Документирование управленческой деятельности (стр. 3 )

·  Следует учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т. п.

 Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного речевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений.

А О З Т С И Г М А Структура и штатная – Численность центрального аппарата АО 12.03.2011 Москва УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фролов 12.03.2011 Наименование структурных подразделений и должностей Штатная численность и группы по оплате труда 1 2 3 4 5 6 Начальник отдела кадров Сухов Главный бухгалтер Вовк дата Виза печатается на обороте

Структура и штатная численность

Форма структуры и штатной численности

Открытое акционерное общество

«АБСОЛЮТ»

П Р И К А З

20.05.2011 № 23 __

Об образовании юридической службы

В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам образовать юридическую службу к 01.06.2011 в составе:

Главного юрисконсульта – 1 штатная единица

Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица

Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы

2. Главному юрисконсульту разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2011.

Генеральный директор

Главный бухгалтер

Помощник генерального директора

по коммерческим вопросам

Главный юрисконсульт

Образец приказа по основной деятельности на угловом бланке А4

НАУЧНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ

«АГРОПРИБОР»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

23.04.2011 № 24

г. Пермь

О внедрении стандарта предприятия

ОБЯЗЫВАЮ:

1.  Внедрить стандарт предприятия «Организационно-распорядительная документация» во всех службах, на участках и структурных подразделениях с 29.03.2011.

2.  Заместителю директора по общим вопросам организовать занятия по изучению СТП с 01.04.2011.

3.  Заведующему канцелярией организовать тиражирование бланков ОРД и унифицированных форм документов.

4.  Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора .

Главный инженер Личная подпись

Юрисконсульт (виза на обороте)

Личная подпись

29.04.2011

Ознакомлены:

Личная подпись 29.04.2011

Личная подпись 29.04.2011

Личная подпись 29.04.2011

Образец распоряжения по основной деятельности

Открытое акционерное общество «Заря» АКТ 09.12.2011 г. Пермь О ревизии кассы конторы

УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО Печать Личная подпись 10.12.2011

Основание: приказ начальника конторы от 01.01.2001 №70 «О ревизии кассы Пермской оптово-торговой конторы» Составлен комиссией: Председатель: заместитель главного бухгалтера Члены комиссии: 1. Старший бухгалтер 2. Рожков Присутствовали: главный бухгалтер , кассир В период с 05.12.2011 по 09.12.11 комиссия провела ревизию кассы Пермского оптово-торговой конторы по состоянию на 05.12.2010. Комиссия установила: 1.  Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 05.12.2011 согласно данным бухгалтерского учета составляетруб. 2.  Фактический остаток наличных денег составляетруб. 3.  Недостачи наличных денег по вине кассира не обнаружено. Составлен в трех экземплярах: 1-й экземпляр направлен директору 2-й экземпляр - главному бухгалтеру 3-1 экземпляр - в дело Председатель Личная подпись Члены комиссии Личная подпись Личная подпись

Образец акта

Открытое акционерное общество

“Пеликан”

ПРОТОКОЛ

26.04.2011 № 54

г. Пермь

Общего собрания трудового коллектива

Председатель:

Секретарь:

Присутствовали: 37 человек (список прилагается)

Приглашенные: председатель ассоциации предпринимателей

Повестка дня:

1. О переходе на новую систему оплаты труда

Докладчик – главный бухгалтер

2.

1. СЛУШАЛИ:

- доклад прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Начальник отдела кадров одобрила переход на новую систему оплаты труда, отметила ее положительные стороны для совершенствования процессов подбора кадров.

Ведущий экономист планового отдела высказал ряд пожеланий по ее совершенствованию в дальнейшем.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Принять к сведению информацию об изменении системы оплаты труда.

1.2. Перейти на новую систему оплаты труда с 01.05.2011

2. СЛУШАЛИ:

Председатель Личная подпись

Секретарь Личная подпись

Образец протокола

Контрольно-ревизионный Генеральному директору отдел объединения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.04.11 Москва О назначении документальной ревизии в магазине № 000 При инвентаризации товарных фондов магазина № обнаружена недостача различных товаров на сумму 1321 руб. Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № 000 с 01.01.11 по 09.04.11 Заместитель начальника отдела Кодин

Образец внутренней докладной записки

Деловое письмо. Деловое письмо – один из самых распространенных видов служебных документов. Оно является средством общения организации с вышестоящими или нижестоящими организациями, партнерами, клиентами в процессе осуществления разносторонней деятельности. Кроме того, к деловым письмам относится переписка между частными лицами и организациями, если ее содержание касается взаимных интересов. Деловое письмо – обобщенное название различных по содержанию, но одинаковых по форме документов, оформленных в соответствии ГОСТ Р 6.30-2003[1], пересылаемых по почте, факсу, курьером, электронной почтой или другими способами. В соответствии с конкретной ситуацией выбирается наиболее удобный способ переписки.

Правила оформления делового письма

Деловое письмо, как правило, составляется на бланке для письма, изготовленном в формате – А4 (210х297) или А5 (210х148). Бланк печатается типографским способом. Если организация небольшая, то она изготавливает штамп с реквизитами бланка, который проставляется на документе.

Бланк для письма может быть с продольным или угловым расположением реквизитов. В состав бланка входят следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема или товарный знак организации, наименование организации – автора документа, справочные данные об организации, код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа (ОКУД), отметка для регистрационного номера, место для даты документа, ссылка на номер и дату инициативного письма.

Деловое письмо, составленное на бланке, как правило, включает в себя: адресат, заголовок к тесту, текст, отметку о наличии приложений, подписи.

Открытое акционерное общество «Прогресс» Ким ул., 5, г. Пермь, 614088 тел./ 05.04.2002  на № 21/2 от 01.01.2001. Об участии в выставке

Директору выставочного центра

!

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего выставочного центра, опубликованной в №5 «Экономической газеты» от 01.01.2001, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.

Просим включить нашу организацию в число участников выставки.

Генеральный директор личная подпись

Образец делового письма на бланке письма организации формата А4.

,

МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное унитарное предприятие

«Северная специальная электросвязь»

» НАЧАЛЬНИК ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННОГО ОТДЕЛА

Петровская ул., 70, г. Архангельск, 180000

Тел. (8,

е-mail: *****@***ru

12.05.2006 Директору фонда

На № 21/22 от 01.01.2001 «Наши дети»

Об обсуждении договора о сотрудничестве

Александра Александровна!

Мне было исключительно приятно получать от Вас письмо с предложениями к проекту договора о сотрудничестве между нашими организациями на 2005 год.

Сообщаю Вам, что проект договора только что рассмотрен на заседании научно-технического комитета. Решением комитета указанный проект принят за основу. Комитетом также рекомендовано ускорить подготовку окончательного варианта договора.

В этой связи я просил бы Вас, уважаемая Александра Александровна, сообщить мне удобную Вам дату для встречи, в ходе которой мы могли бы обсудить с Вами окончательный вариант указанного договора. Перечень вопросов для обсуждения прилагается.

Я буду искренне рад, если Вы сочтете возможным обсудить со мной окончательный вариант договора до конца текущего месяца.

Приложение: «Перечень вопросов…», на 3 листах, только адресату.

С неизменным уважением

_______________________

(личная подпись)

P. S. Убедительно прошу Вас сообщить мне о предполагаемой дате встречи до истечения этой недели. Желаю Вам всего наилучшего. С почтением .

Образец делового письма на бланке должностного лица организации формата А4.

ЗАО "РУС ИМПЕКС" Коммерческим банкам, фирмам,

финансовым компаниям

Пречистенка ул, 40, Москва, 104257

Тел./факс: (0

Телекс 212451 "Ампир"

, ,

И Н Н/КП П /

06.03.2002 № 02-12/40

на № ______от________

Об оказании финансовых услуг

Уважаемые господа!

Консалтинговая фирма "Рус Импекс" осуществляет консультирование и оказание аналитической помощи компаниям по следующим вопросам: бухгалтерский учет, финансовый анализ, внутренний аудит, переоценка, ликвидация банкротства.

Консалтинговые услуги оказывают высококвалифицированные специалисты, имеющие высшее финансовое и юридическое образование и значительный практический опыт работы в банковской сфере деятельности.

Исполнительный директор личная подпись

Образец делового письма на бланке организации формата А4.

Язык и стиль текстов деловых писем. Деловые письма решают типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций. В соответствии с законодательством языком текста документа (а значит и делового письма) является государственный язык РФ (государственный язык субъекта РФ). В тексте документа (деловом тексте) должны соблюдаться лексические, грамматические и стилистические нормы, т. е. использоваться литературный (нормированный) русский язык. Главная цель делового текста – донести информацию, а не эмоции, вследствие этого формально-логический деловой текст является одним из рычагов управления.

Особенности официально-делового стиля в тексте письма. Отличительной особенностью делового письма является стиль изложения заключенной в нем информации – официально-деловой стиль языка. Это функциональная разновидность языка, предназначенная для использования в процессе управления организацией посредством письменной коммуникации.

Особенностями официально-делового стиля при использовании его в тексте делового письма являются:

·  подчеркнутая официальность, деловитость, неэмоциональность, являющиеся следствием соблюдения служебной субординации;

·  устойчивая повторяемость типовых и ограниченное использование синтаксических конструкций, образовавшихся в языке вследствие типовой коммуникативной ситуации, а также вследствие вынужденной ограниченности стандартной формой;

·  адресность, подразумевавшая наличие конкретных участников управленческой деятельности (адресатов и адресантов);

·  тематическая ограниченность содержания писем;

·  лексическое и композиционное единообразие содержания письма;

·  лаконичность, краткость, ясность формулировок;

·  употребление терминов в случае крайней необходимости, если адресат понимает их значение

·  предпочтение прямому порядку слов;

·  отказ от архаизмов, жаргона, непонятных неологизмов и иностранных слов;

·  отказ от разговорного стиля;

·  использование глаголов или повелительного и изъяснительного наклонения;

·  обилие безличных конструкций;

·  употребление деепричастного и причастного оборота.

Тон текста делового письма. В тексте делового письма как документа важна логическая оценка фактов и точное донесение информации, поэтому тон текста деловых писем должен быть корректным, нейтральным, убедительным.

Все письма следует излагать в спокойном, ровном тоне. Необходимо помнить, что проявление в содержании послания чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью, не допускается.

Автор. В тексте официального письма сложно установить личностные качества автора. Текст безличен. Лишь иногда о личности автора нам «намекает» употребление эпистолярного этикета.

Эпистолярный этикет. В деловых письмах важно придерживаться эпистолярного этикета.

Этикет – важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего. В основе делового этикета лежит вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру.

Особенности эпистолярного этикета

·  Обращение

Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме: «Уважаемый...» Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с именем-отчеством адресата, либо со словами господин (и фамилия адресата), товарищ (и фамилия адресата), коллега (и фамилия адресата). Может употребляться также с наименованием должности, звания или социального положения.

Обращение «господин – господа», имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при обращении по фамилии слово это не свободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: «господа инвалиды», «господа беженцы», «господа безработные». В этом случае составители деловых писем оказываются в тяжелом положении, поскольку сегодня в русском языке отсутствует общенациональное универсальное обращение, которым до 1917 г. было парное обращение «сударь – сударыня» (милостивый государь – милостивая государыня).

При оформлении деловых писем слова господин и госпожа могут употребляться в нескольких случаях:

- в реквизите «Адресат»;

- во вступительном обращении Уважаемый господин (госпожа)...!;

- в тексте.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» устанавливает правила оформления реквизитов деловых писем, в том числе и реквизита «Адресат». Однако в стандарте ничего не сказано о том, можно ли использовать слова господин и госпожа при оформлении этого реквизита. Как известно, что не запрещено, то разрешено, тем более что когда-то, когда у нас использовалось обращение товарищ, стандарт предусматривал использование сокращения «т.» перед фамилией адресата. Сейчас в практике широко распространено использование сокращенных слов господин и госпожа (г-и и г-жа) при оформлении реквизита «Адресат». Выглядит это следующим образом:

Генеральному директору

г-ну

Но совсем другое дело, когда речь идет о вступительном обращении, где слова господин и госпожа обязательно должны писаться полностью. Эти слова используются во вступительном обращении в двух случаях: когда мы обращаемся по должности или по фамилии, например:

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин Меркулов!

Использовать во вступительном обращении сокращенные слова не принято.

Что же касается текста, то в этом случае, как правило, в единственном числе используется сокращенное написание слов господин и госпожа — г-н, г-жа, а во множественном числе полное слово: господа.

При обращении к конкретному физическому лицу используют различные формы: с индексом и без индекса, пофамильное и по имени-отчеству. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия», например,

Уважаемый господин Васильев!

Уважаемый г-н Иванов!

,..

!

Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подразумевает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.

Запятая после обращения придает письму будничный характер; восклицательный знак указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу придается особое значение.

В случае, когда после обращения стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы, после восклицательного знака первое предложение необходимо начинать с прописной.

Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу. В последнем случае в формуле обращения можно использовать наименование должности, например: «Уважаемый господин директор!», «Уважаемый господин посол!». К судьям обращаются «Ваша честь!».

Если у адресата есть звание или титул, можно вместо обращения «господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и США опускать титулы как в устной, так и в письменной речи считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии. Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, кроме того, их часто сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы предпочтительно писать полностью.

При обращении к адресату необходимо учитывать сферу его деятельности и служебное положение. Нейтральное слово «уважаемый» тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне. Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людям используются обращения: «Глубокоуважаемый...», «Многоуважаемый...», например: «!»

В ряде писем, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений, в качестве обращения используется слово «гражданин».

При обращении к коллективному адресату наиболее часто используется выражения:

Уважаемые господа!

Уважаемые дамы и господа!

Личные местоимения Вы, Вас, Вам вводятся для смягчения императива присущего официально-деловому стилю и пишутся с большой буквы.

Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и вообще в бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей. Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение. Именно поэтому последние фразы должны выражать надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, например:

С наилучшими пожеланиями...

С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество...

Всегда рады оказать Вам услугу...

Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения!

Заранее благодарим.

С интересом ждем от Вас новых предложений!

Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время.

Пожелание может быть высказано прямо, а может быть, и завуалировано, дано в подтексте: Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в... В этой части письма применимы формы, связанные с акцентированием внимания адресата на основное содержание письма, например: «Убедительно просим Вас не задерживать ответ...» или «Надеемся, что наша просьба будет выполнена». После этой записи уместно просто подписать письмо, указав свою должность и фамилию.

В ряде случаев заключительная часть письма имеет форму «Искренне Ваш (подпись)» или «С уважением (подпись)». Слова С уважением пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, или печатаются от середины или с абзаца. При использовании этих (и подобных им) коротких форм в тексте письма часто применяют графическое выделение: слова С уважением пишутся на одной строке, должность, фамилию и подпись адресанта размещают под ними на следующей строке. Однако данный реквизит следует оформлять в соответствии с ГОСТ РФ 6, поэтому в письмах на бланке их лучше не применять, а оставить для личных или имиджевых писем. Следует отметить, что в указанных формах запятая перед подписью с точки зрения пунктуации избыточна и ставиться не должна. (В письмах иностранным партнерам, выполненным на английском, немецком и др. языках, запятая ставится обязательно. В современной практике делового письма это правило часто переносится и на русскоязычное деловое письмо, что не является правомерным с точки зрения русской грамматики). Если в начале письма была использована форма «Уважаемый...», то завершать письмо формой «С уважением...» не следует. Такая двойная «уважительность», согласитесь, звучит нелепо. И здесь лучше использовать любую другую приемлемую форму из рассмотренных выше.

Не побуждайте адресата спешить при вынесении решений, вставляя слова «Срочно», «Незамедлительно», «Возможно более короткие сроки». Помните о том, что быстро – хорошо не бывает. Подумайте, не работают ли эти фразы против Вас? Почему Вы «дотянули до последнего», а теперь подгоняете адресата? Почему Вы заранее считаете, что Ваш адресат работает плохо, т. к. игнорирует сроки? Лучше укажите, как бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Прошу Вас ответить до такого-то числа» или «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».

Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру». Дайте адресату подумать самому.

Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить»: добросовестный подчиненный может затаить обиду, а не слишком умный начальник – впасть в ярость, воспринимая невольный намек слишком уж буквально. Соблюдение определенной дистанции между работниками занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» или «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с Вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы.

Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Кроме того, убедительность делового письма, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма.

Примерный перечень документов, заверяемых печатью организации

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т. д.).

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей и денежных средств; ведение дел в суде и т. д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т. д.).

Заключения и отзывы (некоторые разновидности).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т. д.).

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.); исполнительные листы; командировочные удостоверения.

Нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.); нормы (выработки; расценок; запасов: убыли и т. д.).

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).

Положения об организациях.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями и т. д.).

Протоколы (некоторые разновидности).

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления: на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате, о стаже работы и т. д.).

Спецификации (изделий, проекции и т. д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы (предприятий, обществ, кооперативов, фондов и т. д.) и изменения к ним.

Характеристики.

Штатные расписания и изменения к ним.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок, ревизий, обследований; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации предприятий и т. д.).

Графики (ввода, внедрения, выполнения, работы, занятий, дежурств, отпусков, поставки оборудования, проведения мероприятий, проведения аттестации и установления квалификации).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.).

Инструкции (правила) - (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.).

Классификаторы технико-экономической информации (государственные, отраслевые, предприятий).