Оценка готовности к применению стандартов на СМК (стр. 1 )

Оценка готовности к применению стандартов на СМК

План

ВВЕДЕНИЕ

1 ОПИСАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

2 СТАНДАРТ НА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

3 АНАЛИЗ ВНУТРЕННЕЙ И ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

3.1 Значение вступления России в ВТО

3.2 Анализ окружающей среды предприятия

4 СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

4.1 Документация на предприятии

4.2 Управленческая матрица

4.3 Положение об оформлении стандартов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Компания «ММД» является успешно действующим и динамично развивающимся предприятием. Она функционирует самостоятельно и как филиал компании «ММ». Однако даже успешно действующее российское предприятие не имеет будущего без обращения к пути создания и внедрения сертифицированной системы менеджмента качества.

Компания должна построить систему менеджмента качества на основе стандартов ИСО серии 9000. В учебных пособиях или научных работах трудно найти более ёмкое и основательное пособие по созданию и поддержанию системы менеджмента качества. При этом по каждому пункту стандарта можно написать отдельную книгу. В этих стандартах реализованы принципы и обобщены требования, выработанные в результате многолетнего опыта управления предприятиями.

Для компании на данном этапе возникает угроза формального внедрения системы менеджмента качества, что не позволит максимально эффективно и результативно использовать её возможности. Внедрение системы менеджмента качества, удовлетворяющей требованиям стандартов ИСО серии 9000 без предварительной подготовки является настолько сложной задачей, что высшее руководство может посчитать её бесперспективной, расходящейся с целями предприятия и откажется от неё. Аналогичная ситуация наблюдается при сравнении аудита системы и процесса, которое показывает, что высшее руководство скорее согласится на обозримые изменения, чем на неопределённые масштабные. Не стоит забывать и о слабой поддержке каких-либо преобразований менеджерами среднего звена.

К системе менеджмента качества необходимо подходить наименее болезненно для предприятия, в рамках развития, как рядовое мероприятие, без состояния спада деятельности после внедрения. Необходимо, чтобы близость к ИСО 9001 стала естественной для предприятия.

В данной работе предложены методы анализа деятельности компании «ММД» в качестве подготовительного этапа и опорных точек для будущего анализа, систематизации существующих документов, подготовки к разработке новых документов в рамках системы менеджмента качества. Данные методы могут быть применимы аналогично и к другим предприятиям.

При этом для проведения анализа деятельности предприятия не требуется привлекать консалтинговые фирмы или консультантов, однако рекомендуется провести обучение персонала по направлению современных методов менеджмента, маркетинга и аналитической деятельности.

Со временем применение анализа на постоянной основе плотно войдёт в деятельность организации и анализ усложнится. В дальнейшем предприятие сможет его развить, сделать системным, максимально эффективным и результативным.

1 ОПИСАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

не имеет системы менеджмента качества, удовлетворяющей требованиям стандартов ИСО серии 9000. В действительности, определённая система менеджмента в как у успешно работающего предприятия существует, однако она документально не оформлена как таковая.

Ориентация на потребности клиентов, индивидуальный подход к покупателю послужили развитию тесного сотрудничества со многими предприятиями и предпринимателями региона.

Компания располагает современным выставочным залом, складским комплексом, необходимой технической базой и квалифицированными специалистами. Все это позволяет удовлетворять запросы клиентов с выходом на долгосрочные договорные отношения.

Высокий уровень конкурентоспособности на рынке электротехнических изделий поддерживается благодаря наличию большого ассортимента продукции, применению гибкой ценовой политики, своевременному исполнению договоров, безукоризненному соблюдению деловой этики.

В организационной структуре компании нет транспортного отдела, его функции выполняет менеджер по логистике; нет отдела рекламы и маркетинга, его функции выполняет менеджер активных продаж; нет отдела кадров, оформлением документов при приёме на работу занимается бухгалтерия, а обучением вновь принятых на должность сотрудников – старший менеджер (в «ММД» нач. отдела продаж).

2 СТАНДАРТ НА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

С тех пор как была принята версия стандартов ИСО серии 9г., появилось огромное количество материалов, посвященных процессному подходу, тонкостям терминологии, споры по поводу различий между процессом и процедурой.

При первом её прочтении создалось впечатление, что изменено практически всё: и идеология, и структура изложения текста, и сами требования. Но позже стало ясно, что основной состав требований не изменился, разве что требований добавилось:

- изучать удовлетворенность заказчика (а это не что иное, как один из элементов маркетинга);

- проводить мониторинг процессов; следует отметить, это требование относится к процессам как производственным, так и управленческим.

Существенно изменилась идеология. Организация должна:

- определять процессы, необходимые для системы менеджмента качества и её внедрения в организации;

- определять последствия этих процессов и их взаимосвязь...

Определив перечень процессов, нам надо было связать их воедино, т. е. создать так называемую сетку процессов. При этом в требованиях к руководству по качеству напрямую сказано: надо описать взаимодействие между процессами.

Концепция процесса, предполагающая, что всякая работа выполняется как процесс, была обозначена в стандартах ИСО серии 9000:1994, но имела лишь рекомендательный характер. В стандартах же версии 2000 г. эта концепция стала определяющей. Она заменила элементный подход к системе менеджмента качества, который был принят в двух предыдущих версиях стандартов ИСО серии 9000.

Процессный подход – это значительный шаг вперёд, отражающий общемировую тенденцию развития менеджмента. Благодаря процессному подходу деятельность в системе менеджмента качества можно рассматривать не в статике (как при элементном подходе), а в динамике, поскольку в процессе, в отличие от элемента, всегда присутствует временной фактор. В соответствии с положениями стандартов ИСО серии 9000 в каждом процессе должны быть определены требования к входным и выходным его данным, технология преобразования входа в выход, порядок управления процессом, его владелец (руководитель) и потребитель.

Предприятия желают иметь эффективную систему управления. Поэтому так популярны в мире стандарты ИСО серии 9000, предлагающие методологию построения системы менеджмента, ориентированной на качество, и требования, которым эта система должна соответствовать.

Однако с момента первого издания в 1987 г. вокруг этих стандартов не прекращаются дискуссии, и, несмотря на то, что действует уже третья редакция, менеджеры предъявляют к ним всё новые претензии.

Видимо, специалисты, разрабатывавшие эти стандарты, не смогли сделать их предельно ясными, а даже минимальные неточности нормативного документа на практике перерастают в серьёзные проблемы.

Для российских специалистов ситуация осложняется тем, что мы имеем дело с переводом, а не с оригиналом, причем переводом далеким от совершенства. Понимать текст упомянутых стандартов нелегко даже опытному специалисту-управленцу.

Естественно, эти стандарты особые, они не могут содержать таких конкретных требований, как стандарты на продукцию, но, тем не менее, хотелось бы большей ясности и конкретики.

Например, стандарт ИСО 9001 не требует определения сроков выполнения процессов. Хотя каждый руководитель хочет иметь чёткие параметры их начала, развития, завершения. Каждый процесс должен быть расписан во временных рамках и давать возможность, наряду с должностными обязанностями, контролировать ход выполнения этапов как по отдельности, так и по процессу в целом.

Неясности и недосказанности в стандартах открывают широкое поле деятельности для консалтинговых фирм, которые существенно увеличивают затраты на разработку и внедрение систем менеджмента качества. А стандарты ИСО серии 9000 и без того – достаточно затратный финансовый и ресурсный механизм для компаний как на стадии внедрения, так и при функционировании.

Во многих странах, где государство озабочено поддержанием престижа национальной промышленности, затраты на внедрение стандартов ИСО частично компенсируются. Например, в Венгрии правительство компенсирует 50 % затрат на внедрение и получение сертификата соответствия стандарту ИСО 9001 в случае выхода фирмы со своей продукцией или услугами на экспорт. Это послужило ощутимым толчком к развитию экономики страны, В результате 56 % объёма продукции и услуг экспортируется (для сравнения, в Чехии – 48 %, в Польше – 36 %).

Предприятия, освоившие процесс внедрения СМК, отмечают ряд связанных с этим положительных изменений, главные из них:

- систематизация документации и разделение ответственности по процессам;

- рост престижа компании;

- укрепление позиций на рынке, а в некоторых случаях появление возможности выхода на мировой рынок;

- снижение уровня дефектов и др.

По замыслу разработчиков, СМК, построенная на предприятии по модели ИСО 9001, – это механизм, внедряемый с целью обеспечения:

- качества продукции (услуги), которое задано потребителем и соответствует обязательным требованиям, установленным в обществе по отношению к этой продукции; в данном случае потребитель известен, и он, а также общество, если речь идёт о параметрах безопасности, формируют свои требования к определенной продукции;

- соответствия качества продукции известному стандарту, либо техническим условиям самого предприятия; в данном случае конкретного потребителя может и не быть, но предприятие заявляет о качестве, пользуясь ссылкой на документ, которому должна соответствовать продукция.

В обеих ситуациях горизонты действия СМК по ИСО 9001 определены и ограничены, во-первых, конкретной продукцией, а во-вторых, тем, что требования к качеству либо заданы потребителем и обществом, либо заявлены самим изготовителем и потребитель имеет возможность сам определить потребность в этой продукции. Таким образом, предел возможностей СМК по ИСО 9001 – обеспечение заданного или заявленного качества.

Стандарт был задуман и создан для контрактных ситуаций и призван снижать риск потребителя получить продукцию, не соответствующую заданному или заявленному качеству.

Наличие на предприятии СМК по ИСО 9001 является фактором конкурентоспособности и маркетинговым аргументом в том смысле, что оно снижает риски потребителя получить продукцию, не соответствующую заранее обусловленным требованиям.

Разработка, внедрение и сертификация СМК в соответствии с требованиями стандартов ИСО серии 9000 является одним из методов подготовки предприятия к функционированию в условиях интеграции в международное торговое пространство.

3 АНАЛИЗ ВНУТРЕННЕЙ И ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

3.1 Значение вступления России в ВТО

ВТО существует с 1 января 1995 г., но система торговых отношений, принятая организацией, появилась на 50 лет раньше. В 1948 г. Генеральным соглашением по тарифам и торговле (ГАТТ) были установлены правила организации торговли. На их базе возникла неофициальная, существующая де-факто международная организация, которую тоже называли ГАТТ.

Всемирная торговая организация – международный орган, устанавливающий правила торговли между странами. В основе его деятельности лежат соглашения ВТО, согласованные и подписанные большинством государств-участников международной торговли. Эти документы обеспечивают юридическую базу и основные правила организации международной коммерческой деятельности. В основном, это договоры, в рамках которых государства принимают на себя обязательства проводить торговую политику в согласованных с международными стандартами рамках. Хотя такие договоры обсуждаются и подписываются на уровне правительств, основная их цель состоит в оказании содействия производителям товаров и услуг, компаниям, занимающимся экспортно-импортными операциями.

Основная задача ВТО – содействие беспрепятственной международной торговле, не допуская при этом злоупотреблений и отрицательных последствий, т. е. устранение барьеров, препятствующих торговле. Это означает, что отдельные предприниматели, предприятия, ведомственные организации должны быть хорошо знакомы с нормами международной торговли и уверены в том, что нормы не изменятся вдруг и без предупреждения.

Для повышения качества и конкурентоспособности товаров, работ, услуг международное сообщество создает и сертифицирует СМК по международным стандартам ИСО серии 9000.

Российские предприятия – потребители иностранного сырья и оборудования – надеются, что вступление России в ВТО поможет им уменьшить издержки на сырье. А такая перспектива грозит отечественным товаропроизводителям комплектующих изделий и сырья сужением рынков сбыта.

После вступления России в ВТО от промышленных предприятий потребуется жёсткий экологический контроль и управление, что улучшит общую экологическую обстановку в регионе и будет способствовать выпуску конкурентоспособной экологически чистой продукции.

Уменьшение импортных пошлин после вступления России в ВТО при слабой готовности отечественных товаропроизводителей приведет к вторжению на российские рынки зарубежных компаний. Крупные европейские товаропроизводители имеют значительные ресурсы, позволяющие продавать свою продукцию потребителям на более льготных условиях (долгосрочные кредиты под низкие проценты и др.). Это делает их опасными конкурентами для российских предприятий.

Именно фактор повышения конкурентоспособности как наиболее весомый и достаточно ёмкий по пониманию является одним из самых важных для сегодняшней экономики России в целом и её субъектов в частности. Необходимо создать конкурентную среду и конкурентные преимущества для отечественных товаров не только по признаку качества, но и с учётом менеджмента. А для этого нужно обновить фонды, привлечь инвестиции, начать разработку и внедрение СМК и отойти от такого принципа работы, как «делаю то, что умею».

Наиболее осторожное, а зачастую и негативное отношение к вступлению в ВТО наблюдается в высокотехнологичных отраслях, например в приборостроении. Немалая часть предприятий этих отраслей выживает лишь благодаря государственной поддержке и протекционизму. Уменьшение поддержки, что следует из условий вступления в ВТО, создает угрозу существования целых отраслей.

Скорее отрицательно относятся к вступлению в ВТО и организации таких недавно возникших отраслей, как банковская и страховая. В этих организациях опасаются, что западные компании того же профиля обладают большим опытом и средствами, и поэтому смогут подчинить себе всю отрасль национальной экономики, как произошло, например, с банковским сектором Польши.

Если в течение переходного периода до полного принятия Россией требований ВТО российские компании смогут завоевать и воспитать собственного лояльного потребителя, то вступление России в ВТО не будет иметь катастрофических последствий. Необходимым условием для этого является более полное удовлетворение потребностей по сравнению с иностранными компаниями. Российские компании имеют большое преимущество – так как им лучше известен отечественный потребитель. Чтобы западным компаниям накопить такой опыт, может потребоваться несколько лет.

Этот путь не требует значительных денежных вложений, но его реализация потребует от компаний-производителей значительных организационных усилий. Внедряя современные технологии, СМК, экологические нормы и правила производитель обязан заботиться о постоянном улучшении своей продукции. Придется постоянно доказывать, что продукция отечественного производителя лучше.

Если для уровня предприятий и отраслей вопросы вступления в ВТО в основном связаны с конкурентоспособностью продукции, то для территорий важны такие составляющие, как уровень жизни населения, трудовые ресурсы и занятость, инфраструктура, система управления.

Однако общим для всех уровней, будь то предприятие, отрасль или территория, является качество управления. Если управление основано на системном подходе, согласно требованиям международных стандартов (планирование, выполнение, анализ, контроль, улучшение), то результат будет один – повышение конкурентоспособности как отдельно взятого предприятия, так и территории в целом.

Факторы, оказывающие влияние на изменение экономического положения предприятий при вступлении России в ВТО:

существенное влияние:

- переход на новую систему технического регулирования;

- низкое качество продукции по отношению к требованиям международных стандартов;

- существенное изменение цены на используемое сырьё, материалы, оборудование и комплектующие;

- повышение тарифов на услуги естественных монополий;

нормальное влияние:

- отсутствие необходимых инвестиций для внедрения современных технологий в производство продукции;

- расхождение законодательных требований по техническому регулированию, стандартам, процедурам подтверждения соответствия;

- изменение условий на финансовые, страховые и прочие услуги;

- изменение параметров спроса;

незначительное влияние:

- расхождение в эффективности контроля использования объектов интеллектуальной собственности;

- реорганизация системы поставки продукции и услуг для федеральных государственных нужд;

- изменение показателей производительности труда.

Необходимо проанализировать деятельность предприятия таким образом, чтобы результаты вступления в ВТО были им ожидаемы.

В таблице 1 приведены возможные угрозы для предприятий и для отдельных территорий России в целом. Знаком «x» отмечена возможность проявления угроз, знаком «xx» – высокая вероятность проявления угроз.

Таблица 1

Наименование угроз	Уровень проявления угроз
для предприятия	для территории
Производственный блок
Сокращение объёма производства продукции за счёт снижения цен на аналогичную импортную продукцию	xx	x
Свёртывание производства некоторых стратегически важнейших видов продукции в силу их неконкурентоспособности (градообразующих предприятий)	x	xx
Низкое качество продукции большинства российских производителей	xx	x
Увеличение цен на энергоносители до среднемирового уровня	xx	xx
Завоевание иностранными фирмами значительной части российского рынка	xx	x
Отсутствие у подавляющей части российских предприятий сертификатов соответствия качества продукции требованиями международных стандартов	x	xx
Внешнеэкономический блок
Усиление зависимости от импорта многих видов продукции и продовольствия	x	xx
Изменение условий и увеличение цен внешней торговли со странами СНГ	x	x
Снижение импортных пошлин и связанные с этим потери федерального бюджета		x
Снижение экспортных пошлин и связанные с этим потери федерального бюджета	x	x
Несоответствие существующей в России законодательной и правоприменительной системы правилам ВТО и неприменение разрешённой этими правилами государственной поддержки экономики	xx	x
Невозможность применять фиксированные цены	x	x
Социальный блок
Либерализация доступа иностранной рабочей силы на российский рынок труда и угроза значительного роста безработицы		xx
Рост безработицы при закрытии ряда производств и предприятий		xx
Снижение финансирования социальных программ из-за сокращения бюджетов		xx
Снижение уровня доходов и уровня жизни населения		xx

При всё возрастающей конкуренции каждая организация стремится закрепиться на рынке. Вхождение России в ВТО усилит конкуренцию между ними. Удержаться на рынке можно только при наличии реальных преимуществ перед высокоорганизованными конкурентами, т. е. нужно иметь также совершенную организацию работы предприятия. Поэтому к обеспечению конкурентоспособности нужно относиться очень серьезно, исключая всякий формализм.

Стратегическое управление – один из важнейших признаков конкурентоспособной и стабильно работающей организации. Цель стратегического управления – обеспечение конкурентоспособности организации в будущем. Не случайно в моделях делового совершенства, представляемых критериями премии имени Малкольма Болдриджа, Европейской премии по качеству, одним из важнейших показателей оценки уровня работы предприятия является наличие стратегического управления.

3.2 Анализ окружающей среды предприятия

Регулирование внешней среды предприятия должно осуществляться обязательно с учётом изменений во внешней среде хозяйствования. Оценка внешней среды проводится для того, чтобы:

- выявить изменения, которые воздействуют на разные аспекты стратегии;

- определить, какие факторы внешней среды могут представлять угрозу для предприятия;

- оценить, какие факторы внешней среды можно использовать для достижения стратегической цели.

Это позволяет направить усилия фирмы в наиболее благоприятном для развития бизнеса направлении. Необходимость формирования стратегических направлений развития предприятия базируется на том, что ни одна фирма в рыночной экономике не может успешно функционировать, если она не определила чётких целей развития и не разработала систему мер по достижению этих целей.

Анализ внешней среды помогает получить следующие важные результаты:

- прогнозировать непредвиденные обстоятельства;

- разрабатывать меры предупреждения неблагоприятных непредвиденных обстоятельств;

- превратить потенциальные угрозы в выгодные возможности.

Таким образом, роль анализа внешней среды заключается в получении ответа на три вопроса:

- где в настоящее время находится предприятие по отношению к другим участникам бизнеса;

- где должно находиться предприятие в будущем;

- что должно быть сделано на предприятии, чтобы оно переместилось из положения, в котором находится, в положение, где ему целесообразно быть.

Для того чтобы предприятие могло результативно изучать состояние внешней среды, должна быть создана специальная система её отслеживания (мониторинга). Данная система должна проводить как специальные наблюдения, связанные с какими-то особыми событиями, так и регулярные наблюдения за состоянием важных для предприятия внешних факторов. Во внешней среде постоянно протекают динамичные процессы изменений, действие одних факторов ослабевает, а других – усиливается. Одна часть этих процессов открывает новые возможности для предприятия, создаёт для него благоприятные условия. Другая, наоборот, создаёт дополнительные трудности и ограничения. Для того чтобы успешно выживать в долгосрочной перспективе, предприятие должно уметь прогнозировать трудности и новые возможности. Поэтому при стратегическом маркетинге необходимо выяснить, какие угрозы и возможности таит в себе внешняя среда.

Одним из методов анализа может быть PEST-анализ.

PEST-анализ

Если предприятие хочет проводить планирование с учётом реальности рынка и окружающей среды, в которой оно вынуждено работать, то PEST-анализ (в источниках можно встретить аббревиатуру STEP-анализ) является важным средством для развития бизнеса и стратегического планирования.

Любое предприятие должно быть в курсе тех последних тенденций в области политики, экономики, социальной сферы и технического прогресса, которые непосредственно влияют на его деятельность. Эту информацию можно получить, регулярно просматривая отраслевые периодические издания (газеты, журналы), специализированные сайты и телевизионные передачи. В качестве информационных средств следует выбирать наиболее полные и доступные в регионе источники данных.

При проведении PEST-анализа необходимо проанализировать возможное влияние на деятельность предприятия четырёх основных факторов внешней среды:

- политического (Political);

- экономического (Economic);

- социального (Social);

- технологического (Technological).

Цель PEST-анализа – отслеживание (мониторинг) изменений макросреды по этим четырем узловым направлениям и выявление тенденций, событий, не подконтрольных предприятию, но оказывающих влияние на результаты текущей и будущей деятельности предприятия, на результаты принятых стратегических решений.

Основные положения PEST-анализа:

- анализ каждой из четырёх указанных компонент должен быть системным, так как все эти компоненты тесным и сложным образом взаимосвязаны, поскольку изменения в одном факторе влекут за собой сложную цепочку изменений в другом факторе;

- нельзя полагаться только на эти компоненты внешней среды, так как реальная жизнь значительно шире и многообразнее;

- PEST-анализ не является общим для всех организаций, так как для каждой из них существует свой особый набор ключевых факторов и разные параметры оказывают разное воздействие на конкретные организации.

Политический фактор внешней среды изучается в первую очередь для того, чтобы иметь ясное представление о намерениях органов государственной власти в отношении развития общества и о средствах, с помощью которых государство предполагает претворять в жизнь свою политику. Политика определяет среду компании и получение ключевых ресурсов для её деятельности.

Анализ экономического аспекта внешней среды позволяет понять, как на уровне государства формируются и распределяются экономические ресурсы. Для большинства предприятий это является важнейшим условием их деловой активности.

Изучение социального компонента внешнего окружения направлено на то, чтобы уяснить и оценить влияние на бизнес таких социальных явлений, как состояние человеческих ресурсов, тенденции развития общества в целом, отношение людей к труду и качеству жизни, мобильность людей, активность потребителей и др.

Анализ технологического компонента позволяет предвидеть возможности, связанные с развитием науки и техники, своевременно перестроиться на производство и реализацию технологически перспективного продукта, спрогнозировать момент отказа от используемой технологии. Целью данного исследования принято считать выявление тенденций в технологическом развитии, которые зачастую являются причинами изменений и потерь рынка, а также появления новых продуктов.