Основные понятия и характеристики текстовых процессоров (стр. 2 )

MS Excel: общая характеристика и функциональные возможности

Ценность любой информации в значительной мере определяется качеством ее организации, и, более того, существенная доля затрат на обработку информации связана с приданием ей той или иной логической структуры. Особенностью электронных таблиц является то, что в них структурирование информации начинается непосредственно на этапе ввода данных: с самого начала своего существования в машинной форме они привязываются к структурным подразделениям таблиц — ячейкам.

Основное назначение процессоров электронных таблиц — обработка таблично орга­низованной информации (данных, представленных в виде строк и столбцов чисел), проведение расчетов на ее основе и обеспечение визуального представления хранимых данных и результатов их обработки (в виде графиков, диаграмм и т. п.).

Структурно основным объектом Excel является рабочая книга, которая сохраняется как целостный объект в едином файле, имеющем по умолчанию расширение *.xls. Книга делится на. листы, а листы, в свою очередь, — на ячейки. В некоторых случаях логика работы с данными требует задания ссылок между несколькими рабо­чими книгами. Получающаяся в результате связанная совокупность книг обычно называется рабочим пространством или рабочей средой.

Лист рабочей книги Excel имеет матричную структуру. По умолчанию каждый рабочий лист имеет (максимально) 256 столбцов с именами от А до IV истроки с соответствующими номерами. Имя столбца и номер строки, которым одновременно принадлежит ячейка, однозначно определяют ее адрес: А1 – адрес ячейки, находящейся в столбце А и первой строке.

Принципиальным решением, реализованным во всех табличных процессорах, является то, что ячейки электронных таблиц могут содержать данные произвольного типа (по мере необходимости пользователь может загружать в них самую различную информацию). В MS Excel допускаются данные числового, текстового, логического типа, а также даты, массивы, OLE-объекты и др. Наконец, что наиболее существенно, ячейка может содержать формулу, задающую математические или иные операции над данными из других ячеек.

Важнейшей особенностью процессоров электронных таблиц является их способ­ность обеспечивать автоматический пересчет и обновление связей при вводе или изменении данных. Как только вводятся новые данные, электронная таблица мгновенно проводит перерасчет по ранее заданным формулам, и информация моментально обновляется. Эта особенность таблиц с успехом используется для анализа многовариантных ситуаций.

Технология ввода данных в MS Excel

Как уже отмечалось ранее, ячейка предназначена для того, чтобы хранить различные значения различных типов. Она имеет уникальный адрес, может иметь имя, может иметь и менять значения.

Ячейки имеют заданный формат, который можно установить из меню Формат командой Ячейки. Эта команда имеет несколько вкладок, из вкладки Число можно выбрать категорию значений в ячейке и задать код формата, в том числе можно создать пользовательский формат.

В ячейки можно вводить данные различных типов: текст, числа, даты, время, формулы (которые могут включать в себя числа, знаки арифметических, логических или других действий, производимых с данными из других ячеек, адреса ячеек или их имена, имена встроенных функций), функции (частный случай формулы). В качестве текста можно вводить различные комбинации букв и цифр. Текст по умолчанию выравнивается по левому краю, а числа — по правому.

В Excel существует несколько способов, которые позволяют упростить и ускорить процесс ввода данных:

Ÿ  повторный ввод (копирование) уже существующих данных;

Ÿ  автозаполнение;

Ÿ  ввод прогрессий.

Автозаполнение — заполняет выделенные ячейки выбранными (либо созданными дополнительно) последовательностями.

Функция ввода прогрессий позволяет оперативно создавать последовательности из возрастающих (убывающих) по арифметическому или геометрическому закону чисел, дат и т. п.

Формулы, функции, мастер функций

Формула — это выражение, состоящее из операндов, которое используется для выполнения вычислений над имеющимися данными. Каждая формула начинается с символа равно (=). В качестве операндов могут быть: числа, логические значения, ссылки на адреса ячеек (диапазон ячеек), встроенные функции, которые соединяются с помощью символов операций — сложения, вычитания, умножения, деления, возведения в степень. Сама формула — это тоже значение (результат вычислений), которое хранится в ячейке рабочего листа.

Технические возможности Excel позволяют создавать достаточно сложные формулы. Однако подлинная мощь Excel как программного средства реализуется через широкий набор встроенных функций, предназначенных для выполнения самых различных вычислительных и логических процедур.

Существенную помощь пользователю в процессе конструирования выражений, держащих формулы, может оказать Мастер функций. Вызвать его можно одним из следующих способов:

Ÿ  меню Вставка ► Функция;

Ÿ  кнопка Вставка функции на панели Стандартная.

Принципиальным при копировании и перемещении формул является вопрос о преобразовании содержащихся в них ссылок на другие ячейки. Очевидно, что в зависимости от внутренней логики выражений в определенных случаях адреса должны оставаться неизменными, а в других ситуациях для пользователя будет более удобным и предпочтительным, чтобы их пересчитали с учетом относительного изменения местоположения. Для решения данной задачи в процессорах электронных таблиц поддерживается система относительных и абсолютных ссылок.

Абсолютная ссылка — это не изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходные данные. В качестве признака абсо­лютной ссылки в адресе используется знак $. Различают:

Ÿ  полную абсолютную ссылку (знак $ ставится и перед именем столбца, и перед номером строки, например $А$8). В этом случае при копировании и перемещении адрес ячейки не меняется;

Ÿ  частичную абсолютную ссылку (знак $ ставится либо перед номером строки, либо перед именем столбца, например А$8 или $А8). В данном случае при копировании и перемещении неизменной остается только одна из координат.

В случае относительных ссылок при копировании и перемещении формул происходит пересчет адресов ячеек, на которых они указывают, с учетом относительного изменения места этих формул на листе.

Графические возможности Excel

Среди задач, решаемых с помощью процессоров электронных таблиц, особое место занимает графическое представление хранимой информации и результатов ее обработки. Наглядность и легкость восприятия диаграмм позволяет принять быстрое и обоснованное решение по дальнейшей обработке данных числового типа, так как даже самые простые диаграммы могут помочь оценить имеющиеся данные лучше, чем изучение каждой ячейки рабочего листа.

Существенным достоинством Excel как современного программного инстру­мента является то, что при работе с ним при изменении исходных данных, по которым построены график или диаграмма, автоматически изменяется и их изображение.

С помощью Excel можно строить диаграммы разных типов. В зависимости от места расположения и особенностей построения и редактирования различают два вида диаграмм:

Ÿ  внедренные диаграммы — помещается на том же рабочем листе, где и данные, по которым они построены;

Ÿ  диаграммы в формате полного экрана на новом рабочем листе.

Оба типа диаграмм связаны с данными рабочего листа и автоматически обновляются при изменении данных.

Удобным средством для создания графических представлений в Excel является Мастер диаграмм, который вызывается специальной кнопкой на панели Стандартная или из меню Вставка ► Диаграмма.

Внедренную диаграмму можно перемещать по экрану и изменять ее размеры. Уже созданную диаграмму можно усовершенствовать (дополнительно добавить название, отформатировать уже имеющийся текст в диаграмме, дать название осям или изменить их масштаб).

Средства структуризации и первичной обработки данных

Ранее уже отмечалось, что к принципиальным преимуществам электронных таблиц как формы организации данных относится гибкое сочетание возможностей, которые дает привязка информации к ячейкам таблицы, со свободой принятия решений о том, какую именно ячейку выбрать для размещения информации. Однако данная «свобода» имеет и обратную сторону: зачастую за нее приходится платить на даль­нейших этапах работы, когда возникают проблемы с выполнением тех или иных операций по автоматизированной обработке данных. Логика таких операций предполагает наличие жестко формализованной структуры у исходной информации. Одним из способов решения этой проблемы в Excel являются списки.

Список — это содержащаяся в рабочем листе Excel таблица, данные в строках которой имеют однородную структуру, то есть в каждом столбце списка располагаются данные одного типа (число, текст, дата и т. п.). Для наименования ячейки, относящейся к некоторой строке списка и содержащей данные соответствующего типа, используется термин поле. Поля списка могут иметь имена, которые должны располагаться в первой строке таблицы.

К традиционным задачам первичной (предварительной) логической обработки данных относятся сортировка и выборка по заданному критерию (фильтрация).

В Excel возможна сортировка по одному или нескольким ключевым полям, в том числе с подведением общих итогов и промежуточных итогов по группам записей. Для того чтобы отсортировать данные, следует:

Ÿ  выполнить команду меню Данные ► Сортировка;

Ÿ  в появившемся диалоговом окне выбрать параметры сортировки.

Если из общего списка необходимо выбрать лишь часть информации, соответствующую некоторым условиям, то следует провести фильтрацию данных. Для простых условий фильтрации часто бывает достаточно средств Автофильтра.

При этом необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить всю область списка (включая заголовок).

2. Выполнить команду меню Данные ► Фильтр ► Автофильтр, после чего в строке заголовков появятся кнопки с раскрывающимися списками значений.

3. С помощью появившихся элементов управления кнопок могут быть заданы стандартные критерии отбора (Все, Первые 10..., все строки с конкретным значением).

Для отбора строк списка по сложным критериям, например таким, которые со­держат вычисляемые выражения, а также для размещения результатов фильтрации в произвольном месте рабочего листа служит команда меню Данные ► Расширенный фильтр.

Сводные таблицы — средство обработки и представления данных, намного пре­восходящее по возможностям и удобству использования традиционные списки с промежуточными итогами. Это интерактивная таблица на рабочем листе, позво­ляющая подытожить большие объемы данных, выбрав подходящий метод вычис­лений (а не только суммирование!). Для построения сводной таблицы используются запросы к внешним базам данных. Для этого применяется техника запросов по образцу, и в данном случае списки обязательно должны содержать имена полей в первой строке.

Сводная таблица создается с помощью Мастера сводных таблиц (команда меню Данные ► Сводная таблица...). Режим мастера состоит из четырех последовательных этапов, в ходе которых пользователь в режиме диалога задает параметры построения сводной таблицы:

1) первый и второй шаги — выбор источника данных;

2) третий — создание макета сводной таблицы: определение полей сводной таблицы и их ориентации, выбор функции суммирования (сведения) для полей данных;

3) четвертый — определение размещения сводной таблицы.

Задания к лабораторным работам

Задание 1. Создать таблицу по образцу, представленному ниже. Подсчитать количество проданного товара и его стоимость за каждый квартал. Построить круговую диаграмму доходов фирмы по кварталам.

	Товар 1
Месяц	Цена	Продано	Итого
Январь	$15	10шт.
Февраль	$20	16шт.
Март	$25	22шт.
Квартал 1
Апрель	$30	28шт.
Май	$35	34шт.
Июнь	$40	40шт.
Квартал 2
Июль	$45	46шт.
Август	$50	52шт.
Сентябрь	$55	58шт.
Квартал 3
Октябрь	$60	64шт.
Ноябрь	$65	70шт.
Декабрь	$70	76шт.
Квартал 4
Итого за год

Задание 2. Создать таблицу по образцу, представленному ниже. Заполнить столбцы Розничная цена, Доход, Отчисления, Налог, Остаток, используя приведенные соотношения и данные.

Создать сводные таблицы, отражающие:

-  доходы по отдельным видам поставок;

-  изменение розничных цен по отдельным категориям поставок;

-  изменение количества поставок пот видам продукции за текущий период;

-  налоговые отчисления по фирмам за текущий период.

В последней сводной таблице выполнить группировку дат поставок по кварталам. Построить диаграммы по данным, представленным в сводных таблицах. Внести в исходную таблицу новую запись и обновить сводные таблицы.

Процент надбавки на оптовую цену		20%
Процент отчислений			48%
Процент налога			10%
Фирма	Поставка	Дата поставки	Коли-чество	Опт. цена	Розн. цена	Доход	Отчис- ления	Налог	Остаток
КомпьюТек	CD-ROM	1 сен	700шт.	$30
Компарт	CD-RW	15 янв	350шт.	$109
Universal	Звуковые карты	7 май	2000шт.	$9
М-Медиа	Колонки	10 сен	950шт.	$6
КомпьюТек	TV тюнеры	11 апр	200шт.	$70
Компарт	CD-ROM	12 дек	400шт.	$38
Universal	CD-RW	15 фев	670шт.	$110
М-Медиа	Звуковые карты	17 мар	1500шт.	$47
КомпьюТек	Колонки	20 сен	150шт.	$25
Компарт	TV тюнеры	21 июл	50шт.	$83
Universal	CD-ROM	23 июл	400шт.	$64
М-Медиа	CD-RW	25 авг	350шт.	$109
КомпьюТек	Звуковые карты	26 ноя	900шт.	$18
Компарт	Колонки	27 июл	500шт.	$15
Universal	TV тюнеры	28 ноя	100шт.	$85
	ИТОГО		Доход
			Остаток

Задание 3. Создать таблицу по образцу, представленному ниже. Заполнить столбцы Прибыль, Убыток, используя логическую функцию ЕСЛИ().