Система менеджмента качества (стр. 2 )

Название вида документа должно соответствовать содержанию документируемого действия: ПРОТОКОЛ, ПРИКАЗ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, СПРАВКА и др. печатается прописными буквами без разбивки.

Дата документа.

Дата подписания, утверждения, согласования документа в тексте оформляется цифровым способом: 04.02.2006. В текстах документов финансового характера, в текстах приказов, в том числе по личному составу, применяется также словесно-цифровой способ оформления дат: 4 сентября 2006 года.

Индекс документа.

Индексом документа является номер дела по номенклатуре дел, в котором должен находиться документ, и порядковый регистрацион­ный номер, например: ДИ–03-04, где ДИ – группа документов СМК (должностная инструкция), 03 – код группы документов согласно таблице (см. ниже), 04 – номер документа в пределах группы.

Коды групп документов
01	Канцелярия
02	Учебно-воспитательная работа
03	Кадры
04	Библиотека
05	Бухгалтерия
06	Медицинский учет и отчетность

Индексом протоколов педсоветов, приказов является их порядковый номер в пределах календарного года.

Нумерация приказов ведется по годам, каждый год нумерация начинается с первого номера. Приказы по личному составу (с литерой «к» - прием, увольнение, перемещение) нумеруются отдельно от приказов по личному составу (с литерой «л. с.» - отпуска, командирования, взыскания) и от приказов по основной деятельности (без литер).

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа. Заголовок к тексту составляется к любому документу формата А4 независимо от его объема и назначения. Заголовок должен быть кратким, емким, точно передавать смысл текста, отвечая на вопрос «О чём?». Например: «Об увольнении...», «О приеме на работу», «О создании аттестационной комиссии». Точка в конце заголовка не ставится, печатается он без кавычек, переносы нежелательны. Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях, сопроводительных письмах и документах, текст которых напечатан на бланке А5.

Заголовок составляется лицом, который подготавливает проект документа.

Текст документа

Текст документа должен содержать достоверную и аргументиро­ванную информации. Содержание должно быть увязано с ранее издан­ными по данному вопросу документами.

Текст документа оформляют в виде связанного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм. Документы, содержащие информацию большого объема и по различным вопросам, следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например: 1; 1.1.; 1.1.2. и т. д.

Термины, употребляемые в тексте документа, должны допускать только

одно толкование. Применяются только общепринятые сокраще­ния слов. Документ, составленный на основании другого документа, должен иметь ссылку на него, в которой указывается вид документа, дата, номер и заголовок к тексту.

В служебных документах применяется прямой порядок слов: подлежащее и сказуемое должно стоять в начале предложения. Текст документа должен строиться с соблюдением требований официально-делового стиля и норм современного русского языка. Не следует осложнять предложения большим количеством причастных и деепричастных оборотов.

Суммы, обозначающие денежные выражения более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн. рублей.

При подготовке документов на ПК рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word for Windows версии от 6,0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размерами № 12 (для оформления табличных материалов), 13,14 через 1-2 интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, (адресат, гриф утверждения, заголовок к тексту и др.) печатаются через один межстрочный интервал. Например, составные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Документы должны иметь поля:

-  левое 30 мм

-  правое 10 мм

-  верхнее - 20 мм

-  нижнее - 20 мм

Если документ печатается на обеих сторонах листа, то на оборотной стороне листа размер левого поля должен быть не менее 10 мм, а правого – 20 мм.

Утверждение документа

Документы утверждаются директором МОУ или вышестоящей организацией, в компетенцию которой входит решение вопросов, изложенных в документах. Утверждение документа производится двумя способами: грифом утверждения или изданием приказа. Гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, её рас­шифровки и даты.

2.2. Управление записями.

Запись – вид документа, содержащий данные о достигнутых результатах или свидетельства осуществленной деятельности.

В деятельности МОУ создаются следующие виды записей:

1. АКТЫ (проверок и ревизий; экспертизы; передачи дел и т. д.);

2. ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, проведение научно - исследовательских работ, технические и др.);

3. НОРМАТИВЫ (расходы сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т. д.);

4. ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках и т. д.);

5. ПЛАНЫ (производственные, учебно-воспитательной работы, заседаний педсовета и т. д.);

6. ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий);

7. РАСЦЕНКИ (на производство работ, оказание платных услуг);

8. СМЕТЫ расходов (на содержание штата МОУ, зданий, на проведение мероприятий, проведение ремонтных работ и т. д.);

9. ШТАТНЫЕ расписания и изменения к ним.

10. СПРАВКИ;

11. ЖУРНАЛЫ и др.

Разберем некоторые из них.

Справки, создаваемые в МОУ, делятся на две группы: справки информационного характера, описывающие факты, события и содержащие сведения служебного характера; справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые гражданам или учреждениям (о подт­верждении места учебы, работы, должности, заработной платы и т. п.) (Приложение 2).

Регистрация документов заключается в записи по установленной форме

необходимых сведений о документе с целью обеспечения и учета, поиска служебной информации.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые - в день подписания.

Регистрация документов производиться в журналах (Приложение 3). Журналы регистрации ведутся на все регистрируемые документы. Журнал регистрации заявлений и жалоб ведется отдельно от журналов входящей корреспонденции. Приказы и протоколы регистрируются в отдельных журналах.

Журнал регистрации поступающей документации состоит из нескольких граф. В графе «Дата поступления и индекс документа» отмечается дата поступления и индекс документа, который ему присваивается. В графе «Корреспондент», дата и индекс поступившего документа» пишется название организации, откуда поступил документ, дата документа и индекс, присвоенный документу организацией – автором документа. В графе «Краткое содержание» указывается вид документа, его заголовок и краткое содержание. При записи в журнал содержания резолюции указывается также её автор и дата. В графе «Отметка об исполнении» фиксируются отметки о конт­роле за сроками исполнения. Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составления письменного ответа, указывается конкретная запись о том, как и кем решен вопрос, поставлен­ный в инициативном документе.

При регистрации писем, заявлений и жалоб граждан пишется их фамилия, имя, отчество, домашний адрес, место работы и период работы.

Журналы регистрации поступающих, отправляемых и внутренних документов (приказов) составляют основу справочного аппарата к служебным документам. Они обеспечивают поиск документа в делопро­изводстве, наблюдение за его исполнением и поиск информации, заключений в документе. Поиск документов может осуществляться также по номенклатуре дел.

2.3. Внутренний аудит.

Процедура устанавливает порядок и правила проведения внутреннего аудита организации.

Программа аудитов (проверок) должна планироваться с учетом статуса и важности процессов и участков, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих аудитов. Критерии, область применения, частота и методы аудитов должны быть определены. Выбор аудиторов и проведение аудитов должны обеспечивать объективность и беспристрастность объекта аудита. Аудиторы не должны проверять свою собственную работу.

Руководство, ответственное за проверяемые области деятельности, должно обеспечивать, чтобы действия предпринимались без излишней отсрочки для устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин.

В организации внутренний аудит соответствует как запланированным мероприятиям, так и не запланированным.

Внутренний аудит имеет следующую схему.

Главным аудитором является директор организации, который контролирует деятельность начальников всех подразделений.

Начальники подразделений, в свою очередь, контролируют своих работников и т. д.

Графическое изображение внутреннего аудита.

 

2.4. Управление несоответствующей продукцией.

Организация должна обеспечивать, чтобы продукция, которая не соответствует требованиям, была идентифицирована и управлялась с целью предотвращения непреднамеренного использования.

Организация должна решать вопрос с несоответствующей продукцией одним или несколькими следующими способами:

·  осуществлять действия с целью устранения обнаруженного несоответствия;

·  осуществлять действия с целью предотвращения ее первоначального предполагаемого использования или применения.

В организации МОУ СОШ №ХХ в связи со спецификой деятельности различают следующие виды несоответствующей продукции:

1. Несоответствие успеваемости учащихся основным требованиям;

2. Несоответствие документации при ее составлении.

Бланк отчета о несоответствующей продукции приведен в Приложении 5.

На основе протоколов о несоответствующей продукции, текстов рекламаций и замечаний потребителя формируются предложения по корректирующим и предупреждающим действиям.

2.5. Корректирующие действия.

Данная процедура предусматривает планирование, выполнение и оценку результативности корректирующих действий при возникновении несоответствующей продукции.

Процедура определяет:

·  источники данных для составления плана корректирующих действий;

·  порядок выполнения корректирующих действий;

·  критерии оценивания результативности и эффективности корректирующих действий.

Источниками данных для составления плана корректирующих действий является отчет о несоответствующей продукции.

В организации устанавливают следующие корректирующие действия на несоответствующую продукцию:

Несоответствующая продукция	Корректирующие действия
Несоответствие успеваемости учащихся основным требованиям	1.  Проведение дополнительных консультаций и факультативов для учащихся; 2.  Проведение социально – педагогических бесед с учащимися для определения причины появлений несоответствий.
Несоответствие документации при ее составлении	1.  Контроль над составлением документов в каждом подразделении;

Бланк плана корректирующих действий представлен в Приложении 6.

2.6. Предупреждающие действия.

Данная процедура предусматривает планирование, выполнение и оценку результативности и эффективности предупреждающих действий при возникновении несоответствующей продукции.

Целью процедуры является установление порядка выполнения предупреждающих действий в системе менеджмента качества организации.

В организации устанавливают следующие предупреждающие действия на несоответствующую продукцию:

Несоответствующая продукция	Предупреждающие действия
Несоответствие успеваемости учащихся основным требованиям	1.  Повышение квалификации педагогического состава; 2.  Разработка новых, более упрощенных, программ образования для их легкого восприятия учащимися; 3.  Индивидуальный подход в образовании к каждому учащемуся.
Несоответствие документации при ее составлении	1.  Наличие инструкции по делопроизводству; 2.  Обучение работников составлению необходимой документации.

Бланк плана предупреждающих действий представлен в Приложении 7.

Положение об отделе кадров.

 I. Общие положения

 Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением организации и подчиняется директору организации.

 II. Задачи

 Организация работы по обеспечению подбора, расстановки, изучения и использования рабочих кадров и специалистов, участие в формировании стабильного коллектива, создание кадрового резерва и работа с ним;

  организация системы учета кадров, анализ текучести кадров.

 III. Структура

 1. Структуру и штаты отдела утверждает директор организации в соответствии со структурой аппарата управления и нормативами численности специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенностей производства.

 2. В состав отдела входят подразделения (секторы, бюро, группы) приема, увольнения, учета, по работе с рабочими и служащими, руководящими работниками и специалистами.

 IV. Функции

 1. Разработка текущих и перспективных планов комплектования предприятия кадрами с учетом изменения состава работающих в связи с изменением внешней и внутренней среды организации.

 2. Анализ состава, деловых и других качеств специалистов организации с целью их рациональной расстановки, подбора кадров на замещение должностей, входящих в номенклатуру руководителя организации, создания соответствующих условий для творческой деятельности, повышения образовательного и квалификационного уровня.

 3. Организация работы по изучению деловых качеств и других индивидуальных особенностей специалистов с целью подбора кадров в резерв на выдвижение, осуществление контроля над его обновлением и пополнением.

 4. Контроль над расстановкой и правильным использованием руководящих работников и специалистов в подразделениях организации.

 5. Представление руководству организации предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих кадров.

 6. Подготовка и систематизация материалов на работников при собеседовании и реализация совместно с соответствующими подразделениями организации решений аттестационной комиссии.

 7. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя организации, выдача различного рода справок работникам организации.

 8. Учет личного состава организации.

 9. Хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам.

 10. Ведение учета стажа работников организации.

 11. Подготовка материалов для представления рабочих, специалистов и служащих к поощрениям и награждениям.

 12. Подготовка совместно с комитетом профсоюза документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации и их семьям, представление их в органы социального обеспечения.

 13. Контроль над исполнением руководителями подразделений постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с кадрами.

 14. Изучение движения кадров, причин текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению.

 15. Принятие мер по трудоустройству высвобождающихся рабочих и служащих.

 16. Осуществление систематического контроля и инструктажа работников по учету кадров.

 17. Организация контроля над состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

 18. Составление всей установленной отчетности по вопросам кадров.

 V. Взаимоотношения отдела кадров с другими подразделениями организации

1.  С другими подразделениями организации.

Получает: заявки на рабочих и специалистов;

  характеристики на работников, представляемых к поощрению и награждению;

  материалы на нарушителей трудовой дисциплины;

  ответы на нарушителей общественного порядка;

  графики отпусков работников подразделения.

 Предоставляет: сведения о нарушителях трудовой и производственной дисциплины;

  копии приказов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников;

  копии приказов по вопросам трудовой дисциплины, изменения правил внутреннего трудового распорядка.

2.  С комиссиями профкома и комитетами профсоюза.

Получает: материалы и предложения, поступившие в ходе обсуждения на рабочих собраниях в подразделениях, случаев нарушений правил внутреннего распорядка и трудовой дисциплины;

  предложения по совместной подготовке и проведению рабочих собраний в подразделениях для обсуждения фактов антиобщественных поступков, прогулов и т. п.;

  сведения о нарушителях общественного порядка;

  материалы на увольнение за нарушение трудовой дисциплины, по сокращению штатов, по инвалидности.

3.  С отделом организации труда и заработной платы.

Получает: штатное расписание на руководителей, специалистов, служащих, рабочих-повременщиков и других категорий работающих, а также все изменения штатного расписания;

  расчеты потребности рабочей силы по подразделениям.

 Предоставляет: сведения о списочной численности работников;

 прогулах, нарушениях общественного порядка;

  данные о текучести рабочих кадров по цехам. 

4. С бухгалтерией

 Получает: справки о зарплате для оформления пенсии по возрасту и инвалидности.

 Предоставляет: табель учета рабочего времени;

  больничные листы для оплаты;

  сведения о приеме, увольнении, очередных отпусках работников предприятия;

  проекты приказов о приеме, увольнении и перемещении материально ответственных лиц.

 VI. Права

 1. Требовать от подразделений организации представления материалов (сведений, планов, отчетов и т. п.), необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела.

 2. Осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров.

 3. Принимать трудящихся по вопросам найма, увольнения, перевода, правильности использования специалистов и др.

 4. Указания отдела в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями организации.

 VII. Ответственность

1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела. 

2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями. 

Должностная инструкция инспектора по кадрам.

I. Общие положения 

 1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с Положением об отделе кадров.

 2. Инспектор по кадрам назначается на должность и освобождается от должности директором организации по согласованию с начальником отдела кадров.

 3. Инспектор по кадрам входит в штат отдела кадров.

 4. Инспектор по кадрам подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров и работает под его непосредственным руководством.

 5. В своей практической деятельности инспектор по кадрам руководствуется действующим законодательством, Положением об отделе кадров, планами работ отдела кадров, настоящей инструкцией, другими действующими и организационно-распорядительными документами и инструкциями.

 6. Инспектор по кадрам должен:

 6.1. Знать: законодательные и нормативные правовые акты; трудовое законодательство; формы и методы контроля исполнения документов; структуру и штаты предприятия; правила оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия; порядок учета движения кадров и составления отчетности; порядок ведения банка данных о персонале предприятия; правила и нормы охраны труда.

 6.2. Владеть: вопросами организации работы с документацией по учету и движению персонала; навыками правильного установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы, льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам; навыками пользования средствами вычислительной техники, коммуникаций и связи.

 6.3. Иметь: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

 7. Основной задачей инспектора по кадрам является учет личного состава предприятия и его структурных подразделений. 

II. Функции 

 1. Оформление приема, перевода и увольнения работников.

 2. Ведение и учет трудовых книжек.

 3. Подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных комиссий.

 4. Оформление и учет отпусков.

 5. Оформление и выдача справок.

 6. Оформление документов для назначения пенсий.

 7. Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего распорядка.

 8. Анализ текучести кадров. 

III. Должностные обязанности 

1. Контроль за своевременным исполнением распоряжений, приказов и поручений начальника отдела кадров.

2. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия.

3. Учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной документации.

 4. Ознакомление работников при приеме на работу с положениями о дисциплине в организации, о рабочем времени и времени отдыха.

 5. Выдача и учет служебных удостоверений.

 6. Направление работников на инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите, правилам и нормам охраны труда.

7. Формирование и ведение личных дел работников, внесение изменений, связанных с трудовой деятельностью.

 8. Подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представлений на работников к поощрениям и награждениям.

 9. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей.

  10. Подсчет трудового стажа.

  11. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников для предоставления в другие учреждения.

12. Внесение информации о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, обеспечение его своевременного обновления и пополнения.

  13. Учет предоставления отпусков работникам.

  14. Контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

 15. Оформление карточек пенсионного страхования, других документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.

 16. Изучение движения и причин текучести кадров.

 17. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка.

 18. Учет нарушений трудовой дисциплины, подготовка документов для привлечения работников к ответственности. 

 IV. Права 

 Инспектор по кадрам наделен:

 1. Функциональными правами:

 1.1. Запрашивать в структурных подразделениях предприятия необходимые данные о работниках (мнения руководителей, отчеты о выполнении должностных обязанностей работниками и пр.).

 1.2. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников трудового законодательства, порядка предоставления установленных льгот и преимуществ.

 1.3. Требовать предоставления разъяснений по нарушениям трудовой дисциплины.

 1.4. Вести по поручению начальника отдела кадров переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в его компетенцию.

 1.5. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в его компетенцию.

 1.6. Не принимать документы, оформленные ненадлежащим образом, а также содержащие недостоверные сведения, без особого распоряжения начальника отдела кадров.

 1.7. Вносить предложения об отстранении от работы или о переводе на нижеоплачиваемую должность работников, не прошедших периодическую аттестацию, проверку квалификационных знаний, проверку знаний правил техники безопасности и пр.

 1.8. Вносить предложения о проведении совещаний по вопросам нарушения трудовой дисциплины на предприятии и в отдельных структурных подразделениях.

 1.9. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися деятельности предприятия, структурных подразделений или отдельных участков работы.

 1.10. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

 1.11. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия, в том числе структурного подразделения, и совершенствованию методов работы коллектива.

 1.12. Пользоваться услугами библиотек, компьютерных и вычислительных центров, информационных фондов учебных и научных подразделений предприятия.

 2. Трудовыми правами:

 2.1. Требовать обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

 2.2. Участвовать по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной должности на предприятии.

 2.3. Проходить переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации.

 2.4. Пользоваться услугами социально-бытовых, лечебных и других структурных подразделений предприятия. 

 V. Взаимоотношения (служебные связи) 

 Для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав инспектор по кадрам взаимодействует со специалистами следующих подразделений:

Наименование подразделения	Получает	Предоставляет (направляет)
документы, информация	согласование	документы, информация	согласование
Все подразделения	1. Характеристики на работников, представляемых к поощрению	РСП*	1. Копии приказов о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, взыскании	НОК**
2. Материалы на нарушителей трудовой дисциплины	РСП	2. Требования о предоставлении материалов на нарушителей трудовой дисциплины	__
3. Графики отпусков по подразделениям	__***	3. Утвержденные графики отпусков	НОК
4. Объяснительные записки от нарушителей трудовой дисциплины	__	4. Требования об объяснениях нарушений трудовой дисциплины	__
5. Согласованные списки аттестуемых работников	РСП	5. Графики проведения аттестации	НОК
Отдел организации и оплаты труда	1. Копию штатного расписания	РСП	1. Предложения об изменении штатного расписания	НОК
2. Копию положения о премировании работников	РСП	2. Сведения о приеме, перемещении и увольнении работников	НОК
3. Показатели по труду и заработной плате	РСП	3. Сведения о списочной численности работников	НОК
4. Схемы должностных окладов, надбавок к заработной плате	РСП	4. Дпнные о текучести кадров	НОК
5. Расчеты потребности в рабочих служащих	РСП	5. Сведения о нарушениях трудовой дисциплины	__
Бухгалтерия	1. Справки о заработной плате для оформления пенсий	РСП	1. Сведения о приеме, перемещении и увольнении материально-ответственных лиц	НОК
2. Материалы для выдачи справок с места работы	__	2. Данные по учету рабочего времени (выписки из табелей)	НОК
3. Сведения о нарушениях работы с материальными ценностями	РСП	3. График отпусков	НОК
4. Листки временной нетрудоспособности к оплате	НОК
5. Справки об изменении фамилии работника	__
6. Экземпляры трудовых договоров	НОК

 РСП*— согласование с руководителем структурного подразделения, с которым взаимодействует инспектор по кадрам.