Поддержка принятия управленческих решений (стр. 2 )

1.4.  Проблемы поиска тематической информации
в глобальной сети Internet

Количество информационных сайтов в глобальной сети Internet в настоящее время приближается к миллиарду и постоянно возрастает, в связи с чем проблема отыскания тематической информации становится все более актуальной.

Наиболее мощные поисковые системы охватывают по отдельности не более 16% имеющихся документов, при этом совокупный охват, то есть доля докумен­тов, проиндексированных хотя бы одной поисковой маши­ной, не превышает 40% всего объема информации [24]. В частности, информацию о сельскохозяйственном производстве в Волгоградской области можно получить на сайте www. *****/~agroinf.

Применяемые системы для поиска информации можно подразделить на две большие группы, ориентированные на выполнение разных задач: поисковые машины (search engines), такие как AltaVista.com, *****; *****, yandex.ru и поисковые каталоги (Yahoo.com, Weblist.ru, *****).

Поисковые машины – это системы, состоящие из трех частей. Первая, Spider (Bot или Robot) - программа, которая посещает Web-страницы и полностью или частично считывает (индексирует) их содержимое. Вторая - ин­декс поисковой системы, представляющий собой массив данных, в котором хранятся копии всех посещенных страниц. Третья часть - это программа, которая в соответствии с введенными запросами просматривает индекс в поисках нужной информации и выдает найденные документы, обычно в порядке убывания релевантности. Следует отметить, что толкования понятия «релевантность» (степень соответствия запросу) существенно разнятся в зависимости от используемой поисковой системы. В частности, одинаковый запрос в системах www. *****, www. ***** и www. ***** даст разные результаты.

Таблица 1.4

Поисковые характеристики основных русскоязычных серверов

Web-адрес	Область поиска	Диапазон поиска
*****	весь WWW	Слова с учетом морфологии
a*****	каталог русского Интернета	по категориям или аннотациям сайтов
*****	каталог русского Интернета	по категориям или аннотациям сайтов
*****	весь WWW, конференция Relcom	Слова без учета морфологии

Даже в одной системе результаты поиска могут заметно отличаться спустя некоторое время - после очередного обновления индекса [24].

В поисковые каталоги, например list.ru, содержащий около 10 тысяч источников, информация, в отличие от поисковых машин, добавляется только по инициативе редактора. Последний обычно пишет и краткую аннотацию к сайту, занесенному в каталог. Крупнейшие международные каталоги, подобные www. , содержат на порядок больше записей. Какой бы многоступенчатой ни была иерархия разделов в каталоге, она в большинстве случаев снабжена "интуитивно-понятным" интерфейсом. Двигаясь по такому мощному рубрикатору-интерфейсу, можно почти с 90%-й вероятностью обнаружить сайт по искомой теме. Кроме того, в любом со­лидном каталоге есть система поиска, аналогичная применяемой на поисковых машинах.

Таблица 1.5

Поисковые характеристики основных англоязычных серверов

Web-адрес	Общая характеристика	Особенности
	Значительные быстродействие и информационная насыщенность	Недостаточная релевантность, обусловленная тем, что контекст не учитывается
	Наличие обзорных узлов и путеводителей	Небольшой индекс, удачное ранжирование
	Значительное быстродействие	Небольшой индекс, сложный язык запросов, корректная работа с русскоязычными источниками
	Поисковая машина с каталогом	Неудобный интерфейс, настраиваемая "страница пользователя"
	Индексация документов только по ключевым словам	Информационная насыщенность
	Наибольшая информационная насыщенность	Рубрикатор, продолжительное сохранение ссылок на удаленные ресурсы

Можно отметить тенденцию, что в последнее время поисковые машины и каталоги все чаще кооперируются. Так, машина Yandex.ru может искать как в собственном индексе, так и в каталоге List.ru.

При организации тематического поиска информации, например, по новым типам оросительной техники, важным является вопрос выбора типа поисковой системы. В общем случае каталог нужен, когда разыскива­ются сайты определенной тематики (сельское хозяйство, оросительная техника), а поисковая машина - когда нужна совершенно определенная информация. Серьезным преимуществом поисковых машин является огромный объем их индексов - в то время как даже очень большие каталоги со­держат в лучшем случае сотни тысяч записей. Например, известная www. индексирует более 100 миллионов страниц, причем индекс пополняется и обновляется достаточно часто.

Поисковые машины обычно учитывают все сло­ва на странице, даже не относящиеся к ее теме. Для определения релевантности слов анализи­руется частота их употребления. Существуют машины, создатели которых пытаются потеснить каталоги в их рыночной нише, используя сложные эвристические методы для определения темы страницы по ключевым словам.

Если же вас интересует не определенная информация, а тема (или если вы не в состоянии сформулировать точный запрос из-за недостатка данных), то целесообразно использовать поисковый каталог. Причем в том случае, если тема достаточно узка, имеет смысл искать в каталоге не сайты нужной направленности, а частные наборы ссылок (Linklist) например, в разделе «Классификаторы» или «Каталоги». Вне всякого сомнения, создатели Web-ресурсов еще долго будут обгонять индексаторов, а индексаторы изо всех сил будут стремиться сократить этот разрыв. Поэтому поисковые системы - самые посещаемые сайты.

Глубина и диапазон тематического поиска определяются структурой формируемого запроса для поисковой системы (search engines). Базовая схема их использования состоит в том, что пользователь вводит одно или несколько ключевых слов (Key words), которые достаточно отражают содержание объекта поиска, а система просматривает свой каталог Wеb-страниц, содержащий сотни гигабайт. При этом почти все системы так или иначе предпринимают попытки интеллектуального анализа содержимого страниц для улучшения качества поиска.

Для сужения диапазона поиска можно использовать операнды булевой алгебры, при этом следует активизировать опцию обязательного присутствия всех ключевых слов в извлекаемом документе. Например, при работе в среде AltaVista используется режим Advanced Query, а между ключевыми словами вставляют AND (OR, NOT). Если же не нужны документы, в которых не содержится хотя бы одно из ключевых слов, выбирают симовол включения впереди каждого слова или их сочетания (+Agricultural+Transaction). Кроме того, предусмотрена возможность исключения нежелаемого слова с помощью логического оператора NOT (+Transaction NOT Agricultural).

Таким образом, при организации и проведении предметно-тематического поиска в глобальной сети Internet существенное значение имеет правильный выбор типа поисковой системы: поисковой машины или каталога. Для оптимизации результатов поиска с целью повышения степени релевантности необходимо составление адекватного поискового выражения с использованием операндов булевой алгебры.

2.  Информационное и инструментальное обеспечение
управленческих решений

2.1.  Информационные аспекты управленческих решений

Информационные интересы субъектов рыночных отношений — потребителей, производителей и общественности — существенно разнятся. Структура их взаимообусловленности в условиях рынка приведена в табл.2.1. Соответственно и состав информационных систем, обеспечивающих функции информационного обслуживания управленческих решений, будет различным.

Проанализируем современные подходы к процессу управления предприятием, а точнее рассмотрим единый процесс функционирования предприятия, но с разных сторон и в разном понятийном аппарате.

Общеизвестно, что управление представляет собой синтез науки и искусства, причем ряд ученых отдает приоритет последнему компоненту. Результаты выполнения формализованных аналитических процедур не являются, по крайней мере, не должны являться, единственным и безусловным критерием для принятия того или иного управленческого решения. Они в некотором смысле служат «материальной основой» управленческих решений, принятие которых основывается также на интеллекте, логике, опыте, личных симпатиях и антипатиях лица, принимающего решение. Эти «нематериальные» компоненты в отдельных случаях могут иметь приоритетное значение. И тем не менее, в настоящей работе будут рассматриваться именно «материальные основы».

Таблица 2.1

Взаимообусловленность информационных интересов
субъектов рыночных отношений

Потребители	Производители	Общественность
Соответствие заявленных рекламой и службой информации свойств товаров действительным свойствам	Закрепление за предпринимателем потребителей благодаря высокому качеству представляемой услуги	Контроль за выпуском товаров надлежащего качества
Безопасность потребления товара	Престиж торговой марки	Ограничение риска для третьих лиц (правовой аспект)
Пригодность товара к использованию и его надежность. Уровень торгового обслуживания и соблюдение сроков поставки заказанного товара	Эффективность каналов распространения товара на рынке. Возможности расширения коммерческой сбытовой сети	Минимальное загрязнение окружающей среды. Проблема сбережения ресурсов всех видов
Послепродажное техническое обслуживание и служба сервиса	Влияние недостатков производства на товарные свойства	Достоверность рекламных посланий
Соответствие продажной цены техническим партнерам, характеристикам и требованиям стандартов	Ограничение риска “флопа” и рыночного фиаско вследствие имеющейся системы гарантий и ответственности за товар	Возможность выразить мнение и прочие социальные аспекты
Ничем неограниченные возможности выбора товара	Достаточность прибыли, снижение издержек производства и обращения до необходимого уровня при разных политиках ценообразования	Доступ к информации о качестве товаров любого производителя
Благоприятные перспективы судебного разбирательства по защите прав потребителя	Установление партнерских отношений с потребителями и их организациями	Воспитание потребителей и производителей в духе партнерских взаимоотношений

Деление процессов управления на функции – это «классический» подход к их рассмотрению. В специальной литературе в настоящее время отсутствует единый подход к определению сущности и классификации функций управления.

Одни экономисты (, , ) в понятие функции управления вкладывают организационные аспекты, отражающие ее целенаправленное воздействие на объект в общей системе управления. Например, определяет функцию управления как особый вид управленческой деятельности, продукт процесса разделения труда и специализации в сфере управления [108]. и считают, что под функцией управления, понимается совокупность решений, действий или процессов, объединенных общностью объекта и решаемых задач по управлению производством [74].

Другие экономисты при определении сущности функции управления основное значение придают действиям субъекта управления. и А. А  Маркин характеризуют функцию управления как “области (роды и виды) управленческой деятельности, закрепленные за определенными функциональными службами (сотрудниками) и различающиеся по содержанию” [21]. В определении и “функция управления – это определенные направления в деятельности управленческого аппарата. Каждая функция состоит из определенного ряда конкретных работ, объединенных общностью цели объекта воздействия, содержания и специфики” [45].

Различный подход к определению сущности функции управления предопределяет и наличие разнообразных идентификационных признаков, положенных в основу классификации.

Так, в основу классификации функций управления положены следующие признаки: стадии производства, содержание выполняемых работ, характер и производительность труда, функциональная принадлежность [22]. выделяет функции организации системы управления и функции управления процессом производства (общие и специфические) [35]. классифицирует функции по таким признакам: функции управления, отражающие объект управления; функции управления, отражающие черты самого управления; функции руководства и специализированные функции управления [108].

Иной подход к классификации функций управления использован . Основой классификации функций управления, по его мнению, должны быть задачи управления. В этой связи все задачи управления он представляет в виде двух больших групп. В первую группу, именуемую общей, входят задачи, решение которых приводит к образованию системы производства, обеспечивает ее устойчивость, надежность, развитие. Во вторую, именуемую специфической, - непосредственно производственные, научно-технические и политические. Каждой группе задач управления соответстует перечень функций управления [120].

Говоря о функциях управления, следует различать понятия “функции управления” и “функции органов управления”. Важнейшей особенностью функций управления является характер их происхождения, обусловленный потребностями постоянно развивающегося производства, они характеризуют функционирование системы в целом; функции же органов управления характеризуют деятельность структурных подразделений системы управления.

Мы разделяем точку зрения той группы экономистов, которые считают, что в процессе управления объектом следует выделить функции, именуемые общими, или функции первого порядка, ибо они присущи любой системе управления производством, а значит и предприятия, хотя по вопросу состава и количества этих функций экономисты высказывают различные суждения. Такое обилие точек зрения по данному вопросу объясняет следующим: «Во-первых, здесь присутствует смешение функций управления с методами, принципами и средствами управления, например, стимулирование, активизация, информационное обеспечение; во-вторых, чрезмерное дробление управленческой деятельности, которое нередко приводит к дублированию ее в разных функциях. Например, планирование, регулирование, координация, прогнозирование, корректирование, выработка целей, выработка и принятие управленческих решений, распорядительство, диспетчирование, статистика, анализ, учет. В-третьих, в понятие отдельных функций вкладывается разный смысл. Например, регулирование, контроль, анализ, учет и другие функции» [125].

В современных публикациях отечественных (, , ) и зарубежных (М. Альберт, М. Мескон, Ф. Хедоури) авторов, помимо ранее прозвучавших функций планирования, контроля, регулирования (координации), аргументируются такие функции как маркетинг, мотивация, нормирование и т. д. Основываясь на позиции, что набор основных функций должен охватывать полностью все виды деятельности по осуществлению управленческого цикла, мы полагаем, что управление хозяйственной деятельностью на всех стадиях кругооборота средств осуществляется с помощью следующих основных функций: планирования, организации, контроля, координации, мотивации. При этом анализ и учет мы, так же как и профессора и , считаем инструментом выполнения функции контроля.

Перечисленным функциям присуща определенная стадийность:

- первая стадия предполагает наличие цели, ее постановку, разработку программы, планы действий и соответствующую организацию с тем, чтобы привести систему в заданное состояние (планирование и организация);

- вторая стадия предусматривает наблюдение, фиксацию, переработку информации о действительном состоянии объекта с выявлением отклонений в их причинной связи и зависимости реального экономического процесса от плановой модели (контроль (учет и анализ));

- третья стадия заключается в сравнении и сопоставлении фактических данных исследуемого объекта с заданными параметрами, разработке и последующей реализации управленческих воздействий на объект управления с целью регулирования его фактического состояния (контроль (анализ) и координация).

Что же касается функций управления второго порядка, то, на наш взгляд, к ним следует отнести конкретные (специальные) функции управления, представляющие собой функции органов управления, которые определяются исходя из целесообразного разделения труда внутри управляющей системы применительно к конкретному уровню хозяйствования предприятия (службы, отдела, бюро и т. п.).

Хотя общие и конкретные функции управления в технологии исполнения и объеме выполнения работ имеют много различий, но целевая направленность функций второго порядка не может быть не тождественной функциям первого порядка, иначе будет нарушен принцип объективности и научности управления. К тому же на практике все функции в процессе управления конкретным объектом взаимодействуют между собой. Поэтому, несмотря на выявленную четкость состава общих функций и их стадийность, в процессе управления при решении комплекса задач, связанных с экономным и рациональным использованием ресурсов на всех стадиях кругооборота средств, между собой взаимодействуют все функции, ибо на практике ни один организационно-структурный орган не занимается только одной функцией. Поэтому затруднительно, а порой и невозможно отделить одну функцию от другой. К тому же, нам представляется, что и не следует стремиться к этому, а в целях повышения эффективности управленческих решений необходимо привести в действие все функции управления, создавая условия для оптимального их взаимодействия. Именно в интегрированном подходе видится оптимальность процесса управления конкретным объектом.

Функциональный подход достаточно эффективен при выработке форм рационализации регламентированных, рутинных операций в процессе управления. В течение длительного времени, когда основным типом структур были линейно-функциональные, условия управления характеризовались стабильностью целей, технологий, внешней среды и т. п. Этот подход позволял успешно решать многие организационные проблемы, однако в современных условиях все больше проявляются его слабости. Главная из них состоит в том, что разделение процессов на функции не раскрывает механизма их интеграции. Каковы, в частности, «стыки» разных функций, последовательность и приоритеты их осуществления, роль в достижении конечных результатов? Эти вопросы обостряются, когда организация попадает в условия сильной неопределенности, вынуждена постоянно осуществлять поиск новых курсов действий, решений, использовать «нерутинную» технологию и т. п. Поэтому функциональный подход к процессам управления все чаще дополняется, а иногда и заменяется другими, более гибкими подходами (например, процесс принятия решения).

Важным положением современной теории управления является рассмотрение принятия решений не только как «акта выбора» курса действий, результат которого оформляется документально, и не как одной из функций управления, помещаемой между функциями «планирование» и «организация», либо отождествляемой с функцией «руководство», а как всеобъемлющего организационного процесса. «Корни процесса принятия решений,— справедливо пишет В. Коур, - уходят далеко в глубь организации. Основанные на широком применении здравого смысла, они простираются далеко за пределы форм и ритуалов формальной организации и ее рациональных процедур. Следовательно, полностью характер принятия решений в организации не так легко выявить» [42].

Обзор управленческой литературы зарубежных (М. Мескон, Ф. Хедоури и т. д.) и отечественных авторов (О. Виханский, Л. Евенко, В. Кондратьев, Л. Матвеев, А. Наумов, З. Румянцева) выявил тот факт, что нет однозначного толкования, состава и содержания элементов (этапов) процесса принятия решений. При всем разнообразии подходов представляется возможным выделить шесть основных фаз принятия решений:

-  сбор данных и определение целей;

-  изучение и анализ проблем;

-  разработка и анализ альтернатив;

-  выбор решения;

-  реализация решения;

-  оценка исполнения.

Это, однако, не означает, что в действительности этапы процесса принятия решений осуществляются строго в данной последовательности. По образному выражению Г. Саймона, процесс принятия решений представляет собой «колесо в колесе», когда каждая стадия включает в себя все остальные и сочетание фаз и стадий в процессе разработки проблемы может принимать любые формы [42].

Процесс принятия решений тесно сопряжен с процессами «решения проблем» и «творческого мышления» по тому кругу вопросов, которые возникают в процессе хозяйственного управления. По структуре эти три процесса весьма сходны. Различия же между ними состоят в следующем: принятие решения — это выбор курса действия, предназначенного к реализации; решение проблем означает интеллектуальный процесс по нахождению (будь то новая разработка или заимствование) рациональных курсов действий; творческое мышление — это выработка непременно новых, ценных, оригинальных идей, путей развития в нестандартных ситуациях.

Не вдаваясь в более подробное рассмотрение сущности этапов процесса принятия решений и их взаимосвязей, мы считаем целесообразным сформулировать объективные преимущества данного подхода для наших исследований:

во-первых, это является одной из основ «процессного подхода»[1] к управлению предприятием, когда выделяются центры принятия решений, а не функции управления и проектируются процессы, обеспечивающие работу этих «центров»;

во-вторых, это основа «системного анализа» для решений сложных слабоструктурированных проблем, ибо этапы системного анализа есть не что иное, как перечисленные выше этапы процесса «принятия решений» (точнее «решения проблем»), но с некоторой детализацией, отражающей применение метода моделирования (построение модели, формулировку критерия, анализ чувствительности и т. п.).

в-третьих, это основа гибкого подхода к применению формальных (математических, системных, машинно-имитационных) методов, когда в зависимости от полноты информации об элементах проблем (целях, альтернативах, затратах, моделях, критериях) они относятся либо к числу программируемых проблем («рутинных» и «хорошо структурированных»), решаемых с помощью математики, либо непрограммируемых («слабо структурированных» и «неструктурированных»), решаемых с помощью системного анализа;

в-четвертых, это основа построения рациональной методологии формирования управленческих информационных систем.

Традиционный подход, доминировавший в 50…60-х годах, был ориентирован на «рационализацию информационных потоков» с целью сокращения административно-управленческого персонала и повышения качества и эффективности выполняемых им операций. Более современный подход, ориентированный на «рационализацию принятия решений», предполагает, что диагноз проблем, классификация решений, определение потребностей в информации со стороны руководителей, их принимающих, и специалистов, их подготавливающих, — отправной момент формирования УИС.

Более подробно мы изложили свое отношение к «старым» АСУ и современным управляющим информационным системам в следующих разделах.

Также хотелось бы отметить, что при всем многообразии подходов к исследованию процесса принятия хозяйственных решений в нем можно выделить три основных аспекта:

кибернетический, основанный на представлении о принятии решений как о процессе переработки информации;

организационный, состоящий в выявлении взаимосвязанной последовательности действий индивидуумов и групп в организации при выработке решений;

психологический, заключающийся в рассмотрении процесса принятия решений с точки зрения мышления и психической деятельности людей.

Исходя из поставленных задач исследования, наиболее близок к нашей работе кибернетический аспект процесса принятия решения, так как информация как средство управления выступает коррелятором организованности системы и служит основой процесса принятия оптимальных управленческих решений. Это определяет необходимость повышения качества всей ее совокупности, представляющей информационный базис экономической системы управления предприятием.

Кстати, следует подчеркнуть, что именно кибернетический аспект процесса управления подтверждает, что функциональный подход и подход с позиции процесса принятия решений не противоречат друг другу. Это наглядно демонстрирует предлагаемая нами схема реализации решений в информационном процессе управления (рис. 2.1).