Оформление документов СМК (стр. 1 )

2011 г.

УТВЕРЖДАЮ

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

СТО СМК – 4.2 – 02 – 2011

Внесено: Представитель руководства по качеству ФГУ «Авиаметтелеком» подпись___________ «___» ______________ 2011 г. Введен в действие приказом Генерального директора ФГУ «Авиаметтелеком» № _1_ от «_17_» ____01________ 2011 г. Введен впервые

Согласовано: Начальник юридического отдела ФГУ «Авиаметтелеком» подпись_____________ «___» ________________ 2011 г.

Содержание

№	Наименования разделов	Стр.
1	Область применения	1
2	Нормативные ссылки	1
3	Термины, определения и сокращения	2
4	Общие положения	4
5	Стандарты Организации и их структура	5
6	Разработка и внедрение документов СМК	10
7	Оформление документов СМК	13
8	Анализ, изменение, отмена и хранение документов СМК	16
9	Управление документацией	20
10	Оценка результативности процесса управления документацией	21
11	Конфиденциальность	22
12	Ответственность	22
Приложение А	Форма Листа согласований документа СМК	23
Приложение Б	Форма Инвентарной книги регистрации подлинников	24
Приложение В	Форма Листа рассылки	25
Приложение Г	Форма Перечня документов СМК отдела (подразделения)	26
Приложение Д	Форма Листа регистрации ознакомлений	27
Приложение Е	Форма Титульного листа документа СМК	28
Приложение Ж	Форма Страниц документа СМК	29
Приложение И	Форма Титульного листа стандарта Организации	30
Приложение К	Форма Первой страницы стандарта Организации	31
Приложение Л	Форма Страниц стандарта Организации (кроме первой)	32
Приложение М	Форма Листа регистрации изменений	33
Приложение Н	Форма Извещения об изменении / отмене	34
Приложение П	Форма Журнала регистрации изменений	36
Приложение Р	Форма Листа рассылки извещений об изменениях	37
Приложение С	Форма Журнала выдачи документов СМК сторонним организациям	38
	Лист регистрации изменений	39
	Лист регистрации ознакомлений	40

СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

________________________________________________________________________________

Введен впервые

Система менеджмента качества

Управление документацией

________________________________________________________________________________

Дата введения_______________

1 Область применения

1.1 Настоящий стандарт устанавливает требования к порядку планирования, разработки, введения, идентификации, хранения, защиты, восстановления и изъятия документов СМК ФГУ «Авиаметтелеком» и его филиалов (далее - Организация), определённых Организацией как необходимые для функционирования СМК.

1.2 Требования к обеспечению идентификации и управление рассылкой документов внешнего происхождения описаны в Инструкции по делопроизводству ФГУ «Авиаметтелеком».

1.3 Требования стандарта обязательны для исполнения работниками всех отделов (подразделений) Организации.

1.4 Стандарт разработан в соответствии с ГОСТ Р ИСО (ИСО 9001:2008).

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на документы, приведенные в таблице 1.

Таблица 1

№	Код документа	Наименование документа
1	ГОСТ	МСС Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению

Окончание таблицы 1

№	Код документа	Наименование документа
2	ГОСТ Р 6	Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3	ГОСТ Р ИСО 9ИСО 9000:2005)	Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
4	ГОСТ Р ИСО 9ИСО 9001:2008)	Системы менеджмента качества. Требования
5	СТО СМК -	Управление положениями об отделах (подразделениях)
6	СТО СМК -	Управление должностными инструкциями
7	СТО СМК – 8.2 – 04 – 2011	Внутренние аудиты (проверки)
8	-	Инструкция по делопроизводству ФГУ «Авиаметтелеком»

3 Термины, определения и сокращения

3.1 Термины и определения

В настоящем стандарте использованы термины, приведенные в таблице 2.

Таблица 2

Термин	Определение
Актуализация документа	Приведение документа в соответствие с изменившимися внешними и/или внутренними условиями
Анализ документа	Изучение содержания документа для оценки его соответствия установленным требованиям и определения необходимости внесения в него изменений
Введение в действие документа	Осуществление организационных и технических мероприятий, обеспечивающих выполнение требований документа СМК
Внутренние документы	Документы СМК, разработанные высшим руководством и работниками организации
Высшее руководство	Лицо или группа работников, осуществляющих руководство и управление организацией на высшем уровне

Продолжение таблицы 2

Термин	Определение
Делопроизводитель	Главный специалист отдела кадров и организации делопроизводства, осуществляющий регистрацию и хранение подлинников документов, изменений к ним, архивирование и уничтожение пришедших в негодность/отмененных документов
Документ	Информация, представленная на соответствующем носителе Примечания 1 Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим, компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом или комбинацией. 2 Комплект документов, например, спецификаций и записей, часто называется «документацией». 3 Некоторые требования (например к разборчивости текста) относятся ко всем видам документов, однако могут быть особые требования к спецификациям (например, требования к управлению пересмотрами) и записям (например, требование к восстановлению).
Замена документа	Введение в действие вновь утвержденного документа системы менеджмента качества взамен одного или нескольких действующих документов с одновременной отменой действующего документа
Запись	Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности
Копия документа	Экземпляр документа СМК, идентичный по содержанию и статусу подлиннику и предназначенный для использования в практической деятельности, выполненный любым способом репрографии (размножения и копирования)
Подлинник документа	Документ, оформленный подлинными подписями и выполненный на любом носителе, допускающем многократное воспроизведение с него копий
Пользователь документа	Физическое или юридическое лицо , применяющее документ в целях ознакомления, исполнения или проверки
Проект документа	Разработанный вариант документа СМК, содержащий обоснованные положения и требования, построенный, изложенный и оформленный в соответствии с установленными правилами и подготовленный для рассмотрения заинтересованными лицами
Размножение документа	Снятие копий с подлинника документа
Регистрация документа	Занесение документа СМК в соответствующий перечень (указатель) установленной формы
Система	Совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов
Система менеджмента качества	Система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству

Окончание таблицы 2

Термин	Определение
Управление документацией	Деятельность по обеспечению пользователей документа учтенными актуализированными копиями, по проверке, внесению изменений, поддержанию в рабочем состоянии, отмене, изъятию и хранению документов СМК
Учтенная копия	Копия подлинника документа, регистрируемая в листе рассылки документа, с записью ее порядкового номера и должностного лица, которому она передается
Примечание - жирным шрифтом выделены термины, используемые в ГОСТ Р ИСО (ИСО 9000:2005)

3.2 Сокращения