ПБУ 1/2008).

7. Многие первичные документы хранятся в электронном виде.

На основании пп. «ж» п. 2 Закона первичные документы должны заверяться личными подписями лиц, ответственных за совершение. Отсутствие подписей может привести к серьезным налоговым последствиям. Ведь согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Неправильно заполненные первичные документы могут привести к спорам с налоговыми органами в результате проверки как налога на прибыль (расходы документально не подтверждены), так и НДС. После введения системы учета НДС по моменту начисления налоговые органы стали уделять пристальное внимание оформлению первичных документов. Неправильное оформление первичных документов приравнивают к их отсутствию и, как следствие, отказывают в вычетах по НДС.

8.Много ошибок и при ведении кассовых документов в организации.

Вот основные из них:

v  приходные кассовые ордера не содержат подписи главного бухгалтера;

v  отсутствуют подписи следующих должностных лиц: бухгалтера на вкладных листах кассовой книги, бухгалтера и кассира в кассовой книге;

v  организация не использует кассовый аппарат при существовании наличной выручки;

v  организация расходует денежные средства, поступающие в кассу (выручку) на хозяйственные нужды и выплату зарплаты без согласования с банком;

v  организация превышает лимит кассы;

v  в кассовых документах имеются подчистки, помарки или исправления;

v  в приходных и расходных кассовых ордерах не указывается основание для их составления и не перечисляются прилагаемые к ним документы;

v  прием и выдача денег по кассовым ордерам производится в день отличных от их составления;

v  ведутся две кассовые книги.

Ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций возложена КоАП РФ на должностных и юридических лиц. Например, согласно ст. 14.5 КоАП РФ продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг в организациях торговли либо в иных организациях, осуществляющих реализацию товаров, выполняющих работы либо оказывающих услуги, при отсутствии установленной информации об изготовителе или о продавце либо без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 1,5 тыс. до 2 тыс. руб.; на должностных лиц - от 3 тыс. до 4 тыс. руб.; на юридических лиц - от 30 тыс. до 40 тыс. руб.

Согласно ст. 15.1 КоАП нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 тыс. до 5 тыс. руб.; на юридических лиц - от 40 тыс. до 50 тыс. руб.

9. Первичные документы составляются с указанием стоимости в иностранной валюте.

В соответствии со ст. 8 Закона бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях. Таким образом, первичные учетные документы, в том числе товарные накладные, должны быть составлены в рублях. И только в случае необходимости целесообразно добавить в товарную накладную дополнительные графы, где можно указывать суммы в долларах (евро). При этом измененную форму товарной накладной следует отразить в учетной политике (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»).

10. Отсутствуют первичные документы при осуществлении производственного цикла на предприятии. Например, при производстве готовой продукции на каждую единицу продукции следует составлять карточку с указанием наименование расходного материала и его кол-ва, а также стоимости единицы готовой продукции и итоговое количество готовой продукции.

При этом, в производство должно быть списано только то количество материалов, которое необходимо для получения произведенной готовой продукции.

11. При обнаружении брака на производстве отсутствуют акты на списание брака с указанием сумм и количества, как бракованной продукции, так и материалов, использованных при изготовлении бракованной продукции;

12. Документы на возврат товара от контрагентов составляются без письменного объяснения причин возврата (брак и др.;).

13. Очень часто организации предоставляют своим контрагентам различные сидки, не подкрепляя их соответствующими документами.

Если скидка не превышает 20% стоимости, то возражений со стороны проверяющих органов быть не должно. Но если скидка предоставляется в размере, превышающем 20%, то контролирующие органы могут воспользоваться своим правом согласно ст. 40 НК РФ осуществить контроль цен. Во избежании спорных ситуаций организациям, предоставляющим скидки, необходимо разработать маркетинговую политику. Нормативными документами форма маркетинговой политики и ее основные положения не закреплены, это могут быть приказы или распоряжения руководителя организации, совета директоров, утвержденные прайс-листы и др. В любом случае документы, касающиеся маркетинговой политики, должны быть утверждены уполномоченным должностным лицом компании и содержать информацию, из которой следует, что предоставляемые скидки призваны продвигать товары, услуги организации на конкретном рынке товаров (услуг).

14. Нередко организации, раздавая сувениры или какие-либо другие рекламные товары своим контрагентам, учитывают их как расходы на рекламу. Основной критерий в определении рекламы закреплен в ст. 2 Федерального закона -ФЗ «О рекламе». Сопоставление норм налогового законодательства и законодательства о рекламе показывает, что ключевым положением для учета расходов на рекламу в целях налогообложения прибыли является распространение информации неопределенному кругу лиц. Если отсутствует элемент неопределенности получателей, характерный для распространения рекламной информации, то произведенные затраты не могут быть отнесены к рекламным расходам, учитываемым при налогообложении прибыли. Подобная передача товаров (продукции), оказание услуг будут расценены налоговыми органами как обычная безвозмездная передача, и, как следствие, их стоимость, а также затраты, связанные с такой передачей, будут исключены из налоговых расходов (п. 16 ст. 270 НК РФ).