Командировки работников (стр. 2 )

│Отдел │Менеджер │РФ, │ООО │11.09.01│15.09.01│пять │ООО │ │

│закупок │ │г. │"Торго - │ │ │ │"Форум" │ │

│продукции │ │Ижевск │вый дом│ │ │ │ │ │

│ │ │ │Ресурсы │ │ │ │ │ │

│ │ │ │Коми" │ │ │ │ │ │

└───────────┴─────────────┴───────┴────────┴────────┴────────┴───────┴────────┴───────┘

┌──────────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────────┐

│ Содержание задания (цель) │Краткий отчет о выполнении задания │

├──────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────┤

│ 10 │ 11 │

├──────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────┤

│Заключение контракта на поставку │подписан контракт N 21 от 14.09.01 на │

│комплектующих изделий к оборудованию │поставку комплектующих изделий к │

│ │оборудованию │

└──────────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────────┘

Руководитель Начальник

структурного отдела

подразделения закупок Работник

────────── ──────── ────────────── ───────

должность подпись расшифровка подпись

подписи

Заключение о выполнении задания

выполнено

───────────────────────────────

Руково - Генеральный

дитель директор Руково - Начальник

органи- ────────── ─────── ──────────── дитель отдела

зации должность подпись расшифровка струк - закупок

подписи турного ───────── ───────

подраз - должность подпись

деления

──────────────

расшифровка

подписи

"16" сентября 2001 годa

Перечислим счета, на которых следует учесть командировочные расходы в зависимости от цели задания.

┌─────────────────────────────────────────┬─────────────────────────────┐

│ Цель командировки │ Номер счета │

├─────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Покупка товаров │ 41 "Товары" │

├─────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Заключение договоров о продаже │ │

│продукции (товаров), изучение рынков │ 44 "Расходы на продажу" │

│сбыта в других регионах, участие в │ │

│выставках │ │

├─────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Покупка, доставка основных средств │ 08 "Вложения во│

│(оборудования и т. п.), затраты по │ внеоборотные активы" │

│капитальным вложениям │ │

├─────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Покупка, доставка материалов │ 10 "Материалы" │

├─────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│ │ 28 "Брак в производстве" │

│Гарантийный ремонт ранее проданного │ 96 "Резервы предстоящих│

│оборудования │ расходов" если создан│

│ │ резерв на гарантийный│

│ │ ремонт) │

├─────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Участие в обучающих семинарах, │ │

│собраниях акционеров, проверка │ 26 "Общехозяйственные │

│деятельности филиалов, другие цели, │ производственной расходы"│

│связанные с деятельностью организации │ │

├─────────────────────────────────────────┼─────────────────────────────┤

│Командировка непроизводственного │ 29 "Обслуживающие│

│характера (например, проверка работы │ производства и хозяйства" │

│находящихся на балансе организации │ 91-2 "Прочие расходы" │

│профилактория, базы отдыха, лагеря │ │

│отдыха детей) │ │

└─────────────────────────────────────────┴─────────────────────────────┘

Служебное задание передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9 или N Т-9а).

По возвращении из командировки работник делает записи о выполнении служебного задания, его непосредственный руководитель делает пометки о полноте и качестве проделанной работы. Документ представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом.

1.3.2. Приказ о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а)

Приведем образец приказа формы N Т-9 с примером заполнения, а также форму N Т-9а. В отличие от формы N Т-9, составляемой на одного работника, в форме N Т-9а имеется возможность составить приказ на несколько человек одновременно (здесь можно указать трех сотрудников). Поэтому форма N Т-9а используется крупными предприятиями, где приказы о командировках издаются в большом количестве.

Унифицированная форма N Т-9

Утверждена

постановлением

Госкомстата РФ

от 06.04.01 N 26

┌────────┐

│ Код │

Форма по ОКУД ├────────┤

по ОКПО │0301022 │

└────────┘

ООО "Форум"

──────────────────────────────────

наименование организации

┌───────────┬────────────┐

│ Номер │ Дата │

│ документа │ составления│

├───────────┼────────────┤

│ 62 │ 06.09.01 │

└───────────┴────────────┘

Приказ

(распоряжение)

о направлении работника в командировку

Направить в командировку:

┌────────────────┐

│Табельный номер │

Решетняк Викторию Юрьевну ├────────────────┤

──────────────────────────────────────────────────────│ 35 │

фамилия, имя, отчество └────────────────┘

менеджер

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

наименование профессии (должности)

отдел закупок продукции

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

наименование структурного подразделения

в ООО "Торговый дом Ресурсы Коми", г. Ижевск, РФ

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

место назначения (страна, город, организация)

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

┌─┐

сроком на │5│ календарных дней

└─┘

с "11" сентября 2001 года по "15" сентября 2001 года

с целью заключения контракта на поставку комплектующих

────────────────────────────────────────────────────────────────

изделий к oборудованию.

───────────────────────────────────────────────────────────────────────

Командировка за счет средств предприятия

───────────────────────────────────────────

Основание: служебное задание N 12 от 05.09.01

─────────────────────────────────────────────────────────────

служебное задание, другое основание (номер, дата)

Руководитель Генеральный

организации директор oв

─────────── ─────── ────────────

должность подпись расшифровка

подписи

С приказом

(распоряжением) ознакомлен "16" сентября 2001 годa

──────────────────

подпись работника

Унифицированная форма N Т-9а

Утверждена

постановлением

Госкомстата РФ

от 06.04.01 N 26

┌────────┐

│ Код │

Форма по ОКУД ├────────┤

по ОКПО │0301023 │

└────────┘

ООО "Форум"

──────────────────────────────────

наименование организации

┌───────────┬────────────┐

│ Номер │ Дата │

│ документа │ составления│

├───────────┼────────────┤

│ 72 │ 26.09.01 │

└───────────┴────────────┘

Приказ

(распоряжение)

о направлении работника в командировку

Направить в командировку:

┌──────────────────────┬─────────────────┬────────────────┬─────────────┐

│Фамилия, имя, отчество│Рябову │Фоминых │Абрамова │

│ │Викторию Юрьевну │Наталью Петровну│Петра Ильича │

├──────────────────────┼─────────────────┼────────────────┼─────────────┤

│Табельный номер │ 36 │ 42 │ 12 │

├──────────────────────┼─────────────────┼────────────────┼─────────────┤

│Структурное │Отдел │Отдел │Отдел │

│подразделение │общего аудита │общего аудита │общего аудита│

├──────────────────────┼─────────────────┼────────────────┼─────────────┤

│Профессия (должность) │аудитор │ведущий аудитор │руководитель │

│ │ │ │проверки │

├────┬───────────┬─────┴─────┬───────────┴────────────────┴─────────────┤

│ │ │страна, │ │

│Ко - │ место │город │ г. Ижевск │

│ │ ├───────────┼──────────────────────────────────────────┤

│ман-│ назначения│организация│ ООО "Торговый дом Ресурсы Коми" │

│ ├───────────┼───────────┼───────────────┬───────────────┬──────────┤

│ди - │ │начала │10.10.01 │10.10.01 │10.10.01 │

│ │ ├───────────┼───────────────┼───────────────┼──────────┤

│ров-│ дата │окончания │25.10.01 │25.10.01 │25.10.01 │

│ ├───────────┴───────────┼───────────────┼───────────────┼──────────┤

│ка │ срок (календарные дни)│ 16 │ 16 │ 16 │

├────┴───────────────────────┼───────────────┼───────────────┼──────────┤

│ │аудит бухгал-│аудит бухгал-│Сдача ау-│

│цель │терской отчет-│терской отчет-│диторского│

│ │ности за 9 ме-│ности за 9 ме-│отчета │

│ │сяцев 2001 г. │сяцев 2001 г. │заказчику │

├────────────────────────────┼───────────────┼───────────────┼──────────┤

│Командировка за счет │отдела общего │отдела общего │отдела об-│

│средств │аудита │аудита │щего ауди-│

│ │ │ │та │

├────────────────────────────┼───────────────┼───────────────┼──────────┤

│С приказом (распоряжением) │дата и подпись │дата и подпись │дата и │

│oзнакомлен. │работника │работника │подпись │

│ │ │ │работника │

│Подпись работника. │ │ │ │

│Дата │ │ │ │

└────────────────────────────┴───────────────┴───────────────┴──────────┘

Основание: служебное задание N 12 от 25.09.01

──────────────────────────────────────────────────────────────

служебное задание, другое основание (номер, дата)

Руководитель Генеральный

организации директор oв

───────────── ─────── ─────────────

должность подпись расшифровка

подписи

Применяются обе формы для оформления и учета направления работников в командировку. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, а также цель, время и место командировки. Если это необходимо, указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

1.3.3. Командировочное удостоверение (форма Т-10)

На основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9) кадровая служба выписывает работнику командировочное удостоверение (форма N Т-10). Удостоверение выписывается в одном экземпляре. Оно является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в месте командировки (время прибытия в пункт (пункты) назначения и время убытия из него или из них). Это сказано в пункте 2 Инструкции N 62.

Форма командировочного удостоверения (форма N Т-10) приведена на следующих страницах.

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью, которая обычно используется в хозяйственной деятельности организацией для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица (п. 6 Инструкции N 62).

К командировочному удостоверению предъявляются достаточно строгие требования. Личные данные и пункт назначения, указанные в нем и на проездных документах, должны быть идентичны. Наименование предприятия, указанное на лицевой стороне, должно совпадать с отметками принимающей стороны на обратной стороне удостоверения.

Если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и росписи уполномоченных лиц, то удостоверение может быть признано недействительным. Если же в командировочном удостоверении нет отметок о выбытии и прибытии, то суточные работнику не выплачиваются. Отсутствие командировочного удостоверения также приведет к спору с налоговым инспектором при выплате суточных. Поэтому при направлении работника "в разведку, с целью осмотрения на местности", все-таки следует отметить командировочное удостоверение в месте командировки в каких-либо официальных органах, к примеру, в местной администрации.

Поскольку командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных предприятием расходов, а для работника - подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов, во избежании тяжб с контролирующими органами следует оформлять данный документ очень тщательно.

Унифицированная форма N Т-10

Утверждена

постановлением

Госкомстата РФ

от 06.04.01 N 26

┌────────┐

│ Код │

Форма по ОКУД ├────────┤

по ОКПО │0301022 │

└────────┘

ООО "Форум"

──────────────────────────────────

наименование организации

┌───────────┬────────────┐

│ Номер │ Дата │

│ документа │ составления│

├───────────┼────────────┤

│ 62 │ 06.09.01 │

└───────────┴────────────┘

Командировочное удостоверение

┌────────────────┐

│Табельный номер │

Работник ├────────────────┤

─────────────────────────────────────────│ 35 │