Регламент Южного окружного управления образования (стр. 5 )

- направлять копии утвержденных заместителями начальника Управления планов-схем в информационно-аналитическую службу по работе с населением и делопроизводству;

- обеспечивать своевременную подготовку и направление запросов в соответствующие органы исполнительной власти, в адрес других организаций со ссылкой на конкретные пункты распорядительных документов и указанием сроков предоставления информации, а также получение информации от соисполнителей в Управлении;

- обеспечивать в установленные сроки подготовку обобщенной информации с анализом выполнения распорядительного документа и предложениями по дальнейшему исполнению и контролю для централизованного предоставления информации в Аппарат Мэра и Правительства Москвы, а также в Префектуру Южного административного округа города Москвы и Департамент образования города Москвы.

- с целью предупредительного контроля информационно-аналитическая служба по работе с населением и делопроизводству ежемесячно и еженедельно делает исполнителям напоминания о документах, срок исполнения которых истекает в предстоящий период, а также ежемесячно готовит информацию о состоянии исполнения поручений по распорядительным документам для доклада начальнику Управления.

На информационно-аналитическую службу по работе с населением и делопроизводству возлагается подготовка информации для Префектуры Южного административного округа города Москвы и Департамента образования города Москвы о выполнении поручений, содержащихся в распорядительных документах Мэра и Правительства Москвы.

8.7.1.3. Продление сроков исполнения поручений по распорядительным документам вышестоящих органов согласуется с этими органами или лицами, на которых возложен контроль; ими же принимается решение о снятии поручений, содержащихся в распорядительных документах, с контроля.

8.7.1.4. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым.

Соисполнители не позднее, чем за 5 календарных дней до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления ответа, либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя.

8.7.1.5. При поступлении телефонограммы-вызова на совещание в аппарат Мэра и Правительства Москвы, в Префектуру Южного административного округа города Москвы или в Департамент образования города Москвы по вопросу нарушения установленного срока выполнения контрольного поручения руководитель структурного подразделения Управления направляет ответственного исполнителя, допустившего указанный факт, с материалами о выполнении поручения.

8.7.1.6. Обобщенная информация о ходе выполнения распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы, Префектуры Южного административного округа города Москвы и Департамента образования города Москвы готовится информационно-аналитической службой по работе с населением и делопроизводству, направляется на рассмотрение соответствующим заместителям начальника Управления и докладывается начальнику Управления ежемесячно.

8.7.2. Организация контроля за выполнением распорядительных документов Управления по основной деятельности

8.7.2.1. Организация контроля за выполнением распоряжений и приказов начальника Управления по основной деятельности осуществляется должностными лицами Управления, на которых возложен контроль в целом по документу.

8.7.2.2. Информационно-аналитическая служба по работе с населением и делопроизводству делает должностным лицам Управления, ответственным за выполнение распорядительного документа начальника Управления в целом, и исполнителям поручений напоминания об истечении срока исполнения для подготовки информации о выполнении.

8.7.2.3. Сроки исполнения распорядительных документов Управления указываются в тексте самих документов. Отсчет времени исполнения поручения ведется с даты подписания распорядительного документа.

8.7.2.4. Продление сроков исполнения распорядительных документов Управления осуществляется начальником Управления на основании мотивированной информации, представленной ответственным исполнителем.

8.7.2.5. Снятие с контроля распорядительных документов Управления по основной деятельности осуществляется соответствующим распорядительным документом Управления.

8.8. Сроки и порядок контроля протоколов совещаний начальника Управления

Приглашение на совещания, проводимые начальником Управления, осуществляется в соответствии с порядком, утвержденным настоящим Регламентом.

Телефонограммы, подписанные начальником Управления и заместителями начальника Управления, направляются участникам совещания не позднее, чем за 2 календарных дня до проведения совещания.

8.8.1. Оформление протокола осуществляется в течение 3 календарных дней от даты проведения совещания.

8.8.2. Сроки исполнения протокольных поручений определены, как правило, в протоколе и исчисляются от даты проведения совещания.

8.8.3. Решение о продлении срока исполнения протокола или отдельных поручений по протоколу принимает начальник Управления на основе аргументированного предложения заместителей начальника Управления или начальников структурных подразделений Управления, ответственного за исполнение данного поручения.

Решение о снятии протокола (отдельного поручения по протоколу) с контроля в связи с его выполнением, проведением повторного совещания, изданием соответствующего распорядительного документа принимает начальник Управления либо начальник информационно-аналитической службы по работе с населением и делопроизводству или помощник начальника Управления, если вопрос не требует доклада начальнику Управления.

9.  Оформление служебных документов

9.1. Общие требования к оформлению документов. Бланки документов

Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках утвержденного образца.

Правила оформления проектов распорядительных документов Управления изложены в пункте 3.2.2 настоящего Регламента.

Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т. д.) составляются структурными подразделениями Управления в соответствии с требованиями, изложенными в настоящем разделе Регламента.

9.1.1. В Управлении применяются следующие виды бланков организационно-распорядительных документов.

9.1.1.1. Бланки с наименованием «Департамент образования города Москвы Южное окружное управление образования»:

-  распоряжение (формат А-4, с продольным расположением реквизитов);

-  приказ (формат А-4, с продольным расположением реквизитов);

-  письмо (формат А-4, синий, с продольным расположением реквизитов);

-  письмо (формат А-4, с продольным расположением реквизитов);

-  письмо (формат А-4, с угловым расположением реквизитов);

-  Решение Коллегии Управления (формат А-4, с продольным расположением реквизитов).

Хранение и учет бланков осуществляется информационно-аналитической службой по работе с населением и делопроизводству

9.1.1.2. Бланки для писем с наименованием «Департамент образования города Москвы Южное окружное управление образования» применяются начальником Управления, заместителями начальника Управления, а также руководителями структурных подразделений Управления, которым предоставлено право подписи.

9.1.1.3. Бланки для оформления Решений Коллегии Управления (формат А-4, с продольным расположением реквизитов).

Хранение и учет бланков Решений Коллегии Управления и протоколов заседаний Коллегии Управления осуществляется ответственным секретарем Коллегии.

9.1.2. Бланки с наименованием «Департамент образования города Москвы Южное окружное управление образования»

-  резолюция (формат А-5)

9.1.2.1. Бланки для резолюций с указанием должности «начальник Управления» применяются только для направления документов за подписью начальника Управления или лиц, официально его замещающих.

Хранение и учет бланков резолюций начальника Управления осуществляется информационно-аналитической службой по работе с населением и делопроизводству.

9.1.2.2. Бланки для резолюций с указанием должности «заместитель начальника Управления» (формат А-5, А-6).

Бланки резолюций, указанных в данном пункте Регламента, хранятся и учитываются в соответствующих структурных подразделениях Управления.

9.1.3. Применение утвержденных бланков документов обязательно, при направлении документов за подписью начальника Управления, заместителей начальника Управления в сторонние организации, а также при направлении документов в адрес Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Мэра Москвы, членов Правительства Москвы, руководителей органов исполнительной власти города Москвы, Департамента образования города Москвы, руководителей органов местного самоуправления, руководителей структурных подразделений аппарата Мэра и Правительства Москвы, Департамента образования города Москвы.

9.1.4. Для ведения “внутренней“ переписки бланки документов не применяются. “Внутренней” считается переписка между должностными лицам Управления, структурными подразделениями Управления.

«Внутренняя» переписка оформляется на листах бумаги формата А-4. В этом случае подпись оформляется с указанием должности и фамилии лица, подписавшего документ, а также даты подписания.

9.1.5. Допускается использование бланков организационно-распорядительных документов Управления, изготовленных только типографским способом на бумаге соответствующего формата. Запрещается применение ксерокопий бланков документов Управления.

9.2. Реквизиты служебных документов

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) – автора документа, название вида документа, заголовок к тексту, дата и индекс документа, текст, подпись.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.

9.2.1. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А-4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос «О чем?».

9.2.2. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является дата подписания и регистрации – для распорядительных и служебных документов.

9.2.3. Индекс документа – это порядковый номер для писем и служебной корреспонденции – это входящий или исходящий номер с указанием индекса дела по номенклатуре дел.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах.

9.2.4. Адресат указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, или конкретному должностному лицу.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится. При направлении документа более чем в четыре адреса, составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

В состав реквизита «адресат» должен входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:

-  наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу – фамилия, имя, отчество);

-  название улицы, номер дома, номер квартиры;

-  название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений);

-  почтовый индекс.

При адресовании документа частному лицу первой строкой указывается название улицы, номер дома, номер корпуса, номер квартиры, индекс, город, второй строкой – фамилия и инициалы частного лица – автора документа

Адрес не проставляется на документах, направляемых в высшие органы государственной власти и органы городской администрации.

Допускается выделение реквизита «адресат» жирным шрифтом

9.2.5. Текст документа строится в зависимости от вида документа.

При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующая должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами

9.2.6. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности указывать не обязательно), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

9.2.7. Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на _____ л. в ______ экз.

9.2.8. Реквизит «исполнитель» оформляется в нижнем левом углу последней страницы текста шрифтом на 2-3 кегля меньше основного текста, с указанием инициалов и фамилии сотрудника Управления и номера телефона.

9.3. Применение печатей

На документах Управления, требующих особого удостоверения, ставится печать.

Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица на документе либо соответствие копии подлиннику документа.

В Управлении используются следующие печати:

- Гербовая печать «Департамент образования города Москвы Южное окружное управление образования Департамента образования города Москвы»;

- Простая круглая печать «Департамент образования города Москвы Южное окружное управление образования отдел государственной службы и кадров».

9.3.1. Гербовой печатью «Департамент образования города Москвы Южное окружное управление образования Департамента образования города Москвы»

-  заверяется подпись начальника Управления на договорах (контрактах), соглашениях, доверенностях на право представлять интересы Управления, на трудовых договорах с руководителями подведомственных государственных образовательных учреждений и работниками Управления и на трудовых книжках руководителей подведомственных государственных образовательных учреждений и работников Управления;

-  заверяется подпись начальника Управления на представлениях и ходатайствах о награждении орденами и медалями, почетными званиями Российской Федерации, наградами и званиями города Москвы, грамотах и благодарностях начальника Управления;

-  заверяется подпись начальника Управления на банковских счетах, документах финансового характера, бухгалтерской и статистической отчетности, штатном расписании Управлении;

-  удостоверяются подписи заместителей начальника Управления согласно распределению обязанностей;

-  удостоверяется подпись главного бухгалтера Управления на финансовых документах

-  удостоверяются подписи иных должностных лиц Управления, которым предоставлено право подписи.

Гербовая печать Южного окружного управления образования Департамента образования города Москвы хранится у начальника Управления.

9.3.2. Простой круглой печатью «Департамент образования города Москвы Южное окружное управление образования отдел государственной службы и кадров» удостоверяется подпись начальника отдела государственной службы и кадров на копиях приказов Управления по личному составу, справках кадрового характера, на копиях документов, составляющих «личные дела» руководителей подведомственных государственных образовательных учреждений и работников Управления.

Печать хранится в отделе государственной службы и кадров.

9.3.3. Используемые в Управлении печати хранятся в сейфах. Ответственность за сохранность и использование печатей по назначению несут ответственные должностные лица.

9.4.  Выдача и заверение копий служебных документов

9.4.1.  Управление и его структурные подразделения могут выдать копии только документов Управления, авторами которых являются должностные лица и структурные подразделения Управления.

9.4.2.  Копия должна быть скреплена надлежащим образом, заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику, а также удостоверена гербовой печатью Управления либо простой круглой печатью Управления в соответствии с настоящим Регламентом.

Заверительная надпись составляется по форме: «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка и дата заверения копии.

9.4.3.  Для получения архивных документов (справка, копия, выписка), относящихся непосредственно к заявителю, физические и юридические лица обращаются с заявлением в информационно-аналитическую службу по работе с населением и делопроизводству.

9.4.4.  Порядок выдачи копий распорядительных документов Управления изложен в пункте 3.8 настоящего Регламента.

9.4.5.  Выдача копий ответов на обращения граждан, рассмотренных в Управлении, осуществляется по письменному запросу заявителей

9.5.  Отметка об исполнении служебного документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слово «В дело», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения Управления, в котором исполнен документ.

9.6.  Оформление документов лиц, командируемых за рубеж

Оформление командирования за рубеж должностных лиц Управления осуществляется приказом начальника Управления.

В приказе Управления о командировании должно быть указано:

-  основание направления за рубеж;

-  цель направления за рубеж;

-  период пребывания за рубежом;

-  название страны пребывания;

-  возложение обязанностей отсутствующего должностного лица на период его командирования за рубеж.

10.  Организация приема граждан и представителей организаций

10.1. Прием граждан и представителей организаций осуществляется по вопросам, входящим в компетенцию начальника Управления и его заместителей, определенную Положением о Южном окружном управлении образования Департамента образования города Москвы.

10.2. Прием представителей организаций в Управлении осуществляется начальником Управления, его заместителями, руководителями и специалистами структурных подразделений Управления в соответствии с графиком, утверждаемым начальником Управления.

10.3. Прием представителей организаций (далее – организаций) начальником Управления и заместителями начальника Управления осуществляется по предварительной записи.

10.4. Запись граждан на прием к начальнику Управления и его заместителям осуществляется согласно Административному регламенту исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Южное окружное управление образования Департамента образования города Москвы.

Граждане вправе обращаться лично или через своих представителей, уполномоченных в установленном законом порядке.

10.5. Запись на прием представителей организаций к начальнику Управления осуществляет помощник начальника Управления, который готовит необходимые к приему материалы.

10.6. Запись на прием представителей организаций к заместителям начальника Управления и подготовку необходимых материалов к приему осуществляют назначенные ими специалисты из числа работников подведомственных им структурных подразделений Управления.

10.7. Контроль исполнения поручений, данных во время приема граждан и организаций, осуществляется начальником Управления.

Непосредственный контроль исполнения поручений начальника Управления, данных во время приема граждан, осуществляется помощником начальника Управления.

10.8. Поручение, данное должностным лицом по обращению гражданина или организации должно исполняться в 30 календарных дней со дня подписания поручения, если в поручении не установлен иной срок.

10.9. Поручение снимается с контроля:

-  если вопрос решен положительно;

-  если структурным подразделением Управления дан обоснованный отказ по обращению гражданина или организации, и должностное лицо, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.

11. Информационное обеспечение деятельности Управления

11.1. Информационное обеспечение деятельности Управления направлено на обеспечение должностных лиц Управления документами и информацией, необходимыми для решения задач Управления, а также для освещения и разъяснения деятельности Управления и подведомственных государственных образовательных учреждений, и иных учреждений системы Управления.

11.2. Задачи информационного обеспечения Управления:

- информирование о плановых мероприятиях Управления, подведомственных государственных образовательных учреждений и иных учреждений системы Управления.

- обеспечение информацией, способствующей эффективному выполнению возложенных функций.

11.3. Задачи информационного обеспечения граждан и организаций:

-обеспечение принципа гласности в деятельности Управления;

-информирование организаций и граждан о вступлении в действие распорядительных документов Управления, затрагивающих их права и свободы.

11.4. Решение задач информационного обеспечения возложено на организационный отдел ИТ-центра.

11.5. Потребителями информации являются:

-  должностные лица и структурные подразделения Управления;

-  подведомственные государственные образовательные учреждения и иные учреждения системы Управления;

-  иные организации (по согласованию с соответствующими должностными лицами Управления).

11.6. Формы и средства предоставления и распространения информации:

-  предоставление копий документов по запросу;

-  предоставление справок по телефону;

-  организация телевизионных программ;

-  проведение разъяснительных кампаний;

-  использование визуальной информации (наружная реклама);

-  обеспечение удаленного доступа к базам данных Управления;

-  публикация информации на официальном Интернет-сайте Управления;

-  передача информации через систему электронной почты.

11.7. Порядок предоставления и распространения информации, а также ее состав устанавливается настоящим Регламентом или отдельным распорядительными документами Управления.

11.8. Официальными источниками размещения информации о деятельности Управления является официальный Интернет-сайт Управления.

11.9. Информирование граждан о распорядительных документах Управления, затрагивающих их права и интересы осуществляется посредством размещения их на официальном Интернет-сайте Управления.

11.10. Справочно-информационная служба представляет населению справочную информацию по телефону по вопросам деятельности Управления.

12.  Порядок работы с документами ограниченного распространения (ДСП)

12.1.  Работа с документами ограниченного распространения определяется действующим федеральным законодательством и законодательством города Москвы, перечнем сведений конфиденциального характера, настоящим Регламентом и отдельными распорядительными документами Управления.

12.2.  Конфиденциальное делопроизводство в Управлении организуется в рамках структурных подразделений Управления, в которых назначаются ответственные за его ведение.

12.3.  Документы (проекты) с пометкой «ДСП» исполняются только на сертифицированных ПЭВМ. Переговоры конфиденциального характера ведутся в защищаемых помещениях, с использованием средств защиты речевой информации.

12.4.  Решение об отнесении документа к категории ограниченного распространения принимается, как правило, на стадии создания проекта документа при включении в него сведений конфиденциального характера в следующем порядке:

-  по распорядительным документам – начальником Управления, в том числе по предложениям ответственного исполнителя;

-  по другим документам (служебным письмам, протоколам и т. п.) – должностным лицом, подписавшим документ, на основании предложения ответственного исполнителя.

12.5.  Должностные лица Управления, принявшие решение об отнесении документа к категории «ДСП», несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

12.6.  На документах и их проектах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «ДСП».

12.7.  При подготовке документа с пометкой «ДСП» определяется количество экземпляров данного документа, указывается фамилия исполнителя, учетный номер, дата, условия снятия пометки «ДСП» (срок ограничения распространения документа) и расчет рассылки. Каждый экземпляр документа нумеруется и отправляется соответствующему адресату.

12.8.  Доступ к документам с пометкой «ДСП» имеют должностные лица и сотрудники Управления в соответствии с утвержденными списками и расчетом рассылки документов.

12.9.  Организация доступа к информации конфиденциального характера осуществляется в следующем порядке:

-  сотрудников структурных подразделений Управления – по разрешению начальника Управления либо должностного лица, подписавшего документ;

-  других организаций – по разрешению начальника Управления.

12.10.  Документированная информация «ДСП» без санкции начальника Управления и должностного лица, установившего режим ограниченного распространения, не подлежит разглашению (распространению), уничтожению.

12.11.  Снятие пометки «ДСП» производится по результатам экспертизы в связи с утратой конфиденциальности информации. Пометка погашается штампом или от руки с указанием номера акта или протокола, послужившего основанием для снятия. Запись подтверждается подписью руководителя структурного подразделения Управления, в котором был подготовлен, учтен и хранится данный документ.

13. Информатизация деятельности Управления

13.1. Целью информатизации деятельности Управления является создание условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, подведомственных государственных образовательных и иных учреждений системы Управления, территориальных подразделений отраслевых и функциональных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений и организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, обеспечения интенсивности информационных процессов, повышения оперативности и доступности информации. Это достигается внедрением современных средств телекоммуникации и информационных технологий для обеспечения качественного и оперативного управления на всех уровнях.

13.2. Главной задачей информатизации является формирование информационно-технологической инфраструктуры для обеспечения управления округом, включая:

-  комплекс технических средств для обеспечения работы пользователей с информационными ресурсами, обеспечения доступности и жизнеспособности информационных ресурсов, а также для обеспечения автоматизированной обработки информации;

-  транспортную среду передачи данных на основе локальной сети Управления;

-  программно-информационную среду – базы данных, электронную почту, Интернет, другие информационные источники и ресурсы, а также программные средства и технологии доставки, обработки и представления информации;

-  организационно-технологическую среду, обеспечивающую сопровождение информационных ресурсов, доступ пользователей и операторов к информационным системам.

13.3. Функции оператора ЛВС и информационных систем Управления выполняют информационно-технологический центр и служба технологического обслуживания, организующие поддержку пользователей информационных ресурсов, создание, подключение и эксплуатацию информационных систем, обеспечение информационно-технологического взаимодействия Управления и подведомственных государственных образовательных и иных учреждений системы Управления, определяющие порядок модернизации и создания технологий.

13.4. Одной из основных задач информатизации в соответствии с требованием федерального законодательства и программных документов Правительства Российской Федерации является увеличение открытости деятельности, прозрачности принятия решений, доступности информации, оперативности информирования граждан, создание условий для работы и взаимодействия органов исполнительной власти города между собой. В этой связи Управление использует официальные электронные каналы обмена информацией.

13.5. Для оперативного получения внешней информации таким каналом является электронная почта Управления с официальным электронным адресом Управления.

13.6. Для оперативного предоставления информации гражданам, организации обратной связи, а также размещения законодательной, нормативной, справочной, статистической, исторической и иной информации электронным каналом является официальный Интернет-сайт Управления с официальным электронным адресом: www. *****.

13.7. Сотрудники структурных подразделений Управления имеют возможность пользоваться в своей работе открытыми информационными ресурсами – личным электронным адресом в системе электронной почты Управления, доступом в Интернет в соответствии с правилами, устанавливаемыми оператором этих информационных систем, и на основании решения начальника Управления.

13.8. Для обеспечения работы работники Управления (пользователи) получают в установленном порядке необходимые технические и программные средства, руководства, инструкции и методические материалы, а также при необходимости проходят соответствующее обучение и аттестацию.

Приложение 1 к Регламенту Управления

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ ПО РАССМОТРЕНИЮ

ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН, АДРЕСОВАННЫХ

В ЮЖНОЕ ОКРУЖНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

1.  Общие положения

1.1. Работа с обращениями граждан в Южном окружном управлении образования Департамента образования города Москвы осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Регламентом Правительства Москвы, утвержденного постановлением Правительства Москвы от 01.01.01 года , Регламентом Департамента образования города Москвы, настоящим Регламентом, в том числе в части требований, установленных настоящим Административным регламентом.

1.2. Административный регламент исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан, адресованных в Южное окружное управление образования Департамента образования города Москвы (далее – Административный регламент), определяет порядок, сроки рассмотрения индивидуальных и коллективных письменных и устных обращений граждан и исполнения поручений должностных лиц Управления по разрешению вопросов, поставленных в обращениях.

1.3. Положения Административного регламента применяются в отношении личных обращений граждан и их представителей, а также в отношении обращений объединений граждан и их представителей, обращений граждан, поступивших в Управление с сопроводительными письмами государственных органов и должностных лиц, и не применяются при рассмотрении обращений юридических лиц.

1.4. Требования Административного регламента обязательны для всех должностных лиц Управления и других сотрудников, обеспечивающих деятельность Управления, при работе с обращениями граждан.

1.5. Работу с обращениями граждан, поступившими в адрес Управления, организует информационно-аналитическая служба по работе с населением и делопроизводству.

1.6. Основными административными процедурами, обеспечивающими исполнение функции по рассмотрению обращений граждан, являются прием обращений и их регистрация, проставление резолюций, рассмотрение обращений (разрешение вопросов, поставленных в обращениях), консультативно-информационная помощь, организация приема граждан, подготовка и направление ответа автору обращения, контроль исполнения, информационно-справочная и аналитическая работа.

1.7. Обеспечение административных процедур по рассмотрению обращений граждан, поступающих в Управление, осуществляют:

- помощник начальника Управления;

- информационно-аналитическая служба по работе с населением и делопроизводству;

- структурные подразделения Управления по принадлежности вопросов;

- справочно-информационная служба (далее – СИС);

- подведомственные государственные образовательные учреждения и иные учреждения системы Управления.

2. Административные процедуры, обеспечивающие порядок рассмотрения обращений граждан

2.1. Прием, первичная обработка, отправка ответов

2.1.1. Прием обращений граждан, адресованных в Управление, а также прием документов, связанных с их рассмотрением и исполнением, осуществляется следующими способами:

- при личной передаче гражданином обращения;

- через почтовое отделение;

- с использованием официального Интернет-сайта Управления;

- с использованием телеграфной связи;

- нарочными, курьерами;

- в ходе личного приема граждан;

- по телефонным каналам СИС.

2.1.2. Отправка ответов на обращения граждан, а также отправка документов, связанных с рассмотрением обращений граждан, осуществляется информационно-аналитической службой по работе с населением и делопроизводству следующими способами:

- через почтовое отделение;

- курьером.

2.1.3. В интересах обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями граждан конверты (пакеты) с обращениями подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру. В случае выявления опасных или подозрительных вложений в конверт (пакет) работа с обращением приостанавливается до выяснения обстоятельств.

2.1.4. Письменные обращения граждан, лично передаваемые в Управление, принимаются только при вскрытых конвертах.

2.1.5. При приеме обращений от граждан при наличии копии обращения на ней по просьбе гражданина ставится штамп с указанием даты поступления документа.

2.1.6. Интернет-письма граждан принимаются на Интернет-сайте Управления. Ответ на Интернет-письмо дается в письменном виде и может быть направлено как по электронной почте, так и через почтовое отделение.

2.2. Регистрация

Регистрация обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением, осуществляется:

2.2.1. Информационно-аналитической службой по работе с населением и делопроизводству:

- адресованных в Южное окружное управление образования Департамента образования города Москвы;

- адресованных начальнику Управления, заместителям начальника Управления и руководителям структурных подразделений Управления;

- поступивших в ходе приема граждан;

- поручений по исполнению (резолюций) вышеуказанных документов;

- ответов по исполнению данных поручений;

2.2.2. Помощником начальника Управления:

- обращений граждан на личном приеме у начальника Управления;

2.2.3. Справочно-информационной службой

- поступающих на телефон «горячей линии» телефонных обращений и документов по их рассмотрению.

2.2.4. Регистрация обращений осуществляется в автоматизированном режиме.

2.2.5. Моментом регистрации обращения считается момент фиксации факта поступления обращения путем записи необходимых сведений об обращении в автоматизированный банк регистрационных данных и проставления на обращении даты и регистрационного номера.

2.2.6. Письменные обращения граждан централизованно регистрируются в информационно-аналитической службе по работе с населением и делопроизводству не позднее следующего рабочего дня со дня поступления обращения в Управление.