Порядок работы пользователей с системой поддержки технологического обеспечения (стр. 3 )

На роли назначаются сотрудники, присутствующие на рабочих местах и реально выполняющие работы в прочем ППО при выполнении функциональных процессов ОрФК.

Сотрудники, состоящие в штате, но находящиеся длительное время в административных, очередных отпусках, отпусках по уходу за ребенком, по временной нетрудоспособности и т. п. на роли эксплуатируемых ТР не назначаются. В этом случае производится временное назначение на замещающих сотрудников. По окончании периода замещения назначение с этого сотрудника удаляется.

После назначения сотрудников на роли, специалист по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК/УФК/ОФК (С3), ответственного за выполнение регламентируемых работ в ППО «СПТО», в целях проведения контроля формирует отчет о назначениях сотрудников на роли, в том числе и не назначенных на роли (рис. 2, п. 02.10).

По сформированному отчету о назначениях сотрудников на роли начальник или заместители начальника структурного подразделения ЦАФК/УФК/ОФК (НО/ЗамНО) осуществляет контроль правильности назначения на роли (рис. 2, п. 02.10.01).

Если контроль показывает, что есть сотрудники, не назначенные на роли, то проводится повторное назначение на роли специалистом по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК/УФК/ОФК (С3), ответственным за выполнение регламентируемых работ в ППО «СПТО», (рис. 2, п. 02.09). Со стороны ЦАФК может быть инициирован запрос в УФК/ОФК на назначение или изменение назначений сотрудников на роли ТР.

После повторного назначения, если контроль начальником или заместителями начальника структурного подразделения ЦАФК/УФК/ОФК (НО/ЗамНО) пройден успешно, то формируется итоговый отчет о назначенных на роли сотрудниках специалистом по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК/УФК/ОФК (С3), ответственным за выполнение регламентируемых работ в ППО «СПТО», (рис. 2, п. 02.10.02). Итоговые отчеты формируются после того, как был сформирован отчет о сотрудниках, не назначенных на роли, подтверждающий, что все сотрудники распределены по ролям. Периодичность формирования отчетов зависит от загрузки в ТС данных по ОШС и ТР, требующих перераспределения сотрудников по ролям, но не реже одного раза в два месяца.

При необходимости проведения моделирования в СФМ осуществляется экспорт данных по ОШС, персональных данных сотрудников и статистических данных из ТС для импорта в СФМ специалистом по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК (С3), ответственным за работу с СФМ (рис. 2, п. 02.11).

Ежедневно в конце операционного дня происходит автоматическая загрузка данных в САО.

После чего специалист по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК (С3), ответственный за выполнение регламентируемых работ в ППО «СПТО», по информации, отображаемой в консоли заданий САО, проверяет выполнение загрузки данных (рис. 2, п. 02.13).

Если загрузка не была проведена – завершилась ошибкой, то специалист по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК (С3), ответственный за выполнение регламентируемых работ в ППО «СПТО» формирует запрос администратору ППО «СПТО» ЦАФК (С21) в виде письма произвольной формы для ручной загрузки данных (рис. 2, п. 02.14). После получения запроса администратор ППО «СПТО» ЦАФК (С21) вручную выполняет загрузку данных, по которым возникли проблемы при загрузке (рис. 2, п. 02.15).

Данные, переданные из ТС в САО, используются для построения отчетов в САО (рис. 2, п. 02.17), проведения моделирования в САО (рис. 2, п. 02.18) и для определения нагрузки на персонал при различных условиях руководителем/ курирующим заместителем руководителя ЦАФК/УФК/ОФК (Рук/ЗамРук), начальником отдела/заместителями начальника структурного подразделения ЦАФК/УФК/ОФК (НО/ЗамНО), либо специалистом по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК/УФК/ОФК (С3), ответственным за выполнение регламентируемых работ в ППО «СПТО».

Порядок моделирования в САО приведен в руководстве пользователя «Система поддержки технологического обеспечения».

По результатам моделирования в САО формируется отчет для дальнейшего анализа нагрузки на персонал при различных условиях руководителем/ курирующим заместителем руководителя ЦАФК/УФК/ОФК (Рук/ЗамРук), начальником отдела/заместителями начальника структурного подразделения ЦАФК/УФК/ОФК (НО/ЗамНО), либо специалистом по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК/УФК/ОФК (С3), ответственным за выполнение регламентируемых работ в ППО «СПТО», (рис. 2, п. 02.19). Периодичность моделирования может определяться изменениями в организационно-штатной структуре подразделений и зависит от решения руководителя/ заместителя руководителя ЦАФК/УФК/ОФК (Рук/ЗамРук), начальника отдела/заместителями начальника структурного подразделения ЦАФК/УФК/ОФК (НО/ЗамНО) о проведении моделирования.

Отчеты, построенные по результатам моделирования, позволяют сравнивать результирующие показатели по разным моделям процесса в разрезе структурных подразделений исследуемого ОрФК (нагрузка на персонал при моделировании изменений количества обрабатываемых документов, перераспределении закрепления по ролям).

Если при анализе результатов моделирования (рис. 2, п. 02.20) показатели отчетов удовлетворяют требованиям, предъявляемым к ним, то моделирование считается завершенным.

Если анализ показывает неудовлетворительный результат моделирования, то проводится повторное моделирование в САО до достижения желаемых результатов (рис. 2, п. 02.18).

После завершения моделирования руководитель/курирующий заместитель руководителя ЦАФК/УФК/ОФК (Рук/ЗамРук) либо начальник отдела/заместители начальника структурного подразделения ЦАФК/УФК/ОФК (НО/ЗамНО) либо специалист по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК/УФК/ОФК (С3), ответственный за выполнение регламентируемых работ в ППО «СПТО», обобщают результаты и разрабатывают рекомендации по результатам моделирования (рис. 2, п. 02.21).

4.3.  Порядок работы пользователя с системой функционального моделирования

СФМ предназначена для оптимизации и повышения эффективности технологических процессов ОрФК при исполнении функций казначейского исполнения бюджетов. Достижение указанных целей возможно при моделировании изменений определенных количественных и качественных параметров технологических процессов (продолжительность выполнения, количество осуществляемых операций, загрузка персонала, перераспределение сотрудников разной квалификации по ролям на выполнение соответствующей операции технологического регламента). Для анализа и принятия решений результаты моделирования могут быть представлены в табличном или графическом виде, а также выгружены во внешние системы (например, в Excel).

Работа в СФМ осуществляется специалистом по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК (С3), ответственным за работу с СФМ, в соответствии с руководством пользователя «Система поддержки технологического обеспечения».

При работе с СФМ используются файлы выгрузки с данными по ОШС, и статистическими данными по выполняемым операциям ТР. Форматы файлов выгрузки должны соответствовать требованиям к структуре данных.

После внесения изменений в технологический процесс, описываемый в ТР, и доработки ТР в соответствии с Порядком сопровождения и технического обслуживания, корректируется модель измененного ТР, либо создается новая модель в СФМ для нового ТР специалистом по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК (С3), ответственным за работу с СФМ (рис. 3, п. 03.01).

После создания/редактирования модели ТР специалистом по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК (С3), ответственным за работу с СФМ, производится визуальный и автоматизированный контроль модели ТР на корректность и полноту заполнения всех необходимых атрибутов операций (рис. 3, п. 03.02).

По результатам автоматизированного контроля формируется отчет, в который выводятся результаты контроля атрибутов операций модели ТР.

При отражении в отчете ошибок по результатам контроля, специалист по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК (С3), ответственный за работу с СФМ, устраняет ошибки в модели ТР в СФМ (рис. 3, п. 03.01).

Если контроль пройден успешно, то модель ТР выгружается из СФМ в текстовый файл установленного формата для дальнейшей загрузки его в ТС специалистом по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК (С3), ответственным за работу с СФМ (рис. 3, п. 03.03).

Для проведения моделирования с целью оптимизации технологических процессов и повышения их эффективности специалист по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК (С3), ответственный за работу с СФМ, загружает в СФМ фактические статистические данные по выполняемым операциям ТР, действующей ОШС и персональные данные сотрудников за выбранный исследуемый период (рис. 3, п. 03.04), которые ранее им были выгружены из ТС (рис. 2, п. 02.11).

После загрузки рассмотренных данных для проведения моделирования, специалист по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК (С3), ответственного за работу с СФМ, выполняет операцию комплексной автоматизированной проверки моделей (рис. 3, п. 03.05), по результатам которой автоматизировано формируются отчеты, в которые выводятся результаты:

– проверки атрибутов операций,

– калибровки вероятностей – определение вероятности наступления выполняемых операций,

– создания календарей по функциям: создания расписаний и стартовых событий выполняемых операций.

Если в отчете отражены ошибки, специалист по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК (С3), ответственный за работу с СФМ, анализирует ошибки (рис. 3, п. 03.06), при необходимости заполняет недостающие или корректирует атрибуты по операциям ТР в СФМ (рис. 3, п. 03.07).

После проведенных изменений атрибутов операций ТР в СФМ специалист по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК (С3), ответственный за работу с СФМ, осуществляет повторную комплексную автоматизированную проверку внесенных изменений, по результатам которой формируется отчет с результатами контроля (рис. 3, п. 03.08), и далее выполняются операции (рис. 3, п. 03.06, п. 03.07) до получения положительных результатов.

После загрузки данных в СФМ и проведения комплексной проверки моделей автоматизировано рассчитывается вероятность инициации стартовых событий и календари интервалов выполнения операций, которые отражаются в отчете по калибровке вероятностей по событиям, связывающих операции ТР. Специалист по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК (С3), ответственный за работу с СФМ, проводит анализ отчета, в котором вероятность событий была рассчитана автоматически (рис. 3, п. 03.09) и заполняет недостающие данные для событий, по которым не была рассчитана вероятность (рис. 3, п. 03.10).

После заполнения вероятностей наступления событий выполняется повторная комплексная проверка моделей с формированием отчета для контроля выравнивания значений заполненных вероятностей наступления событий специалистом по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК (С3), ответственным за работу с СФМ (рис. 3, п. 03.08).

Если все проверки успешно пройдены, то в СФМ запускается динамическое моделирование для имитации бизнес-процесса во времени на основе введенных параметров специалистом по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК (С3), ответственным за работу с СФМ (рис. 3, п. 03.11).

По результатам динамического моделирования в СФМ специалист по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК (С3), ответственный за работу с СФМ, формирует отчеты (рис. 3, п. 03.12), после чего проводит их анализ (рис. 3, п. 03.13).

Назначением отчета по результатам моделирования является отображение результатов моделирования в табличном виде для обеспечения количественной оценки оптимальной модели ОШС органов ФК и эффективности нагрузки всех специалистов с отображением стоимостных показателей выполняемых операций. В отчете выводятся параметры до и после моделирования и изменение параметров.

Если изменения параметров после моделирования удовлетворяют требованиям, предъявляемым к ним, то процесс считается завершенным. Если анализ показывает неудовлетворительный результат, то специалист по исполнению отдельных операций структурного подразделения ЦАФК (С3), ответственный за работу с СФМ, вносит изменение в качественные или количественные параметры операций ТР (рис. 3, п. 03.14) и повторяет процесс моделирования до получения ожидаемого результата.

4.4.  Порядок работы с Автоматизированным рабочим местом руководителя

АРМ руководителя (АРМ) предназначен для анализа, мониторинга, и оценки эффективности деятельности органов ФК на основе ключевых показателей эффективности, а также подготовки возможных вариантов управленческих действий по итогам проведенного анализа.

Настоящий Регламент определяет порядок решения следующих задач с использованием АРМ руководителя:

Общий анализ эффективности, выявление проблемных зон в работе ОрФК, сопоставление ОрФК/ подразделений/ сотрудников по показателям качества и затрат;

Оптимизация численности;

Контроль и оптимизация выполнения технологических регламентов в части последовательности и времени выполнения операций;

Контроль и оптимизация стоимости выполнения технологических регламентов.

Перечень решаемых задач и возможных действий, приведенный в настоящем Регламенте, рассчитан на типовые ситуации и не является исчерпывающим.

При работе с АРМ используются файлы выгрузки с данными по ОШС, и статистическими данными по выполняемым операциям ТР. Форматы файлов выгрузки должны соответствовать требованиям к структуре и актуальности данных.

Работа в АРМ осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом и Руководством технолога «АРМ Руководителя». Перечень необходимых процедур, которые необходимо выполнять руководителями различного уровня (с указанием дат со ссылками на соответствующие пункты Регламента), приведен в приложениях 2 и 3 (Памятка Руководителю ОрФК и Памятка Начальнику Отдела). Перечень и краткое описание показателей АРМ приведены в Приложении 4. Описание возможных действий по оптимизации показателей АРМ приведено в Приложении 5.

С учетом разграничения уровней доступа, состав и последовательность шагов по повышению эффективности в настоящем Регламенте определены для следующих руководителей:

Руководитель ФК;

Зам. Руководителя ФК;

Руководитель функционального подразделения ЦА ФК;

Руководитель ОрФК;

Начальник/заместитель начальника Отдела ОрФК

4.4.1.  Общий анализ эффективности

Общий анализ эффективности с использованием АРМ позволяет в режиме реального времени обратить внимание на ОрФК/ подразделений/ сотрудников с худшими (лучшими) показателями эффективности, выявить проблемные зоны в их деятельности, сопоставить их по показателям качества и затрат,

Общий анализ эффективности подчиненных ОрФК/ подразделений/ сотрудников проводится соответствующим руководителем не позднее последнего рабочего дня каждого месяца. Анализ проводится по направлениям (включая, но не ограничиваясь):

- ОрФК с худшими (лучшими) показателями эффективности (соответствующие ОрФК обозначены на интерактивной карте главной страницы АРМ, на которой приведен также общий рейтинг эффективности ОрФК);

- выявление проблемных зон в деятельности ОрФК (путем последовательной декомпозиции показателей затрат и качества, имеющих отклонения от нормативных (вкладки «Качество» или «Затраты» в главном меню Управленческого контура));

- сравнение эффективности органов ФК на основе агрегированного рейтинга или по функциональным направлениям деятельности (общий рейтинг - на карте главной страницы АРМ Руководителя, рейтинг ОрФК по направлениям деятельности - в подразделе «Рейтинг» вкладки «Качество»);

- анализ и сравнение эффективности сотрудников (на основе рейтинга сотрудников подразделения и/или данных о нагрузке/ количестве выполняемых операций за день/ месяц (показатели в разрезе ТР или ОШС в главном меню Оперативного (за день) или Аналитического (за месяц) контура)).

По итогам общего анализа эффективности руководитель может при необходимости перейти к детальному анализу показателей эффективности, а также к разработке (принятию) конкретных решений по повышению внутренней эффективности.

4.4.2.  Оптимизация численности

АРМ позволяет проводить расчет оптимальной численности сотрудников на основе трудоемкости выполняемых ими работ и на основании указанного расчета в режиме реального времени получать рекомендации по оптимизации численности. Расчет оптимальной численности производится с учетом существующих организационно - технических условий (технология выполнения работ, в т. ч. ППО, объемы функций и полномочий). АРМ не предоставляет возможности проводить моделирование численности в связи с изменением организационно - технических условий (производится с помощью САО и СФМ).

Расчет оптимальной численности функциональных сотрудников осуществляется на основе данных о трудоемкости выполняемых ими функций и сведений об их штатной численности.

Анализ численности подчиненных с использованием АРМ производится руководителем не реже 1 раза в квартал. Данные расчетов оптимальной численности АРМ в обязательном порядке учитываются руководителями ОрФК, подразделения и сотрудниками, отвечающими за работу с кадрами, при планировании численности и принятии решений об изменении численности сотрудников.

Для проведения анализа и оптимизации численности руководитель выполняет следующие действия:

-выбор вкладки «Показатели в разрезе ОШС» Аналитического контура и даты, на которую необходимо получить данные;

-переход через интерактивную карту или Таблицу к конкретному ОрФК с выявленными отклонениями от оптимальной численности (другому интересующему ОрФК);

-переход к конкретному подразделению внутри ОрФК и, при необходимости, конкретным сотрудникам;

-анализ причин отклонений от оптимальной численности, в том числе с использованием данных о производительности и фактической нагрузке на сотрудников;

-принятие решения об оптимизации численности с использованием рейтингов личной эффективности сотрудников, с учетом данных о фактической нагрузке сотрудников, в т. ч. ретроспективного анализа данных (при необходимости).

Порядок проведения анализа численности с использованием СПТО, а также возможные варианты решений по итогам анализа описаны в Руководстве технолога «АРМ Руководителя».

4.4.3.  Оптимизация технологических процессов

Оптимизация технологических процессов позволяет снизить продолжительность или стоимость выполнения технологического процесса без ущерба качеству. АРМ позволяет руководителю самостоятельно проанализировать эффективность технологических процессов, сопоставить ОрФК/ подразделения/ сотрудников по показателям эффективности, выявить худших (лучших) по показателям качества и затрат, а затем при необходимости перейти к принятию конкретных решений по повышению внутренней эффективности.

АРМ позволяет оптимизировать порядок выполнения технологических процессов с учетом существующих организационно - технических условий (ОШС, ППО, объемы функций и полномочий).

Деятельность по оптимизации технологических процессов, выполняемых подчиненными, проводится руководителем на постоянной основе по направлениям (включая, но не ограничиваясь):

1.  Общий порядок выполнения технологических регламентов;

2.  Продолжительность и интервалы выполнения операций

3.  Затраты на выполнение ТР (прямые и косвенные).

4.  Производительность сотрудников

Для оптимизации общего порядка выполнения технологических регламентов в ОрФК руководитель выполняет следующие действия:

-выбор даты, на которую необходимо получить информацию, во вкладке «Эффективность» управленческого контура;

-анализ показателей эффективности (представлены в появившейся таблице под интерактивной картой), выявление проблемных зон и/ или ОрФК;

-переход в зависимости от результатов анализа к анализу показателей качества или затрат (вкладки «Качество» или «Затраты» Главного меню Управленческого контура) – основное внимание - показателям с отклонениями от нормативных;

-переход к конкретному ОрФК с выявленными отклонениями от показателей качества (через интерактивную карту или Таблицу);

-дальнейшая декомпозиция и анализ показателей качества и затрат ОрФК (анализ - с помощью таблицы, переходы к показателям нижнего уровня - с помощью вкладок Главного меню);

-анализ причин отклонений показателей качества или затрат от нормативных значений;

-принятие решений для оптимизации показателей качества или затрат

Для оптимизации продолжительности или интервалов выполнения операций руководитель выполняет следующие действия:

-открытие вкладки «Качество» Управленческого контура, выбор даты, на которую необходимо получить информацию о состоянии показателей качества;

-переход к конкретному ОрФК с выявленными отклонениями от показателей качества через интерактивную карту или Таблицу (после перехода по ссылке оказываемся в режиме «Показатели в разрезе ТР – показатели по органам ФК» Аналитического контура);

-переход по ссылке к структурному подразделению с наибольшим количеством нарушений (другому интересующему подразделению);

-переход по ссылке к регламенту с наибольшим количеством нарушений (другому интересующему регламенту) и, при необходимости, - к выполняемым в рамках регламента операциям, допускающим нарушения сотрудникам и подробной информации о нарушениях, допущенных каждым сотрудником;

-анализ причин отклонений показателей качества или затрат от нормативных значений;

-принятие решений по оптимизации показателей качества (в т. ч. пересмотр установленных нормативов, применение административного воздействия к нарушителям, обучение сотрудников и т. д.)

Для оптимизации прямых затрат на выполнение ТР руководитель выполняет следующие действия:

-выбор вкладки «Стоимость ТР» в Главном меню Управленческого контура, выбор даты, на которую необходимо получить информацию (после перехода по ссылке на экране появляется сводная таблица с информацией о стоимости выполнения ТР в УФК в текущем и предыдущем месяцах (по умолчанию представляются данные по ТР01));

-переход по активной ссылке к данным о стоимости другого ТР с разбивкой по УФК (при необходимости общего анализа стоимости ТР в различных УФК) либо

-выбор вкладки «УФК в разрезе ТР», выбор УФК (после перехода по ссылке на экране появляется сводная таблица с данными о стоимости исполнения всех технологических регламентов, выполняемых в УФК, а также итоговые показатели стоимости выполнения ТР по УФК за текущий месяц);

-анализ причин высокой (низкой) стоимости выполнения ТР;

-принятие решений, направленных на снижение стоимости выполнения ТР.

Для оптимизации косвенных затрат на выполнение ТР руководитель выполняет следующие действия:

-открытие вкладки «Затраты» Управленческого контура, выбор даты, на которую необходимо получить информацию о состоянии затрат;

- выбор вкладки «Баланс затрат» и переход к конкретному ОрФК с выявленными отклонениями соотношения прямых и косвенных затрат от нормативных (другому интересующему ОрФК);

-анализ причин отклонений соотношения прямых и косвенных затрат от нормативных значений;

-принятие решений, направленных на оптимизацию затрат (в т. ч. пересмотр установленных нормативов, оптимизация численности сотрудников нефункциональных подразделений, снижение прочих расходов, не связанных с ФОТ, и т. д.)

Для повышения производительности сотрудников руководитель выполняет следующие действия:

-открытие вкладки «Затраты» Управленческого контура, выбор даты, на которую необходимо получить информацию;

-выбор вкладки «Производительность» и анализ показателей производительности в разрезе УФК (Таблица «Детализация показателей производительности сотрудников») – основное внимание - показателям с отклонениями от нормативной производительности;

-переход к конкретному ОрФК с выявленными отклонениями от показателей производительности (при необходимости);

-дальнейшая декомпозиция и анализ показателей производительности ОрФК;

-анализ причин отклонений показателей качества или затрат от нормативных значений;

-принятие решений, направленных на повышение производительности (в т. ч. перераспределение обязанностей между сотрудниками, поощрение сотрудников (применение к ним мер дисциплинарного воздействия), внедрение передового опыта и т. д.).

Порядок действий, выполняемых для оптимизации технологических процессов с использованием СПТО, подробно описан в Руководстве технолога «АРМ Руководителя».

5.  Технологическая карта

Технологическая карта, сформированная по всем операциям, входящим в состав процесса и приведенным на диаграмме процесса, представлена в Приложении 1.

Приложение 2. Памятка Руководителю ОрФК

Ежегодно:

1)  Не позднее 25 декабря организовывать:

§  проведение руководителями функциональных отделов ОрФК анализа трудоемкости выполняемых функций за последний год на основе данных СПТО, разработку, консолидацию и направление в Административное управление ЦА ФК предложений по изменению ОШС ОрФК на основе проведенного анализа (п. 4.4.2. настоящего Регламента);

§  проведение руководителями структурных подразделений ОрФК на основе данных СПТО анализа нормативов времени на выполняемые операции, существующих технологических процессов (п. 4.4.3. настоящего Регламента), разработку, консолидацию и направление в УФТ ЦА ФК предложений по изменению действующих нормативов и оптимизации технологических процессов по итогам проведенного анализа.

2)  В установленные нормативными актами ФК сроки обеспечивать планирование численности ОрФК на следующий год на основе данных СПТО о трудоемкости количестве выполняемых операций (п. 4.4.2. настоящего Регламента)

Ежеквартально

1)  Не позднее 5 числа месяца, следующего за истекшим кварталом, организовывать проведение руководителями структурных подразделений ОрФК анализа эффективности подчиненных сотрудников на основе данных СПТО, определения лучших сотрудников, формирования и направление консолидированного отчета по лучшим сотрудникам ОрФК в УФТ ЦА ФК (п. 4.4.1. настоящего Регламента);

2)  Не позднее последнего рабочего дня квартала организовывать проведение руководителями структурных подразделений ОрФК анализа затрат на выполнение ТР (п. 4.4.3.настоящего Регламента) на основе данных СПТО, обеспечивать принятие мер по снижению стоимости выполнения ТР

Ежемесячно:

1)  Не позднее 5 числа каждого месяца организовывать проверку корректности выгружаемых в СПТО данных об ОШС;

2)  Не позднее последнего рабочего дня месяца проводить личный выборочный контроль проводимых на основе данных СПТО мероприятий по повышению эффективности подразделений ОрФК

По мере необходимости

1)  Обеспечивать принятие решений по изменению ОШС функциональных отделов только с учетом данных СПТО о трудоемкости процедур и операций, а также рейтингов сотрудников (пп. 4.4.1., 4.4.2. настоящего Регламента)

Приложение 3. Памятка Начальнику Отдела

Ежегодно:

1)  Не позднее 25 декабря:

§  Разработка и направление ответственному должностному лицу ОрФК предложений по изменению ОШС подразделения на основе данных СПТО о трудоемкости выполнявшихся подчиненными сотрудниками процессов за последний год (п. 4.4.2. настоящего Регламента);

§  Разработка и направление ответственному лицу в ОрФК предложений по изменению действующих нормативов и оптимизации технологических процессов по итогам проведенного анализа с использованием СПТО (п. 4.4.3. настоящего Регламента).

2)  В установленные нормативными актами ФК порядке и сроки планирование численности подразделения на следующий год на основе данных СПТО о количестве и трудоемкости выполняемых операций (п. 4.4.2. настоящего Регламента)

Ежеквартально

1)  Не позднее последнего рабочего дня квартала направление ответственному лицу в ОрФК отчета по лучшим сотрудникам подразделения на основе данных СПТО (п. 4.4.1. настоящего Регламента);

2)  Не позднее последнего рабочего дня квартала проведение на основе данных СПТО анализа затрат на выполнение ТР, принимать меры по снижению стоимости выполнения ТР (п. 4.4.3.настоящего Регламента)

Ежемесячно:

1)  Не позднее 5 числа каждого месяца проверка корректности выгружаемых в СПТО данных об ОШС подчинённого подразделения, обеспечение корректировки данных при необходимости;

2)  Не позднее последнего рабочего дня месяца формировать и по требованию Руководителя ОрФК предоставлять отчет о проведенных мероприятиях по повышению эффективности подразделения в целом

Ежедневно:

1)  анализ на основе данных СПТО трудозатрат и производительности подчиненных сотрудников (п. 4.4.1. настоящего Регламента), принимать меры по повышению личной эффективности сотрудников и эффективности подразделения в целом

По мере необходимости

1)  разработка предложений по изменению ОШС только с учетом данных СПТО о трудоемкости процедур и операций, а также рейтингов сотрудников (пп. 4.4.1., 4.4.2. настоящего Регламента)

2)  планирование и перераспределение работ внутри подразделения с учетом данных СПТО о загрузке и производительности подчиненных сотрудников.

Приложение 4. Перечень основных показателей эффективности деятельности органов ФК

№	Наименование показателя	Назначение показателя	Вопросы, на которые отвечает показатель	Пример	Варианты реакции	Уровень пользователя
0	Эффективность (общая)	Позволяет оценить общую эффективность деятельности УФК в течение месяца	Эффективно ли работают УФК?	Сопоставление различных ОрФК по обобщенному показателю эффективности деятельности	1)  Выяснить причины недостаточной эффективности 2)  Обратить внимание на передовой опыт	Руководитель ФК
Первый уровень показателей
1.1	Затраты	Позволяет оценить эффективность использования имеющихся ресурсов (трудовых, временных и материальных)	Соответствуют ли затраты принятым нормам?	Сопоставление различных ОрФК по показателю затрат	1)  Принять меры по оптимизации затрат (инфраструктура, кадры, ППО)	Руководитель ФК / Зам. руководителя ФК
1.2	Качество	Позволяет оценить управляемость УФК	Насколько управляема структура? Насколько результаты работы соответствуют ожидаемым?		1)  Принять меры по повышению автоматизации деятельности 2)  Принять меры по обеспечению соблюдения нормативов	Руководитель ФК / Зам. руководителя ФК
Второй уровень показателей
1.1.1	Производительность сотрудников	Позволяет оценить скорость работы сотрудников	Насколько быстро работают сотрудники?	Может быть выявлено, где сотрудники выполняют меньше операций.	1)  Мотивировать персонал 2)  Перераспределить обязанности между сотрудниками 3)  Оптимизировать численность персонала	Руководители ОрФК, Руководители функциональных подразделений ФК
1.1.2	Баланс прямых и косвенных затрат	Позволяет оценить затраты на функциональную деятельность	Каковы накладные расходы при функциональной деятельности?	Может быть выявлен завышенный штат нефункциональных сотрудников (водителей, дворников и т. п.); чрезмерные расходы на содержание зданий, транспорт и т. п.	1)  Оптимизировать численность нефункциональных сотрудников 2)  Снизить прочие косвенные затраты (не связанные с ФОТ)	Руководители ОрФК, Руководители функциональных подразделений ФК
1.1.3	Стоимость ТР	Позволяет оценить абсолютную стоимость выполнения функций технологических регламентов в УФК	Сколько стоят ТР? Какие ТР самые дорогие?	Могут быть выявлены регионы с наиболее высокой стоимостью выполнения определенного бизнес-процесса.	1)  Перераспределить обязанности между сотрудниками 2)  Оптимизировать структуру затрат	Руководители ОрФК, Руководители функциональных подразделений ФК
1.2.1	Прозрачность	Позволяет оценить эффективность организации рабочего процесса	Насколько эффективно сотрудники используют рабочее время? Каков уровень автоматизации работы?	Может быть выявлен низкий уровень автоматизации (делаются вручную операции, которые могут быть автоматизированы); сотрудники тратят слишком много времени на чтение нормативной документации и т. п.	1)  Повысить уровень автоматизации деятельности 2)  Рассмотреть возможность оптимизации численности персонала	Руководители ОрФК, Руководители функциональных подразделений ФК, аналитики УСФД
1.2.2	Соблюдение нормативов	Позволяет оценить соответствие результатов работы ожидаемым	Укладываются ли сотрудники в нормативы длительности операций? Соблюдает ли УФК регламент?	Может быть выявлено, где сотрудники работают медленно, не вовремя выполняют необходимые операции.	1)  Пересмотреть установленные нормативы 2)  Применить административное воздействие к нарушителям	Технологи УИС, руководители ОрФК
Третий уровень показателей
1.2.2.1	Нарушение времени выполнения операций	Позволяет оценить, насколько соблюдаются нормативы длительности операций	Качественно ли организована работа в УФК? Не завышены ли нормативы? Соблюдаются ли нормативы?	Могут быть выявлены факты медленной работы специалистов (например, на ручной ввод документа в ППО затрачивается время значительно больше нормативного).	1)  Пересмотреть нормативы длительности операций 2)  Применить административное воздействие к нарушителям	Технологи УИС, начальники отделов ОрФК
1.2.2.2	Нарушение интервалов	Позволяет оценить, насколько соблюдаются интервалы выполнения операций	Своевременно ли выполняются операции?	Могут быть выявлены факты нарушения времени окончания формирования и передачи Консолидированной заявки (нормативное время - до 16.00).	1)  Пересмотреть нормативные интервалы 2)  Применить административное воздействие к нарушителям	Технологи УИС, начальники отделов ОрФК

Приложение 5. Показатели СПТО и возможные действия по их оптимизации