Анализ загруженности сотрудников Организации «Цит» (стр. 1 )

ОТЧЕТ

Анализ загруженности сотрудников Организации «Цит».

.

г. Новосибирск

2013г.

Содержание

1.  Понятия и определения, применяемые в отчете

2.  Исходные данные

3.  Анализ загруженности сотрудников

4.  Анализ исполнения плановых работ

5.  Определение нормы численности сотрудников, для проведения работ по заданию

6.  Прогноз численности при изменении количества обслуживаемых систем и объектов

1.  Понятия и определения, применяемые в отчете

подготовительно-заключительная работа – подготовка к работе, включение (выключение) компьютера, ввод пароля, уборка и оснащение рабочего места.

коммуникации – представляют собой различные коммуникации сотрудника по разным основаниям, консультации по телефону.

оперативная работа – время выполнения основных функций (плановые работы, внеплановые работы).

планерка – мероприятие по планированию работы, совещания

потери - ожидание сотрудников в организации-заказчика, зависание техники и систем, перезагрузка техники и систем.

вспомогательная работа – работа с документами, поиск информации в интернете, прием нового оборудования, время в пути, все работы, не связанные с выполнением своих основных функций

перерывы – личные нужды, чаепитие.

2.  Исходные данные

Для проведения анализа загруженности сотрудников в Организации «Цит» (далее «Цит») был определено подразделение главного инженера.

Наименование должности	Ф. И.О.	Примечание
Главный инженер
Ведущий Инженер-электроник
Инженер-электроник
Инженер-электроник
Инженер-электроник
Инженер-электроник
Инженер-электроник
Ведущий инженер по защите информации
Специалист по информационным системам (программист)
Специалист по информационным системам (программист)
Редактор сайта (программист)
Инженер-программист
Инженер-программист

Режим работы в компании установлен:

·  Для мужчин с 8:30 до 18:00 с перерывом на обед с 12:30 до 14:00 (фонд рабочего времени в день 8 часов – 480 минут, с обедом - 570 минут);

·  Для женщин с 8:30 до 17:15 с перерывом на обед с 12:30 до 14:00 (фонд рабочего времени в день 7 часов 15 минут – 435 минут, с обедом - 525 минут)

Период проведения исследований с 18 февраля по 22 февраля 2013 года.

Метод исследований – проведение самофотографий рабочего дня (приложение файл – ФРД).

Общий Фонд рабочего времени [1]за исследуемый период :

·  На одного сотрудника (мужчину) равен 39 часам (22 февраля сокращенный на 1 час рабочий день), что составляет 2340 минут.

·  На одного сотрудника (женщину) равен 35 часам 30 минутам(22 февраля сокращенный на 1 час рабочий день), что составляет 2130 минут.

·  Таким образом, за исследуемый период, на отдел Общий Фонд рабочего времени – 500 часов (30 000 минут).

за исследуемый период :

·  На одного сотрудника (мужчину) равен 46 часов 30 минут (22 февраля сокращенный на 1 час рабочий день), что составляет 2790 минут.

·  На одного сотрудника (женщину) равен 42 часа 45 минут (22 февраля сокращенный на 1 час рабочий день), что составляет 2565минут.

·  Таким образом, за исследуемый период, на отдел Общий Фонд времени – 597 часов минут).

 

3.  Анализ загруженности сотрудников

Для определения загруженности составим номинальный баланс рабочего времени в день подразделения вцелом и для каждого сотрудника.

Трд = Тпз + Топ + Тотлн  где,

Тпз – проектируемое время на подготовительно-заключительную работу (Тпз =  6[2] минут или 1,05 % от Трд у сотрудников мужчин и 1,14% от Трд у сотрудников женщин);

Тотлн – проектируемое время на отдых и личные надобности (Тотлн = 110[3] минут или 19,3 % от Трд у сотрудников мужчин и 20,95% от Трд у сотрудников женщин).

Таким образом, время на оперативную работу (Топ) составит 454 минуты или 79,65 % от Трд для сотрудников мужчин и 409 минуты или 77,9 % от Трд для сотрудников женщин, а номинальная загруженность рабочего дня соответственно составит 79,65 % + 1,05 % = 80,7% от Трд для мужчин и 77,9 % + 1,14 = 79,04 % от Трд для женщин.

Вцелом для подразделения (за исследуемый период, для анализирумой численности):

Тпз = (13 человек * 6 минут * 5 дней) = 390 минут (6,5 человеко-часов)

Тотлн = (13 человек * 110минут * 5 дней) = 7150 минут (119,17 человеко-часов)

Топ = (11 человек * (4*454+394) + 2человек * (4*409+349)) = 28 280 минут (471,33 человеко-часа)

Трд =35 820 минут (597 человеко-часов)

Нормальная загруженность рабочего дня для всего подразделения (Топ+Тпз)/ Тр = 80,04%

На основании анализа данных фотографий рабочего дня сотрудников подразделения, можно зафиксировать сложившуюся структуру рабочего времени.

Тпз = 795,5 минут

Тотлн = 5981минут

Топ = 29088 минут

Трд = 35864,5 минут

Загруженность подразделения = (795,5 +29088)/ 35820 = 83,42%.

Повышенная загруженность специалистов подразделения объясняется в основном снижением времени обеденного перерыва и задержкой по окончании рабочего дня.

Значительное значение категории времени – вспомогательная работа (16%), обусловлено необходимостью приема и оформления заявок на внеплановые работы, оформлением заказ-нарядов (как на плановые, так и внеплановые работы) и составление отчета по результатам выполненных работ.

Значительное значение категории времени – планерка (13%), обусловлено проведением совещаний по вопросам планирования плановых и внеплановых работ, обсуждения вопросов развития подразделения.

Рассмотрим более подробно структуру оперативной работы.

Значительное значение категории времени - внеплановые работы, говорит о работе специалистов отдела в высоконапряженном (нервном) режиме, ведь 44% времени оперативной работы – это «тушение пожаров».

К первому последствию работы в данном режиме можно отнести переносы плановых работ по графику.

Пример: За анализируемый период были перенесены плановые работы по графику. Февраль 2013 – перенос по услуге «Обслуживание сетевого оборудования» ( «Фаина») по графику 20/02 услуга оказана 21/02; перенос по услуге «Обслуживание сетевого оборудования» («Виктор») по графику 21/02 услуга оказана 22/02. Выявлены переносы и за предыдущий период: Январь 2013 – 1 перенос по услуге Обслуживание компьютеров и ПО» («Олесия»).

Ко второму последствию работы в высоконапряженном (нервном) режиме можно отнести психологические аспекты: быстрое утомление[4] , снижение рабочей активности и мотивации к работе, нервозность. В конце концов, необходимость работы в условиях цейтнота и информационного прессинга становится источником стресса.

Так же необходимо отметить, что к «стрессовым» ситуациям приводит и путаница с распределением обязанностей, которая в компании существует.

Например:

·  При выполнении внеплановых работ по исполнению услуги «Поддержка работоспособности и сопровождение информационных систем» участвовали такие сотрудники как инженер-электроник Н. , инженер-электроник И., инженер-электроник В., в должностные обязанности которых не входит обслуживание информационных систем.

·  При выполнении внеплановых работ по исполнению услуги «Обслуживание компьютеров и программного обеспечения» участвовали такие сотрудники как специалист по информационным системам М., инженер-программист Ф. в должностные обязанности которых не входит Обслуживание компьютеров и программного обеспечения.

Рассмотрим по данные по каждому сотруднику.

Главный инженер –Е.

Загруженность – 84,95%

Высокая загруженность специалиста объясняется в основном снижением времени обеденного перерыва и задержкой по окончании рабочего дня.

Необходимо отметить, что к оперативной работе данного сотрудника отнесены работы, которые функционально лежат в должностных обязанностях рядовых сотрудников, а никак не руководителя подразделения.

Например:

·  Проверка работоспособности ИС Электронный документооборот (обязанности специалистов по информационным системам).

·  Диагностика проблем с компьтером в (обязанности инженера-электроника)

·  Поиск и удаление документа из базы LN (обязанности специалистов по информационным системам)

·  Смена паролей в ID файлах ИС (обязанности специалистов по информационным системам).

Ведь основными функциями руководителя, в должностной инструкции прописаны более ответственные задачи, например:

·  Разработка проектов перспективных и текущих планов работы

·  Составление технических заданий по созданию автоматизированных систем.

·  Подготовка планов проектирования и внедрения автоматизированных систем управления

На что, у руководителя просто нет времени, при чем, значительная доля оперативной работы 60% - это внеплановые работы, т. е. «тушение пожаров».

Ведущий Инженер-электроник В.

Загруженность – 82,47%

У данного сотрудника значительная доля категории времени – оперативная работа (74%), что говорит о загруженности данного сотрудника работами соответствующими его должностным обязанностям инженера-электроника.

Но в тоже время значительная доля этой категории 84% - это внеплановые работы, т. е. «тушение пожаров».

К непроизводительным работам данного сотрудника можно отнести такие работы как поиск в интернете драйверов для МФЦ (30 минут), это время можно оптимизировать путем создания библиотеки драйверов для всего обслуживаемого оборудования и поддержания ее в актуальном состоянии.

Так же к непроизводительным работам данного сотрудника можно отнести такие работы как подключение факсимильного аппарата, продолжительностью 70 минут. «Межотраслевые типовые нормы времени на работы по сервисному обслуживанию персональных электронно-вычислительных машин и организационной техники и сопровождению программных средств» устанавливают на данный вид работ не более 36 минут.

Инженер-электроник –С.

Загруженность – 82,69%

К категории коммуникация отнесены все разговоры по телефону – прием заявок, консультации по телефону, согласование времени посещения специалистом организации заказчика.

К категории вспомогательная работа отнесены работы по оформлению заказ-нарядов на выполнение работ, составление графиков плановых работ и контроль их исполнения, сбор данных и оформление отчета за месяц о выполненных плановых и внеплановых работах, прием и передачи документов, информации сотрудникам подразделения.

Значительное значение категорий времени – вспомогательная работа (58,6%) и коммуникации (23,5%), говорит о работе данного специалиста как диспетчера подразделения, об этом же говорит 100% внеплановый характер работ.

В тоже время данный специалист имеет квалификацию инженера-электроника, но работы, проводимые непосредственно по своим должностным обязанностям составляют всего лишь – 7%.

Редактор сайта (программист) –В.

Загруженность – 83,59%

Высокая загруженность специалиста объясняется в основном снижением времени обеденного перерыва и задержкой по окончании рабочего дня.

Хотя необходимо отметить, небольшие нарушения трудовой дисциплины – опоздания к началу рабочего дня, которые компенсируются задержкой после рабочего дня.

У данного сотрудника значительная доля категории времени – оперативная работа (78%), что говорит о загруженности данного сотрудника работами соответствующими его должностным обязанностям редактора сайта (программиста).

Значительное время оперативной работы сотрудника, составляют плановые работы – 95%. Но необходимо отметить, что некоторые работы отнесены сотрудникам не к той категории. Например: «Восстановление утраченной или искажённой информации» относятся регламентом к внеплановым работам, и следовательно должен быть оформленный заказ-наряд (п.8 ФРД от 21/02) и следовательно данная работа должна была попасть в отчет о внеплановых работах за февраль, также «изменение страницы сайта» (п.23 ФРД от 18/02) если эта работа затрагивала изменение структуры, то это внеплановая работа.

…………………………………………..

………………………………………….

Таким образом:

Ф. И.О. сотрудника	Фактическая загруженность, %	Номинальная загруженность,%	Отклонение, абс., %
Е.	84,95%	80,70%	4,25%
В.	82,47%	80,70%	1,77%
Н.	83,19%	80,70%	2,49%
Н.	84,37%	80,70%	3,67%
И.	81,75%	80,70%	1,05%
С.	82,69%	80,70%	1,99%
Ю.	90,54%	80,70%	9,84%
Е.	81,72%	80,70%	1,02%
Е.	84,99%	79,04%	5,95%
Н.	79,24%	80,70%	-1,46%
В.	83,59%	79,04%	4,55%
Ф.	83,33%	80,70%	2,63%
И.	81,65%	80,70%	0,95%

ПРИМЕЧАНИЕ:

Значительный процент внеплановых работ практически у всех сотрудников потребовал более подробного анализа этого времени. Для анализа были запрошены статистические данные (отчеты) о проведенных внеплановых работах за период не менее 3-х месяцев.

Так как во всех регламентах строго прописано время на оказание услуги во внеплановом режиме, представленные статистические данные за период с ноября 2012 года по февраль 2013 года были практически отражены в строгом соответствии с регламентами. Таким образом, в месяц внеплановые работы занимают (на основании отчетов) всего 63,63 часа (в среднем за три месяца) или 15,9 часов в неделю на весь отдел, что немного расходится со временем, которое заняли внеплановые работы в картах фотографии рабочего дня за исследуемый период (неделя) - 89 часов. Это может говорить как о том, что в отчет включается не все время, действительно потраченное на проведенные работы, а время установленное регламентом, так и том, что часть работ не оформляется заявками и соответственно заказ-нарядами, и соответственно не вносится в отчеты.

Пример:

1.  Настройка VIPNC+ clients (clients монитор) (п.16 ФРД от 20/02 сотрудник Ж ) относится в регламенте к «Выполнение работ по идентификации и аутентификации пользователей информационных систем с целью защиты информации от намеренного или ненамеренного несанкционированного доступа.» при выполнение работ по заявке.

2.  «Восстановление утраченной или искажённой информации» относятся регламентом к внеплановым работам, и следовательно должен быть оформленный заказ-наряд (п.8 ФРД от 21/02 сотрудник Д) и следовательно данная работа должна была попасть в отчет о внеплановых работах за февраль, также «изменение страницы сайта» (п.23 ФРД от 18/02сотрудник Д) если эта работа затрагивала изменение структуры, то это внеплановая работа.

3.  Обучение АИУС " Образование" (п 12 ФРД от 22/02 сотрудник С) в отчет данная работа по внеплановым работам не попала, в то же время Обучение АИУС " Образование" (п.16 ФРД 20/02 сотрудник С) в отчете есть.

4.  Исправление ошибки жесткого диска (п.16 ФРД от 18/02 сотрудник Н.) в отчет данная работа по внеплановым работам не попала.

5.  Ремонт системного блока (п.19 от 18/02 сотрудник Н.) в отчет данная работа по внеплановым работам не попала.

6.  Подключение монитора (п.8 ФРД от 21/02 сотрудник Н.), в отчет данная работа по внеплановым работам не попала.

7.  Чистка принтера от тонера (п.4 ФРД от 22/02 сотрудник Н.), в отчет данная работа по внеплановым работам не попала.

8.  Работы демонтаж кулера CPU, чистка кулера CPU, чистка системного блока, восстановление работоспособности Windos 7 (п.8-п.12 ФРД от 18/02 сотрудник Б), в отчет данная работа по внеплановым работам не попала.

9.  К таким же работам можно отнести работы, возникшие в процессе выполнения работ по плановому ТО или по заявке, а также работы по режиму «удаленного подключения»