Инструкция по делопроизводству в городском отделе образования г. Саяногорка (стр. 1 )

Приложение

к приказу руководителя Городского отдела образования

г. Саяногорска

от 01.01.2001 г. № 000

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ГОРОДСКОМ ОТДЕЛЕ ОБРАЗОВАНИЯ Г. САЯНОГОРКА

СОДЕРЖАНИЕ:

1.  Общие положения – 2 стр.

2.  Документация Городского отдела образования – 2 стр.

3.  Составление номенклатуры – 2 стр.

4.  Общие правила подготовки и оформления документов – 3 стр.

5.  Подготовка и оформление приказов – 9 стр.

6.  Контроль исполнения правовых актов – 10 стр.

7.  Порядок оформления документов с помощью печатных устройств – 11 стр.

8.  Организация документооборота – 12 стр.

9.  Контроль исполнения служебных документов – 15 стр.

10.  Формирование дел – 16 стр.

11.  Подготовка дел к последующему хранению и использованию – 17 стр.

12.  Передача документов при реорганизации или ликвидации структурного подразделения – 19 стр.

13.  Организация работы с обращениями граждан – 19 стр.

14.  Организация работы с кадровой документацией – 20 стр.

15.  Порядок подготовки, оформления, согласования и визирования договоров – 20 стр.

16.  Приложения – 23 стр.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.  Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами и контроль за их исполнением в Городском отделе образования г. Саяногорска (далее ГорОО).

2.  Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников ГорОО. Работники несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной информации. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю ГорОО.

3.  Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию руководителя передать неисполненные документы другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.

4.  Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

5.  Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им служебной информации или документов осуществляется через пресс-службу администрации города.

6.  Правила работы с секретными документами и документами для служебного пользования регламентируются специальной инструкцией.

7.  Ответственность и контроль за организацией делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на помощника руководителя.

2. ДОКУМЕНТАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОТДЕЛА ОБРАЗОВАНИЯ.

8.  Деятельность ГорОО обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу (приложение № 1).

9.  В соответствии с положением «О Городском отделе образования» издает приказы.

3. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ

10.  Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, с указанием сроков их хранения и составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве. Номенклатура дел ГорОО составляется помощником руководителя, в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, оформляется согласно приложению № 2.

11.  Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, которым присваиваются номера в соответствии со схемой построения номенклатуры дел.

12.  Каждое включенное в номенклатуру дело должно иметь определенный индекс, состоящий из номера обозначенного структурного подразделения, порядкового номера в пределах структурного подразделения и цифрового обозначения вопроса. Наименования дел в пределах структурного подразделения располагаются по степени их важности.

13.  После одобрения экспертно – проверочной комиссией ГорОО и согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПМК) комитета по делам архивов РХ номенклатура утверждается руководителем ГорОО.

14.  Номенклатура дел пересогласовывается с архивным управлением не реже, чем раз в 5 лет.

15.  В случае изменения структуры или функций ГорОО в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел до 1 декабря текущего года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

16.  Организационно - методическое руководство разработкой сводной номенклатуры дел осуществляет архивный отдел управления делами администрации города.

4. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

17.  Документ принимается к делопроизводству при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации - автора, название вида документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись.

18.  Документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ. В ГорОО имеются 2 вида бланков:

  «Городской отдел образования г. Саяногорска.» (бланк подписывает руководитель ГорОО, заместители руководителя) (приложение № 3);

  «Приказы руководителя Городского отдела образования г. Саяногорска» (подписывает руководитель ГорОО) (приложение № 4);

19.  Оформление реквизитов документов:

  19.1. Герб города.

помещается на верхнем поле приказа и письма.

19.2. Полное наименование организации.

Наименование организаци, являющейся автором документа, соответствует наименованию, закрепленному в Положении о Городском отделе образования. Над наименованием ГорОО указывается полное наименование администрации города. Наименования наряду с русским языком, печатаются на хакасском.

19.3. Справочные данные об организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

19.4. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

19.5. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

19.6. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа (исходящий номер) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

19.7. Ссылка на регистрационный номер документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

  19.8. Адресат.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Министерство образования и науки

Республики Хакасия

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

хлеб»

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям образовательных

учреждений г. Саяногорска

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Директору ГУП РХ

«Институт Абакангражданпроект»

655017 г. Абакан

ул. Щетинкина, 18

ф (390

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

,

г. Липки, Киреевский рн

Тульская обл., 301264

19.9. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Городского образования

г. Саяногорска

Личная подпись

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом ГорОО

от 01.01.2001 N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов (приложение № 5).

19.10. Резолюция.

Резолюция написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Прошу подготовить проект

договора с 05.10.2013

Личная подпись

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

19.11. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)? Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)? Например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Отметку о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

19.13. Текст документа.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

19.14. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме: Приложение: на...... л. (листах), в.... экз. Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров каждого: Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

19.15. Подпись.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Руководитель Городского

отдела образования Личная подпись

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Руководитель Городского

отдела образования Личная подпись

Главный бухгалтер Личная подпись

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись

Члены комиссии Личная подпись

Личная подпись

Личная подпись

19.16. Гриф согласования документа.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Городского

отдела образования

Личная подпись

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерство образования и науки РХ

от 01.01.2001 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол Совета ГорОО

от 01.01.2001 N 10

19.17. Виза.

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель Городского отдела

образования г. Саяногорска

Личная подпись

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель Городского отдела

образования г. Саяногорска

Личная подпись

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

19.18. Печать.

Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. В делопроизводстве ГорОО применяются печати: гербовая, отдел кадров, орган опеки и попечительства. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Перечень документов, на которых ставится гербовая печать, приведен в приложении № 6. Гербовой печатью заверяются подписи руководителя ГорОО и заместителей руководителя ГорОО.

19.19. Отметка об исполнителе документа.

Фамилия исполнителя, номер его телефона. В левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа исходящего документа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

19.20. Отметка о заверении копии.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Специалист 1 категории Личная подпись

Дата

19.21. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

19.22. Отметка о поступлении документа в ГорОО.

Отметка о поступлении располагается в нижней части первого листа документа и включает наименование организации - получателя документа, дату поступления и его индекс.

5. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ

20.  Приказы ГорОО г. Саяногорска – это нормативный правовой акт, издаваемый в пределах компетенции отдела образования и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

21.  Проекты приказов печатаются исполнителями на специальном бланке в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению этих документов.

22.  Одновременно с разработкой проекта документа должны быть подготовлены предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу соответствующих, ранее изданных актов или их частей.

23.  Текст проекта постановления, распоряжения должен быть четким, кратким, изложенным понятным языком, не допускающим различных толкований и сокращений. В проекте должны быть четко сформулированы цели и определены задачи, которые будут при этом решаться. В констатирующей части излагаются цели, задачи предписываемых действий и основания, послужившие причиной подготовки проекта. В постановляющей части в повелительной форме должно указываться кому, какие действия необходимо выполнить и в какие сроки. В зависимости от объема и содержания проект может подразделяться на разделы и пункты. Каждый пункт должен начинаться либо с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, либо с указания предписываемого действия, а затем исполнителя.

24.  Приказы, затрагивающие права, свободы, обязанности граждан должны содержать положение о сроках и порядке вступления их в законную силу и подлежат обязательному опубликованию в городской газете.

25.  Приказы должны обязательно содержать пункт о возложении контроля, сроках исполнения.

26.  Проекты приказов в обязательном порядке визируются ответственными исполнителями.

27.  Приложения к проекту приказа печатаются на отдельном листе с пометкой в правом верхнем углу:

	ПРИЛОЖЕНИЕ № ___
	к приказу руководителя Городского
	отдела образования г. Саяногорска
	от ___________________ № ___________

28.  Ответственность за качество подготовки документов, полноту согласования и рассылки, соблюдение сроков сдачи документов в приемную несет исполнитель, готовящий приказ.

29.  Приказ может издаваться в новой редакции, если в него вносятся изменения более одного раза.

30.  Проект сдается в приемную, срок сдачи проекта документа не должен превышать 3-х дней с даты последнего согласования.

31.  Полностью подготовленные приказы передаются помощнику руководителя на подпись руководителя.

32.  Подписанным приказам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется в журналах с начала и до конца года. К порядковому номеру приказов по кадровым вопросам добавляется буква - "к". Приказы ГорОО вступают в силу с момента подписания или официального опубликования, если иное не оговорено в акте.

33.  Копии приказов руководителя ГорОО заверяются гербовой печатью и подписью помощника руководителя.

34.  Рассылаемые документы в течение 3-х дней направляются адресатам помощником руководителя, согласно указателю рассылки.

35.  Приказы, хранящиеся в приемной, предоставляются сотрудникам ГорОО для работы в помещении приемной или под роспись в журнале выдачи документов во временное пользование на срок не более 2-х дней.

36.  Подлинники приказов хранятся вместе с оригиналами документов, на основании которых они приняты, в течение календарного года в приемной, а затем сдаются в архив.

6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПРИКАЗОВ

37.  Оперативная работа по контролю исполнения приказов осуществляется помощником руководителя или работниками, исполняющими эти обязанности.

38.  На помощника руководителя при работе с правовыми актами возлагается выполнение следующих обязанностей:

-  ознакомить руководителя с документами, поставленными на контроль, в день их получения и передать эти документы с резолюцией руководителя непосредственным исполнителям;

-  завести папку, в которой будет храниться копия данного постановления или распоряжения и все материалы, характеризующие ход его выполнения;

-  информировать руководителя о ходе и результатах исполнения контрольных документов ежемесячно, а по оперативным вопросам - по мере необходимости;

-  подготовить руководителю по истечении установленных сроков исполнения документов, листы контроля о снятии или информации на продление сроков исполнения с приложением к ним правового акта;

39.  Контроль за исполнением предусматривает:

-  постановку документа на контроль;

-  своевременное информирование руководителя о ходе выполнения поручений, содержащихся в документе;

-  корректировку хода исполнения поручений, содержащихся в документе;

-  снятие документа с контроля;

-  анализ и обобщение результатов исполнения.

40.  Срок исполнения приказов исчисляется в календарных днях с даты его подписания и должен быть указан в тексте документа. Срок исполнения приказов, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц.

По документам длительного действия первый срок контроля за исполнением документа в целом устанавливается три месяца со дня подписания документа. Последующие сроки контроля определяются по результатам промежуточного анализа исполнения руководителем администрации, осуществляющим контроль за исполнением документа.

При необходимости изменения срока выполнения постановления и распоряжения ответственный исполнитель должен не позднее, чем за 3 дня до истечения срока, представить на имя руководителя, осуществляющего контроль за исполнением, просьбу о продлении срока с указанием объективных причин.

Решение о продлении срока исполнения принимает руководитель, которому поручен контроль за исполнением документа, о чем делается пометка в подлиннике и листке контроля.

Приказы считаются исполненными и снимаются с контроля в том случае, когда решены все поставленные в них вопросы и об этом извещены все заинтересованные организации и лица.

41.  Руководители муниципальных образовательных учреждений города Саяногорска, несут перед ГорОО ответственность за невыполнение приказов руководителя ГорОО, нарушение сроков их исполнения.

7. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ПОМОЩЬЮ

ПЕЧАТНЫХ УСТРОЙСТВ.

42.  . Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

15 мм - верхнее;

15 мм - нижнее.

4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

43.  При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Каждая законченная мысль выделяется в отдельный абзац. Абзацы отделяются друг от друга красными строками. Красная строка начинается с шестого символа.

Заголовок к тексту пишут прописными буквами, подзаголовок - строчными буквами. Переносы слов в заголовке (подзаголовке) не делают. Точка в конце заголовка (подзаголовка) не ставится. Нельзя заканчивать строку заголовка предлогом, союзом или наречием - их переносят на следующую строку. Заголовок от подзаголовка отделяют двумя интервалами.

Расстояние от верхнего поля листа до заголовка четыре с половиной интервала (20 мм). Расстояние от заголовка (подзаголовка) до текста не менее трех интервалов (если текст печатается через полтора интервала) или четырех интервалов (если текст печатается через два интервала). Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило, через полтора межстрочных интервала и не более 4-х экземпляров.

Заголовок (подзаголовок) в документе может располагаться одним из способов центрованным (посередине текста) или фланговым (от левого поля).

Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. На первом листе нумерация не ставится.

44.  При подготовке документа с использованием персонального компьютера все требования к отпечатанному документу сохраняются. При работе на компьютере в качестве черновика оригинала допускается использовать дискету с указанием имени файла документа.

45.  На лицевой стороне последнего листа документа, внизу слева, проставляется фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (для писем), инициалы имени и фамилии лица, отпечатавшего данный документ, при компьютерной печати - имя файла документа.

46.  Перепечатка одного и того же документа допускается не более трех раз, при этом на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза руководителя.

8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

47.  Корреспонденция, поступающая в ГорОО (в том числе прием и регистрация писем и обращений граждан), принимается и регистрируется в приемной ГорОО.

48.  Регистрация документов - это фиксация фактов создания или поступления документа путем проставления на нем индекса (номера) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация входящих служебных документов, документов вышестоящих организаций, а также контроль за прохождением и исполнением поручений по этим документам, выдача справок и сводных отчетов производятся путем применения автоматизированной системы учета в приемной. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, как создавае-мые в администрации, так и поступающие из других организаций.

49.  Документы, поступающие в приемную, проходят:

-  первичную обработку;

-  предварительное рассмотрение;

-  регистрацию;

-  рассмотрение руководителем;

-  переотметку резолюции;

-  доставку исполнителям;

-  переотметку ответа;

-  контроль исполнения;

-  регистрацию и отправку ответа заявителю;

-  формирование в архив.

При первичной обработке проверяется правильность доставки, целостность упаковки. Конверты с документами вскрываются, на полученном документе в нижней правой части проставляется регистрационный штамп.

Регистрация производится в книге входящей корреспонденции

Документы доставляются по назначению в день их регистрации. Корреспонденция, направляемая в подразделения ГорОО, выдается ответственному за исполнение, с отметкой в журнале выдачи.

50.  Зарегистрированные документы передаются руководителю в день их поступления. Срок наложения резолюции не должен превышать 3 дней. Документы с резолюциями (поручениями) направляются приемной на исполнение работникам подразделения. Фамилия исполнителя, текст и дата резолюции (поручения) вносятся в журнал регистрации в приемной ГорОО. Ход продвижения документа внутри структурного подразделения контролирует помощник руководителя (специалист 1-й категории).

51.  Служебная информация, получаемая по факсимильной связи, регистрируется как входящий служебный документ.

52.  Входящая служебная информация, получаемая по электронной почте, в печатном виде регистрируется в журнале входящей корреспонденции (в приемной) и передается адресату в день поступления.

53.  Информация должна иметь служебные отметки и содержать:

-  дату приема;

-  реквизиты отправителя.

54.  Порядок оформления информационно-справочных документов:

55.  Протокол. Протокол - это официальный документ, на основании которого руководитель вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Процессы принятия решений и сами решения документируются с помощью протоколов совещаний. Документирование хода совещаний и оформление протокола возлагается на:

- помощника руководителя (еженедельные планерки аппарата ГорОО);

- ведущего специалиста (Решение Совета ГорОО).

Протоколы оформляются на бланках ГорОО и содержат следующие реквизиты: наименование подразделения, наименование вида документа, дата заседания, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "председатель", "секретарь", "присутствовали") и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке в именительном падеже. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После слов "ПОВЕСТКА ДНЯ" ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилии докладчика - в родительном падеже.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже, после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире так же с прописной буквы пишут - "Доклад прилагается".

Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатают прописными буквами, затем ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже, после этого ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности, Форма протокола дана в приложении № 7.