Регламент Южного окружного управления образования (стр. 1 )

Департамента образования города Москвы

Приложение к приказу Южного окружного управления образования от 01.01.2001 г. № 000

Регламент

Южного окружного

управления образования

Департамента образования

города Москвы

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности Южного окружного управления образования Департамента образования города Москвы (далее – Управление).

1.2. Статус, полномочия, порядок назначения, принципы и гарантии деятельности должностных лиц Управления определены Уставом города Москвы, Законом города Москвы «О государственной гражданской службе города Москвы», Положением о Южном окружном управлении образования Департамента образования города Москвы, положениями о структурных подразделениях Управления и другими нормативными правовыми актами.

1.3. Ответственность за организационно-методическое обеспечение, информационное, правовое и документационное обеспечение деятельности начальника Управления возлагается на начальника отдела государственной службы и кадров, начальника отдела комплексной безопасности, социальной защиты и прав детства, начальника контрольно-аналитического отдела, а также на начальника информационно-аналитической службы по работе с населением и делопроизводству, начальника юридической службы, начальника организационного отдела ИТ-центра и помощника начальника Управления по принадлежности вопросов.

1.4. В Управлении работает электронная почта Южного окружного управления образования Департамента образования города Москвы, предусматривающая электронный обмен документами между структурными подразделениями Управления, подведомственными государственными образовательными учреждениями и иными учреждениями системы Управления (ГУ ЦБ № 5 ЮОУО ДО, ГУ Дирекция ЮОУО ДО, ГОУ ОМЦ ЮОУО ДО и другие).

1.5. Положения настоящего Регламента распространяются на все информационные ресурсы и информационные системы, приобретаемые, создаваемые, накапливаемые за счет средств бюджета города Москвы.

1.6. В перечень информационных ресурсов Управления входят:

-  распорядительные и служебные документы, подписанные начальником Управления, служебные документы, подписанные заместителями начальника Управления и должностными лицами, имеющими право подписи;

-  документы на технических и бумажных носителях (сборники, доклады, брошюры и т. д.);

-  компьютерные базы данных.

Распорядительные документы – распоряжения, приказы, правила, инструкции и положения, издаваемые начальником Управления в пределах его компетенции для решения задач по осуществлению управления в сфере образования, решения административных и организационных вопросов.

Служебные документы – обобщенное наименование официальных документов, используемых в текущей деятельности должностных лиц, сотрудников Управления: письмо, заявление, служебная записка и т. п.

1.7. Информационные системы Управления базируются на локальной сети, в состав которой входят:

- система электронной почты;

- Интернет-сайт Управления;

- локальная сеть Управления;

- система передачи данных.

1.8. Информационные ресурсы Управления по возможности использования подразделяются на:

- ресурсы, содержащие открытую (общедоступную) информацию;

- ресурсы, содержащие информацию ограниченного распространения (информация конфиденциального характера и секретная информация).

К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах и базах данных Управления и затрагивающая права, свободы и обязанности граждан.

К категории информации ограниченного распространения относится информация, содержащаяся в документах и базах данных Управления, включающая сведения конфиденциального характера и сведения, составляющие государственную тайну.

1.9. Начальник Управления определяет пользователей (потребителей), а также режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступ к ним, условия использования и распространения информации.

1.10. К категории конфиденциальной относится информация, содержащая коммерческую и служебную тайну, персональные данные о гражданах и другую информацию в соответствии с Перечнем сведений конфиденциального характера и решениями должностных лиц Управления, которые несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соответствие его действующему законодательству.

1.11. Режим защиты информации в отношении документов, содержащих коммерческую и служебную тайну, неправомерное использование которых может нанести моральный, материальный или какой-либо другой ущерб Управлению, деловым партнерам и гражданам, регулируется настоящим Регламентом и специальными положениями, устанавливающими режим и правила обработки, защиты информации и информационных ресурсов, которые устанавливаются руководителем Управления.

Периодический контроль за соблюдением установленного режима доступа к информационным ресурсам Управления, а также правила их обработки и защиты в Управлении осуществляет отдел комплексной безопасности, социальной защиты и прав детства.

1.12. Требования настоящего Регламента распространяются на все документы Управления несекретного характера и обязательны для всех должностных лиц, государственных гражданских служащих и других работников Управления.

1.13. Распорядительные и служебные документы Мэра Москвы, Правительства Москвы и руководителя Департамента образования города Москвы, содержащие государственную тайну, направляются в отдел комплексной безопасности, социальной защиты и прав детства. Обращение с ними осуществляется в соответствии с положениями, регламентирующими порядок и правила работы с указанными документами.

1.14. Несоблюдение требований Регламента должностными лицами Управления, государственными гражданскими служащими и другими работниками Управления, влечет дисциплинарную ответственность работника, установленную федеральным законодательством, законодательством города Москвы и иными нормативными правовыми актами.

2. Организация работы Управления

2.1. Планирование работы Управления

2.1.1. Планирование работы Управления осуществляется на основе плана работы Управления на год, а также планов работы на месяц (полугодие).

2.1.2. Подготовка Плана на предстоящий месяц (полугодие) осуществляется помощником начальника Управления. Ответственность за реализацию Плана возлагается на заместителей начальника Управления.

2.1.3. План работы Управления на месяц формируется на основе полугодового Плана Управления и планов работы Департамента образования города Москвы на полугодие, а также предложений заместителей начальника Управления, руководителей структурных подразделений Управления.

2.1.4. Ответственность за формирование плана работы Управления на месяц (полугодие) возлагается на заместителей начальника Управления и помощника начальника Управления.

2.1.5. План работы Управления на месяц (полугодие) включает предполагаемые повестки дня заседаний Коллегии Управления и организационные мероприятия по основным направлениям деятельности.

2.1.6. Для подготовки проекта плана работы Управления на месяц (полугодие) заместители начальника Управления, руководители структурных подразделений Управления, направляют свои предложения помощнику начальника Управления в срок до 15 числа предшествующего месяца (последнего месяца в предшествующем полугодии).

В те же сроки помощнику начальника Управления предоставляется краткая информация о выполнении плана текущего месяца (полугодия) по разделу «Организационные мероприятия».

2.1.7.  План работы Управления на месяц (квартал, полугодие, год) утверждается начальником Управления. Проект плана работы Управления на месяц (квартал, полугодие, год), согласованный заместителями начальника Управления, представляется для утверждения начальником Управления не позднее, чем за 5 дней до начала очередного месяца (квартала, полугодия, года).

К проекту плана прилагается справка-отчет о выполнении плана работы за предыдущий период.

Контроль за выполнением плановых заданий осуществляется заместителями начальника Управления в соответствии с утвержденным распределением обязанностей. Текущий контроль за выполнением планов работы Управления возлагается на помощника начальника Управления.

В целях обеспечения оперативной информацией начальника Управления и его заместителей о деятельности структурных подразделений Управления, а также для проведения согласованной и скоординированной работы структурные подразделения Управления еженедельно по средам представляют информацию о планируемых мероприятиях помощнику начальника Управления.

2.1.8. Информация о планируемых совещаниях, семинарах, заседаниях комиссий, советов, штабов, групп и других формирований (независимо от периодичности их проведения) обязательно включается в План мероприятий Управления на предстоящую неделю.

Собирает, обобщает План мероприятий Управления на предстоящую неделю помощник начальника Управления.

В случае корректировки плановых мероприятий информация об этом незамедлительно направляется помощнику начальника Управления.

План мероприятий Управления на предстоящую неделю является основанием для предоставления и подготовки соответствующих помещений в здании Управления для их проведения.

2.2. Подготовка и проведение заседаний Коллегии Управления

2.2.1. Коллегия Управления (далее – Коллегия) создается в соответствии с Положением о Южном окружном управлении образования Департамента образования города Москвы.

2.2.2.Основной задачей Коллегии является рассмотрение наиболее важных вопросов, отнесенных к компетенции Управления.

2.2.3. Положение о Коллегии и ее состав утверждаются приказом начальника Управления.

В состав Коллегии входят начальник Управления (председатель Коллегии), заместители начальника Управления, руководители структурных подразделений Управления, руководители образовательных учреждений, организаций, ученые и общественные деятели.

2.2.4. Заседания Коллегии проводятся не реже 1 раза в месяц (по средам).

2.2.5. Вопросы на заседания Коллегии выносятся в соответствии с планом работы Управления. Изменения в повестку дня заседания Коллегии вносятся начальником Управления.

2.2.6. В заседании Коллегии могут участвовать с правом совещательного голоса должностные лица Департамента образования города Москвы, руководители и представители государственных органов, органов местного самоуправления. На заседания Коллегии по согласованию с начальником Управления могут быть также приглашены руководители и должностные лица иных учреждений и организаций, общественных объединений, представители территориального общественного самоуправления, иные уполномоченные и заинтересованные лица.

На заседании Коллегии могут присутствовать представители средств массовой информации (по согласованию с начальником Управления).

2.2.7. По решению начальника Управления (председателя Коллегии) Коллегия может проводить выездные заседания.

2.2.8. Материалы по вопросам, рассматриваемым на заседаниях Коллегии, исполнитель, ответственный за подготовку вопроса, представляет за 7 дней до заседания ответственному секретарю Коллегии. В состав представляемых материалов обязательно входит проект Решения Коллегии по рассматриваемому вопросу, согласованный в установленном порядке. Вместе с материалами представляется список лиц, приглашенных на заседание Коллегии (фамилия, имя, отчество и занимаемая должность пишутся полностью) и список предварительно записавшихся выступающих.

Если по представленным материалам имеются замечания ответственного секретаря Коллегии, документы возвращаются на доработку исполнителю.

2.2.9. Вопросы, по которым материалы не представлены в установленный срок, считаются неподготовленными и на заседание Коллегии не выносятся.

В этом случае ответственный за подготовку вопроса готовит докладную записку на имя начальника Управления с объяснением причин и предложением о переносе срока рассмотрения вопроса.

2.2.10. Ознакомление членов Коллегии с документами осуществляется ответственным за подготовку вопроса исполнителем не позднее, чем за 3 дня до заседания.

2.2.11. Оповещение членов Коллегии о дне, времени проведения и повестке дня заседания Коллегии осуществляет ответственный секретарь Коллегии.

Оповещение лиц, приглашенных на заседание Коллегии по различным вопросам, осуществляют структурные подразделения Управления, ответственные за подготовку соответствующего вопроса.

Регистрацию участников заседания Коллегии осуществляют совместно структурные подразделения Управления, ответственные за подготовку вопросов вынесенных на заседание Коллегии.

2.2.12. По результатам Коллегии оформляется Решение Коллегии в срок не более 7 календарных дней после заседания, если иной срок не был установлен непосредственно в ходе заседания Коллегии.

Контроль за выпуском Решения Коллегии по итогам заседания Коллегии осуществляет ответственный секретарь Коллегии.

2.2.13. Решения Коллегии реализуются, как правило, в форме приказов (распоряжений) начальника Управления.

2.2.14. На заседаниях Коллегии ведется протокол. Организация ведения протокола, его последующее оформление возлагается на ответственного секретаря Коллегии. Протокол Коллегии утверждается начальником Управления.

Оформление протокола и его представление на подпись начальнику Управления осуществляется в течение 3 календарных дней со дня заседания Коллегии.

Копии утвержденного Решения Коллегии с заверительной надписью на последнем листе «копия верна», подтвержденной подписью ответственного секретаря Коллегии, рассылаются ответственным секретарем Коллегии всем членам Коллегии, а при необходимости – руководителям соответствующих подразделений Управления, участникам Коллегии, не являющимся членами Коллегии.

Первые экземпляры Решений Коллегии Управления хранятся у ответственного секретаря Коллегии в течение 2-х лет и по истечении данного срока передаются в Главархив Москвы на постоянное хранение в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за выполнением поручений по Решению Коллегии осуществляется ответственным секретарем Коллегии. В этих целях ответственный секретарь Коллегии направляет ответственным исполнителям напоминания.

2.3. Подготовка и проведение оперативных совещаний, проводимых начальником Управления

2.3.1.  Целью проведения начальником Управления или должностным лицом, официально его замещающим, оперативных совещаний является принятие решений по текущим вопросам, контроль за выполнением распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы, Префектуры Южного административного округа города Москвы, приказов (распоряжений) Департамента образования города Москвы, поручений руководителя Департамента образования города Москвы, приказов, распоряжений, поручений начальника Управления.

2.3.2.  Оперативные совещания проводятся начальником Управления (или по поручению начальника Управления его заместителями) по понедельникам (еженедельно) с участием заместителей начальника Управления, помощника начальника Управления, руководителей структурных подразделений Управления, и приглашенных руководителей государственных образовательных и иных учреждений системы Управления (ГУ ЦБ № 5 ЮОУО ДО, ГУ Дирекция ЮОУО ДО, ГОУ ОМЦ ЮОУО ДО и другие).

2.3.3. Вопросы на оперативных совещаниях рассматриваются в соответствии с повесткой дня.

Повестка дня оперативного совещания формируется помощником начальника Управления с учетом предложений заместителей начальника Управления, руководителей структурных подразделений Управления, и приглашенных руководителей государственных образовательных и иных учреждений системы Управления.

2.3.4. Подготовка информационных, статистических и других материалов по вопросам повестки дня оперативного совещания осуществляется тем структурным подразделением Управления, которое непосредственно отвечает за подготовку вопроса.

Материал к оперативному совещанию представляется ответственными за подготовку вопросов помощнику начальника Управления не позднее 12.00 часов (накануне совещания).

Контроль за подготовкой материалов к оперативному совещанию осуществляется помощником начальника Управления.

2.3.5. Оповещение лиц, приглашенных на оперативное совещание, осуществляется в следующем порядке:

- приглашение ответственных за подготовку вопроса и выступающих возлагается на помощника начальника Управления;

- приглашение иных лиц, участие которых необходимо при рассмотрении соответствующего вопроса, возлагается на начальника структурного подразделения Управления, ответственного за его подготовку.

2.3.6. По результатам оперативного совещания помощником начальника Управления оформляется протокол, который утверждается начальником Управления или лицом непосредственно проводившим совещание.

Протокол оперативного совещания оформляется и представляется на подпись начальнику Управления в срок не более 3 календарных дней.

2.3.7. Подлинники протоколов оперативных совещаний хранятся у помощника начальника Управления, затем передаются в Главархив Москвы на постоянное хранение в соответствии с номенклатурой дел.

2.3.8 Протокол оперативного совещания, проводимого начальником Управления с заместителями начальника Управления, ведется и оформляется помощником начальника Управления в срок не более 3 календарных дней.

2.3.9. Контроль за исполнением поручений начальника Управления, данных на оперативных совещаниях, осуществляется начальником Управления и заместителями начальника Управления по принадлежности вопросов.

Общий контроль за исполнением поручений, зафиксированных в протоколе оперативного совещания с заместителями начальника Управления, с докладом начальнику Управления об исполнении поручений по протоколам предыдущих совещаний осуществляет помощник начальника Управления.

2.4. Организация проводимых заместителями начальника Управления совещаний, заседаний комиссий, советов, штабов, рабочих групп и т. д.

2.4.1. Проведение заместителями начальника Управления совещаний, заседаний комиссий, советов, штабов, рабочих групп и других формирований с периодичностью их проведения 1 раз в неделю осуществляется при условии их включения в еженедельный план мероприятий Управления.

При планировании других целевых совещаний, семинаров (в т. ч. выездных), заседаний комиссий, советов, штабов, групп (с периодичностью проведения 1 раз в месяц, 1 раз в квартал и т. д.) следует учитывать регламентные мероприятия.

Не допускается проведение заседаний комиссий, советов, штабов, групп и других формирований, положения о которых и составы которых не утверждены соответствующими распорядительными документами Управления.

Информация о планируемых совещаниях, заседаниях, семинарах (независимо от периодичности их проведения) включается в План мероприятий Управления на предстоящую неделю. Предложения в план представляются помощнику начальника Управления еженедельно (по средам) руководителями структурных подразделений Управления (по согласованию с заместителями начальника Управления соответственно).

2.4.2. В Управлении действует единый порядок приглашения на совещания и заседания, проводимые начальником Управления, заместителями начальника Управления.

2.4.3. Приглашения на совещания оформляются телефонограммами, подписанными начальником Управления и заместителями начальника Управления.

Руководители структурных подразделений Управления такими полномочиями не наделяются.

2.4.4. Все приглашения на совещания направляются только в адрес заместителей начальника Управления, руководителей структурных подразделений Управления и руководителей подведомственных государственных образовательных и иных учреждений системы Управления.

При этом уведомление о проводимых совещаниях направляются не позднее, чем за 2 календарных до их проведения, кроме оперативных, проводимых начальником Управления, или по поручению начальника Управления.

2.4.5. Исходящий номер и дата на телефонограмме проставляются при регистрации в специальном Журнале регистрации исходящих телефонограмм.

Исходящий номер и дата на телефонограмме с приглашением на совещание, проводимое заместителями начальника Управления, руководителем структурного подразделения Управления, проставляются закрепленным специалистом подразделения, подведомственного соответствующему заместителю начальника Управления, руководителю структурного подразделения при регистрации в Журнале регистрации исходящих телефонограмм. Журнал регистрации и папка с подлинниками телефонограмм хранятся в приемных заместителей начальника Управления и в структурных подразделениях.

В тексте телефонограммы обязательно указывается конкретный перечень участников совещания, а также контактный телефон исполнителя соответствующего структурного подразделения Управления, подготовившего телефонограмму.

2.4.6. Протоколирование целевых совещаний, проводимых начальником Управления, осуществляется специалистами структурных подразделений Управления, ответственными за их подготовку по принадлежности вопроса.

Протоколирование совещаний, проводимых заместителями начальника Управления, осуществляется специалистами структурных подразделений Управления, находящихся в непосредственном их подчинении

Протоколирование заседаний комиссий, советов, штабов, рабочих групп и других формирований осуществляют секретари соответствующих формирований.

2.4.7. Протоколы совещаний и заседаний утверждаются начальником Управления, проводившим данное совещание, либо лицом, председательствовавшим на заседании комиссии, совета, штаба, рабочей группы, другого формирования.

2.4.8. Протоколы совещаний и заседаний оформляются в течение 3 календарных дней.

Контроль за выполнением поручений по протоколам совещаний и заседаний, указанных в пункте 2.4 Регламента, осуществляется руководителем структурного подразделения Управления по принадлежности либо председателем комиссии, совета, штаба, рабочей группы, другого формирования.

Подлинники протоколов совещаний, проводимых начальником Управления, хранятся у помощника начальника Управления до сдачи их в Главархив Москвы в соответствии с номенклатурой дел Управления.

Подлинники протоколов совещаний, проводимых заместителями начальника Управления, хранятся в соответствующем подразделении Управления до сдачи их в Главархив Москвы в соответствии с номенклатурой дел Управления.

Подлинники протоколов заседаний комиссий, советов, штабов, рабочих групп и других формирований хранятся у секретаря соответствующего формирования до сдачи их в Главархив Москвы в соответствии с номенклатурой дел.

2.4.9. Протоколы заседаний и совещаний, а также выписки из протоколов оформляются в соответствии с требованиями, установленными настоящим Регламентом.

2.5. Подготовка организационных мероприятий и материалов к совещаниям у Мэра Москвы, Первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, у руководителя Комплекса социальной сферы города Москвы, Префекта Южного административного округа города Москвы, руководителя Департамента образования города Москвы

2.5.1. Обеспечение координации действий в аппарате Управления по подготовке организационных мероприятий и материалов к совещаниям у Мэра Москвы, Первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, у руководителя Комплекса социальной сферы города Москвы, Префекта Южного административного округа города Москвы, руководителя Департамента образования города Москвы и контроль за выполнением поручений, содержащихся в протоколах совещаний возлагается на заместителей начальника Управления.

2.5.2. Персональная ответственность за своевременность и качество подготовки материалов по закрепленным направлениям деятельности для их рассмотрения на совещаниях у Мэра Москвы, Первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, у руководителя Комплекса социальной сферы города Москвы, Префекта Южного административного округа города Москвы, руководителя Департамента образования города Москвы, а также за обеспечение безусловного выполнения протокольных поручений и представление соответствующей информации помощнику начальника Управления в установленный срок возлагается на заместителей начальника Управления.

2.5.3. Порядок подготовки организационных мероприятий и материалов к совещаниям у Мэра Москвы, Первого заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, у руководителя Комплекса социальной сферы города Москвы, Префекта Южного административного округа города Москвы, руководителя Департамента образования города Москвы и предоставления информации о выполнении протокольных поручений регулируются «Положением о порядке подготовки и проведения совещаний у Мэра Москвы и организации контроля за выполнением поручений, зафиксированных в протоколах», утвержденным соответствующим распоряжением Мэра Москвы, Регламентом Правительства Москвы и Регламентом Департамента образования города Москвы, которые подлежат безусловному исполнению всеми должностными лицами Управления.

3. распорядительные документы Управления

3.1. Виды распорядительных документов Управления

3.1.1. Общие положения

К распорядительным документам Управления относятся распоряжения, приказы, правила, инструкции и положения.

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый начальником Управления в пределах его компетенции по вопросам оперативно-распорядительного характера и не имеющий нормативного характера.

Приказ – распорядительный документ, издаваемый начальником Управления в пределах его компетенции для решения основных задач, стоящих перед Управлением.

3.1.2. Распоряжения начальника Управления, принятые в пределах его полномочий, являются обязательными для исполнения всеми лицами, которым они адресованы.

При осуществлении своих полномочий начальник Управления издает распоряжения по вопросам организации работы Управления и другим необходимым вопросам.

Распоряжения начальника Управления оформляются на бланках установленного образца и подписываются начальником Управления или лицом, исполняющим его обязанности.

Распоряжения начальника Управления вступают в силу со дня их подписания и регистрации, если иное не предусмотрено в тексте самого распоряжения.

Внесение изменений, дополнений в ранее принятые распоряжения, а также их отмена, приостановление действия или признание утратившими силу возможны только путем издания соответствующих распоряжений начальника Управления.

Распоряжения начальника Управления могут быть отменены или приостановлены руководителем Департамента образования города Москвы, признаны недействительными в судебном порядке, если они противоречат федеральному законодательству и законодательству города Москвы. В этом случае выпуск распоряжения начальника Управления об отмене или приостановлении действия не требуется.

3.1.3. Приказы начальника Управления обязательны для исполнения всеми лицами, которым они адресованы.

Приказы начальника Управления издаются по вопросам, кадрового, документационного, информационного и организационного обеспечения деятельности аппарата Управления, а также по вопросам деятельности подведомственных государственных образовательных учреждений и иных учреждений системы Управления, в том числе:

-  приказы по основной деятельности:

-  организации работы структурных подразделений Управления, включая вопросы исполнительской дисциплины;

-  экономики, финансов, управления имуществом;

-  кадровой политики, исполнительской дисциплины;

-  работы с населением, общественными объединениями граждан, средствами массовой информации;

-  вопросам деятельности подведомственных государственных образовательных учреждений и иных учреждений системы Управления;

-  административно-хозяйственным вопросам;

-  другим вопросам, входящим в компетенцию Управления.

-  приказы по личному составу:

-  назначения на должность и освобождения от должности государственных гражданских служащих и иных работников Управления, установления надбавок, доплат;

-  предоставления отпусков, командирования сотрудников Управления;

-  поощрения и наложения дисциплинарных взысканий;

-  обеспечения повышения квалификации, проведения аттестации и квалификационного экзамена;

Приказы начальника Управления оформляются на бланках установленного образца и подписываются начальником Управления или лицом, исполняющим его обязанности.

Приказы начальника Управления вступают в силу со дня их подписания и регистрации, если иное не предусмотрено в тексте самого приказа.

Внесение изменений в приказы начальника Управления возможны только путем издания соответствующих приказов.

Приказы начальника Управления могут быть отменены, приостановлены или признаны утратившими силу путем издания соответствующего приказа начальника Управления.

Приказы начальника Управления могут быть отменены или приостановлены руководителем Департамента образования города Москвы, признаны недействительными в судебном порядке, если они противоречат федеральному законодательству и законодательству города Москвы. В этом случае выпуск приказа начальника Управления об отмене или приостановлении не требуется.

3.2. Порядок подготовки проектов распорядительных документов Управления

3.2.1. Общие положения

Подготовка проектов распорядительных документов Управления осуществляется только структурными подразделениями Управления, выступающими в качестве исполнителей по подготовке проектов распорядительных документов Управления.

Подготовка проектов распорядительных документов Управления осуществляется исполнителями:

-  по поручению начальника Управления, его заместителей;

-  в соответствии с планом работы Управления;

- по инициативе исполнителей в связи с необходимостью решения вопросов;

Исполнитель (специалист Управления):

- готовит проект распорядительного документа с учетом требований Регламента Управления;

-  направляет проект распорядительного документа на согласование;

-  дорабатывает проект по замечаниям согласующих организаций и должностных лиц;

-  готовит копию проекта на внешнем (электронном, магнитном и. т.п.) носителе;

-  представляет согласованный проект распорядительного документа начальнику Управления;

-  осуществляет справочную и консультативную работу по принятому (изданному) распорядительному документу.

Ответственный исполнитель (заместитель начальника Управления, руководитель структурного подразделения Управления) осуществляет анализ положения по решению вопроса:

- необходимости и целесообразности подготовки проекта распорядительного документа;

-  полноты и четкости изложения в тексте проекта вносимого вопроса;

-  отмены, изменения ранее принятых (изданных) распорядительных документов по вносимому вопросу;

-  полноты и точности внесения замечаний и дополнений согласующих организаций и должностных лиц;

-  необходимости повторного согласования при внесении замечаний согласующих организаций и должностных лиц;

-  принятия решения о представлении вопроса при наличии разногласий;

-  принятия решения о необходимости размещения документа на официальном Интернет-сайте Управления).

Ответственность за подготовку распорядительных документов Управления несут заместители начальника Управления, руководители структурных подразделений, вносящие данный вопрос на рассмотрение начальника Управления и контролирующие исполнение документа.

Возможно совпадение функций ответственного исполнителя с функциями должностного лица, вносящего вопрос на рассмотрение.

Не допускается издание повторных распорядительных документов Управления, если не выполнены ранее принятые, кроме случаев, когда необходимость принятия нового документа продиктована изменением обстоятельств. В этом случае в новом документе следует указать номер документа или отдельных пунктов, утративших силу в связи с выходом данного документа.

При внесении в утвержденный распорядительный документ значительного количества изменений или дополнений следует оформлять распорядительный документ в новой редакции с одновременной отменой или признанием утратившим силу действующего распорядительного документа.

3.2.2. Правила оформления проектов распорядительных документов Управления

3.2.2.1. Использование бланков распорядительных документов Управления

Первый лист проекта приказа (распоряжения) начальника Управления оформляется на бланке установленного образца в соответствии с видом выпускаемого документа.

3.2.2.2. Заголовок к тексту распорядительного документа Управления

Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа. Заголовок начинается с предлога «О» или «Об» (о чем распоряжение, приказ).

Заголовок распорядительного документа о внесении изменений в ранее изданный распорядительный документ оформляется следующим образом: «О внесении изменений в (вид документа, дата, регистрационный номер)…».

В случае внесения изменений в приложение к распорядительному документу изменения вносятся в распорядительный документ, а не в приложение к нему, это должно быть отражено и в заголовке, и в пункте о внесении изменений.

Заголовок печатается на 6-ом сантиметре (с учетом верхнего поля 2,5 см) первого листа документа через 1 интервал. Длина заголовка не более 30 печатных знаков. Размер шрифта заголовка 12 (жирный).

3.2.2.3. Текст распорядительного документа Управления

Текст документа должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность множественного толкования.

В текстах распорядительных документов Управления возможно применение только общепринятых или официально установленных сокращений.

При использовании сокращений необходимо соблюдать единообразие в пределах одного документа.

Текст печатается в текстовом редакторе «Word for Windows» шрифтом Times New Roman Cyr, размер 14.

Текст печатается через 1 интервал с отступом от заголовка в 2 интервала, Поля документа: левое 35 мм, правое 10 мм, верхнее 25 мм, нижнее 20 мм.

Номера страниц проставляются в середине верхнего поля (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста) на всех последующих страницах документа, кроме первой.

3.2.2.4. Структура текста распорядительного документа Управления

Текст распорядительного документа должен состоять из двух частей: мотивировочной и распорядительной.

В мотивировочной части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие основанием издания документа. Мотивировочная часть проекта распоряжения может содержать оценку дел по рассматриваемому вопросу.

Если основанием к изданию распорядительного документа является распорядительный документ вышестоящих органов и (или) должностных лиц органов исполнительной власти города Москвы, то в мотивировочной части указывается его вид, дата, номер, заголовок.

Мотивировочная часть должна быть изложена кратко и не превышать 1/3 документа.

Мотивировочная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Мотивировочная часть приказа (кроме приказов по личному составу) заканчивается словом ПРИКАЗЫВАЮ (выделяется жирным шрифтом) и двоеточием.

Текст распорядительных документов начинается словами: «В целях…», «В связи…», «В соответствии…» и т. д.