Инструкция об организации приёма, передачи, учёта, хранения и уничтожения экзаменационных материалов и документов единого государственного экзамена и государственного выпускного экзамена (стр. 1 )

УТВЕРЖДЕНА

приказом Министерства образования

Республики Коми

от « 19 » января 2012 г. № 12

Приложение 1

ИНСТРУКЦИЯ

об организации приёма, передачи, учёта,

хранения и уничтожения экзаменационных материалов и документов

единого государственного экзамена и

государственного выпускного экзамена

Инструкция об организации приёма, передачи, учёта, хранения и уничтожения экзаменационных материалов и документов единого государственного экзамена и государственного выпускного экзамена (далее – Инструкция) разработана на основании Порядка проведения единого государственного экзамена, утверждённого приказом Минобрнауки России от г. №57 (зарегистрирован Минюстом России 26 марта 2009 г., регистрационный № 000), в редакции приказа Минобрнауки России от 01.01.2001 г. № 000 (зарегистрирован Минюстом России 16 июля 2010 г., регистрационный № 000), приказа Минобрнауки России от 01.01.2001 г. № 000 (зарегистрирован Минюстом России 22 апреля 2011г., регистрационный № 000), Порядка проведения государственного выпускного экзамена, утверждённого приказом Минобрнауки России от 01.01.2001 г. № 70 (зарегистрирован Минюстом России 07 апреля 2009 г., регистрационный № 000), в редакции приказа Минобрнауки России от 01.01.2001 г. № 000 (зарегистрирован Минюстом России 04 мая 2010 г., регистрационный № 000), рекомендациями Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки по организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену от 01.01.2001 №01-290/08-01, Порядка подготовки и проведения единого государственного экзамена (далее – ЕГЭ) и государственного выпускного экзамена (далее – ГВЭ), утверждённого приказом Министерства образования Республики Коми от 01.01.2001г. № 000, на основе иных нормативных правовых актов и инструкций, регулирующих проведение единого государственного экзамена и государственного выпускного экзамена.

1. Общие положения

1.1.  Настоящая Инструкция разработана в целях обеспечения надлежащего порядка приёма, передачи, учёта, хранения и уничтожения экзаменационных материалов и документов единого государственного экзамена и государственного выпускного экзамена, организации соответствующего учета и отчетности, обеспечения режима сохранения конфиденциальной информации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Инструкция регламентирует организационно-технологические мероприятия приема учета, передачи, хранения и уничтожения экзаменационных материалов и документов единого государственного экзамена (далее – ЕГЭ) и государственного выпускного экзамена (далее – ГВЭ) в Республике Коми.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, методических рекомендаций Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки (далее - Рособрнадзор) и содержит общие принципы, термины и понятия, связанные с процедурами проведения и оформлением результатов ЕГЭ и ГВЭ.

1.3. Инструкция устанавливает взаимодействие и ответственность при организации приёма, передачи, учёта, хранения и уничтожения экзаменационных материалов и документов ЕГЭ и ГВЭ следующих организационных структур, расположенных на территории Республики Коми:

-  Государственной экзаменационной комиссии Республики Коми для проведения государственной (итоговой) аттестации (далее – ГЭК РК);

-  Министерства образования Республики Коми (далее - МО РК);

-  Государственного автономного учреждения Республики Коми «Республиканский информационный центр оценки качества образования» (далее – ГАУ РК «РИЦОКО»);

-  муниципальных органов управления образованием (далее – МОУО);

-  пунктов первичной обработки информации труднодоступных и отдалённых местностей (далее – ППОИ ТОМ);

-  пунктов проведения экзамена (далее – ППЭ);

-  образовательных учреждений (далее - ОУ);

-  конфликтной комиссии Республики Коми по рассмотрению апелляций участников ЕГЭ и ГВЭ (далее – конфликтная комиссия);

-  Республиканской предметной комиссии по проверке экзаменационных работ участников ЕГЭ и ГВЭ;

-  комиссии по организации приёма, передачи, учёта, хранения и уничтожения материалов и документов ЕГЭ и ГВЭ в МО РК;

-  комиссии по организации приёма, передачи, учёта, хранения и уничтожения материалов и документов ЕГЭ и ГВЭ в МОУО/ ППОИ ТОМ.

1.4. К экзаменационным материалам и документам ЕГЭ и ГВЭ относятся:

1.4.1. Материалы для проведения ЕГЭ:

-  доставочный спецпакет с индивидуальными комплектами участников ЕГЭ (далее - ИК). ИК участника ЕГЭ содержит: контрольно-измерительные материалы (далее - КИМ), бланк регистрации, бланк ответов №1, бланк ответов №2;

-  возвратные доставочные спецпакеты с бланками регистрации, бланками ответов №1, бланками ответов №2 и дополнительными бланками ответов №2 участников ЕГЭ;

-  CD-диски с записями текстов для раздела «Аудирование» для проведения ЕГЭ по иностранным языкам;

1.4.2.Материалы для проведения ГВЭ (тексты: темы, задания), записанные на электронных и бумажных носителях;

1.4.3.Документы из ППЭ о проведении экзамена (протокол готовности ППЭ/ППОИ ТОМ; протоколы и ведомости проведения экзамена в ППЭ, аудитории; акт фиксирования наличия в КИМ полиграфических дефектов и (или) некорректных заданий, заявления для подачи апелляции о нарушении установленного порядка проведения экзамена и (или) о несогласии с результатами экзамена; список распределения участников ЕГЭ по аудиториям; протоколы распределения организаторов по ППЭ, аудиториям; и иное);

1.4.4. Материалы проверки развёрнутых ответов участников экзаменов:

-  копии бланков экзаменационных работ участников ЕГЭ с удалёнными областями регистрации, проставленными локальными номерами бланков и информацией о членах Республиканской предметной комиссии по проверке экзаменационных работ участников единого государственного экзамена и государственного выпускного экзамена (далее – эксперты), назначенных на проверку этих бланков;

-  бланки протоколов проверки экспертами ответов экзаменационных работ участников ЕГЭ с информацией об экспертах и проставленными локальными номерами бланков-копий, проверенных экспертами;

-  письменные экзаменационные работы участников ГВЭ;

-  протоколы проверки экспертами письменных экзаменационных работ участников ГВЭ;

1.4.5. Протоколы ГЭК РК;

1.4.6. Протоколы результатов экзаменов;

1.4.7. Протоколы конфликтной комиссии;

1.4.8. Апелляционный комплект документов ЕГЭ:

- апелляция о несогласии с результатами экзамена;

-  копии бланка регистрации, бланков ответов №1 и №2 участника ЕГЭ, бланков - протоколов проверки экспертами ответов на задания с развернутым ответом (далее – бланк-протокол), а также вариант КИМ, по которому сдавал экзамен участник ЕГЭ, подавший апелляцию;

-  листы распознавания бланков регистрации, бланков ответов №1 и №2, бланков-протоколов;

-  протокол рассмотрения апелляции и приложение с внесенной информацией об участнике ЕГЭ и информацией о правильности распознавания меток в бланках ЕГЭ;

-  заключение экспертов о правильности оценивания ответов на задания типа С;

1.4.9. Апелляционный комплект документов ГВЭ:

-  апелляция о несогласии с результатами экзамена;

-  экзаменационная работа участника ГВЭ, подавшего апелляцию;

-  протокол проверки экспертами о правильности оценивания экзаменационной работы;

-  протокол рассмотрения апелляции;

1.4.10. Апелляции о нарушении установленного порядка проведения экзамена;

1.4.11. Заключения комиссий, создаваемых ГЭК РК, о результатах служебных расследований по апелляциям о нарушении процедуры проведения экзамена;

1.4.12. Журналы (листы) регистрации апелляций;

1.4.13. Акты приёма-передачи экзаменационных материалов.

1.5. Экзаменационные материалы и документы по ЕГЭ и ГВЭ формируются по формам и в комплектации, согласованным и (или) утверждаемым Рособрнадзором (Приложение 1 к настоящей Инструкции).

1.6. До заполнения бланки документов именуются первичными документами ЕГЭ и ГВЭ.

1.7. Указанные в п.1.4. настоящей Инструкции экзаменационные материалы и документы являются документами строгой отчетности и хранятся в отдельных помещениях, исключающих доступ к ним посторонних лиц.

1.8. Экзаменационные материалы и документы ЕГЭ и ГВЭ являются материальными ценностями.

1.9. Лица, назначенные приказом МО РК ответственными за приемку, доставку и хранение экзаменационных материалов и документов ЕГЭ и ГВЭ, являются материально-ответственными лицами и несут материальную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации за вверенные им ценности.

2. Приёмка материалов

2.1. Экзаменационные материалы ЕГЭ поступают в Республику Коми из организации, осуществляющей на федеральном уровне организационно-технологическое обеспечение проведения ЕГЭ – ФГБУ «Федеральный центр тестирования» (далее – ФЦТ).

2.2. Сроки доставки указанных материалов согласовываются МО РК с ФЦТ.

2.3. Экзаменационные материалы ГВЭ по русскому языку и математике доставляются в Республику Коми в соответствии с утверждаемым ежегодно Минобрнаукой России единым расписанием проведения ГВЭ в сроки, определяемые Рособрнадзором по согласованию с МО РК.

2.4. Поступление материальных ценностей оформляется актами приёма-передачи (Приложение 2 к настоящей Инструкции).

2.5. Другие материалы и документы ЕГЭ и ГВЭ, указанные в пункте 1.4 настоящей Инструкции, формируются в Республике Коми в ходе подготовки и проведения ЕГЭ и ГВЭ.

3. Передача материалов

3.1. Порядок передачи экзаменационных материалов и документов ЕГЭ и ГВЭ поэтапно из одной организационной структуры в другую регламентируется инструкциями («Инструкция для уполномоченных представителей ГЭК РК», «Инструкция для руководителя пункта проведения экзамена», «Инструкция для ответственного организатора и организатора в аудитории», утверждёнными приказами МО РК) и настоящей Инструкцией.

3.2. Порядок передачи экзаменационных материалов и документов ЕГЭ и ГВЭ из одной организационной структуры в другую производится с составлением акта приёма-передачи (Приложение 2 к настоящей Инструкции).

3.3. Порядок передачи экзаменационных материалов и документов ЕГЭ в ППЭ и возврат материалов из ППЭ в МОУО/ППОИ ТОМ производится с составлением акта приёма-передачи (Приложение 3 к настоящей Инструкции).

3.4. Порядок передачи экзаменационных материалов и документов ГВЭ из одной организационной структуры в другую производится с составлением акта приёма-передачи (Приложение 4 к настоящей Инструкции).

3.5. Лица, назначенные приказом МО РК, имеющие доступ к соответствующим работам с экзаменационными материалами и документами ЕГЭ и ГВЭ, несут ответственность за соблюдение режима информационной безопасности, служебной и конфиденциальной информации, ставшей им известной в силу выполняемых работ в рамках организации и проведения ЕГЭ и ГВЭ.

4. Учёт материалов

4.1. По окончании проведения ЕГЭ и ГВЭ в Республике Коми все организационные структуры передают в соответствии с требованиями инструкций и распорядительными актами имеющиеся у них экзаменационные материалы и документы ЕГЭ и ГВЭ в МО РК/ МОУО или ГАУ РК «РИЦОКО».

4.2. МО РК / МОУО организует следующие виды работ по учету экзаменационных материалов и документов ЕГЭ и ГВЭ:

-  приемку материалов и документов строгой отчетности по ЕГЭ и ГВЭ, подлежащих длительному и временному хранению;

-  размещение материалов и документов строгой отчетности на хранение;

-  уничтожение материалов, не подлежащих хранению.

4.3. По окончании проведения ЕГЭ МО РК формирует сводную справку об использовании экзаменационных материалов по форме, указанной в Приложение 5 к настоящей Инструкции.

5. Хранение материалов

5.1. Сроки хранения экзаменационных материалов и документов ЕГЭ и ГВЭ определены в Приложении 6 к настоящей Инструкции.

5.2. Хранение экзаменационных материалов до дня проведения экзамена обеспечивается МО РК. Временное хранение экзаменационных материалов до даты проведения экзамена осуществляет по поручению МО РК ГАУ РК «РИЦОКО».

5.3. Хранение экзаменационных материалов до начала экзамена в ППЭ обеспечивается руководителем ППЭ.

5.4. Для хранения экзаменационных материалов и документов ЕГЭ и ГВЭ выделяются помещения, исключающие доступ к ним посторонних лиц и позволяющие обеспечить сохранность экзаменационных материалов и соблюдение режима информационной безопасности.

6. Уничтожение материалов

6.1. По истечении сроков хранения экзаменационные материалы и документы ЕГЭ и ГВЭ, включая остатки первичных материалов и бланков документов строгой отчетности ЕГЭ и ГВЭ, в установленном порядке подлежат уничтожению. Списание к уничтожению производится на основании акта, составляемого экспертной комиссией (Приложение 7 к настоящей Инструкции). Уничтожение производится по приказу МО РК, руководителя МОУО или ГАУ РК «РИЦОКО».

6.2. Дальнейшее использование материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ в практических целях не допускается.

Приложение 1 к Инструкции об организации приёма, передачи, учёта, хранения и уничтожения экзаменационных материалов и документов единого государственного экзамена и государственного выпускного экзамена

Формы и комплектация материалов и документов ЕГЭ и ГВЭ

Материалы/документы ЕГЭ и ГВЭ	Перечень
1. Экзаменационные материалы	1.1. Материалы ЕГЭ: 1.1.1. Доставочный спецпакет с ИК участников ЕГЭ. В одном ИК участника ЕГЭ находятся: - КИМ; - бланк регистрации; - бланк ответов № 1; - бланк ответов № 2. 1.1.2. Дополнительные бланки ответов № 2. 1.1.3. Возвратные доставочные спецпакеты с бланками регистрации, бланками ответов № 1, бланками ответов № 2 и дополнительными бланками № 2. 1.1.4. Для проведения ЕГЭ по иностранным языкам: CD-диски с записями текстов для раздела «Аудирование». 1.2. Материалы ГВЭ: 1.2.1. экзаменационные материалы (тексты: темы, задания) 1.2.2. Экзаменационные работы участников экзамена.
2.Протоколы проведения экзамена в ППЭ и сопутствующие им материалы	-  протокол готовности ППЭ (ППЭ – 01); -  список участников ЕГЭ в аудитории ППЭ (ППЭ – 05-01); -  список участников ЕГЭ ОУ (ППЭ – 06-01); -  список организаторов по аудиториям (ППЭ – 07-01); -  список работников ППЭ (ППЭ – 07-02); -  ведомость коррекции персональных данных участников ЕГЭ в аудитории (ППЭ – 12-02); -  протокол проведения ЕГЭ в ППЭ (ППЭ – 13-01, ППЭ – 13-01 ТОМ); -  ведомость выдачи и возврата экзаменационных материалов по аудиториям ППЭ (ППЭ – 14-02); -  протокол процедуры удаленного сканирования в ППЭ (ППЭ –15 - ТОМ);
3.Материалы предметных комиссий	-  бланки-копии (ф-2-РЦОИ); -  бланки-протоколы проверки экспертом экзаменационных работ; -  критерии оценивания.
4.Материалы конфликтной комиссии	4.1. Апелляционный комплект документов ЕГЭ: апелляция о несогласии с результатами экзамена; -  копии бланка регистрации, бланков ответов №1 и №2 участника ЕГЭ, бланков - протоколов проверки экспертами ответов на задания с развернутым ответом (далее – бланк-протокол), а также вариант КИМ, по которому сдавал экзамен участник ЕГЭ, подавший апелляцию; -  листы распознавания бланков регистрации, бланков ответов №1 и №2, дополнительных бланков №2, бланков-протоколов; -  протокол рассмотрения апелляции и приложение с внесенной информацией об участнике ЕГЭ и информацией о правильности распознавания меток в бланках ЕГЭ; -  заключение экспертов о правильности оценивания ответов на задания типа С. 4.2. Апелляционный комплект документов ГВЭ: -  апелляция о несогласии с результатами экзамена; -  экзаменационная работа участника ГВЭ, подавшего апелляцию; -  протокол проверки экспертами о правильности оценивания экзаменационной работы; -  протокол рассмотрения апелляции. 4.3. Апелляция о нарушении установленного порядка проведения экзамена. 4.4. Заключения комиссий, создаваемых ГЭК РК, о результатах служебных расследований по апелляциям о нарушении процедуры проведения экзамена. 4.5. Журналы (листы) регистрации апелляций.
5. Акты приема-передачи	Акты приема-передачи (ф-14 –ППЭ, 14 –ППЭ ТОМ).

Приложение 2

к Инструкции об

организации приёма, передачи, учёта, хранения и

уничтожения экзаменационных материалов и

документов единого государственного экзамена и

государственного выпускного экзамена

А К Т

приема-передачи материалов

Сведения о передаваемых материалах:

Передаваемые материалы

штук

ИК ТОМ

Комплекты возвратных доставочных пакетов (Р, 1, 2)

Спецпакеты

по 5 ИК

по 15 ИК

Дополнительные бланки №2

Сведения о приеме-передаче материалов

Ответственное лицо

Подпись ответственного лица

Сдал

Принял

ФИО, подпись

ФИО, подпись

Дата

;

Время:

час.

мин.

число

месяц

год

Пункт приема-передачи

Пункт назначения

Заполняется в 2-х экземплярах.

Приложение к Акту

приема-передачи материалов

№ пачки

№ КИМ

Сведения о приеме-передаче материалов

ответственное лицо

подпись ответственного лица

сдал

Ф. И.О., подпись

принял

Ф. И.О., подпись

Приложение 3