Электронные таблицы – средство повышения эффективности работы
участков образовательного процесса
заместитель директора по УВР МОУ Гимназия №2, г. Нерюнгри, РС(Я)
Приступив к работе в должности заместителя директора по учебно-воспитательной работе в 2004 году, я сразу столкнулась с проблемой, с которой сталкивается завуч, пожалуй, любого образовательного учреждения - проблема катастрофической нехватки времени на решение тех или иных информационных задач. Данная проблема стала причиной роста интереса к возможности автоматизации некоторых действий по сбору и обработке информации.
Современный информационный рынок предлагает программные продукты, разработанные разными фирмами-производителями, позволяющими создать на их основе единое информационное пространство образовательного учреждения. Если анализировать опыт работы гимназии в области применения ИКТ в управлении, то можно сказать о том, что за последний пятилетний период были изучены автоматизированные системы «Параграф», «Школьный офис», «Хронограф», позволяющие автоматизировать решение многих вопросов, связанных с информационным обменом в образовательном учреждении, способствующих повышению эффективности управления. Однако, как показала практика, на сегодняшний день ни одна система не отвечает требованиям школы в полном объеме и требует доработок. Данный факт определен следующими причинами:
Ø Разработчик не способен в полной мере формализовать предметную область, оптимальную для любого образовательного учреждения. В идеале АС должны разрабатываться для каждого образовательного учреждения отдельно с учетом его специфики функционирования.
Ø Разработчик не обеспечивает одно из основных требований к АС – открытость. Образовательное учреждение не способно своими силами внести изменения в программный продукт, а при каждой такой необходимости вынужденно обращаться к разработчикам, что приводит к большим временным затратам.
Ø Разработчик не может учесть всей специфики работы всех пользователей, работающих с АС. Готовые программы не могут решить всех вопросов, которые приходиться решать завучу, согласно своей должностной инструкции.
Сегодня эффективная организация работы заместителя директора строиться на быстром, своевременном реагировании на изменение типа и параметров информации, с которой он работает, ее анализе. Такую мобильность, не требующей обращения к разработчикам, может организовать себе только сам завуч, хорошо владеющий компьютерными технологиями, которые он использует.
Владение навыками программирования и использования сложных функций в Eхcel позволили мне автоматизировать действия в решении таких вопросов как составление расписания уроков, расписания экзаменов, анализ учебной работы, подготовка документов по статистической отчетности, составления табеля педагогического персонала, вести предметный мониторинг развития ключевых компетенций обучающихся.
2006 – 2007 год
Одно из приоритетных направлений моей работы - мониторинг качества результатов работы гимназии, ее звеньев, участников образовательного процесса (обученность гимназистов). Поэтому с целью сокращения временных затрат разработала и внедрила в образовательный процесс приложения на базе электронных таблиц Excel «ПРОГРАММА» и «УВП». Сегодня данные приложения эффективно функционируют как целостная система административного мониторинга.
«УВП» - приложение состоит из четырех взаимосвязанных рабочих книг
Рисунок №1
Все книги связанны между собой информационным обменом, причем книги УСПЕВАЕМОСТЬ и ДВИЖЕНИЕ на 100% заполняются автоматически, книга ОТЧЕТЫ на 90% и на 50% рабочих листов также рассчитываются автоматически в книге АЛФАВИТКА.
Схема работы с приложением:
«АЛФАВИТКА» (Рисунок №2) - с данной книгой работает секретарь школы, в базе данных содержится вся информация об обучающихся гимназии, начиная с фамилии, имени, отчества, заканчивая регистрационными данными документов, удостоверяющих личность ребенка;
«ОТЧЕТЫ» (Рисунок №3) - с данной книгой работает заместитель директора по УВР, в базе данных собирается информация о результативности обучения детей по классам;
Ø книги «УСПЕВАЕМОСТЬ» (Рисунок №4) и «ДВИЖЕНИЕ» (Рисунок №5) полностью автоматизированы и за счет информационного обмена с алфавитной книгой и отчетами (Рисунок №1), позволяют автоматизировать анализ статистических данных по следующим направлениям:
Ø успеваемость по классам, параллелям, гимназии;
Ø качество обученности по классам, параллелям, гимназии;
Ø средний балл по классам, параллелям, гимназии;
Ø движение обучающихся с учетом географии движения.
Рисунок №2
Рисунок №3
Рисунок №4
Рисунок №5
Приложение «УВП» в целом позволяет владеть любой информацией по всем форматам формы ОШ №1, в любой момент времени:
Ø количество обучающихся по гимназии, классам, параллелям;
Ø количество мальчиков, девочек по гимназии, классам, параллелям;
Ø количество детей 5, 6, 7…18 лет по гимназии, из них произвести возрастной учет детей не только по классам, но и указать, сколько из них мальчиков и сколько девочек;
Ø количество обучающихся изучающих английский, немецкий, французский язык как в качестве первого, так и второго языка.
Приложение «ПРОГРАММА» (Рисунок №6) позволяет автоматизировать анализ динамики развития образовательного процесса по следующим направлениям:
Ø успеваемость, качество обученности, средний балл по предметам в классе, параллели, гимназии;
Ø прохождение программного материала по предметам;
Ø использование ТСО по классам, параллелям, учителям.
Рисунок №6
По итогам каждого семестра учителя – предметники заполняют формы отчетов (Рисунок №7), по мере заполнения которых автоматически заполняются рабочие листы «Программа» и «Успеваемость» (Рисунок №8). После заполнения форм, все файлы с отчетами по локальной сети размещаются в одной папке, в которой создан сводный файл (Рисунок №9). Открытие сводного файла приводит к обновлению связей с книгами, содержащими отчеты учителей и формированию единой базы данных, где при использовании автофильтра можно получить информацию и готовые диаграммы сравнительного анализа успеваемости, среднего балла по всем изучаемым предметам одного класса, параллели, школы (Рисунок №10).
Рисунок №7
Рисунок №8
Рисунок №9 Рисунок №10
Таким образом, экономится время на заполнение таблиц, отбор данных и построение диаграмм. От завуча, как пользователя, требуется лишь выбор из списка класса, параллели или учителя для получения необходимой информации. Остается лишь констатировать факт положительной или отрицательной динамики и рассчитать эту динамику, разобраться в причинах
2006 – 2007 год
В мои обязанности входит составление расписаний аудиторных и неаудиторных занятий – эта одна из трудозатратных задач в работе завуча. Расписание это не только режим работы школы, но и прежде всего здоровье обучающихся.
Рационально составленное расписание занятий способствует эффективности учебно-воспитательного процесса, снижению и ликвидации перегрузок обучающихся, повышению работоспособности обучающихся и преподавателей, оптимальному использованию кабинетов, мастерских и других учебных помещений образовательного учреждения.
Задача составления расписания в силу многих объективных причин полностью автоматизирована быть не может в силу установки многих условий и ограничений, нередко противоречащих друг другу. Поэтому, задача полной автоматизации процесса составления расписания не ставилась, были разработаны приложения на базе электронных таблиц Eхcel, позволяющая автоматизировать данный процесс в плане контроля его правильности и качества.
Приложение «РАСПИСАНИЕ» состоит из четырех взаимосвязанных информационным обменом рабочих листов (Рисунок №11):
Ø «Расписание» (Рисунок №12) - основной рабочий лист, на котором вручную расставляются уроки.
Ø «График» (Рисунок №13) – на данном листе автоматически строятся диаграммы изменения учебной нагрузки в течение дня и недели для каждого класса по мере расстановки предметов на листе «Расписание».
Ø «Часы» (Рисунок №14) - ведется автоматический учет количества расставленных уроков в соответствии с учебным планом для каждого класса.
Ø «Занятость кабинетов» (Рисунок №15) - автоматически заполняется информацией о занятости кабинетов урочной деятельностью.
Рисунок №11
Рисунок №12
Рисунок №13
Рисунок №14 Рисунок №15
год
Разработала и внедрила в образовательный процесс приложения на базе электронных таблиц Excel, позволяющие автоматизировать предметный мониторинг развития ключевых компетенций каждого обучающегося (музыка, якутская культура, информатика). Учителя-предметники активно используют данные приложения в работе и делятся опытом работы с ними на районных и республиканских семинарах.
год
Разработала и внедрила в образовательный процесс приложение на базе электронных таблиц Excl, позволяющие автоматизировать мониторинг результативности обучения каждого гимназиста в классе в течение учебного года. С данным приложением работает классный руководитель. Приложение позволяет ему владеть информацией по итогам семестров по форматам для каждого обучающегося и класса в целом:
· успеваемость, качество в целом;
· успеваемость, качество по всем предметам учебного плана;
· процентный, качественный рейтинг обучающихся;
· статус каждого обучающегося;
· количество отличников, хорошистов, троечников.
Кроме того, приложение предусматривает автоматическое отслеживание динамики развития по всем параметрам для каждого ребенка и класса в целом. Автоматизирован в приложении процесс построения сравнительных диаграмм динамики изменения статистических данных обучения класса, и каждого обучающегося.
Вывод
Эффективность работы, с моей точки зрения, заключается в оперативности и качестве ее выполнения. Такую возможность, как показала практика, дает нам офисная программа Excel:
Ø приложения создаваемые в данной среде могут быть использованы многократно;
Ø использование встроенных функций дает возможность автоматизировать такие действия, как построение сравнительных диаграмм, организация всевозможных расчетов по различным форматам и организация автоматического контроля качества выполняемой работы;
Ø использование Excel – приложений значительно экономит время администрации, которое может быть использовано на решение других информационных задач.
