Оформление документов СМК (стр. 2 )

В настоящем стандарте использованы следующие сокращения:

ДП - делопроизводитель;

ИСО - международная организация по стандартизации;

РК - руководство по качеству;

ПРК - представитель руководства по качеству;

СМК - система менеджмента качества;

СТО - стандарт организации;

ФГУ - федеральное государственное учреждение.

4 Общие положения

4.1 Целью управления документацией является поддержание документации СМК в состоянии, обеспечивающем надлежащее функционирование системы менеджмента качества.

4.2 Достижение поставленной цели обеспечивается путем решения следующих задач:

- официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до их выпуска;

- анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов;

- обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

- обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

- обеспечение сохранения документов чёткими и легко идентифицируемыми;

- обеспечение идентификации и управление рассылкой документов внешнего происхождения, определённых Организацией как необходимые для планирования и функционирования СМК;

- предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответсвтующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

4.3Управление документацией СМК в Организации возложено на начальников отделов (подразделений) и ПРК, которые являются проводниками решений высшего руководства Организации.

4.4 В Организации существуют следующие виды экземпляров документов СМК:

-  подлинник документа;

-  учтенная копия документа.

5 Стандарты Организации и их структура

5.1 К стандартам Организации относятся:

- СТО СМК – 4.2 – 02 – 2011 - Управление документацией

- СТО СМК – 4.2 – 03 – 2011 - Управление записями

- СТО СМК – 8.3 – 05 – 2011 - Управление несоответствующей продукцией

- СТО СМК – 5.5 – 07 – 2011 - Управление положениями об отделах (подразделениях)

- СТО СМК – 5.5 – 08 – 2011 - Управление должностными инструкциями

- СТО СМК – 8.2 – 04 – 2011 - Внутренние аудиты (проверки)

- СТО СМК – 8.5 – 06 – 2011 - Корректирующие и предупреждающие действия

5.2 СТО «Управление документацией» содержит разделы:

- 1 Область применения

- 2 Нормативные ссылки

- 3 Термины, определения и сокращения

- 4 Общие положения

- 5 Стандарты Организации и их структура

- 6 Разработка и внедрение документов СМК

- 7 Оформление документов СМК

- 8 Анализ, изменение, отмена и хранение документов СМК

- 9 Управление документацией

- 10 Оценка результативности процесса управления документацией

- 11 Конфиденциальность

- 12 Ответственность

- Приложение А Форма Листа согласований документа СМК

- Приложение Б Форма Инвентарной книги регистрации подлинников

- Приложение В Форма Листа рассылки

- Приложение Г Форма Перечня документов СМК отдела (подразделения)

- Приложение Д Форма Листа регистрации ознакомлений

- Приложение Е Форма Титульного листа документа СМК

- Приложение Ж Форма Страниц документа СМК

- Приложение И Форма Титульного листа стандарта Организации

- Приложение К Форма Первой страницы стандарта Организации

- Приложение Л Форма Страниц стандарта Организации (кроме первой)

- Приложение М Форма Листа регистрации изменений

- Приложение Н Форма Извещения об изменении / отмене

- Приложение П Форма Журнала регистрации изменений

- Приложение Р Форма Листа рассылки извещений об изменениях

- Приложение С Форма Журнала выдачи документов СМК сторонним организациям

- Лист регистрации изменений

- Лист регистрации ознакомлений

5.3 СТО «Управление записями» содержит разделы:

- 1 Область применения

- 2 Нормативные ссылки

- 3 Термины, определения и сокращения

- 4 Общие положения

- 5 Управление записями СМК

- 6 Оценка процесса управления записями

- 7 Конфиденциальность

- 8 Ответственность

- Приложение А Блок-схема процесса управления записями Организации

- Приложение Б Записи, требуемые стандартом ГОСТ Р ИСО (ИСО 9001:2008)

- Приложение В Процесс управления записями

- Лист регистрации изменений

- Лист регистрации ознакомлений

5.4 СТО «Управление несоответствующей продукцией» содержит разделы:

- 1 Область применения

- 2 Нормативные ссылки

- 3 Термины, определения и сокращения

- 4 Общие положения

- 5 Структура, функции и задачи процесса «Управление несоответствующей продукцией»

- 6 Организация работ

- 7 Измерения, мониторинг и анализ процесса «Управление несоответствующей продукцией»

- 8 Конфиденциальность

- 9 Ответственность

- Приложение А Структура процесса «Управление несоответствующей продукцией»

- Лист регистрации изменений

- Лист регистрации ознакомлений

5.5 СТО «Управление положениями об отделах (подразделениях)» содержит разделы:

- 1 Область применения

- 2 Нормативные ссылки

- 3 Термины, определения и сокращения

- 4 Общие положения

- 5 Требования к построению и содержанию Положения

- 6 Требования к изложению и оформлению Положения

- 7 Порядок разработки, утверждения, замены, отмены, учета и хранения Положения

- 8 Конфиденциальность

- 9 Ответственность

- Приложение А Форма Листа регистрации ознакомлений

- Приложение Б Форма Титульного листа Положения об отделе (подразделении)

- Приложение В Образец Положения об отделе (подразделении)

- Приложение Г Функции СМК, которые целесообразно включать в Положение об отделе (подразделении)

- Приложение Д Согласующие подписи на последней странице текстовой части Положения

- Приложение Е Форма Инвентарной книги регистрации положений об отделах и должностных инструкций

- Лист регистрации изменений

- Лист регистрации ознакомления

5.6 СТО «Управление должностными инструкциями» содержит разделы:

- 1 Область применения

- 2 Нормативные ссылки

- 3 Термины, определения и сокращения

- 4 Общие положения

- 5 Требования к построению и содержанию должностной инструкции

- 6 Требования к изложению и оформлению должностной инструкции

- 7 Порядок разработки, утверждения, замены, отмены, учета и хранения должностной инструкции

- 8 Конфиденциальность

- 9 Ответственность

- Приложение А Форма Листа регистрации ознакомлений

- Приложение Б Форма Титульного листа должностной инструкции

- Приложение В Образец должностной инструкции работника отдела (подразделения)

- Приложение Г Согласующие подписи на последней странице текстовой части должностной инструкции

- Приложенеи Д Форма Инвентарной книги регистрации положений об отделах и должностных инструкций

- Лист регистрации изменений

- Лист регистрации ознакомления

5.7 СТО «Внутренние аудиты (проверки)» содержит разделы:

- 1 Область применения

- 2 Нормативные ссылки

- 3 Термины, определения и сокращения

- 4 Общие положения

- 5 Подготовка и проведение внутренних аудитов

- 6 Мониторинг, измерение и оценка процесса внутреннего аудита

- 7 Требования к аудиторам

- 8 Конфиденциальность

- 9 Ответственность

- Приложение А Блок-схема процесса «Внутренний аудит»

- Приложение Б Форма Годового плана – графика внутренних аудитов

- Приложение В Форма Единого плана-графика внутренних аудитов

- Приложение Г Форма Плана внутреннего аудита

- Приложение Д Форма Листа уведомлений

- Приложение Е Форма Акта о несоответствии

- Приложение Ж Форма Отчета по результатам внутреннего аудита

- Приложение И Форма Журнала регистрации Отчетов по результатам внутренних проверок

- Приложение К Форма Журнала регистрации Листов уведомлений и Актов о несоответствиях

- Лист регистрации изменений

- Лист регистрации ознакомлений

5.8 СТО «Корректирующие и предупреждающие действия» содержит разделы:

- 1 Область применения

- 2 Нормативные ссылки

- 3 Термины, определения и сокращения

- 4 Общие положения

- 5 Структура процесса «Корректирующие и предупреждающие действия»

- 6 Разработка корректирующих и предупреждающих действий

- 7 Контроль выполнения и оценка результативности корректирующих и предупреждающих действий

- 8 Конфиденциальность

- 9 Ответственность

- Приложение А Форма Плана корректирующих / предупреждающих действий

- Приложение Б Форма Отчета о проведении корректирующих / предупреждающих действий

- Лист регистрации изменений

- Лист регистрации ознакомлений

6 Разработка и внедрение документов СМК

6.1 Планирование разработки и пересмотра документов СМК

6.1.1 Разработка новых документов СМК, пересмотр действующих документов, внесение изменений в действующие документы осуществляются в соответствии с Планами работ Организации. В планах указывают отдел (подразделение) и должностных лиц, ответственных за разработку/пересмотр документа, наименование документа, сроки выполнения этапов работ.

6.1.2 Планирование разработки/пересмотра документов СМК формируется на основании:

- распоряжений высшего руководства;

-  предложений отделов (подразделений) Организации;

-  результатов анализа СМК со стороны высшего руководства;

-  рекомендаций и предложений Совета по качеству;

-  рекомендаций и предложений по результатам внутреннего и внешнего аудита.

6.2 Порядок разработки документов СМК

6.2.1 Разработка документов СМК предусматривает:

- разработку проекта документа;

- обсуждение первой редакции проекта документа;

- разработку окончательной редакции проекта документа СМК с учетом поступивших отзывов и предложений;

- обсуждение окончательной редакции проекта документа СМК;

- согласование окончательной редакции проекта документа СМК;

утверждение документа СМК (при необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом);

- размножение документа СМК;

- рассылка.

6.2.2 Все проекты документов СМК (в первой и окончательной редакциях) подлежат обсуждению внутри Организации. Все вопросы, замечания отдел (подразделение) - разработчик (далее – разработчик) решает в рабочем порядке.

6.2.3 Во всех документах СМК должны быть согласующие подписи соответствующих должностных лиц по направлениям деятельности и представителя юридического отдела. Согласующие подписи ставятся на Листе согласований, который оформляется в соответствии с приложением А.

6.2.4 Отредактированный, согласованный и оформленный документ СМК предоставляется на утверждение руководителю Организации (с подготовленным проектом приказа об утверждении документа при необходимости).

6.2.5 Документы утверждаются без ограничения срока их действия или, в необходимых случаях, на ограниченный срок, о чем указывается в приказе. К моменту окончания срока действия документа, по представлению разработчика, руководителем Организации принимается решение о продлении, снятии ограничения, о разработке нового документа или об отмене действующего.

6.3 Введение документов в действие

6.3.1 В утвержденном руководителем Организации документе СМК указывается дата его введения в действие.

6.3.2 Подлинник документа передается ДП, который присваивает документу инвентарный номер и регистрирует документ в Инвентарной книге регистрации подлинников (см. приложение Б). Подлинник документа может храниться у ДП, либо у разработчика (место хранения указывается в Инвентарной книге регистрации подлинников).

6.3.3 Утвержденные документы СМК в течение трех рабочих дней после их утверждения размножаются и передаются пользователям, перечень которых определяется руководителем Организации. На каждом титульном листе копии документа проставляется штамп или надпись «Учтенный экземпляр №_». Электронная версия документа размещается на сайте Организации в сети Интернет (или в ресурсах локально-вычислительной сети).

6.3.4 Выдача учтенных экземпляров документа регистрируется ДП в Листе рассылки (см. приложение В).

6.3.5 Подтверждением обеспечения отделов (подразделений) документами СМК является Лист рассылки и Перечень документов СМК отдела (подразделения) (см. приложение Г), хранящийся у начальника отдела (подразделения).

6.3.6 Начальник отдела (подразделения) после получения документа знакомит работников отдела (подразделения) с его содержанием под роспись в Листе регистрации ознакомлений (см. приложение Д). Работники, подлежащие ознакомлению с документом, определяются начальником отдела (подразделения).

Примечание - При приеме на работу или переводе на другую должность (работу) каждый работник должен быть ознакомлен со всеми необходимыми для осуществления его деятельности документами, в том числе документами СМК.

6.3.7 Замена документов, пришедших в негодность, осуществляется на основании предложений начальников и работников отделов (подразделений), внутренних аудиторов.

6.3.8 Учтенные копии документов, пришедших в негодность, изымаются из обращения и уничтожаются с отметкой в Листе рассылки (см. приложение В). Негодными для обращения признаются документы, которыми невозможно пользоваться из-за наличия порванных и загрязненных листов или утери отдельных листов.

6.3.9 Ответственность за случаи утери учтенных копий документов СМК несут начальники отделов (подразделений). ДП, в случае порчи или утраты документов СМК, выдает другой учтенный экземпляр и регистрирует его в Листе рассылки.

6.3.10 Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены согласно п. 6.4 данного стандарта.

6.4. Восстановление подлинников

6.4.1 Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после записи в Инвентарной книге регистрации подлинников о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.

6.4.2 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.

6.4.3 Восстановленный подлинник по своему техническому содержанию должен представлять точную копию восстанавливаемого подлинника. В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления. В таблицу изменений восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении.

6.4.4 Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся в восстановленном подлиннике, в круглых скобках должно быть написано: (Подпись) и (Дата). При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить.

6.4.5 Восстановленный подлинник должен быть подписан работником, восстановившим его. Надпись, подтверждающая правильность восстановленного подлинника, может быть следующего содержания:

-  восстановлен с подлинника (подпись, фамилия и дата)

-  восстановлен с копии (подпись, фамилия и дата)

6.4.6 В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись или должен быть проставлен штамп: «Восстановленный подлинник №...».

6.4.7 Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в Инвентарной книге регистрации подлинников.

6.4.8 На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп или надпись: «Заменен восстановленным подлинником №...» с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение. Замененный подлинник должен храниться отдельно от действующих документов.

7 Оформление документов СМК

7.1 Построение, изложение, оформление документа СМК выполняется в соответствии с требованиями ГОСТ 1.5 – 2001, ГОСТ Р 6.30 – 2003.

7.2 Титульный лист и страницы документа СМК (кроме стандартов Организации) оформляются в соответствии с приложениями Е, Ж. Первая страница документа СМК должна начинаться с полного наименования документа, которое располагается симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой и выделяется жирным шрифтом

7.3 Титульный лист, первая страница и страницы стандартов Организации оформляются в соответствии с приложениями И, К, Л.

7.4 Стандарты Организации, Руководство по качеству обозначаются номерами Х – ХХ – ХХ – ХХХХ, где:

-  Х – СТО СМК/РК СМК;

-  ХХ – соответствующий пункт ГОСТ Р ИСО ;

-  ХХ - порядковый номер документа СМК;

-  ХХХХ – год выпуска документа СМК.

Пример – СТО СМК - 5.5 –

7.5 Листы регистрации ознакомлений и регистрации изменений оформляются в соответствии с приложениями Д, М.

7.6 После титульного листа размещают лист согласований, далее следует содержание. Нумерация страниц содержания выполняется римскими цифрами, начиная с титульного листа. На титульном листе и листе согласования номера «I» и «II» не проставляются.

Слово «Содержание» записывают в центре листа с прописной буквы.

7.7 Нумерация страниц документа выполняется арабскими цифрами, начиная с первого листа

7.8 Дополнительный материал оформляют в виде приложений. По статусу приложения могут быть обязательными, справочными и рекомендуемыми.

7.9 Приложения обозначают прописными буквами русского алфавита, начиная с А (за исключением букв: Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ), которые приводят после слова «Приложение».

7.10 Каждое приложение начинают с новой страницы. При этом в верхней части страницы, посередине, приводят и выделяют жирным шрифтом слово «Приложение» и его обозначение. После слова «Приложение» и его обозначения, под ним в скобках указывают статус приложения, используя слова: «обязательное», «рекомендуемое», «справочное».

7.11 Приложение должно иметь заголовок, который располагают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой и выделяют жирным шрифтом.

7.12 В тексте документа СМК даются ссылки на все приложения, при этом статус приложений при ссылках в тексте не указывают.

Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа СМК.

7.13 Разделы, подразделы, пункты и подпункты документов СМК следует нумеровать арабскими цифрами и записывать с абзацного отступа. Разделы должны иметь порядковую нумерацию. Номер подраздела или пункта включает номер раздела и порядковый номер подраздела или пункта, разделенные точкой.

Номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и подпункта.

После номера раздела, подраздела, пункта, подпункта точку не ставят.

7.14 Наименования разделов, подразделов и пунктов следует выделять жирным шрифтом и печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце.

Абзацный отступ должен быть одинаковым по всему тексту документа СМК.

7.15 Таблицы в документах должны быть оформлены соответствующим образом. Слева над таблицей размещают слово «Таблица», выделенное разрядкой. После него приводят номер таблицы, при этом точку после номера таблицы не ставят.

7.16 При необходимости краткого пояснения и/или уточнения содержания таблицы приводят ее наименование, которое записывают с прописной буквы над таблицей после ее номера, отделяя от него тире. При этом точку после наименования таблицы не ставят.

7.17 Таблицы нумеруют арабскими цифрами сквозной нумерацией в пределах всего текста стандарта, за исключением таблиц приложений.

Таблицы каждого приложения нумеруют арабскими цифрами отдельной нумерацией, добавляя перед каждым номером обозначение данного приложения и разделяя их точкой.

Если в документе одна таблица, то ее обозначают «Таблица 1» или, например «1» (если таблица приведена в приложении В).

Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой.

7.18 На все таблицы документа приводят ссылки в тексте документа или в приложении (если таблица приведена в приложении). При этом пишут слово «таблица», а затем указывают ее номер.

7.19 Если таблица выходит за формат страницы, то таблицу делят на части. При делении таблицы на части слово «Таблица», ее номер и наименование помещают только над первой частью таблицы, а над другими частями приводят выделенные курсивом слова: «Продолжение таблицы» или «Окончание таблицы» с указанием номера таблицы.

7.20 Любой графический материал (чертеж, схема, диаграмма, рисунок и т. п.) обозначают в документе словом «Рисунок».

7.21 Графический материал, за исключением графического материала приложений, нумеруют арабскими цифрами, как правило, сквозной нумерацией, приводя эти номера после слова «Рисунок». Если рисунок один, то его обозначают «Рисунок 1».

Допускается нумерация графического материала в пределах раздела. В этом случае номер рисунка состоит из номера раздела и порядкового номера рисунка, которые разделяют точкой.

Графический материал каждого приложения нумеруют арабскими цифрами отдельной нумерацией, добавляя перед каждым номером обозначение данного приложения и разделяя их точкой «1» (если графический материал приведен в приложении В).

7.22 Слово «Рисунок» и его номер приводят под графическим материалом. Далее может быть приведено его тематическое наименование, отделенное тире.

7.23 При необходимости под графическим материалом помещают также поясняющие данные. В этом случае слово «Рисунок» и наименование графического материала помещают после поясняющих данных.

7.24 На каждый графический материал дают ссылку в тексте документа.

7.25 Каждый документ СМК должен заканчиваться Листом регистрации изменений (см. приложение М) и Листом регистрации ознакомлений (см. приложение Д).

8 Анализ, изменение, отмена и хранение документов СМК

8.1. Анализ и проверка документов

Периодический анализ актуальности регламентированных в документах СМК положений осуществляют начальники отделов (подразделений), в которых были разработаны документы, а также внутренние аудиторы. Данные такого анализа могут быть основанием для:

-  внесения изменений в документ;

-  переиздания документа;

-  отмены (аннулирования) документа.

8.2 Внесение изменений в документы и переиздание документов

8.2.1 Внесение изменений в документы производится:

-  при изменении политики Организации в области качества;

-  при изменении установленных внутренними документами СМК условий выполнения работы;

-  при изменении требований к выполнению работы;

-  по результатам внутренних и внешних аудитов;

-  по решению высшего руководства;

-  при изменении организационной или производственной структуры Организации;

-  по предложениям начальников отделов (подразделений) и работников и др.

8.2.2 Изменения и дополнения разрабатывает отдел (подразделение) — разработчик документа и оформляет в виде извещения об изменении (см. приложение Н).

8.2.3 Номер извещение об изменении обозначается, как ХХ-ХХ-ХХХХ, где

ХХ – инвентарный номер подлинника документа, для которого разработано извещение;

ХХ – порядковый номер извещения к конкретному документу;

ХХХХ – год разработки извещения.

8.2.4 Разработчик изменения определяет перечень работников, с которыми необходимо согласовать изменение. Работники, получившие проект извещения об изменении для согласования, в течение трех рабочих дней рассматривают его и при отсутствии замечаний подписывают. В случае несогласия с каким – либо изменением к извещению прикладывается обоснованное возражение, и направляется разработчику.

8.2.5 Согласующие подписи вносятся непосредственно в бланк извещения об изменении (см. приложение Н). После завершения процедуры согласования разработчик документа передает извещение на утверждение руководителю Организации.

8.2.6 Если изменение документа вызывает необходимость корректировки взаимосвязанных документов, то последовательность работ по внесению измений определяется п. п. 8.2 настоящего стандарта.

8.2.7 Извещение об изменении подписывается разработчиком.

8.2.8 Разработчик документа после утверждения изменения руководителем Организации, передает извещение об изменении ДП, который регистрирует извещение в журнале регистрации изменений (см. приложение П).

8.2.9 Изменения вносятся в подлинник документа с пометками в Листе регистрации изменений (см. приложение М).

8.2.10 Копии Извещения об изменении передаются пользователям документа, к которому разработаны изменения, указанным в Листе рассылки документа.

8.2.11 Выдача копии Извещения об изменении регистрируется ДП в Листе рассылки извещений об изменении (см. приложение Р). Электронная версия Извещения размещается на сайте Организации в сети Интернет или в ресурсах локально-вычислительной сети Организации.

8.2.12 После получения отделом (подразделением) копий извещений в течение трех рабочих дней должны быть внесены изменения в учтенную копию соответствующего документа с пометками в Листе регистрации изменений. Внесение изменений осуществляется ответственным работником, назначенным начальником отдела (подразделения).

8.2.13 Утвержденные подлинники извещений изменений к документам находятся у ДП или у разработчика (место хранения указывается в Журнале регистрации изменений).

8.2.14 После получения копии извещения начальник отдела (подразделения) знакомит с изменением работников отдела (подразделения) в соответствии с пунктом 6.3.6 настоящего стандарта.

8.2.15 При значительном количестве изменений (более 50% объема документа) осуществляется переиздание документа. Переиздание документов выполняется в соответствии с п. п. 6.2 настоящего стандарта. На листе согласований вместо слов «Введен впервые» указывается «Введен взамен такого-то документа» (в СТО также на первой странице вместо слов «Введен впервые» указывается «Введен взамен такого-то документа»).

8.2.16 При необходимости пересматриваются и обновляются взаимосвязанные с переизданным документом документы (у СТО могут быть изменены обозначение).

8.2.17 Разработка, введение в действие и замена положений об отделах (подразделениях) и должностных инструкции производится в соответствии с требованиями СТО СМК – 5.5 –«Управление положениями об отделах (подразделениях)» и СТО СМК – 5.5 –«Управление должностными инструкциями».

8.3 Отмена и изъятие документов

8.3.1 Отмена (аннулирование) документов производится:

-  при существенных изменениях организационной или производственной структуры Организации, форм, методов, технологий специализированного обслуживания потребителей, номенклатуры выпускаемых документов;

-  при изменении вида документа;

-  при выявлении необходимости соединения нескольких действующих документов в единый документ или разделения на несколько документов с целью более полной детализации выполняемых работ и процессов функционирования СМК.

8.3.2 Документ СМК отменяется приказом руководителя Организации, на котором указывается дата отмены документа.

8.3.3 Отмена документа производится извещением (см. приложение Н), согласованным с профильными работниками и утвержденным руководителем Организации.

8.3.4 Копии Извещения об отмене передаются пользователям отмененного документа, указанным в Листе рассылки документа.

8.3.5 ДП изымает из обращения подлинник, на титульном листе ставит штамп или надпись «Аннулирован» с записью номера соответствующего извещения. После получения извещения об изменении в отделе (подразделении) изымаются из обращения учтенные копии документа и предоставляются ДП.

8.3.6 В инвентарной книге регистрации подлинников (см. приложение Б) ДП делает пометку об аннулировании документа.

8.3.7 Копии отмененного документа, изъятые в отделах (подразделениях) Организации, подлежат уничтожению.

8.4 Хранение документов

8.4.1 Все подлинники документов (извещений об изменеии документов) СМК, принятые и зарегистрированные ДП в Инвентарной книге регистрации подлинников, хранятся у ДП или у разработчика.

8.4.2 Учтенные копии документов хранятся в соответствующих отделах (подразделениях). В отделе ведется перечнь документов СМК отдела (подразделения) (см. приложение Г).

8.4.3 В каждом отделе (подразделении) должны быть созданы условия, обеспечивающие хранение и удобство использования документов, исключающие их порчу и несанкционированный доступ.

8.4.4 При предоставлении документов СМК сторонним организациям на них должна делаться отметка «Для информации». Выдача копии документа производится с обязательной регистрацией ДП в Журнале выдачи документов СМК сторонним организациям (см. приложение С).

8.4.5 Допустимо хранение отмененных документов в качестве справочного материала. Хранение отмененных документов осуществляется отдельно от комплекта действующих документов с отметкой «Аннулирован» на титульном листе.

8.4.6 Подлинники отмененных документов подлежат хранению в течение пяти лет с момента их отмены.

9 Управление документацией

Процесс управления документацией СМК Организации, включающий в себя определение сроков хранения документов, лиц, ответственных за ведение и контроль ведения документов, представлен в таблице 3.

Таблица 3

Наименование документа	Периодичность ведения документа	Лицо, ответственное за ведение документа и контроль ведения	Лицо, ответственное за хранение документа и срок хранения	Ссылка на приложение, устанавливающее форму документа
Инвентарная книга регистрации подлинников	При введении в действие и аннулировании документа СМК	ДП	Инвентарная книга регистрации подлинников хранится у ДП в течение всего срока ведения Организацией деятельности	Приложение Б
Лист рассылки	При передачи документов в отделы	ДП	Лист рассылки хранится у ДП в течение всего срока действия разосланных документов	Приложение В
Перечень документов СМК отдела (подразделения)	При поступлении или изъятии документа СМК в отделе (подразделении)	Начальники отделов (подразделений)	Перечень документов СМК хранится в отделе (подразделении) в течение срока действия перечисленных в нем документов	Приложение Г
Извещение	По мере внесения изменений в документы СМК	ДП	Извещение хранится у ДП в течение пяти лет	Приложение Н

Окончание таблицы 3

Наименование документа	Периодичность ведения документа	Лицо, ответственное за ведение документа и контроль ведения	Лицо, ответственное за хранение документа и срок хранения	Ссылка на приложение, устанавливающее форму документа
Журнал регистрации изменений	При введении в действие изменений к документам	ДП	Журнал регистрации изменений хранится у ДП в течение всего срока ведения деятельности Организацией	Приложение П
Лист рассылки извещений об изменениях	При передачи извещений об изменениях в отделы	ДП	Лист рассылки извещений хранится у ДП в течение всего срока действия документов, к которым были разработаны изменения	Приложение Р
Журнал выдачи документов СМК сторонним организациям	При выдаче документов СМК сторонним организациям	ДП	Журнал выдачи документов СМК сторонним организациям хранится у ДП в течение срока действия документа	Приложение С
Документы СМК	По мере разработки	Назначенный работник	Назначенный работник	-

10 Оценка результативности процесса управления документацией