Документоведение (стр. 4 )

Практическая работа 1

Цель занятия: анализ современной нормативно-правовой базы по делопроизводству в плане ее структуры и содержания.

Задания:

Задание 1. На основании информационно-правовой поисковой системы «Консультант Плюс» создайте графическую схему структуры нормативно-правовой базы по делопроизводству, соблюдая иерархию правовых актов в Российской Федерации и внутри каждой группы актов - хронологию.

Задание 2. Выявите правовые акты и конкретные статьи в них, касающиеся в целом процессов документирования в Российской Федерации. Заполните полученными данными следующую таблицу:

Название нормативно-правового акта, его дата и номер	№ статьи	Содержание статьи

Практическая работа 2

Организация документооборота предприятия

Цель занятия: изучение движения документов в аппарате управления с момента их получения до завершения исполнения.

В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны:
• иметь представление об общих принципах организации традиционного и электронного документооборота;

• знать последовательность прохождения и исполнения документов;
• уметь составить схемы движения входящих, исходящих, внутренних документов;
• иметь навыки учета документооборота.

Задания:

Задание 1. Изучить нормативные требования к организации документооборота, методики подсчета документооборота. Представить результаты анализа в виде краткого конспекта или письменных ответов на вопросы.

Задание 2. Составить модель организации документооборота (используя материалы конкретного предприятия или собственную разработку). Выполняя задание необходимо:

- определить состав должностных лиц, участвующих в обработке и исполнении документов;

- изучить движение документных потоков организации и представить схемы движения входящих документов (отразить перемещения документов от момента приема до подшивки их в дело после завершения исполнения), исходящих документов (отразить перемещения документов от момента подготовки их проектов до отправки их учреждения), движения внутренних документов (от момента подготовки проекта документа до подшивки в дело).

Задание 3. Предложить пути совершенствования документооборота

Практическая работа 3

Организация службы документационного обеспечения управления

Цель занятия: изучение организационных форм, структуры и функций службы делопроизводства.

В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны:
• знать требования современных нормативных документов к организации службы делопроизводства;
• иметь навыки составления схем организационной структуры службы делопроизводства;
• уметь рассчитывать численный состав службы ДОУ

• уметь разрабатывать нормативные документы, регламентирующие деятельность делопроизводственной службы.

Задания:

Задание 1. Изучить требования действующих нормативных документов к организации, структуре и функциям службы делопроизводства (ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти). Основное внимание обратить на статус службы, состав ее функций, формулировку прав и ответственности.

Задание 2. Создать организацию, указав ее название, организационно-правовую форму, структуру, управление. Дать краткую характеристику ее деятельности. Проанализировать организацию службы ДОУ в этой организации и выявить ее особенности.

Задание 3. Начертить схему организационной структуры службы ДОУ создаваемого предприятия, зафиксировать подчиненность служб и структурных подразделений. Для каждого структурного подразделения и участка службы ДОУ на схеме фиксируется вид подчиненности. Обосновать наименование и подчиненность каждого структурного подразделения.

Задание 4. Разработать положение о службе ДОУ. Текст положения должен содержать конкретные формулировки задач, функций, прав, обязанностей и взаимоотношений службы. Положение оформить на общем бланке, определить порядок согласования и утверждения положения (состав структурных подразделений и должность руководителя, утверждающего документ). Аргументировать предложенный проект Положения.

Задание 5. Разработать должностную инструкцию на одного специалиста службы ДОУ. При формулировке должностных обязанностей сотрудника следует согласовывать их основными задачами и функциями службы ДОУ (т. е. с текстом Положения). В разделе «Взаимоотношения, связи» закрепить взаимодействия работника службы и его связи на уровне представления документов.

Задание 6. Разработать инструкцию по документационному обеспечению управления для организации (необходимые материалы предоставляются преподавателем на занятии). Студентам необходимо знать методику разработки данного документа.

Задание 7. Разработать табель унифицированных форм документов (необходимые материалы предоставляются преподавателем на занятии). Студентам необходимо знать методику разработки данного документа.

Задание 8. На основе нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления рассчитать численность сотрудников службы ДОУ.

Практическая работа 4

Регистрация документов и организация

справочно-информационного обслуживания

Цель занятия: изучение организации и технологии регистрации управленческих документов.

В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны:

• знать нормативные требования к организации регистрации документов;

• уметь обосновать предложения по организации регистрации в конкретном учреждении;

• иметь навыки заполнения регистрационных форм.

Задания:

Задание 1. Изучить требования нормативно-методических документов к регистрации и построению информационно-справочного аппарата. Обратить внимание на состав документов, подлежащих регистрации, последовательность расположения составных частей индекса документа, правила формирования информационно-справочных баз данных.

Задание 2. Составить сравнительную характеристику форм регистрации документов, выделив преимущества и недостатки (письменно)

Задание 3. Зарегистрировать в журнале, на карточках и в автоматизированной форме предложенные документы. Обратить особое внимание на регистрацию инициативных и ответных писем.

Задание 4. Разработать и обосновать предложения по организации регистрации и информационно-справочной работы для конкретной организации.

Практическая работа 5

Номенклатура дел

Цель занятия: изучение классификационных справочников, применяемых в делопроизводстве, в приобретении навыков составления и оформления номенклатуры дел.

В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны:
• иметь представление о назначении и возможном применение номенклатуры дел в организации;
• знать назначение и использование перечней документов с указанием сроков хранения;
• знать методику составления номенклатуры дел;

• уметь составить номенклатуру дел конкретной организации.

Задания:

Задание 1. Изучить указания по применению перечня типовых документов, образующихся в деятельности учреждений и организаций с указанием сроков хранения и выяснить:
• порядок применения перечня в делопроизводстве;

• дифференциацию сроков хранения документов по группам организаций;

• схему построения перечня и его научно-справочный аппарат.

Задание 2. Проанализировать конкретную номенклатуру дел организации, выписывая в тетради выявленные недостатки ее содержания и оформления и иллюстрируя каждый из них примером.

Задание 3. Изучить структуру, функции и состав документного фонда конкретной организации (материалы деловой игры) и разработать классификационную схему и содержание номенклатуры дел.

Тема 8. Оформление и формирование дел

Практическая работа 6

Организация и порядок формирования дел. Описание дел

Цель занятия: изучение комплекса работ по формированию и
описанию дел.

В результате выполнения заданий практического занятия студенты должны:
• знать основные требования нормативных документов к работам, проводимым службой ДОУ по формированию и описанию дел;

• иметь представление об отборе документов для дальнейшего хранения и использования;

• знать правила формирования дел;

• знать правила оформления дел для сдачи в архив;

• иметь навыки описания дел.

Задания:

Задание 1. Изучить требования нормативно-методических документов к формированию дел, проведению экспертизы ценности документов и их подготовке к сдаче в архив организации. Законспектировать правила формирования дел, порядок проведения экспертизы ценности документов, порядок подготовки документов к сдаче в архив организации.

Задание 2. Проанализировать правильность группировки документов в дела (на примере конкретных дел). При проведении анализа дел необходимо обратить внимание на следующее:

• Соответствие заголовков дел документам, помещенных в дело;

• Наличие в деле дублетных, черновых экземпляров документов и документов, подлежащих возврату;

• Наличие в деле документов с различными сроками хранения.

Задание 3. Оформить дела для сдачи в архив организации. При оформлении следует пронумеровать документы дела, составить внутреннюю опись, заверительную надпись и оформить обложку дела.

Задание 4. Составить опись на дела постоянного и временного хранения, подлежащие сдаче в архив; акт об уничтожении документов, утративших научно-практическое значение. Определить последовательность расположения дел в описи, состав должностных лиц, принимавших участие в составлении, визировании и согласовании этих документов.

6.1. Вопросы для подготовки к зачёту

1.  Основные источники и литература по изучению истории и организации ДОУ в России.

2.  Возникновение и развитие делопроизводства в Киевской Руси.

3.  Делопроизводство в период феодальной раздробленности Древнерусского государства.

4.  Государственное управление в Русском централизованном государстве 15-17 вв. и особенности организации приказного делопроизводства.

5.  Состав и должностные обязанности служилых людей в работе с документами в учреждениях России 15-17 вв.

6.  Общая характеристика документов этого периода, особенности их составления и оформления.

7.  Основные этапы технологии прохождения документов в приказном делопроизводстве.

8.  Систематизация документов и организация их хранения в приказном делопроизводстве.

9.  Судебники 15-16 вв. и Соборное уложение 1649 г. как основа законодательной регламентации порядка работы с документами.

10.  Государственное управление в Российской империи 18 в. и особенности организации коллежского делопроизводства.

11.  Состав и должностные обязанности канцелярских служащих в коллегиях и местных учреждениях России 18 в.

12.  Общая характеристика документов 18 в., порядок их составления и оформления.

13.  Порядок получения и рассмотрения документов в коллежском делопроизводстве. Схема исполнения документов в коллегиях.

14.  Организация и технология регистрации документов в коллежском делопроизводстве. Контроль за исполнением документов.

15.  «Генеральный регламент» 1720 г. и его роль в организации ДОУ учреждений 18 в. Характеристика содержания и структуры «Генерального регламента».

16.  Закон «Учреждения для управления губерний» 1775 года и его роль в организации ДОУ местных учреждений.

17.  Государственное управление в Российской империи первой половины 19 в. и особенности организации министерского делопроизводства.

18.  Структура и функции делопроизводственных служб учреждений 19-начала 20 вв.

19.  Общая характеристика документов 19 в., правила их составления и особенности оформления.

20.  Организация движения документов и порядок их рассмотрения в учреждениях 19 в.

21.  Организация и технология регистрации документов в делопроизводстве министерств. Контроль (ревизия дел) за исполнением документов.

22.  Закон «Общее учреждение министерств» 1811 г. и его роль в организации ДОУ учреждений 19 в. Характеристика структуры и содержание закона.

23.  Государственное управление в России второй половины 19 – начала 20 в. и новые тенденции в развитии документоведения.

24.  Основные направления и способы рационализации делопроизводства в учреждениях России 19 – начала 20 вв.

25.  Основные этапы становления и развития делопроизводства в первой половине 20 в.

26.  Советское законодательство 20-30-х гг. о порядке документирования управленческой деятельности.

27.  Основные направления деятельности научно-исследовательских институтов, ведомственных учреждений и других организаций по рационализации делопроизводства в 20-30-е гг. 20 в.

28.  Деятельность Института техники управления как общесоюзного научно-методического центра по совершенствованию служб ДОУ в центральных и местных учреждениях.

29.  Основные направления развития делопроизводства в 30-50-е гг. 20 в.

30.  Основные этапы и тенденции развития делопроизводства в 60-80-е гг. 20 в.

31.  Советское законодательство и нормативное регулирование ДОУ в 60-80-е гг. 20 в.

32.  Разработка и внедрение основных положений «Единой государственной системы делопроизводства» (ЕГСД). Структура ЕГСД, характеристика ее основных положений.

33.  Стандартизация и унификация управленческих документов в 70-80-е гг. 20 в. и их влияние на документирование и организацию работы с документами.

34.  Теоретические и прикладные исследования по совершенствованию ДОУ в 60-80-е гг. Формирование концепции ДОУ и разработка Государственной системы документационного обеспечения управления.

35.  Основные направления деятельности ВНИИДАД.

6.2. Вопросы для подготовки к экзамену

1.  Предмет, содержание и задачи курса. ДОУ как функция управления.

2.  Основные понятия и терминология ДОУ.

3.  Государственная система ДОУ. Организационная структура управления документацией.

4.  Нормативно-методическая база делопроизводства и проблемы управления документацией.

5.  Организационная структура службы ДОУ. Типовые структуры ДОУ в организациях различных уровней управления.

6.  Задачи и функции службы ДОУ. Положение о службе ДОУ; состав информации, порядок разработки и утверждения.

7.  Должностной и численный состав сотрудников службы ДОУ, их функциональные обязанности.

8.  Должностная инструкция как нормативный документ; состав информации, порядок разработки и утверждения.

9.  Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий организацию и технологию ДОУ учреждения; состав информации, порядок разработки, утверждения и внедрения.

10.  Нормирование труда сотрудников службы ДОУ. Типовые нормативы времени на делопроизводственные работы.

11.  Понятие документооборота и его основные этапы.

12.  Схема движения, технологии обработки и исполнение входящих документов.

13.  Схема движения, технологии обработки и исполнение исходящих документов.

14.  Схема движения, технологии обработки и исполнение внутренних документов.

15.  Анализ структуры документооборота.

16.  Методы учета и сокращения документооборота.

17.  Регистрация документов как составная часть ДОУ. Принципы регистрации документов.

18.  Регистрационные формы, состав информации и порядок их заполнения.

19.  Индексирование документов и построение информационно-поисковых систем по документам организации.

20.  Информационно-справочное обслуживание аппарата управления. Поиск и использование информации.

21.  Задачи и виды контроля исполнения документов и поручений. Состав контролируемых документов.

22.  Технологические процедуры контроля исполнения документов.

23.  Организация и порядок формирования дел.

24.  Систематизация документной информации. Номенклатура дел: назначение, виды, общие требования к ее составлению и оформлению.

25.  Методика составления номенклатуры дел.

26.  Хранение документов в оперативной деятельности.

27.  Понятие «экспертиза ценности документов», ее задачи. Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы.

28.  Организация экспертизы ценности документов. Этапы проведения ЭЦД и оформление ее результатов.

29.  Перечни документов со сроками хранения, их назначение и использование.

30.  Оформление дел. Нормативно-методические материалы об основных требованиях к оформлению дел.

31.  Понятие описи дел. Виды описей, правила их составления и оформления.

32.  Подготовка и передача дел в ведомственный архив.

33.  рганизация и технология работы с обращениями граждан.

34.  Основные направления совершенствования ДОУ.

6.3. Материалы, устанавливающие содержание

и порядок проведения промежуточной аттестации

При изучении курса предусмотрены: текущий контроль (в виде рубежного контроля – тесты, самостоятельные реферативные работы по разделам курса) и промежуточная аттестация, которая предназначена для проверки всех знаний и умений студента, полученных при изучении курса.

Работа студента оценивается по следующим показателям: посещаемость занятий; результаты тестирования; выступления на семинарах; качество ответа на зачёте.

7. Учебно-методическое и информационное обеспечение

дисциплины

Основная литература

1.  Документационное обеспечение управления негосударственных организаций : учеб. пособие / , . - М. : ИНФРА-М, 20с.

2.  Документирование управленческой деятельности : учеб. пособие / . - М. : ИНФРА-М, 20с.

3.  Черников, Б. В. Информационные технологии управления : учебник для студентов вузов / . - 2-е изд., перераб. и доп. - М. : ФОРУМ-ИНФРА-М, 20с.

Дополнительная литература

1.  Делопроизводство : образцы документов / . - 3-е изд. - М. : РИОР, [2011]с.

2.  Исаченкова, А. И. Документационное обеспечение управления : учеб.-практ. пособие / ; Запад.-урал. ин-т эконом. и права. - Пермь, 20с.

8. Материально-техническое обеспечение дисциплины

В процессе изучения курса студенты регулярно пользуются компьютерной техникой, имеющейся в учебном корпусе № 2, справочно-поисковым потенциалом читального зала Пермской государственной академии искусства и культуры.

Программа составлена в соответствии с требованиями ФГОС ВПО с учетом рекомендаций и примерной ООП ВПО по направлению 034700 «Документоведение и архивоведение» и профилю подготовки «Документационное обеспечение управления».

Автор – преподаватель

Рецензент – доцент

Программа одобрена на заседании НМС ФГБОУ ВПО «Пермская государственная академия искусства и культуры» от ______________года, протокол № __________