Учебно-методический комплекс по дисциплине Документационное обеспечение управления (стр. 2 )

Дидактические единицы (ДЕ)	Наименование тем	Максимальная нагрузка студентов, час.	Количество аудиторных часов при очно-заочной форме обучения	Самостоятельная работа студентов, час.
Лекции	Семинары	Лабораторные работы
1	2	3	4	5	6	7
ДЕ 1 (50 баллов)	Тема 1. Делопроизводство, документы и управленческая деятельность	7	1			6
Тема 2. Подготовка и оформление документов	9	1		2	6
Тема 3. Типичные ошибки в языке и стиле деловой документации	9	1			8
Тема 4. Организационно-распорядительная документация	11	1		2	8
	Контрольная работа
ДЕ 2 (50 баллов)	Тема 5. Информационно-справочная документация	14	2		4	8
Тема 6. Документация по личному составу	8	2			6
Тема 7. Технология и организация делопроизводства в управлении	12	2		4	6
Тема 8. Системы и методы хранения документов	8	2			6
	Тестирование
Итоговый контроль	Зачет
Итого часов	78	12		12	54

3. СОДЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

(дидактические единицы)

3.1 Содержание разделов учебной дисциплины

ДЕ 1

Тема 1. Делопроизводство, документы и управленческая деятельность.

Аудиторное изучение: Основные понятия и определения (документ, документооборот, документационное обеспечение, делопроизводство, управленческая документация). Значение документов в жизни общества. Классификация документов по отражаемым в них видам деятельности и по различным признакам. Юридическая сила документа. Степени подлинности документов и виды их оформления. Составные части делопроизводства: система документации, система документирования, организация работы с документами. Документирование в управленческой деятельности. Особенности управленческих документов и их роль в реализации управленческих функций.

Самостоятельное изучение: История развития отечественного делопроизводства. Значение документационного обеспечения в жизни современного общества.

Тема 2. Подготовка и оформление документов.

Аудиторное изучение: Сущность и значение унификации и стандартизации. Государственные стандарты на документы. Унифицированные системы документации. Формуляр, типовой формуляр, формуляр-образец – определение, назначение, оформление. Требования к тексту документа в зависимости от его вида и назначения. Логические элементы текста, прямой и обратный порядок их расположения. Унификация текстов документов: трафарет, анкета, таблица.

Самостоятельное изучение: ГОСТы, устанавливающие определение, назначение и состав реквизитов видов документов. Форматы и размеры полей. Смысловые части сложного текста: введение, основная часть (разъяснение, доказательство, информация), заключение (выводы, рекомендации, резюме). Характеристика и порядок нумерации составных частей текстов сложных документов (разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, абзацев). ГОСТы, определяющие требования к текстам документов, унификации текстов управленческих документов.

Тема 3. Типичные ошибки в языке и стиле деловой документации

Аудиторное изучение: Язык и стиль служебных документов. Особенности официально-делового стиля. Типичные ошибки в языке и стиле деловой документации:

- структурные, как следствие отсутствия разработанных типовых документов;

- синтаксические (неправильный порядок слов в предложении, нарушение специфики употребления деепричастных оборотов, неправильное использование предлогов, неправильное согласование в падеже);

- морфологические (ошибки при согласовании определений, употреблении краткой и полной форм имен числительных, склонении количественных числительных, неправильное образование слов, искажение суффиксов и окончаний);

- лексические (неправильное использование слов и терминов, неуместное употребление иностранных слов, неологизмы, плеоназм, тавтология, неразличение слов-синонимов);

- стилистические (искусственное удлинение речи, употребление архаизмов, использование образной фразеологии, элементов разговорной речи);

- технические (употребление прописных и строчных букв, полные и сокращенные наименования, оформления дат и чисел в документах).

Самостоятельное изучение: Функциональные стили: публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой, их особенности.

Тема 4. Организационно-распорядительная документация

Аудиторное изучение: Общая характеристика и виды организационных документов: устав, положения, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции. Их разновидности, определения, назначение, содержание, порядок составления, утверждения и применения.

Общая характеристика и виды распорядительных документов: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. Их разновидности, определения, назначение, содержание, порядок составления, утверждения и применения.

Протокол как организационно-распорядительный документ, его определение, назначение, содержание, порядок составления, утверждения и применения. Полный и краткий протокол.

Договор – определение, назначение, содержание, порядок составления, утверждения и применения. Виды договоров: купли-продажи, поставки, оказания услуг, аренды, займа, дарения, материальной ответственности и др. Формуляр типового договора.

Самостоятельное изучение: Уставы предприятий и организаций, их реквизиты, содержание, порядок составления текста. Положения о предприятии или организации, их реквизиты, содержание, порядок составления текста. Основное различие между уставом и положением. Виды распорядительных документов, издаваемых органами власти и управления, в зависимости от их уровня, компетентности и порядка принятия решения (единоначально или коллегиально).

ДЕ II

Тема 5. Информационно-справочная документация

Аудиторное изучение: Общая характеристика и виды информационно-справочных документов, их особенности и отличие от распорядительных документов. Служебные письма, справки, акты, доверенности, докладные и объяснительные записки, телеграммы и телефонограммы - их определения, разновидности, назначение, содержание, порядок составления, утверждения и применения. Виды деловых писем: информационные, инструктивные, гарантийные, рекламные, рекламационные, коммерческие, сопроводительные, письма инициативные и ответные. Особенности гарантийных писем. Унификация делового письма (из опыта России и зарубежных стран).

Самостоятельное изучение: Виды деловых писем в отечественном и зарубежном делопроизводстве. Сходство и различие в составе и расположении реквизитов.

Тема 6. Документация по личному составу

Аудиторное изучение: Требования, предъявляемые к составлению и оформлению документации по личному составу. Виды кадровой документации. Схема и правила оформления документации при приеме, переводе и увольнении сотрудников. Содержание трудового договора, трудовой книжки, личной карточки формы № Т-2, личного дела.

Самостоятельное изучение: Составление личных документов: заявления, резюме, автобиографии. Порядок оформления, содержание приказа по личному составу, его отличие от приказа по основной деятельности. Конфиденциальность документации по личному составу.

Тема 7. Технология и организация делопроизводства в учреждениях и организациях

Аудиторное изучение: Организация документов в учреждении. Регистрация, индексация, контроль исполнения документов. Систематизация документов. Формирование дел. Подготовка документов к архивному хранению. Организация службы документационного обеспечения управления. Функции структурных частей службы ДОУ.

Самостоятельное изучение: Организация делопроизводства в условиях АСУ. Качество, внедрение и экономика делопроизводственных процессов. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.

Тема 8. Системы и методы хранения документов

Аудиторное изучение: Общие правила хранения документов. Системы хранения документов. Методы классификации документов хранения. Составление номенклатуры дел. Основные правила формирования дел. Подготовка дел к передаче в архив организации. Экспертиза ценности управленческих документов. Организация работы ЭК. Порядок проведения ЭК управленческих документов. Оформление результатов экспертизы.

Самостоятельное изучение: Организация архива предприятия. Внедрение автоматизированных систем управления в процесс хранения, поиска и доставки документов в хранилищах.

3.2 Содержание практических занятий

Вопросы к семинару 1. Основные понятия документационного обеспечения. Роль документов в жизни общества. Классификация документов. Юридическая сила документа. Виды оформления документов. Организация работы с документами. Документирование в управленческой деятельности. Особенности управленческих документов и их роль в реализации управленческих функций.

Лабораторная работа 1. Знакомство с системой документооборота Дело 8.8. Регистрация документов в системе. Работа с базой данных документов системы документооборота Дело 8.8. Создание документов, регистрационной карточки (РК), реквизиты РК. Оформление организационно-распорядительной документации.

Лабораторная работа 2. Работа с базой данных документов системы документооборота Дело 8.8. Связывание документов. Оформление информационно-справочных документов. Создание акта. Создание протокола. Составление письма.

Лабораторная работа 3. Работа с базой данных документов системы документооборота Дело 8.8. Наложение резолюций и исполнение документов. Работа с кабинетами. Пересылка документа.

Лабораторная работа 4. Работа с базой данных документов системы документооборота Дело 8.8. Поиск документов, личные папки. Работа с проектами документов. Отчетные формы.

4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОСВОЕНИЮ

УЧЕБНОГО МАТЕРИАЛА

Дисциплина «Документационное обеспечение управления», необходима для подготовки специалистов любого профиля, тем более необходима она для специалистов-управленцев. Умение грамотно составлять служебные документы придает работникам уверенность в себе, экономит время на их составление, повышает авторитет в глазах сотрудников и руководства.

Знание документационного обеспечения предполагает владение основными понятиями и определениями курса и умение применить знания на практике. При этом обращается внимание на такое очень важное для любого специалиста требование, как грамотная устная и письменная речь. Чтобы соответствовать этому требованию, студенту необходимо больше уделять внимание изучению не только лекционного материала, но и дополнительной специальной литературы, законодательства, практических рекомендаций. Для более эффективной работы с источниками студенту предлагается осуществлять конспектирование рекомендованной литературы.

При подготовке к практическим занятиям каждый студент должен, прежде всего, изучить необходимый теоретический материал, а также уметь применить его на практике.

На лабораторных занятиях студенты должны научиться применять навыки практической работы с программным пакетом Microsoft Office, системой документооборота Дело 8.8. для создания и редактирования документов, составлять различные виды документов, используемые в различных управленческих ситуациях, исправлять неправильно составленные тексты, находить типичные ошибки в языке и стиле деловой документации и определять их вид. Кроме того, студенты должны знать технологию обработки, хранения и текущего использования служебной документации.

Тестовые и контрольные задания должны сформировать целостное представление о теории и практике документационного обеспечения управления. Выполнение этих задания необходимо для самоконтроля и выявления пробелов в знаниях у студентов.

4.1 Самостоятельная работа студента

Самостоятельная работа студентов (СРС) является одной из важнейших составных частей учебного процесса. При выполнении СРС происходит формирование навыков, знаний и умений студента, а в дальнейшем обеспечивается освоение студентом приемов познавательной деятельности, формируется интерес к творческой работе и способность решать как творческие, так и научные задачи.

Самостоятельная работа является внеаудиторной и предназначена для самостоятельного ознакомления студента с определенными разделами курса по рекомендованным материалам и подготовки к выполнению индивидуальных заданий по курсу.

Самостоятельная работа студента включает в себя следующие виды работ:

- работа с лекционным материалом, предусматривающая проработку конспекта лекций и учебной литературы

- поиск (подбор) и обзор литературы и электронных источников;

- изучение материала, вынесенного на самостоятельную проработку;

- подготовка к семинарским и практическим занятиям по литературе, рекомендованной преподавателем;

- подготовка к рубежному контролю (контрольной работе, коллоквиуму);

- подготовка к итоговому контролю в форме зачета.

4.2 Оценочные средства для контроля успеваемости и результатов освоения учебной дисциплины

Изучение дисциплины осуществляется по тематической программе в соответствии с учебным планом с использованием индивидуального консультирования и самостоятельной работы студентов.

Для проверки эффективности преподавания дисциплины проводится контроль знаний студентов. При этом используются следующие виды контроля:

- текущий контроль, включающий выполнение студентами контрольных заданий, тестирования с последующей оценкой проделанной работы;

- рубежный контроль, состоящий из выполнения программы семинарских и лабораторных занятий и сдачи зачета.

Модульно-рейтинговая система предполагает, что студент для сдачи зачета по данной дисциплине должен набрать 100 баллов. Баллы, характеризующие успеваемость студента по дисциплине, набираются им в течение всего периода обучения за изучение модулей: на аудиторных занятиях, промежуточном контроле. При получении студентом в течение семестра 60 баллов преподаватель имеет право выставить зачет студенту автоматически.

Для получения допуска к зачету студенту необходимо набрать не менее 40 баллов, при этом обязательным условием является успешное написание и защита реферата.

В течение семестра студент набирает баллы за счет:

а) работы на занятиях:

- ответов на вопросы, выносимых для обсуждения на семинарские занятия – от 1 до 3;

- подготовки реферата или доклада на проблемные вопросы в рамках рассматриваемой темы – от 1 до 5;

- активного участия в обсуждении вопросов в рамках темы семинарского занятия – от 1- 5;

- выполнение тестовых заданий – от 1до 5;

б) выполнения самостоятельной работы:

- ответов на вопросы выносимых на самостоятельное изучение – от 1 до 5;

- подготовки аналитических материалов по вопросам, выносимых для проведения самостоятельного анализа от 1 до 5;

- написание эссе на проблемные вопросы – от 1 до 5;

- подготовка презентаций по темам докладов, выступлений – от 1 до 10;

в) другие виды работ, оцениваемых на усмотрение преподавателя - от 1 до 5.

Результаты сдачи зачетов оцениваются отметкой «зачтено» или «не зачтено». Студент, набравший менее 60 баллов получает итоговую оценку – не зачтено, от 61 до 100 баллов – зачтено.

Методические указания по выполнению контрольных работ по курсу «Документационное обеспечение управления»

1. Общие положения

В соответствии с учебным планом студенты заочного отделения выполняют письменную контрольную работу по дисциплине «Документационное обеспечение управления», с последующей её защитой.

Контрольная работа является одним из видов самостоятельной работы студентов.

Целью написания контрольной работы является закрепление и проверка знаний, полученных студентами в процессе самостоятельного изучения учебного материала.

Выполнение контрольной работы преследует решение следующих задач:

§  углубление и закрепление знаний по дисциплине;

§  обучение студентов подбору литературных источников,

§  обобщение и изложение самостоятельно изученного материала.

§  практическое применение полученных знаний

Контрольная работа выполняется студентами на основе изучения ими учебного материала и специальной литературы. Прежде, чем приступить к выполнению контрольной работы, необходимо ознакомиться с соответствующими разделами программы курса, подобрать и изучить не только рекомендуемую, но дополнительную литературу, предложенную в теоретической части курса.

Контрольная работа выполняется на 15-20 страницах печатного текста. Оформляется титульный лист, указывается вопрос и ответ на него, в конце работы дается список используемой литературы.

2. Структура и содержание контрольной работы

Контрольная работа представляет собой выполнение 9 практических заданий.

Организационно-распорядительная документация оформляется на отдельном листе формата А4 в виде приложения. Для правильного оформления организационно-распорядительной документации используйте ГОСТ Р 6.30-2003.

Список литературы оформляется в соответствии со стандартом.

Использованные в работе цитаты, примеры в обязательном порядке сопровождаются указанием на источник, из которого они взяты.

Контрольная работа представляется на кафедру менеджмента в установленный срок, регистрируется и передается преподавателю для проверки. Если в контрольной работе сделаны замечания, студент обязан учесть их и, не переписывая работу, внести необходимые исправления и дополнения.

Контрольная работа является допуском к зачету.

Работа может быть возвращена студенту для доработки при наличии ошибок или при неполном освещении материала.

При выполнении контрольной работы необходимо руководствоваться следующими требованиями:

§  контрольная работа должна быть набрана на компьютере, страницы следует пронумеровать;

§  в конце работы следует привести список используемой литературы, оформленный в соответствии с требованиями.

Выбор варианта контрольной работы осуществляется по номеру зачетной книжки студента-заочника.

Содержание контрольной работы

№ варианта	Номер вопроса
1	1	7	17	23	31	37	44	52	62
2	2	8	18	24	32	38	45	53	63
3	3	9	19	25	33	39	46	54	64
4	4	10	20	26	34	40	47	56	65
5	5	11	21	27	35	41	48	57	66
6	6	12	22	28	36	42	49	58	67
7	1	13	17	29	31	43	50	59	68
8	2	14	18	30	32	37	51	60	69
9	3	15	19	23	33	38	44	61	62
10	4	16	20	24	34	39	45	52	63
11	5	7	21	25	35	40	46	53	64
12	6	8	22	26	36	41	47	54	65
13	1	9	17	27	31	42	48	56	66
14	2	10	18	28	32	43	49	57	67
15	3	11	19	29	33	37	50	58	68
16	4	12	20	30	34	38	51	59	69
17	5	13	21	23	35	39	44	60	62
18	6	14	22	24	36	40	45	61	63
19	1	15	17	25	31	41	46	52	64
20	2	16	18	26	32	42	47	53	65
21	3	7	19	27	33	43	48	54	66
22	4	8	20	28	34	37	49	56	67
23	5	9	21	29	35	38	50	57	68
24	6	10	22	30	36	39	51	58	69
25	1	11	17	23	31	37	44	52	62
26	2	12	18	24	32	38	45	53	63
27	3	13	19	25	33	39	46	54	64
28	4	14	20	26	34	40	47	55	65
29	5	15	21	27	35	41	48	56	66
30	6	16	22	28	36	42	49	57	67
31	1	8	20	29	32	43	50	58	68

Задания к контрольной работе