Инструкция по делопроизводству в городском отделе образования г. Саяногорка (стр. 2 )

Когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов, оформляется протокол краткой формы (приложение № 8), с указанием только списка присутствующих, рассматриваемых вопросов и принятых решениях.

В протоколе может быть пункт об утверждении какого - либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

56.  Акт. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности ГорОО или муниципального образовательного учреждения и отдельных должностных лиц, при приеме - передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т. п.

В акте содержатся следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа, дата и индекс, место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом укрывается не наименование должности, а распределение обязанностей между членами комиссии председатель, члены комиссии.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициатива), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, по присутствовавшие при проведении проверки. В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту. Образец акта дан в приложении № 9.

57.  Телеграмма. Телеграммы за подписью руководителя или его заместителей печатаются на бланках установленной формы. Текст телеграммы излагается кратко, печатается без исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

58.  Исходящие письма. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организаций, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дату.

В нижнем левом углу печатного текста телеграммы или письма указывается фамилия исполнителя, номер его служебного телефона.

Исходящие письма готовятся в 3-х экземплярах. Первый экземпляр с оригиналом подписи отправляется адресату: второй экземпляр, завизированный исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой, третий - возвращается исполнителю.

Подписанные письма вместе с завизированными копиями и указателем рассылки передаются для регистрации в журнале (приложение № 10) и рассылки в приемную ГорОО, где им присваивается исходящий номер.

Запечатанная в конверты в приемной ГорОО исходящая корреспонденция и в зависимости от значимости документа, отправляется простой или заказной почтой. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

59.  Телефонограмма. Телефонограмма - документ, содержащий служебную информацию, используемую для оперативного решения вопросов, передаваемую по телефону и записываемую получателем. Телефонограммы применяются для срочного запроса предоставления информации, оповещения о заседаниях, деловых встречах, о каких - либо изменениях в запланированных мероприятиях и передачи другой информации.

Телефонограмма направляется из ГорОО только за подписью руководителя, заместителей руководителя ГорОО.

Текст телефонограммы должен быть лаконичным, с указанием фактов, дат, времени, места проведения мероприятия, вопросов, подлежащих обсуждению.

Принятая телефонограмма записывается в журнал регистрации входящих телефонограмм с указанием ее порядкового номера, даты приема, наименования отправителя и номера его телефона, времени приема, должности и фамилии передавшего и принявшего текст.

После приема телефонограммы помощник руководителя должен:

-  ознакомить с ее содержанием руководителя, которому адресована полученная информация, а также сотрудников - в соответствии с поручениями и визой руководителя - под роспись в журнале регистрации входящих телефонограмм с указанием даты ознакомления;

Исходящая телефонограмма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 в одном экземпляре и подписывается руководителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список предприятий, организаций или должностных лиц, которым адресована телефонограмма, с указанием их номеров телефонов.

Исходящая телефонограмма помощником руководителя:

-  передается адресату;

-  регистрируется в журнале регистрации исходящих телефонограмм с указанием ее порядкового номера, даты передачи, краткого содержания, наименования отправителя и получателя, номера телефона последнего, времени передачи, должности и фамилии принявшего и передавшего текст, исполнителя телефонограммы.

Регистрация входящих и исходящих телефонограмм производится в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и храниться в приемной ГорОО, по окончании срока хранения приемная производит списание входящих и исходящих телефонограмм, журналов их регистрации в установленном порядке.

60.  Материал для передачи по каналу факсимильной связи оформляется на бланке как обычный служебный документ, подписывается руководителем ГорОО. Подлежащий передаче материал регистрируется в приемной как исходящая корреспонденция. Передаваемый документ должен содержать адрес получателя (куда, кому).

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче. Объем передаваемого материала не должен превышать 5 листов. Подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителю с пометкой о времени отправки и приобщаются к делу.

61.  Электронная почта. Исходящий документ, отправляемый по электронной почте, объемом менее 0,5 страницы формата А4, оформляется исполнителем в печатном виде. В случае большего объема либо по желанию исполнителя документ передается в виде электронного файла с приложением сопроводительного письма обычного содержания.

Документ либо сопроводительное письмо должны содержать информацию:

-  куда (адрес электронной почты);

-  кому (организация, должность и ФИО получателя);

-  отправитель (должность, ФИО), его подпись;

-  что отправляется;

-  имя файла.

Документ либо сопроводительное письмо регистрируется в приемной и передается для отправки. Подлинники документов или сопроводительные письма после передачи по электронной почте регистрируются и хранятся в течение года.

9. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ СЛУЖЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ

62.  Ответственными за своевременное и качественное исполнение документов и поручений по ним являются заместители руководителя ГорОО, специалисты ГорОО.

63.  Контроль за исполнением всех зарегистрированных (входящих и исходящих) документов и поручений по ним осуществляет помощник руководителя.

64.  Подлинники поручений руководителя ГорОО, его заместителей и подлинники документов, по которым даны поручения, направляются должностным лицам, которым даны поручения. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то должностному лицу, указанному в поручении первым, направляются подлинник поручения и подлинник документа, другим - копии поручения и документа.

65.  Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей. Ответственный исполнитель может подготовить один ответ с визами соисполнителей. Специалист структурного подразделения может запрашивать информацию по служебной необходимости в другом подразделении. Подлинники поручений, документов вместе с ответом возвращаются в приемную. Заявителю обязательно дается ответ.

66.  Направление исполнителям служебных документов осуществляет приемная ГорОО в день подписания поручения и регистрации, а с пометкой "Срочно" - незамедлительно. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания. Срок исполнения поручения, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой "Срочно" исполняются в течение трех дней, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней. Поручения, содержащие в тексте конкретную дату или ссылку на определенное мероприятие, исполняются согласно указанному сроку.

67.  Рассмотрение актов (протестов, представлений) прокурорского реагирования определено Федеральным законом «О прокуратуре РФ» (протест - в десятидневный срок, представление - в срок один месяц).

68.  Если поручение (документ) не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель письменно просит продлить этот срок и указывает причину отсрочки.

69.  Ответы на поручения регистрируются в приемной ГорОО и направляются вместе с оригиналом первичного документа руководителю.

70.  Документы и поручения считаются исполненными лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

71.  После исполнения документ снимается с контроля. Снять документ с контроля может только тот руководитель, который давал поручение. В приемную передается оригинал документа и подлинники соответствующих документов, относящихся к нему, для отметки и приобщения "в дело".

72.  С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту формирования дела (в приемной).

10. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

73.  Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

74.  Дела формируются в подразделениях ответственными за ведение делопроизводства в течение года.

75.  Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим помощника руководителя.

76.  В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

77.  При формировании дел необходимо соблюдать основные требования: документы постоянного и временного сроков хранения группировать в отдельные дела:

-  включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

-  группировать в дело документы одного календарного года;

-  дело должно содержать не более 200 листов.

78.  Внутри дела документы расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

79.  Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Журналы регистрации документов заводятся на один календарный год для удобства обработки и составления описей.

80.  Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в порядке алфавита по фамилиям.

81.  Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом. Все ходатайства по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в разное время года, подшиваются вместе, в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

11. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К П ОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ

И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ

82.  Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает оформление дел, описание документов, обеспечение сохранности и использования документов, передачу дел в госархив.

83.  Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в структурных подразделениях ГорОО. Затем дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, согласно номенклатуре дел сдаются в архив. Их передача производится по описям в январе следующего года. До передачи их в архив они подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

84.  Оформление дел производится работниками структурных подразделений, при методической помощи и под контролем помощника руководителя.

85.  Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление предусматривает:

-  пересистематизацию документов;

-  подшивку или переплет дела;

-  нумерацию листов в деле;

-  составление заверительной надписи дела;

-  оформление обложки дела.

При подготовке дела к сдаче в архив документы постоянного срока хранения перекладываются в обратном порядке, то есть сверху вниз по хронологии. При подготовке дел к переплету металлические скрепления удаляются. Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюции на них.

Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листов заверительной надписи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист сложенный и подшитый за середину подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке, зачеркивая одной наклонной чертой собственную нумерацию. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела, чистый бланк которой подшит в конце каждого дела (приложение № 11). Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом (приложение № 12). На обложке дела указываются:

-  наименование организации;

-  наименование структурного подразделения;

-  индекс дела по номенклатуре;

-  заголовок дела;

-  крайние даты заведения и окончания дела;

-  количество листов в деле (из заверительной надписи);

-  срок хранения дела (из номенклатуры);

-  дело №.

86.  Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат, они не подшиваются, листы в них не нумеруются, заверительные надписи не составляются. Их допускается хранить в скоросшивателях, на обложках которых должны быть указаны наименования ГорОО и структурного подразделения, индекс дела и срок хранения по номенклатуре, заголовок дела, крайние даты.

87.  По истечении сроков хранения документы уничтожаются по акту (приложение № 13), который подписывается ответственным за делопроизводство и руководителем ГорОО, согласуется с зкспертно - контрольной комиссией администрации города и городского Совета. Один экземпляр акта передается в ведомственный архив администрации города.

88.  Дела в описи располагаются в строго определенном порядке, согласно номенклатуре дел подразделения.

89.  В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся и структурном подразделении, принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел в архив.

90.  До передачи дел в архив проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел ГорОО.

Дела, увязанные в связки, доставляются помощником руководителя в архив.

91.  Ответственность за своевременное и качественное составление описей несет помощник руководителя.

92.  Опись дел подписывается составителем, с указанием должности, согласовывается с архивом и утверждается руководителем ГорОО.

93.  Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел с самостоятельной валовой (порядковой) закопченной нумерацией и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись является учетным документом.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение № 14) и дела по личному составу (приложение № 15).

94.  Дела в описи располагаются строго в определенном порядке, согласно сводной номенклатуре дел ГорОО.

95.  Описи дел составляются в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов.

96.  Годовые разделы сводных описей на дела постоянного хранения и по личному составу составляются в 3-х экземплярах, подписываются лицом, ответственным за архив, согласовываются с ЭПК администрации города.

97.  Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив администрации или на уничтожение хранятся в рабочих кабинетах. Руководители структурных подразделений и сотрудники несут ответственность за сохранность документов и дел.

98.  Дела и копии документов, хранящихся в архиве, предоставляются сотрудникам администрации города для работы в помещении архива, вне архива - под расписку во временное пользование (на срок не более недели), вне здания ГорОО - с письменного разрешения руководителя ГорОО.

99.  Изъятие и выдача каких - либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. По требованию судебных и следственных органов такое изъятие производится с разрешения управляющего делами с обязательным составлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

100.  Снятие копий с документов в целях их использования в работе структурных подразделений администрации города или в интересах отдельных граждан производится с письменного разрешения управляющего делами.

101.  Работники ГорОО города несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации.

102.  При увольнении работник ГорОО обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.

103.  Заверенные дела постоянного и долговременного хранения хранятся в архиве ГорОО, а по истечении 5 лет, передаются на хранение в государственный архив Республики Хакасия. Документы по личному составу в течение 75 лет хранятся в ГорОО.

104.  Передача документов в государственный архив производится по описям. Вместе с документами передаются справочные картотеки к ним.

12. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ

ИЛИ ЛИКВИДАЦИИ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

105.  Порядок передачи и дальнейшего использования документов структурного подразделения при реорганизации или ликвидации предусматривается приказом руководителя ГорОО.

106.  Передача документов ликвидируемого подразделения входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.

107.  При реорганизации структурного подразделения с передачей ее функций другому подразделению последняя принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизуемого структурного подразделения и ее архив.

108.  Перед передачей документов ликвидируемого или реорганизованного подразделения проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в подразделении.

109.  Передача документов осуществляется по описям и оформляется актом (приложение № 16)

110.  Если состояние и качество обработки документов ликвидированного или реорганизуемого структурного подразделения не соответствует требованиям Основных правил работы ведомственных архивов, то комиссия обязана организовать упорядочение документов в соответствии с требованиями этих правил и после этого передать документы по принадлежности.

13. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

111.  Рассмотрение обращений граждан в ГорОО ведется в соответствии с ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом города Саяногорска.

112.  Обращения граждан могут поступать в ГорОО в устной или письменной форме по почте или сданы непосредственно заявителем помощнику руководителя, доведены до руководителя ГорОО на личном приеме. Обращения могут также поступать через сайт Администрации МО г. Саяногорск.

113.  Письменные обращения, поступившие по почте через приемную ГорОО проверяются на правильность доставки, целостность вложений. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя. По просьбе гражданина на втором экземпляре обращения делается отметка о регистрации.

114.  Письменные обращения, а также поступившие через сайт Администрации МО г. Саяногорска регистрируются журнале регистрации в течение суток с момента их поступления. На заявлении в нижнем правом углу ставится штамп с указанием даты регистрации и входящий номер.

115.  Зарегистрированные письма помощник руководителя в течение суток передает на рассмотрение руководителю или его заместителям по направлениям деятельности.

116.  Письменные обращения граждан с резолюцией руководителя и его заместителей помощник направляет исполнителям.

117.  Ответы на письменные обращения граждан в соответствии с поручением руководителя и его заместителей направляются заявителю по почте через приемную ГорОО. Ответы на сайт Администрации передаются помощником руководителя в информационно-аналитический отдел Администрации МО г. Саяногорск для размещения на сайте Администрации МО г. Саяногорска.

118.  Рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан считается законченным, если решены все поставленные в них вопросы и о принятом решении заявителю сообщено письменно.

119.  Все обращения граждан должны быть рассмотрены к сроку, указанному в резолюции. Если срок исполнения в резолюции не указан, обращения должны рассматриваться в срок не более одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки в срок не позднее 15 дней. Обращения граждан через сайт Администрации МО г. Саяногорск должны быть рассмотрены в рок не более 5 дней.

120.  В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов или принятия других мер, сроки разрешения, могут быть продлены руководителем ГорОО или его заместителями, но не более, чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.

121.  После исполнения документы снимаются с контроля.

122.  Законченные делопроизводством письма граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Дела хранятся в архиве приемной в течение трех лет. По истечении указанного срока дела уничтожаются по акту.

123.  Общий контроль за прохождением и рассмотрением обращений граждан осуществляет приемная.

124.  Ответственным исполнителем считается лицо, названное в резолюции первым. Все другие перечисленные в резолюции исполнители в равной степени ответственны за качественное и своевременное исполнение обращения.

125.  Прием граждан по личным вопросам руководителем и его заместителями ведется по записи, осуществляемой помощниками ежедневно с 8 до 17 часов.

126.  Прием граждан осуществляется каждый четверг.

127.  Переданное на приеме посетителем письменное заявление регистрируется и рассматривается в установленном порядке.

128.  Основанием для снятия обращений с контроля является наличие визы руководителя на итоговой информации.

14. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

129.  Личные дела муниципальных служащих ГорОО, руководителей муниципальных образовательных учреждений (далее МОУ) оформляются ведущим специалистом по кадрам ГорОО.

130.  В личное дело включаются:

-  документы о назначении, перемещении, увольнении, отпусках, командировках, поощрениях и наградах, взысканиях;

-  собственноручно заполненные анкета и автобиография, заявление служащего:

-  копии документов об образовании, ученой степени, звании, переподготовке;

-  документы, характеризующие трудовую деятельность служащего (заключение аттестационной комиссии, характеристики, отзывы, представления и др.);

-  подписка - обязательство;

-  справка, содержащая сведения о соблюдении гражданином установленных законодательством ограничений, связанных с замещением муниципальной должности муниципальной службы: декларация о доходах, справка о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением муниципальной должности.

131.  При переводе муниципального служащего на новую должность муниципальной службы личное дело передается по новому месту муниципальной службы, а копия личного дела сдается в архив.

132.  Приказы регистрируются отделом кадров в журналах:

-  по личному составу (прием, увольнение, перемещение) с индексом "лс";

-  по кадровым вопросам (отпуска, поощрения, взыскания) с индексом "к";

Журналы регистрации распоряжений ведутся на календарный год.

133.  Кадровой службой на каждого работника ведется статистическая карточка формы Т-2.

134.  Трудовые книжки работников регистрируются в журнале, хранятся в отдельном сейфе, при увольнении выдаются работникам под роспись.

135.  Приказы по личному составу, личные дела и карточки (формы Т-2) сдаются в ведомственный архив - через год после увольнения работника.

15. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, ОФОРМЛЕНИЯ, СОГЛАСОВНИЯ И ВИЗИРОВАНИЯ ДОГОВОРОВ

136.  Руководитель, заместители руководителя, руководители МОУ принимают решение о целесообразности заключения договора или соглашения.

137.  Предложения о заключении договоров и соглашений должны содержать проекты необходимых документов, обоснование целесообразности их заключения, а также оценку финансово-экономических и правовых последствий. Преддоговорные отношения могут оформляться протоколами о намерениях, подписываемыми уполномоченными лицами.

138.  Решение о проведении переговоров и о подписании договоров принимается руководителем ГорОО.

139.  Работники в пределах своей компетенции по поручению руководителя ведут переговоры и подписывают договора с предъявлением полномочий, указанных в доверенности.

140.  Подготовка проектов договоров, их регистрация, внесение изменений и дополнений в них производятся в следующем порядке:

-  подготовка договорной документации (проекта договора и поименованных в нем приложений);

-  согласование проекта договора;

-  направление проекта договора на подписание главе;

-  регистрация договора.

141.  Проект договора должен быть согласован:

1)  исполнителем,

2)  заместителем руководителя, отвечающим за исполнение договора,

3)  главным бухгалтером,

4)  ведущим специалистом (юристом);

142.  Все визы на договоре должны быть с указанием фамилий и инициалов лиц, визирующих проект договора.

143.  Любые проекты договоров (соглашений) должны быть согласованы с ведущим специалистом (юристом), виза которого является последней и обязательной. Ведущий специалист (юрист) осуществляет правовую экспертизу проекта договора на соответствие его федеральному законодательству.

144.  Для согласования проекта договора представляются подлинные экземпляры проекта договора с поименованными в нем приложениями, являющимися его неотъемлемой частью. Перечень и содержание приложений к договору определяются при подготовке договора.

145.  При необходимости для согласования проекта договора представляются копии доверенности, устава и иных учредительных документов другой стороны, включая свидетельство о государственной регистрации.

146.  Срок согласования проекта договора – 3 дня.

147.  Заместитель руководителя не согласный полностью или частично с проектом договора обязан предоставить служебную записку, в которой указать причину отказа от визирования договора.

148.  Любые изменения договора оформляются дополнительным соглашением к договору. Дополнительное соглашение должно содержать информацию о том, какой пункт договора исключается или излагается в другой редакции. Если договор подписывается одновременно с подписанием доп. соглашения (т. е. с разногласиями), то на последней странице договора должно быть указано по каким пунктам договора составляется дополнительное соглашение.

149.  Подписанный договор передается ведущему специалисту (юристу) для его регистрации и хранения.

Ведущий специалист (юрист):

-  регистрирует подписанные договора в реестре договоров и проставляет регистрационный номер на верхней лицевой стороне первого листа;

-  осуществляет хранение подлинника договора и несет ответственность за его сохранность.

-  выдает копии договора с отметкой о регистрации исполнителям для исполнения.

-  выдает подлинник договора. Лицо, изымающее подлинник, расписывается на копии договора. Копия договора хранится до возвращения подлинного экземпляра.

150.  Договор подписывается и считается заключенным, когда сторонами достигнуто соглашение по всем его условиям (ст. 432 ГК РФ). Договор должен содержать обязательные (существенные) и дополнительные условия. Исполнителем (до передачи договора на согласование) указывается дата и номер договора. На согласование передается 2 экземпляра договора со всеми приложениями.

151.  В проект договора не должны включаться общепринятые положения, содержащиеся в федеральных законах, вследствие этого являющиеся обязательными к исполнению.

152.  Приложения к договорам составляют их неотъемлемую часть и обладают одинаковой юридической силой с основным текстом документа.

153.  Общий контроль за выполнением условий договоров осуществляет руководитель ГорОО.

154.  Текущий контроль за исполнением договоров и соглашений (в т. ч. передача копий договора заинтересованным подразделениям) осуществляют заместители руководителя.

155.  Ответственность за добросовестность заключаемого договора и за нарушение условий договора возлагается на работника, который был обязан подготовить проект договора и контролировать исполнение сторонами обязательств.

156.  В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договорам, заместитель руководителя, в чьей компетенции находятся вопросы, регулируемые договорами представляют руководителю предложения о расторжении договора, предъявления претензии или иска стороне по договору.

Приложение

к инструкции

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ :

НАИБОЛЕЕ УПОТРЕБЛЖМЫХ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛБНОСТИ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Акт 1) документ, издаваемый органом местного Самоуправления, должностным лицом в пределах ИХ Компетенции в установленной законом форме (постановление, распоряжение)

2) документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Договор - документ, фиксирующий соглашение 2-х или более сторон об (соглашение) установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Докладная - документ, адресованный руководству, излагающий какой - либо записка вопрос с выводами и предложениями составителя.

Инструкция - правовой акт, издаваемый органом управления, учреждениями, организациями в целях установления правил, регулирующих организационные, финансовые и иные стороны их деятельности, должностных лиц и граждан.

Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Положение - правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности органов местного самоуправления, структурных подразделений органов (а также нижестоящих учреждений, организаций).

Правила - свод обязательных для выполнения требований, норм.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, учреждения, действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Регламент - это свод правил.

Сводка – документ, представляющий собой обобщение данные по одному вопросу.

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права учреждения.

Приложение

к инструкции

Городской отдел УТВЕРЖДАЮ:

образования г. Саяногорск Руководитель городского

отдела образования

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Подпись Расшифровка

подписи

на _______________ год Дата

Название раздела

Индекс дел	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню 1	Примечание
1	2	3	4	5

Лицо, ответственное за Подпись Расшифровка