Внутренний аудит в СМК вуза (стр. 1 )

Документированная процедура

ВНУТРЕННИЙ АУДИТ В СМК ВУЗА

СМК-ДП-8.2.2-01

СОДЕРЖАНИЕ ДОКУМЕНТА

Номер раздела	Наименование раздела	Страница
1	Назначение	3
2	Область применения	3
3	Нормативные ссылки	3
4	Термины, обозначения, сокращения	3
5	Менеджмент процесса
5.1	Общие положения	5
5.2	Информационная карта процесса	6
5.3	Блок-схема процесса	8
5.4	Описание процесса	11
6	Перечень форм и записей	18
7	Приложения:
7.1	Форма «Списка внутренних аудиторов Кемеровского государственного сельскохозяйственного института»	19
7.2	Форма «Приказа о проведении аудитов в КемГСХИ»	20
7.3	Форма «Плана-графика проведения аудитов СМК КемГСХИ»	21
7.4	Форма «Плана проведения внутреннего аудита подразделения / процесса»	22
7.5	Форма «Опросного листа»	23
7.6	Форма «Протокола регистрации несоответствия»	24
7.7	Примерное оформление «Отчета о проведении внутреннего аудита»	25
7.8	Примерное содержание «Годового отчета по выполнению плана-графика проведения аудитов»	26
7.9	Перечень контрольных вопросов к внутреннему аудиту структурных подразделений КемГСХИ	27
7.10	Общие требования к внутренним аудиторам	29
8	Лист согласования	30
9	Лист регистрации изменений, дополнений и ревизий документа	31

1.  Назначение

1.1 Настоящая процедура устанавливает единые требования к порядку планирования, организации и оформлению результатов внутренних аудитов функционирования системы менеджмента качества в Кемеровском государственном сельскохозяйственном институте, с целью обеспечения единообразия проведения внутренних аудитов и оформления соответствующих документов, сопровождающих внутренний аудит, а также выполнения обязательных требований ГОСТ Р ИСО .

1.2 Данная процедура соответствует выполнению требований ГОСТ Р ИСО «Системы менеджмента качества. Требования» (п. 8.2.2).

2.  Область применения

Данный документ обязателен к применению всеми сотрудниками КемГСХИ, осуществляющими планирование, проведение и документирование внутренних аудитов системы менеджмента качества.

3.  Нормативные ссылки

-  ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Требования;

-  ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;

-  ГОСТ Р ИСО Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента

-  Документы СМК согласно перечню документов СМК.

4.  Термины. Определения. Сокращения

Термины, определения по ГОСТ Р ИСО и ГОСТ Р ИСО :

Аудит (проверка) – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.

Аудитор – лицо, продемонстрировавшее свои личные качества и обладающее компетентностью для проведения аудита.

Группа по аудиту – один или несколько аудиторов, проводящих аудит, при необходимости поддерживаемые техническими экспертами.

Заключения по результатам аудита – выходные данные аудита, предоставленные группой по аудиту после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудита.

Корректирующее действие – действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.

Коррекция – действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия;

Критерии аудита – совокупность политики, процедур или требований, которые применяют в виде ссылок.

Область аудита – содержание и границы аудита.

План аудита – описание деятельности и мероприятий по проведению аудита.

Предупреждающее действие – действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.

Программа аудита – совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.

Процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса.

Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы.

Свидетельство аудита – записи, изложение фактов или другая информация, которые связаны с критериями аудита и могут быть проверены.

Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.

Цели в области качества – тo, чего добиваются или к чему стремятся в области качества.

Эффективность – связь между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

Сокращения

СМК – система менеджмента качества;

ВА – внутренний аудит;

ПРК – представитель руководства по качеству;

Проректор по УР – проректор по учебной работе;

КемГСХИ – Кемеровский государственный сельскохозяйственный институт;

5.  Менеджмент процесса

5.1  Общие положения

5.1.1 Целью проведения внутренних аудитов в КемГСХИ является определение степени выполнения требований системы менеджмента качества для оценки ее результативности.

5.1.2 Внутренний аудит является формой контроля руководством КемГСХИ СМК института.

5.1.3 Внутренние проверки СМК в КемГСХИ подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановые проверки проводятся в соответствии с порядком, приведенным в разделе 5.4 «Описание процесса», алгоритм процедуры планового аудита приведен в разделе 5.3 «Блок-схема».

Внеплановые аудиты проводятся по инициативе ректора института, ПРК, владельца процесса, руководителя СП при возникновении нештатной ситуации, изменениях в процессах, увеличении количества несоответствий, претензий и др.

5.1.4 Внутренние аудиты проводятся в структурных подразделениях института через запланированные промежутки времени, чтобы установить:

-соответствие внутренних документов СМК КемГСХИ (ДП, ПСП, П, И, ДИ) требованиям ГОСТ Р ИСО ;

-соответствие выполняемых работ по процессам функционирования института (образовательная, научная, воспитательная, международная деятельность) требованиям, содержащимся в документах СМК КемГСХИ;

-результативность и эффективность СМК и состояние ее функционирования.

5.3 Информационная карта процесса

1. Назначение процесса: разработка единых требований к порядку планирования, организации и оформлению результатов внутренних аудитов функционирования системы менеджмента качества в Кемеровском государственном сельскохозяйственном институте, с целью обеспечения единообразия проведения внутренних аудитов и оформления соответствующих документов, сопровождающих внутренний аудит, а также выполнения обязательных требований ГОСТ Р ИСО

2. Цель процесса: определение степени выполнения требований системы менеджмента качества для оценки ее результативности.

3. Результаты процесса и их потребители

Результат (выход) процесса

Потребитель результатов процесса

Требования потребителей к результатам (выходам) процесса

План-график аудитов (СМК-ДП-8.2.2-01 / Ф 01). План проведения внутреннего аудита в подразделении (СМК-ДП-8.2.2-01 / Ф 02). Опросный лист (СМК-ДП-8.2.2-01 / Ф 03). Отчет о проведении внутреннего аудита. План корректирующих мероприятий (СМК-ДП-8.5-02). План устранения несоответствия (СМК-ДП-8.3-01). Отчет о результатах выполнения корректирующих мероприятий (СМК-ДП-8.5-02). Отчет по устранению несоответствия (СМК-ДП-8.3-01). Сводный отчет о проведении аудитов. Протокол Совета по качеству.

Сотрудники подразделений КемГСХИ. СМК-ДП-5.6-01 «Анализ СМК со стороны руководства». СМК-ДП-8.2.3-01 «Мониторинг, измерение и анализ процессов. СМК-ДП-8.5-02 «Предупреждающие и корректирующие действия»

Соответствие требованиям внешних нормативных документов; ГОСТ Р ИСО , внутренним нормативным документам, документам СМК

4. Входы процесса и поставщики

Вход процесса

Поставщики процесса

Требования к входам

Стратегический план развития СМК КемГСХИ; отчеты руководителей внутренних аудитов по аудитам, проведенным в прошедшем году; отчеты внешнего органа по сертификации по результатам проверок; предложения внешнего органа по сертификации по срокам, объему и периодичности аудитов; жалобы внешних заинтересованных сторон на предоставляемую вузом продукцию, услуги.

Основные процессы: образовательная, научно-исследовательская деятельность, международная деятельность, внеучебная, воспитательная работа со студентами, социальная поддержка студентов

ГОСТ Р ИСО Руководящие указания по аудиту СМК и / или систем экологического менеджмента; ГОСТ Р ИСО Системы менеджмента качества. Требования; Документы СМК согласно «Реестру процессов и видов деятельности СМК КемГСХИ» по процессам: образовательная, научно-исследовательская деятельность, международная деятельность, внеучебная, воспитательная работа со студентами, социальная поддержка студентов

5. Виды деятельности в рамках процесса, управление и требуемые ресурсы

Виды деятельности в рамках процесса

Регламентирующая документация

Требуемые ресурсы (исполнители (разработчики регламентирующих документов) и материальное обеспечение)

Планирование проведения аудитов

ГОСТ Р ИСО 9, ГОСТ Р ИСО , документы СМК КемГСХИ

Список внутренних аудиторов КемГСХИ. Приказ о разработки Плана-графика проведения аудитов. Форма «Плана-графика аудитов» Организационная структура управления КемГСХИ Общие требования к внутреннему аудитору КемГСХИ

Проведение аудита подразделения

ГОСТ Р ИСО 9, ГОСТ Р ИСО , документы СМК КемГСХИ, План-график проведения аудитов, План проведения аудита в СП

Форма «Плана проведения внутреннего аудита в подразделении». Форма «Опросного листа». Форма «Протокола регистрации несоответствий». Перечень контрольных вопросов к внутреннему аудиту.

Подготовка отчета о проведении аудитов

ГОСТ Р ИСО 9, ГОСТ Р ИСО , документы СМК КемГСХИ, План-график проведения аудитов, План проведения аудита в СП

Примерное содержание отчета о проведении внутреннего аудита. Примерное содержание годового отчета по выполнению «Плана-графика аудитов». Форма Плана / отчета корректирующих или предупреждающих действий

Контроль выполнения Плана-графика проведения аудитов

ГОСТ Р ИСО 9, ГОСТ Р ИСО , документы СМК КемГСХИ, СМК-ДП-8.2.2-01, СМК-5.4.2-02 «Положение о группе управления качеством».

Список внутренних аудиторов КемГСХИ. План-график аудитов. Организационная структура управления КемГСХИ. Общие требования к внутреннему аудитору КемГСХИ. Отчет о проведении внутреннего аудита.

6. Показатели результативности и эффективности процесса (KPI / КПЭ)

Периодичность оценки: 1 раз в полгода

Цели процесса

Наименование показателя результативности и эффективности

Ед. изм.

Измеряемое значение

Фактическое значение показателя за предыдущий период

Целевые значения показателя на планируемый период

Метод измерения

Метод анализа

Соблюдение Плана-графика аудитов

Количество выполненных аудитов в срок / Общее количество аудитов

%

Количество выполненных аудитов в срок / Общее количество аудитов

100

по результатам аудитов и поквартального контроля со стороны рук. ГУК

Сравнительный

Сокращение количества выявленных несоответствий

–

%

0

по результатам аудитов

Сравнительный

Устранение выявленных несоответствий (соблюдение сроков выполнения корректирующих / предупреждающих мероприятий)

Количество корректирующих мероприятий, выполненных с рок / Общее количество корректирующих мероприятий

%

Количество корректирующих мероприятий, выполненных с рок / Общее количество корректирующих мероприятий

100

по результатам аудитов

Сравнительный

Сокращение количества повторяющихся несоответствий (потенциальных несоответствий)

Сокращение количества повторяющихся несоответствий (потенциальных несоответствий)

%

Количество повторяющихся несоответствий (потенциальных несоответствий)

50%

По результатам внутреннего аудита

Сравнение, статистика

5.3 Блок-схема процесса