Документирование управленческой деятельности (стр. 2 )

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зон расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

5.  Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

6.  Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизитыили 03), 08, 11,14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизитыили 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12 ,13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размещается ниже наименования организации.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизитыили 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

7.  Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

8.  При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

		20	73		88	10
3					297
51		17		01 02 03			16 19
		08 09 10 04	15 17
22		11 12 13 14
18		18
		20
20		21 22 25
40		23 24 26 27
16		28
20
		210

Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка документа

		20		10
3 22				297
3 72		17			01
20		08 09 10 04
10		11 12 15
		13 14
18		18 17
		20
20		21 22 25
40		23 24 26 27
16		28
20
		210

Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка документа.

Образец продольного бланка для внутренних документов

Образец углового бланка для внешних документов

Образец продольного бланка для внешних документов

Образец бланка должностного лица

Особенности языка деловой документации

Официально-деловой стиль, применяющийся в текстах деловой документации, - закономерное продолжение стандартной формы документа. Кроме того, он закреплен традицией.

Язык документов должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка.

Основные его особенности - это:

точность, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей; языковой стандарт - стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул-клише. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи. Стандартны композиция, расположение частей текста, рубрикации. Типовая ситуация (просьба, напоминание, отказ и т. д.) - основа для создания текста документа. На типовые ситуации в языке сформировались устойчивые синтаксические модели (клише), что дает возможность создать трафареты текстов всех документов.

Образцы синтаксических конструкций. Объяснение мотивов

На основании распоряжения...

В порядке оказания технической помощи...

В связи с проведением совместных работ...

В соответствии с протоколом...

В целях усиления охраны государственного имущества...

В ответ на Вашу просьбу...

В подтверждение нашей договоренности...

В целях скорейшего решения вопроса...

В целях выполнения распоряжения...

Для согласования спорных вопросов....

Для согласования вопросов участия...

Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ.

Для решения спорных вопросов...

В целях безопасности прохождения груза...

В ответ на Ваш запрос...

Во избежание конфликтных ситуаций...

С целью ознакомления с... высылаем Вам...

Языковые средства

1) В языке деловых бумаг и документов широко используются языковые средства, нетипичные для других языковых стилей:

Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь — это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).

Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.).

Имена существительные - названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т. п.).

Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).

Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях, в отношении, в силу, по линии, в части и т. п.).

Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т. п.).

Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.).

"Расщепленные" сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т. п.).

"Нанизывания" родительного падежа в цепочке имен существительных (...для применения мер общественного воздействия; ...в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т. п.).

Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает..., Коллегия не отклоняет..., Ученый совет не отвергает... и т. п.).

Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется; предложение одобрено; документация возвращена и т. п.).

Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности (Завод "Электросталь" срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил соблюдение норм техники безопасности и т. п.).

2) В тексте документа наблюдается почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивной лексики.

Цель составления текста любого документа - прежде всего, сообщение информации и ее четкое выражение.

Таким образом, за пределами употребляемой лексики остается эмоциональная сфера, а значит и эмоционально-экспрессивная лексика, что сужает диапазон применяемых речевых средств. Не употребляются личные местоимения, уменьшительно-ласкательные суффиксы, междометия, наблюдается обилие безличных глаголов.

3) В тексте документа важна логическая оценка фактов и точное донесение информации, поэтому тон текста корректный, нейтральный, убедительный.

4) В официальном тексте документа сложно установить личные качества автора. Текст безличен. Личность автора здесь не имеет значения. Лишь иногда о личности автора нам «намекает» употребление этикета.

1.1.  Рекомендации по записи цифровой информации

Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись, которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов. Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 509 тысяч. Словесно-цифровая запись не только даёт возможность сокращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.

Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без указания меры), в записи воспроизводится словом, а не цифрой. Например: дефектных изделий должно быть не более трёх.

Аналогично пишутся числительные, обозначающие временные границы или периоды. Например: испытания должны продолжаться три-пять дней. Если однозначное число сопровождается обозначением меры (или отношения), оно пишется цифрой. Например: Требуется 2 кг гвоздей; кран грузоподъемностью 10 тонн.

Многозначные числа (сложные и составные числительные) принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда такие числа начинают предложение. Например: Двадцать пять изделий было забраковано (но: Было забраковано 25 изделий).

Многозначные целые числа принято записывать, разбивая цифры пробелами на классы. Места пробелов зависят от системы исчисления: при десятичной системе отделяется каждый четвёртый знак, например: тонн, руб.

Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если она ведётся арабскими цифрами, то порядковое числительное вводится в текст с указанием падежных окончаний. Например: радиоприёмники 1-го класса обязательно должны иметь радиовещательный приём; шероховатость поверхности - по 6-му классу точности.

При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только один раз. Например: изделия 1,2 и 3-го сорта.

Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято записывать римскими цифрами.

С помощью цифр можно записывать определения, выраженные сложным словом, включающие в себя некоторые формы числительных. Например: 100-процентный, 20-килограммовый, 5-километровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, выражающегося единицей измерения: 20-кг; 5-км.

1.2.  Элементы административного речевого этикета

В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания.

·  В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.

·  Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.