Документирование управленческой деятельности (стр. 4 )

Нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.).

Нормы (выработки; расценок; запасов; убыли и т. д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения документов и т. д.).

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, советов (научно-технического, ученого к др.) и т. д.).

Положения (об организации, структурном подразделении; премировании и т. д.).

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т. д.).

Расценки (на производство работ).

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освое­ние производства новых изделий; на капитальное строительство и т. д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, предприятий; технические условия).

Структура и штатная численность.

Тарифы.

Уставы (предприятий, обществ, кооперативов, фондов и т. д.) и изменения к ним.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Схема организации работы с документами

Регистрация документов

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Цель регистрации документов – ввод в картотеки первичных сведений о документах для обеспечения их учёта, систематизации, информационно-справочной работы, контроля исполнения и других видов использования. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целых. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания, например, отдельно регистрируются приказы руководителя организации по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов. Распорядительные документы и переписка за подписью руководителя организации, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются службой ДОУ или сотрудником, отвечающим за ведение делопроизводства.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности организации, могут регистрироваться в структурных подразделениях. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ (сотрудником, отвечающим за ведение делопроизводства в организации) или в структурных подразделениях, осуществляющих их приём и передачу.

Документы регистрируются в РКФ – на традиционных бумажных или электронных карточках, журналах. После первичной регистрации документы передаются на рассмотрение руководству организации. На рассмотренные документы руководство организации накладывает резолюции.

После рассмотрения документы передаются в службу ДОУ (или сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства) для завершения регистрации. Завершение регистрации документов состоит во внесении в регистрационно-контрольную карточку сведений о порядке исполнения документов (резолюции): фамилии ответственного исполнителя и других исполнителей, краткого описания поручений и действий по исполнению, срока исполнения.

Направление документов на исполнение производится в день их регистрации, срочных документов – немедленно.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей организации, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

·  наименование организации (автора или корреспондента);

·  наименование вида документа;

·  дата и регистрационный номер документа;

·  дата или индекс поступление;

·  заголовок к тексту (краткое содержание документа);

·  резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

·  срок исполнения документа;

·  отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

·  гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

·  внутренняя переадресация документов по исполнителям;

·  по тематическому классификатору;

·  ключевые слова;

·  количество листов документа;

·  наличие приложений;

·  должностное лицо, поставившее документ на контроль;

·  промежуточные сроки исполнения;

·  перенос сроков исполнения;

·  срок хранения документа;

·  статус документа (проект, версия);

·  вид передачи документа (почтой, факсом и т. д.) и др.

Целью работы по контролю за исполнением документов является обеспечение современного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контроль исполнения документов включает постановку на контроль, проверку своевременной передачи документа исполнителю, учёт и обобщение результатов исполнения, информирование результатов руководства организации.

Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Напомним, что документы, которые исполняются несколькими подразделениями или исполнителями, передаются им поочерёдно или одновременно в копиях (изготовляются на копировальном аппарате). Подлинник передаётся ответственному исполнителю. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководства организации.

Предназначенные для передачи исполнителям документы помещаются в папки, закреплённые за определёнными сотрудниками организации.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа или исполне­ния, не регистрируются.

Дата и индекс документа	Адресат	Кто подписал	Краткое содержание	Отметка об исполнении

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата и индекс документа	Кто подписал	Краткое содержание	Отметка об исполнении

Форма журнала регистрации внутренних документов

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством организации или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передаёт документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

Регистрационно-контрольные картотеки ведутся в течение одного делопроизводственного года и хранятся до минования надобности.

Хранение документов

Архив организации в соответствии с положением о нем, комплектуется делами постоянного, временного хранения, а также делами по личному составу. Основными источниками комплектования архива организации являются структурные подразделения организации, подведомственные организации, а также физические лица.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных согласно номенклатуре дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полное оформление дел предусматривает следующие операции:

·  подшивку или переплет дела;

·  нумерацию листов дела; 

·  составление листа-заверителя;

·  составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

·  внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела ( уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, и резолюций на них. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов), эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа – заверителя, а в начале дела – бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Внутренняя опись и лист-заверитель не нумеруется.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их нумерация. При перенумерации листов, старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист – заверитель, при этом старый лист – заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного хранения за период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел. Для организации, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.

Альтернативой традиционным архивам организации является так называемое внеофисное хранение документов, при котором организация заключает договор с фирмой, специализирующейся на оказании услуг по хранению документов.

Внеофисное хранение документов позволяет экономить дорогостоящее место в офисе, одновременно расширив его полезную площадь. Документы перевозятся в специально оборудованные хранилища с современными системами безопасности и контроля доступа к документам. При этом для неактивных документов используется система типа «архивный короб», обеспечивающая максимальную конфиденциальность информации. Если у сотрудников организации возникнет необходимость обратиться к документам, хранящимся в опломбированном коробе, они могут запросить лишь короб целиком.

Для активных документов используется система «короб-файл», при которой дела внутри короба индексируются. В этом случае по запросу организации может быть доставлено отдельное дело, а не целый короб.

Перечень вопросов для самостоятельного изучения студентами

Документ и системы документации

1.  Что включает в себя понятие «делопроизводство»?

2.  С чем связано появление понятия «документационное обеспечение управления»?

3.  Какие способы документирования (запечатления информации) вам известны?

4.  В чем взаимосвязь понятий «информация» и «документ»?

5.  Где закреплены определения основных профессиональных терминов по делопроизводству?

6.  Какие понятия «информации» используется документоведами и где оно закреплено?

7.  Какое из определений документа вы считаете наиболее полным и почему?

8.  Что понимается под юридической силой документа?

9.  Что такое «система документации» и «унифицированная система документации»?

10.  Как вы понимаете процесс стандартизации документов?

11.  Как вы понимаете процесс унификации документов?

12.  Дайте определение терминам «документ», «документирование».

13.Какими нормативно-методическими документами определяется порядок ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях?

14.Дайте определение терминам: «унификация документов»; «стандартизация документов».

Управленческая документация

Требования к составлению и оформлению, формуляр-образец, составление и

расположение реквизитов

1.  Дайте определение термину «реквизит».

2.  Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов?

3.  Назовите основные виды бланков, применяемые в учреждениях.

4.  Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.

5.  Чем отличается общий бланк от бланка для письма?

6.  Какие требования предъявляются к оформлению реквизиты «наименование организации»?

7.  Что входит в состав реквизита «справочные данные об организации»?

8.  Каковы составные части регистрационного номера документа и порядок его проставления?

9. Каков порядок адресования документа?

10. Какими способами оформляется утверждение документа?

11.  Какие требования предъявляются к резолюции, каков порядок ее оформления?

12.  Какие требования предъявляются к заголовку?

13.  Каков порядок оформления приложений к документу?

14.  Каков порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметки о заверении копии»?

15.  Как оформляется согласование документа?

16.  Каков порядок проставления на документах печатей?

17.  Перечислите отметки, проставляемые на входящем документе, укажите порядок их оформления.

Составление и оформления основных документов

1.  Назовите виды организационных документов и укажите особенности их составления и оформления.

2.  Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления.

3.  В чем особенности составления и оформления протокола?

4.  В чем особенности составления и оформления акта?

5.  Какие требования предъявляются к составлению и оформлению докладных записок?

6.  Какие требования предъявляются к составлению и оформлению объяснительных записок?

7.  Какие требования предъявляются к составлению и оформлению справок?

Деловые и коммерческие письма

1. Какие требования предъявляются к оформлению служебных писем?

2. Классификация писем.

3. Охарактеризуйте корреспонденцию, связанную с проведением периодических мероприятий.

4. Виды корреспонденции.

Организация документооборота

1.  Что понимается под объемом документооборота, почему он увеличивается?

2.  Что входит в понятие документооборота?

3.  Что влияет на организацию движения документов?

4.  Какие организационные документы определяют порядок движения документов в организации?

5.  Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов?

Систематизация документов. Регистрация документов

1.  Какое значение имеет регистрация документов?

2.  Какие задачи выполняет регистрация документов?

3.  Какие данные о документе записываются в процессе его регистрации?

4.  Назовите формы регистрации документов.

Контроль за исполнением документов

1.  Какое место занимает контроль за исполнением документов в управленческой деятельности?

2.  Какие формы контроля за сроками исполнения документов применяются в делопроизводстве?

Номенклатура дел. Организация текущего хранения документов

1.  Что такое номенклатура дел?

2.  Для чего используется номенклатура дел?

3.  Каковы общие требования к номенклатуре дел?

4.  Назовите виды номенклатуры дел.

5.  Каков порядок составления номенклатур?

6. Как определяются сроки хранения дел?

7. Каков порядок передачи дел в архив?

8. Кто решает вопрос о передаче дел в архив?

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

1.  Какова основная цель учета конфиденциальных документов?

2.  На каком этапе создания конфиденциальный документ должен учитываться?

3.  Каков основной способ защиты конфиденциальной информации?

4.  Каков основной способ индексирования конфиденциальных документов?

5.  Какова особенность обслуживания потребителей конфиденциальной информации?

6.  Что такое уровень грифа конфиденциальности?

7.  Каковы особенности документирования конфиденциальной информации?

8.  Каковы особенности организации документооборота конфиденциальной документации?

Контрольная работа

Вариант 1

1.Дайте определение термина «унификация».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит: назовите его, укажите его расположение и функцию:

Отзыв на проект института на 4 л. в 3экз.

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а) 1.11.05 ;

б) Запстроймонтаж.

Вариант 2

1. Дайте определение термина «документ».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит: назовите его, укажите его расположение и функцию:

а)

Отправить факс о согласии до 04.02.2011;

б) Сергеев

О2.02.2011.

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а) при необходимости уволить Иванова;

б) Ген. директор «Терции» .

Вариант 3

1. Дайте определение термина «документирование».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит: назовите его, укажите его расположение и функцию:

К

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а) Грязновым

2 декабря 2010 г.;

б) март 2011 года.

Вариант 4

1. Дайте определение термина «бланк документа».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит: назовите его, укажите его расположение и функцию:

«О проведении семинара «Современный офис».

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а) Директору фирмы «Роснефть»

от главбуха Чижова;

б) гор. Пермь.

Вариант 1

1. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

1. О приватизации квартир в совместную собственность (доклад руководителя департамента муниципального жилья ).

2. О праве на долю в наследовании приватизированного жилья(доклад юрисконсульта департамента ).

Текст 2

3.1. Электропроводка в учебных помещениях должна находиться в исправном состоянии. Сопротивление изоляции проводов должно периодически замеряться, при необходимости должен производиться ремонт.

3.2. Запрещается применять для защиты электросетей вместо автоматических предохранителей и плавких вставок защиту кустарного изготовления («жучки»).

2. Исключите неверный вариант и обоснуйте ваш выбор:

а) приказ, решение, указание, инструкция, распоряжение.

Вариант 2

1. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста:

Текст 1

Я, пенсионерка (паспортные дан­ные: ...), доверяю моему соседу Нидокимову Петру Петровичу (пас­портные данные: ...) получить мою пенсию за февраль 2005 г.

Текст 2

В момент аварии на складе № 2 я была на обеде, поэтому не могла предотвратить возгорание кабеля.

2. Исключите неверный вариант и обоснуйте ваш выбор:

а) наименование организации, место издания, справочные данные об организации, адресат.

Вариант 3

1. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста:

Текст 1

В результате проведённой экспертизы комиссией было установлено...

Текст 2

Прошу освободить меня от занимаемой должности по собственному желанию с 30 марта 2005 года.

2. Исключите неверный вариант и обоснуйте ваш выбор:

а) решение, приказ, указание, постановление, акт.

Вариант 4.

1. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста:

Текст 1

...коллегия

РЕШИЛА:

1. Утвердить проект аквапарка, представленный группой архи­текторов во главе с .

2. Начать подготовительные работы по строительству аквапар­ка; срок их окончания

30.01.2005 (отв. —ст. мастер ).

Текст 2

08.11.2005 года была проведена экспертиза качества постав­ленной продукции. В результате работы комиссии было установ­лено, что у поставленных медикаментов срок годности истек в марте 2005 года.

2. Исключите неверный вариант и обоснуйте ваш выбор:

а) наименование организации, заголовок, резолюция, отметка о наличии приложений, адресат.

Вариант 1

1. Ваша фирма в связи с приближением новогодних празд­ников снизила расценки на путевки в Египет. Составьте текст делового письма в предложенной ситуации, определите его жан­ровую разновидность.

2. Зарегистрируйте данный документ, проставьте на нем все служебные отметки.

Вариант 2

1.Ваша компания начинает выпуск нового оборудования и ищет инвесторов. Составьте текст делового письма в предло­женной ситуации, определите его жанровую разновидность.

2. Зарегистрируйте данный документ, проставьте на нем все служебные отметки.

Вариант 3

1. Ваша фирма 10 декабря присутствовала на презентации компьютерных разработок компании «БЭТА». На общем засе­дании приглашенных и руководителя «БЭТА» вашей компани­ей была достигнута договоренность о сотрудничестве. Вам по­ручено написать письмо, в котором необходимо подтвердить достигнутую договоренность и обсудить условия поставки, при­ложив бланк заказа. Составьте текст делового письма в предло­женной ситуации, определите его жанровую разновидность.

2. Зарегистрируйте данный документ, проставьте на нем все служебные отметки.

Вариант 4

1. Вы недовольны качеством товара и требуете расторгнуть сделку. Составьте текст делового письма в предложенной ситу­ации, определите его жанровую разновидность.

2. Зарегистрируйте данный документ, проставьте на нем все служебные отметки.

Требования к контрольной работе по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

Срок сдачи работы: за 2 недели до начала сессии.

На предварительную проверку работу можно отправить по электронной почте, чистовой вариант сдать в бумажном виде на кафедру менеджмента и маркетинга (511 кА ).

Объем работы: примерно 3 страницы

Титульный лист должен быть оформлен в соответствии с требованиями ПНИПУ.

На титульном листе необходимо указать следующее:

1​ Название учебного заведения

2​ Название кафедры: Кафедра менеджмента и маркетинга

3​ Название предмета: Документирование управленческой деятельности

4​ Название документа, который будет анализироваться в работе. Например: письмо-рекламация, акт списания, гарантийное письмо, докладная записка.

Первый лист. Копия документа, взятого непосредственно из документооборота предприятия, для вашей контрольной работы.

Второй лист. Реферат. Раскрыть тему конкретно по выбранному документу:

- Определение документа

- Группа, к которой документ относится в УС ОРД

- Роль документа в системе УС ОРД

- Необходимый вид бланка для рассматриваемого документа

- Краткая характеристика реквизитов

- Особенности составления и оформления текста (стиль, композиция, язык)

- Правила регистрации и хранения

Третий лист: Анализ ошибок в рассматриваемом документе (форма, композиция, этикет, язык).

Внимание! Необходимо узнать о результате проверки работы у преподавателя на консультации или по телефону. Помните, что контрольная работа является допуском к зачету.

- р, -919 *****@***ru

Список рекомендованной литературы

Основная литература:

1.  Кузнецов : Учеб.-справ. пос.-М.: Дашков и К, 2007.

2.  Андреева : организация и ведение:Учеб.-практ. пос.-М.:Кнорус, 2007

3.  Крюкова управленческой деятельности:Учеб. пос.-М.:Инфра-М,2010

4.  Кирсанова делопроизводства: документационное обеспечение делопроизводства: Учеб. пос.- Новосибирск: Инфра-М, 2006

Дополнительная литература:

1.  Татарников в учреждениях и на предприятиях: Учеб. пос.– М.:Инфра-М,2006

2.  Басаков (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003):Учеб. пос.- М.: Дашков и К, 2009

3.  Кузнецов : Учеб.-справ. пос.-М.: Дашков и К, 2009

4.  Документирование управленческой деятельности/под ред. В.В. Маковецкого: Учеб. пос.- М.:Колосс,2005

5.  Мигель управленческой деятельности: Учеб. пос.- М.:Флинта, Изд-во МПСИ,2006

6.  , Семченко организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов.- (Б-ка типовых документов).-М.:Омега,2008

[1] ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».