Внутренний аудит в СМК вуза (стр. 2 )

5.4 Описание процесса.

1. Планирование проведения аудитов

Отв.: рук. ГУК – за составление проекта плана-графика аудитов на предстоящий календарный год;

руководители внутренних аудитов – за предоставление отчетов за проведенные внутренние аудиты;

ректор, ПРК – за издание приказа о разработке Плана-графика проведения аудитов на ___ год.

Исходными данными при планировании проведения внутренних аудитов являются:

-требования стандарта ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Требования, ГОСТ Р ИСО Руководящие указания по аудиту СМК и / или систем экологического менеджмента;

-организационная структура управления КемГСХИ;

-СМК-ДП-8.2.2-01 «Внутренний аудит в СМК вуза»;

-отчеты и предложения руководителей внутренних аудитов по аудитам, проведенным в прошедшем году;

-отчеты внешнего органа по сертификации по результатам проверок;

-предложения внешнего органа по сертификации по срокам, объему и периодичности аудитов;

-жалобы внешних заинтересованных сторон на предоставляемую вузом продукцию, услуги (согласно СМК-ДП-7.2-01 «Управление процессами, связанными с запросами заинтересованных сторон (маркетинг);

-перечень документов СМК КемГСХИ;

-список внутренних аудиторов КемГСХИ (Приложение 7.1, СМК-ДП-8.2.2-01 /Ф 01);

-приказ о разработке Плана-графика проведения аудитов на ____ год (Приложение 7.2, СМК-ДП-8.2.2-01 /Ф 02).

Представитель руководства по качеству совместно с ректором ежегодно в начале декабря издают приказ о разработке «Плана-графика проведения аудитов на ____ год».

Рук. ГУК на основании исходных данных готовит проект программы проведения аудитов в КемГСХИ в форме Плана-графика проведения аудитов на календарный год (Приложение 7.3, СМК-ДП-8.2.2-01 / Ф 03). При составлении Плана-графика следует учитывать:

-пожелания рук. СП по срокам проведения проверок в их подразделениях;

-замечания, рекомендации органа по сертификации по проведению будущих аудитов;

-характер несоответствий, выявленных в том или ином подразделении при проведении аудитов в предыдущем году.

-каждое подразделение / процесс проверяется не чаще, чем через 3 месяца, но не реже, чем 1 раз в год.

Регистрационный номер аудита состоит из порядкового номера аудита в структурном подразделении, года проведения аудита, порядкового номера проведения аудита согласно плану-графику проведения аудитов на этот год, которые записываются через тире.

Проверка структурного подразделения / процесса может проводиться вне запланированного графика по решению Совета по качеству. Если инициатором внеплановой проверки являются владелец процесса или рук. СП, то они подают служебную записку на имя ПРК с обоснованием необходимости такой проверки и примерных сроков ее проведения. ПРК рассматривает служебную записку, при положительном решении выносит вопрос о внеплановом аудите на обсуждение на Совете по качеству. Решение о проведении внепланового внутреннего аудита (назначении руководителя и группы аудиторов, определении области и критериев аудита, сроков) оформляется протоколом заседания Совета по качеству и приказом ректора. Оформление, издание, информирование о приказе осуществляется согласно СМК-И-4.2.3-01 «Инструкции по организации делопроизводства КемГСХИ». Подготовка и проведение внепланового внутреннего аудита проводится в срок не более 3 календарных недель.

2. Согласование плана-графика аудитов

Отв.: ПРК – за утверждение плана-графика;

рук. ГУК, рук. СП – за согласование плана-графика.

Рук. ГУК согласует Проект Плана-графика проведения аудитов в течение 5 рабочих дней с рук. СП. План-график утверждается ПРК.

3. Информирование и рассылка плана-графика внутренних аудитов СМК

Отв.: рук. ГУК – за размещение плана-графика во внутривузовской сети и в разделе «Система менеджмента качества» сайта КемГСХИ www. *****

Рук. ГУК в течение одного рабочего дня размещает согласованный и утвержденный план-график аудитов в электронном варианте на сайте КемГСХИ (www. *****) в разделе «Система менеджмента качества» и во внутривузовской сети в папке СМК.

4. Планирование аудита структурного подразделения, процесса. Назначение руководителя, группы аудиторов.

Отв.: рук. ГУК – за формирование состава аудиторов и рук. ВА;

Рук. ГУК за 2 недели до планируемого аудита определяет руководителя аудита, подбирает группу аудиторов из «Списка внутренних аудиторов КемГСХИ». Число аудиторов зависит от численности сотрудников проверяемого подразделения. Лица, привлекаемые для проведения внутренних аудитов должны обладать надлежащей квалификацией и опытом работы. При выборе внутренних аудитов необходимо руководствоваться отзывами рук. СП по результатам предыдущих аудитов. Привлекаемые аудиторы не должны работать в проверяемом СП.

5. Проведение подготовительных работ по внутреннему аудиту СП

Отв.: рук. ВА – за информирование и согласование с рук. СП даты и времени проведения внутреннего аудита в его подразделении, за составление плана-программы проведения ВА, согласование плана-программы с рук. проверяемого СП, проведение вводного инструктажа с аудиторами;

рук. СП – за согласование сроков проведения ВА и плана-программы ВА;

внутренние аудиторы – за проведения анализа документации по проверяемому процессу (по работе проверяемого подразделения), составление опросных листов,

В соответствии с планом-графиком рук. внутреннего аудита не позднее, чем за 1 неделю до запланированного аудита СП информирует рук. проверяемого СП о предстоящем аудите, согласовывает с ним дату и время проверки, разрабатывает «План проведения внутреннего аудита подразделения / процесса» (Приложение 7.4, СМК-ДП-8.2.2-01 / Ф 04) и утверждает план у ПРК. Рук. ВА передает утвержденный план внутреннего аудита рук. проверяемого СП за 5 рабочих дней до проведения аудита. Рук. СП ставит отметку (подпись) в плане внутреннего аудита о том, что ознакомлен с датой, критериями, областью аудита, составом аудиторской группы.

Рук. ВА предварительно собирает членов аудиторской группы для ознакомления с документами по процессу или проверяемому подразделению. Члены аудиторской группы могут готовиться к аудиту самостоятельно, использую документы СМК по процессу / подразделению, хранящиеся у рук. ГУК или в электронном варианте в папке общего доступа «Документы СМК». Рук. внутреннего аудита и аудиторы разрабатывают «Опросный лист для проведения внутреннего аудита» (Приложение 7.5, СМК-ДП-8.2.2-01 / Ф 05). Для этого используют:

- сведения по проверяемым процессам, закрепленные в документах СМК (ДП, И, ПСП, ДИ);

- отчеты по проведенным в СП аудитам;

- протоколы несоответствий, опросные листы проверяемого подразделения по аудиту.

По согласованию с рук. ВА опросный лист может быть передан руководителю проверяемого подразделения для ознакомления.

6. Проведение внутреннего аудита

Отв.: рук. ВА – за проведение вводной и заключительной беседы с рук. проверяемого СП,

внутренний аудитор – за проверку документации СП на соответствие ее требованиям ГОСТ Р ИСО и установленному порядку работ,

рук. проверяемого СП – за содействие в организации и проведении ВА

Перед началом аудита рук. аудиторской группы проводит вступительное совещание, на котором присутствуют аудиторы, руководитель и иные представители проверяемого подразделения. Руководитель аудиторской группы информирует присутствующих о плане-графике и плане проведения внутреннего аудита. После вступительного совещания аудиторы разбиваются на группы и в соответствии с планом проведения аудита отправляются на места. В ходе аудита аудиторы выясняют, насколько документация по системе менеджмента качества (руководство по качеству, документированные процедуры, записи по качеству) соответствует требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО и, в какой мере требования документации соблюдаются на местах. Все замечания, аудиторы фиксируют в письменном виде в опросном листе в разделе «Примечание». Замечания устраняются в ходе проведения аудита. Несоответствия, выявленные в ходе аудита, фиксируются членом аудиторской группы в опросном листе в разделе «Примечание» и в протоколе регистрации несоответствия (Приложение 7.6, СМК-ДП-8.2.2-01 / Ф 06). Протокол несоответствия составляется на каждое несоответствие.

По итогам проверки рук. ВА собирает членов аудиторской группы на заключительное совещание, где обсуждается ход проведения проверки, выявленные несоответствия. В конце аудита рук. ВА проводит заключительную беседу с руководителем проверяемого СП, в которой обсуждаются предварительные итоги внутреннего аудита, рук. ВА передает рук. СП протокол регистрации несоответствия, согласовывает с ним, в какие сроки будет устранено несоответствие. Протокол регистрации несоответствия заполняется и подписывается рук. СП, рук. ВА в двух экземплярах. Один экземпляр протокола предается рук. СП. Если дата устранения несоответствия была определена в срок до конца месяца, проверку устранения несоответствия осуществляет рук. текущего внутреннего аудита. В случае если срок устранения несоответствия более длительный, проверку устранения несоответствия осуществляет руководитель аудита следующей проверки этого подразделения в соответствии со сроками Плана-графика. По результатам повторной проверки рук. ВА ставит отметку об устранении несоответствия в «Протоколе регистрации несоответствия». Если устранение не было устранено, рук. СП составляет объяснительную записку на имя ПРК с указанием причин, помешавших устранить несоответствие. Рук. ВА передает объяснительную записку рук. ГУК. Рук. ГУК совместно с ПРК и рук. СП, где не было в срок устранено несоответствие, разрабатывают меры для устранения несоответствий. Если решить вопрос по устранению несоответствия силами рук. ГУК, ПРК не удается, вопрос выносится на обсуждение на очередной Совет по качеству. Порядок рассмотрения и обсуждения вопросов на Совете по качеству определен в СМК-П-5.4.2-01 «Положение о Совете по качеству».

Все несоответствия рук. СП фиксирует в «Журнале регистрации несоответствий, корректирующих и предупреждающих действий» по форме СМК-ДП-8.5-02/Ф02.

Рук. ГУК в течение аудита может осуществлять контроль за действиями рук. ВА, членов аудиторской группы, за порядком и ходом проведения аудита. Замечания и предложения по ходу проведения аудита рук. ГУК высказывает членам ВА и рук. ВА по результатам проведения аудита. В случае необходимости рук. ГУК проводит опрос рук. СП о проведенном аудите, уровне подготовки членов и рук. ВА, проверяет план аудита, опросные листы, отчеты.

В случае нарушения порядка проведения аудита, некорректно заданных вопросов, неверно заполненных записей по аудиту рук. ГУК заполняет протокол несоответствий (Приложение 7.6), передает на согласование ПРК, информирует рук. ВА о допущенных ошибках. Рук. ГУК вместе с рук. ВА определяют сроки исправления несоответствий, проставляют соответствующую дату в протоколе несоответствий.

7. Подготовка отчета о проведенном внутреннем аудите

Отв.: рук. ВА – за составление отчета по результатам проверки структурного подразделения;

рук. СП – за согласование отчета.

Рук. ВА в течение 1 недели после проведения внутреннего аудита структурного подразделения составляет Отчет о проведении внутреннего аудита (Приложение 7.7), подписывает отчет у членов аудиторской группы, согласовывает отчет с рук. СП, снимает копию, передает оригинал отчета рук. ГУК для составления годового отчета по внутренним аудитам, копию – рук. проверяемого СП.

На основании замечаний, сформулированных в отчете, рук. СП в течение недели должен составить «План / отчет корректирующих или предупреждающих действий» (согласно СМК-ДП-8.5-02 «Предупреждающие и корректирующие действия» СМК-ДП-8.5-02 /Ф 01). Оригинал «Плана / отчета корректирующих или предупреждающих действий» остается в СП, копия передается рук. ГУК.

По итогам выполнения корректирующих мероприятий рук. СП должен провести анализ эффективности проведенных мероприятий и заполнить графу «отметка о выполнении» в Плане / отчете корректирующих или предупреждающих действий (согласно СМК-ДП-8.5-02 «Предупреждающие и корректирующие действия»).

8. Контроль выполнения Плана-графика проведения аудитов

Отв.: рук. ГУК – за периодический контроль за выполнением Плана-графика внутренних аудитов

Рук. ГУК в конце каждого квартала проверяет выполнение Плана-графика. В случае отклонения от графика рук. ГУК заполняет поле «Примечание» в Плане-графике с указанием причин и содержанием отклонения. Рук. ГУК должен предусмотреть проверку всех запланированных подразделений и процессов до конца года.

9. Отчет высшему руководству об общих результатах аудита

Отв.: рук. ГУК – за составление отчета

Рук. ГУК в течение 2 недель после завершения квартала на основании отчетов по каждому аудиту составляет общий «Сводный отчет о проведении аудитов» (Приложение 7.8), согласовывает отчет с ПРК и представляет на обсуждение Совету по качеству.

10. Мониторинг, измерение и анализ процесса

Отв.: рук. ГУК – за проведение анализа результативности и эффективности процесса.

Инструментами мониторинга процесса являются сравнительный анализ, контроль ГУК за выполнением Плана-графика проведения аудитов, за качеством оформления документов по аудиту.

Рук. ГУК один раз в полгода осуществляет анализ результативности и эффективности процесса в соответствии с СМК-ДП-8.2.3-01 «Мониторинг, измерение и анализ процессов» по критериям, определенным в п. 5.2 «Информационная карта процесса».

6. Перечень форм и записей по процессу

№ п/п	Наименование документа	Код документа	Хранение	Архивирование
Место	Срок	Место	Срок
1.	Список внутренних аудиторов КемГСХИ	СМК-ДП-8.2.2-01 / Ф 01	ГУК	ДЗН	–	–
2.	Приказ о проведении аудитов в _____ г.	СМК-ДП-8.2.2-01 / Ф 02	оригинал - ОК	1 год	ГУК	2 года
копия – ГУК, СП
3.	План-график проведения аудитов на ____ г.	СМК-ДП-8.2.2-01 / Ф 03	оригинал - ГУК	1 год	ГУК	2 года
4.	План проведения внутреннего аудита подразделения / процесса	СМК-ДП-8.2.2-01 Ф 04	ГУК	1 год	ГУК	2 года
5.	Опросный лист	СМК-ДП-8.2.2-01 / Ф 05	ГУК	1 год	–	–
6.	Протокол регистрации несоответствия	СМК-ДП-8.2.2-01 / Ф 06	ГУК	1 год	ГУК	2 года
7.	Отчет о проведении внутреннего аудита	Приложение 7.7 СМК-ДП-8.2.2-01	ГУК	1 год	ГУК	2 года
8.	Сводный отчет о проведении аудита	Приложение 7.8 СМК-ДП-8.2.2-01	ГУК	1 год	ГУК	2 года
9.	Перечень контрольных вопросов к внутреннему аудиту в КемГСХИ	Приложение 7.9 СМК-ДП-8.2.2-01	ГУК	ДЗН	–	–
10.	Общие требования к внутренним аудиторам	Приложение 7.10 СМК-ДП-8.2.2-01	ГУК	ДЗН	–	–
11.	Отчет о результатах выполнения корректирующих мероприятий	СМК-ДП-8.5-02 / Ф 01	СП, владелец процесса, ГУК	1 год	ГУК	2 года

Приложение 7.1

Форма «Списка внутренних аудиторов Кемеровского государственного

сельскохозяйственного института»

СМК-ДП-8.2.2-01 / Ф 01

Список внутренних аудиторов

Кемеровского государственного сельскохозяйственного института

на период с «___.___» по «___.___» 20__ г.

№ п/п	ФИО внутреннего аудитора	Подразделение	Должность аудитора	Стаж работы в вузе	Дата прохождения обучения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Составил: