Регламент Южного окружного управления образования (стр. 3 )

3.7.4. Замена ранее разосланных экземпляров (частей) распорядительного документа Управления

Замена разосланных экземпляров распорядительных документов или отдельных частей (при обнаружении орфографических или технических ошибок) может быть произведена только с разрешения начальника информационно-аналитической службы по работе с населением и делопроизводству. Как правило, внесение изменений в связи с обнаружением орфографических и технических ошибок производится путем издания соответствующего распорядительного документа.

При необходимости исправления (замены) одного или более слов производится замена полного листа распорядительного документа, при этом сохраняется нумерация страниц утвержденного распорядительного документа.

В этом случае информационно-аналитическая служба по работе с населением и делопроизводству оформляет заменяемый лист распорядительного документа следующим образом: на верхнем поле нового (изменяемого) листа делается надпись «Взамен разосланного» (при замене нескольких листов делается надпись на каждой странице) и указывается дата, номер и название распорядительного документа, в котором производится замена листов (при замене первой страницы дату, номер и название указывать не обязательно).

Подлинник распорядительного документа дополняется заменяемым листом (листами) с пометкой «взамен разосланного».

3.8. Порядок выдачи копий распорядительных документов Управления

3.8.1. Копии распорядительных документов Управления выдаются заверенные гербовой печатью Управления либо простой круглой печатью Управления в соответствии с настоящим Регламентом и подписью работника Управления, наделенного правом заверения документов.

3.8.2. Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Управления, обязаны обеспечить:

- сохранность и использование поступающих к ним копий документов;

- соблюдение сроков хранения документов, своевременную подготовку и передачу дел в архив или на уничтожение (в соответствии с номенклатурой дел).

3.8.3. Дополнительные заверенные копии распорядительных документов Управления, ранее направленных согласно списку рассылки в структурные подразделения Управления и подведомственные государственные образовательные и иные учреждения системы Управления могут быть выданы только при наличии письменной обоснованной заявки за подписью начальника структурного подразделения Управления (руководителя подведомственного государственного образовательного и иного учреждения системы Управления) с обязательной резолюцией начальника Управления.

В случае утраты в структурном подразделении ранее направленной согласно списку рассылки копии документа к заявке должна быть приложена объяснительная записка работника, утратившего документ.

На основании резолюции начальника Управления заявка выполняется в течение 3 календарных дней.

3.8.4. В случае нахождения подлинников распорядительных документов Управления в архиве граждане и организации должны обратиться с заявкой на выдачу копии распорядительного документа Управления в информационно-аналитическую службу по работе с населением и делопроизводству или в Главархив Москвы.

3.8.5. Не допускается выдача копий распорядительных документов Управления (в т. ч. незаверенных ксерокопий) юридическим и физическим лицам сотрудниками структурных подразделений Управления, в должностные обязанности которых эта функция не входит.

3.9. Поддержание в актуальном состоянии правовой базы Управления

В целях поддержания в актуальном состоянии правовой базы распорядительных документов Управления ответственные исполнители документов и юридическая служба периодически, не реже 1 раза в 2 года, производят инкорпорацию распорядительных документов Управления.

Утратившими силу признаются распорядительные документы Управления:

- выполненные;

- фактически утратившие силу;

- ограниченного срока действия;

- в связи с изменением законодательства.

Распорядительные документы Управления признаются утратившими силу с момента выхода отменяющего распорядительного документа, если в нем не указано иное.

Распорядительные документы Управления подлежат отмене:

- если документ не вступил в силу;

- по решению суда;

- по протесту прокуратуры

Распорядительные документы Управления, в которые неоднократно вносились изменения, издаются в новой редакции.

4. Порядок работы с договорами (КОНТРАКТАМИ) и соглашениями

4.1. Общие положения

4.1.1. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров (контрактов) и соглашений, заключаемых начальником Управления и уполномоченными должностными лицами Управления с субъектами договорных отношений в пределах полномочий, возложенных на начальника Управления Положением о Южном окружном управлении образования Департамента образования города Москвы, определяется действующим федеральным законодательством и законодательством города Москвы.

4.1.2. Договоры (контракты) и соглашения, заключаемые от имени Управления, подписываются начальником Управления.

4.1.3. Полномочия по ведению переговоров и подписанию договоров (контрактов) и соглашений Управления начальник Управления может передавать должностным лицам Управления (заместителям начальника Управления).

4.1.4. Передача полномочий на ведение переговоров и подписание договоров (контрактов) и соглашений должностным лицам Управления, определенным пунктом 4.1.3 настоящего Регламента, оформляется приказом Управления.

Указанные полномочия подтверждаются доверенностью, оформленной и заверенной в соответствии с порядком, установленным в пункте 4.4 настоящего Регламента.

4.2. Основные требования к оформлению договоров (контрактов) и соглашений Управления

4.2.1. Договоры (контракты) и соглашения Управления должны соответствовать обязательным для сторон требованиям, установленным федеральным законодательством и законодательством города Москвы, действующим в момент их заключения.

4.2.2. Подписываемые договоры (контракты) и соглашения должны содержать:

-  наименование;

-  преамбулу (вводную часть), в которой могут указываться основные цели;

-  дату, место подписания, наименование сторон;

-  предмет правового регулирования;

-  раскрытие используемых терминов и понятий;

-  права и обязанности сторон;

-  ответственность сторон;

-  способы и порядок обеспечения обязательств сторон;

-  основания прекращения и приостановления их действия;

-  порядок разрешения споров;

-  срок и условия вступления в силу;

-  срок действия;

-  сведения о регистрации и месте хранения;

-  наименование должности, фамилии, имени, отчества уполномоченного лица, подписывающего договор (контракт) или соглашение;

-  подписи сторон.

Подписи представителей сторон под двухсторонним договором (контрактом) или соглашением располагаются друг против друга или одна под другой.

Подпись каждой из сторон на всех экземплярах договора (контракта) или соглашения удостоверяется печатью (гербовой печатью Управления).

При подготовке текста договора (контракта) или соглашения стороны не должны включать в их текст положения, которые содержатся в Конституции Российской Федерации, федеральных законах и вследствие этого являются обязательными к исполнению.

Приложения к договорам (контрактам) и соглашениям составляют их неотъемлемую часть и обладают одинаковой юридической силой с основным текстом документа.

Экземпляр договора (контракта, соглашения) Управления в обязательном порядке визируется на каждом листе должностными лицами по принадлежности вопросов, последним визирует начальник юридической службы.

4.3. Юридическая экспертиза, регистрация, выполнение, контроль за выполнением и хранение договоров (контрактов) и соглашений Управления

4.3.1. Все проекты договоров (контрактов) и соглашений Управления должны проходить обязательную юридическую экспертизу в юридической службе.

Структурные подразделения Управления должны соблюдать следующий порядок прохождения договоров (контрактов) и соглашений через юридическую службу:

-  подготовленный проект договора (контракта) или соглашения представляется в отпечатанном виде начальнику юридической службы. Вместе с проектом необходимо представлять все приложения, указанные в тексте документа;

-  вся необходимая информация, касающаяся визирования документов, должна представляться по запросу юридической службы в обязательном порядке;

-  рассмотрение проектов договоров (контрактов) и соглашений в юридической службе осуществляется в срок не более 5 календарных дней.

4.3.2. Все вновь заключаемые начальником Управления договоры (контракты) и соглашения подлежат обязательной регистрации.

Договоры (контракты) и соглашения Управления вносятся на регистрацию сотрудниками структурных подразделений Управления по направлению деятельности.

4.3.3. Регистрация государственных контрактов по итогам размещения государственных заказов города Москвы в обязательном порядке осуществляется уполномоченным лицом в Реестре государственных контрактов (договоров), заключенных по итогам размещения заказов для государственных нужд города Москвы в порядке, установленном федеральным законодательством и законодательством города Москвы.

4.3.4. Последующий контроль за выполнением договора (контракта) или соглашения осуществляют соответствующие структурные подразделения Управления в рамках их компетенции.

4.3.5. Подлинники указанных договоров (контрактов) и соглашений являются документами постоянного хранения.

Оперативное хранение подлинников договоров (контрактов) и соглашений осуществляется структурными подразделениями Управления по направлению деятельности.

Ознакомление с договорами (контрактами) и соглашениями производится в соответствии с действующим законодательством.

4.4. Оформление доверенности

4.4.1. Доверенность – документ, удостоверяющий передачу полномочий начальника Управления на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному должностному лицу Управления.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

4.4.2. Доверенность оформляется на соответствующем бланке Управления.

4.4.3. Обязательные реквизиты доверенности:

-  заголовок «ДОВЕРЕННОСТЬ»;

-  регистрационный номер и дата выдачи;

-  полное наименование учреждения, от имени которого действует лицо, передающее свои полномочия;

-  фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица передающего свои полномочия;

-  документ, на основании которого действует лицо, передающее свои полномочия;

-  фамилия, имя, отчество (полностью) уполномоченного лица, паспортные данные и адрес места регистрации;

-  перечисление предоставляемых полномочий;

-  срок действия доверенности;

-  подпись начальника Управления (в его отсутствие – лица, официально исполняющего обязанности начальника Управления);

-  подпись уполномоченного лица;

-  гербовая печать Управления.

4.4.4. Доверенность, выдаваемая на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей, помимо начальника Управления должна быть подписана главным бухгалтером.

4.4.5. Доверенность оформляется юридической службой и регистрируется информационно-аналитической службой по работе с населением и делопроизводству.

5. порядок подготовки и согласования ПРОЕКТОВ РАспорядительных документов департамента образования города москвы

5.1. Порядок согласования проектов распорядительных документов Департамента образования города Москвы, поступивших в Управление на рассмотрение

5.1.1. Все поступившие на согласование в Управление проекты распорядительных документов вышестоящих органов и организаций (далее проекты), подлежат обязательной регистрации в информационно-аналитической службе по работе с населением и делопроизводству в срочном порядке.

5.1.2. Зарегистрированные проекты с пометкой «Весьма срочно» незамедлительно направляются начальнику информационно-аналитической службы по работе с населением и делопроизводству.

5.1.3. Начальник информационно-аналитической службы по работе с населением и делопроизводству в первоочередном порядке обрабатывает поступившие проекты и предоставляет их на подпись начальнику Управления.

5.1.4. После подписания резолюции начальником Управления проекты незамедлительно передаются в информационно-аналитическую службу по работе с населением и делопроизводству, которая рассылает проекты исполнителям с пометкой «Весьма срочно».

5.1.5. Исполнители представляют свои замечания и предложения по проекту, руководствуясь требованиями настоящего Регламента. Подготовленный ответственным исполнителем проект ответа визируется у всех соисполнителей.

Ответственный исполнитель помимо проекта ответа вносит на имя начальника Управления пояснительную записку-заключение о сути рассматриваемого вопроса (что нового предлагается проектом; какие распорядительные документы по данному вопросу уже приняты, их выполнение; каковы возможные последствия после принятия рассматриваемого документа, имеются ли возможности его реализации на территории округа; каковы возможные затраты, необходимые для реализации рассматриваемого проекта).

5.1.6. Срок рассмотрения проектов распорядительных документов, представленных на согласование, не должен превышать 15 календарных дней, в т. ч. для проектов законов, концепций и программ развития отраслей городского хозяйства, с момента регистрации проекта, если иной срок не установлен Мэром Москвы, руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы, заместителями Мэра Москвы, Префектурой Южного административного округа города Москвы, руководителем Департамента образования города Москвы, заместителями руководителя Департамента образования города Москвы.

5.1.7. При оперативной подготовке проекта распорядительного документа по указанию Мэра Москвы срок согласования не должен превышать 3 календарных дней с момента получения документа начальником Управления. В этом случае соисполнители представляют ответственному исполнителю справки для обобщения, либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в иной приемлемой форме, в день, предшествующий дню истечения срока исполнения поручения.

При повторном представлении на согласование проектов распорядительных документов, доработанных по замечаниям, согласование не должно превышать 10 календарных дней, если иной срок не установлен Мэром Москвы, руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы, Префектурой Южного административного округа города Москвы, руководителем Департамента образования города Москвы, заместителями руководителя Департамента образования города Москвы.

5.1.8. Начальник Управления возвращает проект ответа ответственному исполнителю на доработку в случае:

-  отсутствия виз соисполнителей или ответственного исполнителя;

-  несоответствия проекта ответа содержанию рассмотренного проекта распорядительного документа;

-  неполноты ответа (отсутствуют конкретные предложения: согласовать, согласовать с замечаниями, отказать в согласовании из-за наличия разногласий и т. п.);

-  отсутствия пояснительной записки.

5.1.9. Подписанный начальником Управления ответ, а также завизированный им проект распорядительного документа направляется информационно-аналитической службой по работе с населением и делопроизводству в первоочередном порядке в Аппарат Мэра и Правительства Москвы, в Префектуру Южного административного округа города Москвы, в Департамент образования города Москвы с курьером, иные организации (комитеты, комплексы, департаменты и др.) – заказным письмом.

5.1.10. Ответственность за своевременную рассылку рассмотренного проекта распорядительного документа Правительства Москвы, Префектуры Южного административного округа города Москвы, Департамента образования города Москвы, исполненного с нарушением установленного срока рассмотрения или исполненного в последний день общеустановленного срока исполнения, несет ответственный исполнитель, который самостоятельно обеспечивает отправку данного проекта. Копия сопроводительного письма с отметкой соответствующего учреждения (организации) о его приеме возвращается исполнителем в информационно-аналитическую службу по работе с населением и делопроизводству.

Согласование действительно в течение четырех месяцев.

5.2. Порядок подготовки проектов распорядительных документов Правительства Москвы, Префектуры Южного административного округа города Москвы и Департамента образования города Москвы

5.2.1. Проекты распорядительных документов, подготовка которых осуществляется начальником Управления, подлежат обязательной регистрации и подразделяются на:

-  поручения о подготовке распорядительных документов, содержащиеся в распорядительных документах Мэра Москвы, Правительства Москвы, Префектуры Южного административного округа города Москвы и Департамента образования города Москвы;

-  поручения о подготовке проектов распорядительных документов, поступившие от Мэра Москвы, заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, руководителя Департамента образования города Москвы, заместителей руководителя Департамента образования города Москвы;

-  поручения начальника Управления о подготовке проектов распорядительных документов.

На поручение о подготовке проекта распорядительного документа создается учетно-регистрационная карточка (УРК) в базе данных информационно-аналитической службы по работе с населением и делопроизводству.

Регистрация поручения с созданием учетно-регистрационной карточки (УРК) в базе данных осуществляется специалистами информационно-аналитической службы по работе с населением и делопроизводству.

Вся переписка, связанная с подготовкой проекта распорядительного документа, фиксируется в учетно-регистрационной карточке.

5.2.2. Подготовленный исполнителем проект распорядительного документа направляется в юридическую службу для проведения правовой экспертизы и проверки на соответствие требованиям настоящего Регламента.

5.2.3. Подготовленный проект распорядительного документа представляется на согласование начальнику Управления. Согласование проекта распорядительного документа может осуществляться параллельно, т. е. идентичные экземпляры проекта исполнителям направляются одновременно.

5.2.4. В соответствии с требованиями настоящего Регламента исполнитель:

-  готовит проект распорядительного документа;

-  осуществляет согласование проекта;

-  дорабатывает проект по замечаниям согласующих лиц;

-  готовит копию проекта в электронном виде.

5.2.5. Не допускается передача проектов распорядительных документов с целью оформления и представления их в Правительство Москвы, Префектуру Южного административного округа города Москвы и Департамент образования города Москвы лицам, не являющимся работниками соответственно Правительства Москвы, Префектуры Южного административного округа города Москвы и Департамента образования города Москвы. Ответственность за своевременную рассылку проекта распорядительного документа на согласование несет исполнитель, подготовивший проект распорядительного документа.

5.2.6. Для продления сроков исполнения поручений о подготовке проектов распорядительных документов, находящихся на внешнем контроле, ответственный исполнитель готовит информацию на имя руководителя, давшего поручение, с обоснованием необходимости продления срока.

5.2.7. Информационно-аналитическая служба по работе с населением и делопроизводству осуществляет контроль за:

- ходом получения согласований и сроками исполнения поручений о подготовке проектов распорядительных документов, содержащихся в распорядительных документах Мэра Москвы и Правительства Москвы, Префектуры Южного административного округа города Москвы, поручениях Мэра, заместителей Мэра, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, в распорядительных документах Департамента образования города Москвы и поручениях руководителя Департамента образования города Москвы и заместителей руководителя Департамента образования города Москвы.

Обобщенную информацию о ходе согласования проектов распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы, Префектуры Южного административного округа города Москвы и Департамента образования города Москвы помощник начальника Управления докладывает начальнику Управления ежемесячно.

5.2.8. Снятие поручения с контроля и списание в дело осуществляется информационно-аналитической службой по работе с населением и делопроизводству после выхода распорядительного документа Мэра Москвы, Правительства Москвы, Префектуры Южного административного округа города Москвы или Департамента образования города Москвы.

5.2.9. Обеспечение Управления бланками для подготовки проектов распорядительных документов возлагается на информационно-аналитическую службу по работе с населением и делопроизводству.

6. Организация работы со служебными документами и обращениями граждан

6.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции

6.1.1. Прием и отправка служебных документов и обращений граждан в Управлении осуществляется следующим способами:

-  через почтовое отделение;

-  нарочными и курьерами;

-  непосредственно от граждан (прием обращений);

-  с использованием факсимильной связи;

-  с использованием электронной почты;

-  с использованием официального Интернет-сайта Управления;

-  в виде телефонограмм;

-  уведомления от граждан и организаций о проведении митингов, демонстраций, шествий и пикетировании.

6.1.2. Прием и отправка корреспонденции в Управлении осуществляется централизованно информационно-аналитической службой по работе с населением и делопроизводству, за исключением факсимильной, телефонной связи, электронной почты и официального Интернет-сайта Управления.

Документы, переданные (полученные) с использованием факсимильной связи, электронной почты и Интернет-сайта Управления без использования в установленном порядке технологии электронной подписи, не имеют юридической силы, поэтому указанные способы не могут быть использованы для передачи документов, требующих удостоверения подлинности документа.

6.1.3. Регистрация и прохождение документов, поступивших в Управление и отправляемых из Управления любым из перечисленных способов, регламентируется настоящим Регламентом и отдельными распоряжениями начальника Управления.

6.1.4. Централизованный прием и отправку документов с использованием официального Интернет-сайта Управления, прием сообщений, поступающих на официальный адрес электронной почты Управления осуществляет организационный отдел ИТ-центра.

Прием факсимильных сообщений и телефонограмм, поступающих в приемную начальника Управления (по телефонам приемной), осуществляет секретарь.

Допускается применение структурными подразделениями Управления факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки документов, не требующих централизованной регистрации.

6.1.5. При приеме от нарочных служебных документов в разносной книге отправителя и (или) на копии документа ставится штамп Управления, дата и входящий регистрационный номер документа.

6.1.6. При приеме обращений от граждан при наличии копии обращения, на ней, по просьбе гражданина ставится штамп Управления с указанием даты поступления обращения в Управление и входящего регистрационного номера.

6.1.7. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни из вышестоящих организаций, принимается дежурными специалистами по Управлению (согласно утвержденному графику дежурств)

6.1.8. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковок.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3-х календарных дней с момента получения.

6.1.9. Все поступившие в Управление конверты (пакеты) вскрываются. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется наличие документов, указанных в приложениях, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).

В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.

6.1.10. На всех документах и обращениях граждан, поступивших в информационно-аналитическую службу по работе с населением и делопроизводству, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).

6.1.11. На документах, требующих срочного рассмотрения, кроме даты и входящего регистрационного номера документа, проставляется время регистрации.

К документам, требующим срочного рассмотрения, относятся:

- распорядительные документы Мэра Москвы, Правительства Москвы, Префектуры Южного административного округа города Москвы и Департамента образования города Москвы, содержащие поручения Управлению со сроками исполнения менее одного месяца;

- документы с сопроводительными письмами Мэра Москвы, первых заместителей и заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы либо лиц, официально их замещающих, а также руководителя Департамента образования города Москвы и заместителей руководителя Департамента образования города Москвы либо лиц, официально их замещающих.

- проекты распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы, Префектуры Южного административного округа города Москвы и Департамента образования города Москвы, поступившие на согласование;

- служебная корреспонденция из комплексов, департаментов, комитетов и управлений Правительства Москвы, Префектуры Южного административного округа города Москвы, структурных подразделений Департамента образования города Москвы, содержащая пометки «весьма срочно», «срочно», «оперативно», «вручить немедленно»;

- телеграммы и уведомления граждан и организаций о проведении митингов, демонстраций, шествий и пикетирований и т. п.

Доставка документов, требующих срочного рассмотрения, а также копий заявлений о проведении митингов, демонстраций, шествий и пикетирований осуществляется работником информационно-аналитической службы по работе с населением и делопроизводству в течение 2-х часов.

Выполнение поручений по документам, требующим срочного рассмотрения, осуществляется в сроки, установленные настоящим Регламентом или поручением начальника Управления.

6.1.12. Начальник информационно-аналитической службы по работе с населением и делопроизводству или лицо, официально его замещающее, принимает решение о направлении поступивших документов адресатам:

-  в почту начальника Управления;

-  в почту заместителей начальника Управления;

-  в почту руководителей структурных подразделений Управления;

6.1.13. В почту руководителя Управления в обязательном порядке направляются:

- законы Российской Федерации и законы города Москвы;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации;

- постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации и Правительства Москвы;

- приказы и распоряжения Мэра Москвы;

- приказы и письма органов государственной власти Российской Федерации и государственных органов города Москвы;

- распорядительные документы Мэра Москвы, Правительства Москвы, Префектуры Южного административного округа города Москвы, Департамента образования города Москвы;

- проекты распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы, Префектуры Южного административного округа города Москвы, Департамента образования города Москвы;

- документы с сопроводительными письмами и поручениями Мэра Москвы, первых заместителей и заместителей Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, министров Правительства Москвы, Префекта Южного административного округа города Москвы, руководителя Департамента образования города Москвы;

- обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- обращения депутатов Московской городской Думы (за исключением обращений, направленных для сведения, учета в работе либо с просьбой о предоставлении информации);

- депутатские запросы;

- протоколы совещаний у Мэра Москвы и поручения по их исполнению («ДСП»);

- личные обращения зарубежных коллег и коллег по межрегиональному сотрудничеству;

- служебные документы и обращения граждан, содержащие проблемные, конфликтные или социально значимые вопросы в целом;

- повторные коллективные обращения граждан;

- служебные документы и обращения граждан, содержащие жалобы на действия (бездействие) должностных лиц Управления, подведомственных государственных образовательных и иных учреждений системы Управления;

- отчеты об исполнении поручений начальника Управления.

В случае если вопрос требует рассмотрения или вмешательства начальника Управления, в почту начальника Управления направляются:

- документы с сопроводительными письмами и поручениями заместителей руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, заместителей руководителя Департамента образования города Москвы;

- обращения руководителей департаментов, комитетов и управлений Правительства Москвы, руководителей структурных подразделений Департамента образования города Москвы;

-обращения депутатов муниципальных собраний;

- обращения руководителей органов местного самоуправления.

6.1.14. К документам, направляемым в почту начальника Управления повторно (повторно направляемые на согласование проекты распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы, Префектуры Южного административного округа города Москвы, Департамента образования города Москвы, повторные обращения граждан или организаций, служебная корреспонденция, содержащая ссылки на ранее поступившие документы или поручения), работником информационно-аналитической службы по работе с населением и делопроизводству подбирается и прикладывается переписка, содержащая историю рассмотрения данного вопроса в Управлении (архивная документация).

6.1.15. Служебные документы и обращения граждан, адресованные начальнику Управления и не требующие доклада начальнику Управления, но входящие в компетенцию Управления, направляются по принадлежности заместителям начальника Управления.

6.2. Регистрация документов

6.2.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и использования в справочных целях (как создаваемые в Управлении, так и поступающие в Управление из других организаций и от граждан).

Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа (как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы, поступающие из вышестоящих организаций.

6.2.2. Регистрация документов и обращений граждан осуществляется информационно-аналитической службой по работе с населением и делопроизводству.

Регистрацией документа (в том числе обращений граждан) считается момент фиксации факта поступления документа путем внесения необходимых сведений о документе в автоматизированный банк регистрационных данных и проставление на документе даты и регистрационного номера.

6.2.3. Информация обо всех поступивших документах и их прохождении в Управлении фиксируется информационно-аналитической службой по работе с населением и делопроизводству.

Не подлежат регистрации информационно-аналитической службой по работе с населением и делопроизводству следующие документы:

-  статистические сведения;

-  бухгалтерские документы;

-  информационные материалы, присланные для сведения;

-  периодические издания;

-  поздравительные письма и телеграммы;

-  графики, наряды, заявки, разнарядки;

-  учебные планы, программы;

-  различного рода отчеты;

-  рекламные проспекты, буклеты, брошюры;

-  факсограммы с приглашением на совещания, мероприятия.

Документы, не требующие регистрации, поступившие напрямую в структурные подразделения Управления, минуя информационно-аналитическую службу по работе с населением и делопроизводству, размножаются и направляются по принадлежности сотрудниками структурных подразделений самостоятельно.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 календарных дней с момента получения.

6.2.4. Доставка входящих и внутренних документов в Управлении осуществляется:

-  начальнику Управления – информационно-аналитической службой по работе с населением и делопроизводству;

-  заместителям начальника Управления, руководителям структурных подразделений – специально назначенными сотрудниками соответствующих структурных подразделений.

Доставка исходящих документов в Аппарат Мэра и Правительства Москвы, в Департамент образования города Москвы, в Префектуру Южного административного округа города Москвы осуществляется курьером, в иные учреждения и организации и заявителям – по почте. Документы, исполненные с нарушением установленного срока или в день истечения срока исполнения, доставляются сотрудниками структурных подразделений Управления самостоятельно.

6.2.5. Входящие и исходящие документы передаются из информационно-аналитической службы по работе с населением и делопроизводству в структурные подразделения Управления и обратно под расписку в реестрах или книгах рассылки (с указанием даты и расшифровки подписи расписавшегося).

6.2.6. Прием телефонограмм, факсограмм, адресованных начальнику Управления и его заместителям, производится секретарем.

6.2.7. Структурные подразделения Управления регистрируют документы, адресованные и поступившие к ним, минуя информационно-аналитическую службу по работе с населением и делопроизводству, самостоятельно.

При регистрации документов структурные подразделения Управления используют номера в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

6.2.8. Повторными считаются документы, поступившие в Управление по одному и тому же вопросу из одной организации или от одного и того же частного лица (группы лиц) в течение года, считая от даты первичной регистрации документа в Управлении, и если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, а также если первоначальное решение вопроса, содержащееся в обращении, не удовлетворило заявителя или организацию.

Служебные документы (обращения граждан) от одной и той же организации (одного и того же лица) по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам, не считаются повторными, а являются повторными экземплярами.

6.2.9. Для подготовки проекта резолюции и принятия решения о процедуре исполнения документов в соответствующие структурные подразделения Управления (должностным лицам) вместе с документами направляется предыдущая переписка (дело) либо информация в виде справки, содержащаяся в базе данных Управления (при необходимости).

6.3. Подготовка и оформление резолюций

6.3.1. Резолюции оформляются на бланках формата А5.

Бланк резолюции скрепляется с документом. Резолюция может быть оформлена и на самом документе.

6.3.2. В состав резолюции входят следующие элементы:

-  исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

-  содержание поручения;

-  срок исполнения поручения.

Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и участия в решении вопроса (при необходимости, по собственному усмотрению), а также контроля за ходом исполнения.