Инструкция по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства для органов исполнительной власти Тюменской области (стр. 3 )

Рис 1. Внешний вид РКК письменного обращения на вкладке «Резолюция»

Таблица 1. Описания полей РКК письменного обращения на вкладке «Резолюция»

№	Название поля	Ввод значения	Описание
1	Автор резолюции	Выбор из справочника «Работники»	Указывается руководитель, который подпишет или уже подписал резолюцию.
2	Дата резолюции	Выбор из календаря или ручной ввод	Дата подписания резолюции.
3	Резолюция	Ручной ввод	Текст резолюции руководителя ОИВ ТО. Заполняется вручную или изменяется автоматически при выборе значения в поле «Шаблон Резолюций». Список исполнителей резолюции указывается в таблице поручений.
11	План. Дата	Дата автоматически	Плановая дата исполнения по поручениям. Заполняется автоматически максимальной датой поручения.
12	Факт. Дата	Выбор из календаря или ручной ввод	Дата исполнения резолюции по документу. Заполняется автоматически максимальной плановой датой поручения, при условии, что все даты заполнены.
13	Направлено	Ручной ввод
Таблица поручений Поручения конкретным сотрудникам в рамках резолюции.
4	№	Целое число	Номер строки. Заполняется автоматически.
5	Исполнитель	Выбор из справочника “Работники”	Сотрудник, который определен исполнителем по резолюции.
6	Поручение	Строка ручной ввод	Индивидуальное поручение сотруднику, указанному в поле «Исполнитель».
7	План. дата	Выбор из календаря или ручной ввод	Плановая дата исполнения поручения определенного для сотрудника в поле «Исполнитель».
8	Факт. дата	Дата автоматически	Автоматически устанавливается дата исполнения задания созданного для сотрудника в поле исполнитель.
9	Отчет	Ручной ввод	Текст отчета исполнителя по поручению (если необходимо).
15	Ответственный	Выбор значения из списка	Выбирается «Да» если сотрудник данной строки определен ответственным за исполнение резолюции в целом.

5. ПРАВИЛА РАБОТЫ СО СПРАВОЧНИКОМ КУРИРУЮЩЕГО РУКОВОДИТЕЛЯ В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

5.1 Общее описание

Справочник содержит краткое описание рассматриваемого документа, резолюцию руководителя ОИВ ТО, резолюцию курирующего заместителя Гбернатора, резолюцию Губернатора или Вице-губернатора. Справочник предназначен для отправки специально подготовленного ответа по резолюции в аппарат Губернатора ТО. Доступен для просмотра всем специалистам ОИВ ТО. Консультант руководителя и руководитель ОИВ ТО могут использовать его в качество одного из инструментов контроля выполнения поручений курирующего руководителя.

5.2 Описание формы РКК справочника «Резолюции из АГО» вкладка «Исполнение»

Рис 1. Внешний вид вкладки «Исполнение»

Таблица 1. Описание полей письменного обращения на вкладке «Основная»

№	Название поля	Ввод значения	Описание
1	Статус резолюции	Строка, заполняется автоматически	Два возможных значения состояния резолюции - Выполнена - В работе.
2	Ответственный исполнитель	Выбор из справочника “Работники”, заполняется автоматически	Указывается исполнитель, назначенный по резолюции в ОИВ ТО ответственным за исполнение. Обычно сводящий. Если поле не заполнено, ответственным за исполнение считается Консультант руководителя ОИВ ТО.
3	Подразделение	Выбор из справочника “Подразделения”, заполняется автоматически	Оказывается отдел, которому принадлежит сотрудник указанный в поле №2.
4	Плановая дата исполнения	Выбор из календаря, заполняется автоматически	Плановая дата исполнения РКК по принятой из АГО резолюции.
5	Фактическая дата исполнения	Выбор из календаря, заполняется автоматически и вручную	Фактическая дата исполнения резолюции принятой из АГО.
6	Номер исходящего ответного письма	Выбор из справочника “РКК”	Поле предназначено для выбора исходящей РКК ответного документа.
7	Дополнительное сообщение/ примечание	Текст	Вводится текст для дополнительного информирования консультанта курирующего руководителя в аппарате Губернатора ТО.

[1] Не допускается сканирование и прикрепление документов с грифом ДСП. Допускается не сканировать прошитые документы и некоторые виды документов, по которым работа в электронном виде не целесообразна. Список таких видов документов должен быть определен в каждом ОИВ ТО и заверен его руководителем.

[2] Если ЭЦП неверна, необходимо обратиться к оператору СЭД и согласовать с ним порядок дальнейших действий.

[3] Консультант может подписать проект резолюции, используя кнопку «Подписать» после того как руководитель подпишет бумажный вариант резолюции. Данная возможность может быть делегирована консультанту внутренним документом.

[4] Задача с контролем - это задача, у которой при старте был установлен флаг «контроль» (см. руководство пользователя)

[5] Список организаций с настроенным механизмом ОбменОВТО можно посмотреть по ссылке http://ds-web