Инструкция по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства для органов исполнительной власти Тюменской области (стр. 2 )

Рис 1. Внешний вид входящей РКК на вкладке «Контроль»

Таблица 1. Описания полей входящей РКК на вкладке «Контроль».

№	Название поля	Ввод значения	Описание
1	Рег. номер	Автоматически значение переносится с вкладки «Регистрация»	До нажатия кнопки «Сохранить» заполняется словом АВТОНОМЕР, которое при сохранении автоматически заменяется регистрационным номером на основании формата номера, заданного в журнале регистрации. Возможен ручной ввод и исправление значения.
2	Дата регистрации	Автоматически значение переносится с вкладки «Регистрация»	Дата регистрации документа.
3	Шаблон Резолюции	Выбор из справочника «Шаблоны резолюций»	Выбор типовой резолюции для заполнения реквизита «Резолюция».
4	Резолюция	Ручной ввод	Текст резолюции руководителя ОИВ ТО. Заполняется вручную или изменяется автоматически при выборе значения в поле «Шаблон Резолюций». Список исполнителей резолюции указывается в таблице поручений.
5	Автор резолюции	Выбор из справочника «Работники»	Указывается руководитель, который подпишет или уже подписал резолюцию.
6	Дата резолюции	Выбор из календаря или ручной ввод	Дата подписания резолюции.
7	Контролер	Выбор из справочника «Работники»	Сотрудник, контролирующий исполнение резолюции.
8	На контроле	Выбор значения из списка	Признак контроля поручения.
16	Дата исполнения	Выбор из календаря или ручной ввод	Срок исполнения по РКК. Заполняется автоматически максимальной датой поручения, но может быть изменен вручную.
17	План. Дата	Дата автоматически	Плановая дата исполнения по поручениям. Заполняется автоматически максимальной датой поручения.
18	Факт. Дата	Выбор из календаря или ручной ввод	Дата исполнения резолюции по документу. Заполняется автоматически максимальной плановой датой поручения, при условии, что все даты заполнены.
19	Количество заданий у исполнителей	Целое число автоматически	Заполняется автоматически при старте заданий исполнителям.
Таблица поручений Поручения конкретным сотрудникам в рамках резолюции.
9	№	Целое число	Номер строки. Заполняется автоматически.
10	Подразделение	Выбор из справочника “Подразделения”	Название отдела исполнителя. Может быть заполнено вручную или автоматически при выборе поля «Исполнитель»
11	План. дата	Выбор из календаря или ручной ввод	Плановая дата исполнения поручения определенного для сотрудника в поле «Исполнитель»
12	Исполнитель	Выбор из справочника “Работники”	Сотрудник, который определен исполнителем по резолюции
13	Поручение	Строка ручной ввод	Индивидуальное поручение сотруднику, указанному в поле «Исполнитель».
14	Факт. дата	Дата автоматически	Автоматически устанавливается дата исполнения задания созданного для сотрудника в поле исполнитель.
15	Ответственный	Выбор значения из списка	Выбирается «Да» если сотрудник данной строки определен ответственным за исполнение резолюции в целом.

4. ПРАВИЛА РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

4.1 Общее описание

Справочник «Обращения граждан» содержит информацию об обращениях, направленных гражданами в ОИВ ТО. Работа со справочником «Обращения граждан» происходит в отфильтрованном виде, т. е. только письменные обращения или только устные обращения.

Добавление записей в справочник «Обращения граждан» может быть осуществлено:

·  Стандартными кнопками справочника “Добавить” и “Копировать”. Соответственно будет открыта новая форма для регистрации обращения, у которой все поля будут пустыми или в случае копирования, будет открыта новая форма для регистрации обращения, у которой все поля кроме поля «рег. номер» будут заполнены данными копируемого обращения. Электронные документы, связи поручения и задачи копируемой РКК обращения не переносятся, их необходимо создавать вручную.

·  РКК обращения создается автоматически во время приема документа через систему Обмен ОВТО. В этом случае РКК будет создана и сохранена с частично заполненными полями. Полученные электронные документы будут прикреплены к РКК обращения. Связи автоматически не создаются, их необходимо создавать вручную.

4.2 Описание формы РКК письменного обращения граждан,
вкладка «Основная»

Рис 1. Внешний вид РКК письменного обращения на вкладке «Основная»

Таблица 1. Описание полей письменного обращения на вкладке «Основная»

№	Название поля	Ввод значения	Описание
1	Рег. номер	Автоматический или ручной ввод	Регистрационный номер, выдаваемый организацией принявшей документ. До нажатия кнопки «Сохранить» заполняется словом АВТОНОМЕР, которое при сохранении автоматически заменяется регистрационным номером на основании формата номера, заданного в журнале регистрации обращений. Возможен ручной ввод и исправление значения.
2	Статус документа	Выбор из справочника “Статусы документа”	Указывается статус документ (контроль, особый контроль, неконтрольный …).
3	Тип обращения	Выбор из справочника “Типы обращений”	Указывается тип обращения (предложение, заявление, жалоба…).
4	Дата	Выбор из календаря или ручной ввод	Дата принятия обращения.
5	Повторность	Выбор из списка возможных значений	Указывается признак повторности документа (повторно, дубль).
6	ФИО Заявителя	Ручной ввод	Указывается фамилия, имя и отчество заявителя.
7	Характер проблемы	Выбор из списка возможных значений	Указывается характер проблемы (личный, общественнозначимый).
8	Социальный статус	Выбор из справочника “Социальные статусы”	Указывается социальный статус заявителя.
9	Вид обращения	Выбор из справочника “Виды обращений”	Указывается, каким образом поступило обращение (письмо, факс, заявление с приема…).
10	Район	Выбор из справочника “Районы”	Район проживания заявителя.
11	Тип автора	Выбор из списка возможных значений	Указывается тип автора «Личное» или «Коллективное».
12	Поселок	Выбор из справочника “Поселки”	Поселок, в котором проживает заявитель.
13	Ответственный	Выбор из справочника “Работники”	Сотрудник, который рассматривает обращение (обычно руководитель ОИВ).
14	Адрес	Ручной ввод	Адрес, по которому проживает заявитель.
15	План. дата	Выбор из календаря или ручной ввод	Плановая дата направления ответа заявителю.
16	Факт. дата	Выбор из календаря или ручной ввод	Фактическая дата ответа заявителю.
17	От кого поступил	Выбор из справочника “Типы поступления”	Указывается «Лично от граждан» или организация или социальная группа, от которой направлено обращение.
19	Номер	Ручной ввод	Указывается регистрационный номер организации, из которой направлено обращение.
20	Дата	Выбор из календаря или ручной ввод	Указывается регистрационная дата организации, из которой направлено обращение.
18	Содержание	Ручной ввод	Краткое содержание обращения.
21	Вопросы	Ручной ввод или автоматическое заполнение	Перечислены основные вопросы (темы), затронутые в обращении. Поле автоматически формируется при добавлении записей в следующей таблице (поля 22 и 23).
22	№	Автоматическое заполнение	Номер строки по порядку.
23	Вопрос	Выбор из справочника “Темы”	Тема, затронутая в обращении.
24	Шаблон примечания	Выбор из справочника “Шаблоны примечаний”	При необходимости указывается наиболее часто встречающееся примечание. При выборе будет заполнено поле 25 «Примечание».
25	Примечание	Ручной ввод	Поле для ввода дополнительной информации.

4.2 Описание формы РКК письменного обращения граждан,
вкладка «Резолюция»

Таблица поручений