Анализ загруженности сотрудников Организации «Цит» (стр. 3 )

Так же следует отметить, что в хронокартах описаны подробно все проводимые работы, значительная часть, которых не прописаны в Административном регламенте по оказанию Услуги по обслуживанию компьютеров и программного обеспечения, но проводить, которые необходимо.

5.  Определение нормы численности сотрудников, для проведения работ На основании приведенных данных в п.4 можно рассчитать требуемую численность по выполнению только плановых работ по услугам

Расчет численности работников, необходимой для выполнения сервисного обслуживания (Чн) осуществляется по формуле:

,

где Нр. в - норма рабочего времени одного работника на планируемый год,

Тоб - общие затраты времени на работы по сервисному обслуживанию рассчитываются по формуле:

где Тр - затраты времени на определенный вид работ;

n - количество видов выполняемых работ;

К=1,08 - поправочный коэффициент, учитывающий затраты времени на работы, не предусмотренные списком и носящие разовый (работы возникли в процессе выполнения плановых работ) характер.[5]

Основанием для составления штатного расписания по численности работников является среднесписочная численность (ЧСП), которая рассчитывается по формуле:

ЧСП = ЧН х КН.

где КН - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников во время отпуска, болезни.

Кн – коэф-т не выходов (с учетом представленных статистических данных по больничным, отпускам, коммандировкам) =1,14

Нр. в. на 2013 год (мужчины) = 1970 часов

Нр. в. на 2013 год (женщины) = 1908,25 часов

При режиме работы:

·  Для мужчин с 8:30 до 18:00 с перерывом на обед с 12:30 до 14:00 (фонд рабочего времени в день 8 часов – 480 минут, с обедом - 570 минут);

·  Для женщин с 8:30 до 17:15 с перерывом на обед с 12:30 до 14:00 (фонд рабочего времени в день 7 часов 15 минут – 435 минут, с обедом - 525 минут)

В нормах учтено время на работы по обслуживанию рабочего места и регламентированные перерывы на личные нужды (кроме обеденного перерыва) в размере 5% от оперативного времени.

Наименование услуги	Количество единиц обслуживания	Требуемое время на обслуживание (Тоб) час./в год	Количество требуемого персонала (Чсп) человек
Услуга по обслуживанию компьютеров и программного обеспечения	563 ед. техники	7533,61	4,36
Услуга по поддержанию работоспособности и сопровождению информационных систем	6 систем	2209,94	1,3
Услуга по сопровождению информационного сайта ( без учета работ по разработке – только спровождение)	8 систем	4856,16	2,85
Услуга по обслуживанию серверного оборудования	19 серверов	268,89	0,16
Услуга по обслуживанию сетевого оборудования	83 ед. оборудования	191,38	0,11
Услуга по обслуживанию телекоммуникационной сети	563 ед. оборудования [6]	130,87	0,08

Для более точного определения норм численности для осуществления плановых работ и построения зависимостей, была проведена процедура «грейдирования» обслуживаемого оборудования и систем.

«Грейдирование» - установление зависимости времени обслуживания системы от ее сложности, в зависимости от определенных параметров самой системы (карты грейдов в приложении) .

Результаты расчетов отображены в следующей таблице.

Наименование услуги	Количество единиц обслуживания	Требуемое время на обслуживание (Тоб) час./в год с учетом грейдов	Количество требуемого персонала (Чсп) человек
Услуга по обслуживанию компьютеров и программного обеспечения	563 ед. техники	7533,61 (грейдирование не проводилось)	4,36
Услуга по поддержанию работоспособности и сопровождению информационных систем	6 систем	2548,1	1,49
Услуга по сопровождению информационного сайта	8 систем	5470,29	3,2
Услуга по обслуживанию серверного оборудования	19 серверов	1183,79	0,69
Услуга по обслуживанию сетевого оборудования	83 ед. оборудования	191,38 (грейдирование не проводилось)	0,11
Услуга по обслуживанию телекоммуникационной сети	563 ед. оборудования	130,87 (грейдирование не проводилось)	0,08

Итого в штате подразделения для выполнения только плановых работ должно бытьЧсп= 12,01 сотрудников.

Но в силу наличия в подразделении таких работ как коммуникации и вспомогательная работа, на которые требуется до 23% (от общего рабочего времени) и наличие внеплановых работ по услугам до 44 % (от оперативной работы или 26% общего рабочего времени) необходимо внести поправочные коэффициенты для расчета штатной численности.

Таким образом, основанием для составления штатного расписания по необходимой численности работников является среднесписочная численность (ЧСП1), которая рассчитывается по формуле:

ЧСП1 = Чсп х Кпр

где Кпр - коэффициент, учитывающий работы такие, как коммуникации и вспомогательная работа, а также внеплановые работы.

Кпр=1+(Трк+Трвс+Трвн)/То

Где Трк - затраты времени на определенный вид работ – коммуникации (для всего подразделения);

Трвс - затраты времени на определенный вид работ – вспомогательная работа (для всего подразделения);

Трвн - затраты времени на определенный вид работ – внеплановые работы (для всего подразделения);

То – общие затраты времени.

Таким образом, Кпр = 1+(2533,75+4320,5+8179,38)/35820=1,42

В итоге: Чсп1=12,01*1,42=17,05 человек.[7] На текущий момент в штатном расписании подразделения – 15 человек.

6.  Прогноз численности при изменении количества обслуживаемых систем и объектов (в текущих грейдах)

На текущий момент:

Наименование услуги	Количество единиц обслуживания	Количество требуемого персонала (Чсп) человек	Количество требуемого персонала (Чсп1) человек
Услуга по обслуживанию компьютеров и программного обеспечения	563 ед. техники	4,36	6,19
Услуга по поддержанию работоспособности и сопровождению информационных систем	6 систем	1,49	2,12
Услуга по сопровождению информационного сайта	8 систем	3,2	4,54
Услуга по обслуживанию серверного оборудования	19 серверов	0,69	0,97
Услуга по обслуживанию сетевого оборудования	83 ед. оборудования	0,11	0,16
Услуга по обслуживанию телекоммуникационной сети	563 ед. оборудования	0,08	0,11

1)  Услуга по обслуживанию компьютеров и программного обеспечения

2)  Услуга по поддержанию работоспособности и сопровождению информационных систем

3)  Услуга по сопровождению информационного сайта

4)  Услуга по обслуживанию серверного оборудования

Рекомендации:

1.  Необходимо бизнес-процесс приема и оформления заявок от клиентов путем создания (или покупки) программы по диспетчиризации работ.

2.  Необходимо ввести в штат диспетчера, который бы аккумулировал сбор всей информации по заявкам, вел и оформлял всю документацию подразделения.

3.  Отображать в отчетах о проделанной работе не только реально потраченное время на выполнение заявки, но и все заявки, так как это влияет на стоимость, оказанных услуг.

4.  Переоформить перечень необходимых при обслуживании работ и возможно пересмотреть нормативы времени на обслуживание единицы техники.

[1] Время без учета обеденного перерыва

[2] Среднее расчитанное время за период наблюдений

[3] Обеденное время 90 минут и 2 перерыва на личные нужды по 10 минут (первый через 2 часа после начала рабочего дня и второй через 2 часа после обеденного перерыва)

[4] совокупность временных изменений в физиологическом и психологическом состоянии человека, развивающихся в результате напряженной или продолжительной деятельности и ведущих к ухудшению количественных и качественных показателей работы

[5] Межотраслевые типовые нормы времени на работы по сервисному обслуживанию персональных

электронно-вычислительных машин и организационной техники и сопровождению программных средств

[6] При проводимых измерениях специалисты прописывали единицу измерения - сетевое оборудование, а не компьютеры.

Рекомендация (на полях): Переоформить в административном регламенте и муниципальном задании единицу измерения услуги.

[7] При расчете как нормативной, так и штатной численности часто получают результаты, выраженные дробными числами, которые необходимо округлить. В практике принято оперировать штатными единицами не менее 0,25 ставки. Результаты расчетов служат основанием для принятия конкретных управленческих решений по формированию кадрового состава предприятия и его штатного расписания. (Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты от 5 января 2004 г. № 1; Письм Министерства юстиции Российской Федерации от 01.01.01 г. № 07/2732-юд (признано не нуждающимся в государственной регистрации), Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.)