Организация и технология ДОУ (стр. 3 )

Тема 3. Делопроизводство в учреждениях русского централизованного

государства XVI – XVII вв.

Семинар 1

Организация работы с документами в учреждениях XV – XVII вв.

Цель семинарского занятия – углубить знания, полученные в ходе лекционных занятий, на предмет структуры органов власти рассматриваемого периода, содержания законодательных актов того времени, особенности организации и технологии приказного делопроизводства в учреждениях страны.

Вопросы для обсуждения:

1.  Что собой представляла система центральных и местных органов управления?

2.  Назовите правовые акты этого периода, в которых закреплялись нормы по работе с документами. Когда они появились, в связи с чем? Дайте краткую характеристику этих правовых актов.

3.  Какие виды и разновидности документов были характерны для управленческой деятельности этого периода?

4.  Охарактеризуйте формуляр управленческого документа XVI –XVII вв., особенности оформления основных реквизитов.

5.  Какими законодательными актами была закреплена и отменена столбцовая форма делопроизводства? В чем ее особенности, преимущества и недостатки.

6.  Назовите законодательно регламентированные обязанности «служилых людей» в работе с документами.

7.  Какие технологические операции в работе с документами сформировались в этот период.

8.  Как систематизировали и хранили документы в приказах?

9.  Перечислите особенности системы делопроизводства в центральных учреждениях России. Какое название оно получило и почему?

Тема 4. Делопроизводство в учреждениях Российской империи XVIII в.

Семинар 2

Организация работы с документами в учреждениях XVIII века

Цель семинарского занятия – углубить знания, полученные в ходе лекционных занятий, на предмет структуры высших, центральных и местных органов власти рассматриваемого периода, содержания «Генерального регламента» (1720 г.) и иных законодательных актов того времени, особенности организации и технологии коллежского делопроизводства в учреждениях страны.

Вопросы для обсуждения:

1.  Сколько насчитывалось приказов в конце XVII века? Какие изменения произошли в системе государственного управления России в начале XVIII века? Какими органами власти был представлен центральный аппарат управления?

2.  Что представлял собой Генеральный регламент по своей структуре? В чем заключалось его историческое значение для организации управленческой деятельности?

3.  Какие виды и формы документов были характерны для учреждений этого периода? Назовите особенности формуляра служебного документа и используемые реквизиты.

4.  Как был определен Генеральным регламентом должностной состав и обязанности канцелярских служащих?

5.  Какие новые делопроизводственные операции возникли в учреждениях России этого периода? Перечислите основные этапы работы с документами.

6.  В чем заключались особенности системы регистрации документов в коллегиях? Для чего применялась каждая из регистрационных форм?

7.  Какие изменения в систему управления в России внесла губернская реформа 1775 года? В чем значение Закона «Учреждения для управления губерний» (7 ноября 1775 г)? В каком правовом документе определен порядок решения дел в присутствии? Охарактеризуйте этапы работы с документами в местных учреждениях.

8.  Назовите положения законодательных актов XVIII века, направленных на организацию делопроизводственного и архивного хранения документов.

9.  Сравнивая систему делопроизводства в коллегиях и губернских учреждениях, перечислите изменения, произошедшие в этой системе к концу века.

10. Сравните систему приказного и коллежского делопроизводства, назовите наиболее характерные отличия.

Тема 5. Делопроизводство в учреждениях России первой половины XIX в.

Семинар 3

Организации работы с документами в учреждениях XIX века

Цель семинарского занятия – углубить знания, полученные в ходе лекционных занятий, на предмет структуры высших, центральных и местных органов власти рассматриваемого периода, содержания «Общего учреждения министерств» (1811 г.) и иных законодательных актов того времени, особенности организации и технологии министерского делопроизводства в учреждениях страны.

Вопросы для обсуждения:

1.  Какие административные реформы проводятся в XIX веке и как они повлияли на организацию работы с документами?

2.  В чем суть и значение Законов «О разделении государственных дел на особые управления» (1810) и «Общего учреждения министерств» (1811)?

3.  Как развивалась структура делопроизводственной службы в первой половине XIX века? Чем она отличалась от коллежской?

4.  Какие требования предъявлялись к организации документооборота в министерствах XIX века. На какие основные документопотоки разделялись документы в министерствах?

5.  Назовите характерные черты системы регистрации документов в министерствах? В чем принципиальные отличия технологии регистрации документов, используемые в центральных учреждениях России в XVIII и XIX веках?

6.  В какой форме осуществлялся контроль за исполнением документов в системе министерского делопроизводства?

7.  В чем заключаются особенности организации хранения документов в делопроизводстве министерств? Какие правила обработки дел для сдачи в архив появились в XIX веке?

8.  Сравните систему коллежского и министерского (исполнительного) делопроизводства, назовите наиболее характерные отличия.

Тема 6. Делопроизводство в учреждениях России

конца XIX – начала XX вв.

Семинар 4

Рационализация работы с документами в конце XIX –начале XX вв.

Цель семинарского занятия – охарактеризовать особенности работы с документами на рубеже XIX-XX вв., новые технологии их создания и обработки; проанализировать деятельность отдельных ведомств и направления рационализации делопроизводства в них.

Вопросы для обсуждения:

1.  В чем заключались предпосылки ведомственной рационализации делопроизводства в России в данный период?

2.  Какие новые тенденции в документировании появились в конце XIX века?

3.  В каких направлениях и какими способами осуществлялась рационализация делопроизводства:

·  в Канцелярии попечителя Московского учебного округа;

·  в военном ведомстве (каким документом регламентировались меры по совершенствованию работы с документами);

·  в Управлении казенных железных дорог (в чем значение и суть предложений по совершенствованию делопроизводства).

Тема 7. Становление и развитие системы ДОУ в советских

государственных учреждениях ( гг.)

Семинар 5

Организация и развитие делопроизводства в первой половине XX века

( 20-50-ые годы )

Цель семинарского занятия –

- охарактеризовать новую систему органов управления в России после 1917 г. и нормативную базу их деятельности; выявить проблемы в постановке делопроизводства в государственных учреждениях страны;

- определить особенности и содержание деятельности отдельных государственных структур и научно-исследовательских учреждений в области рационализации делопроизводства;

- подвести итоги проделанной работы в сфере совершенствования организации и технологии работы с документами в начале XX в. в России.

Вопросы для обсуждения:

1.  Охарактеризуйте изменения, произошедшие в системе управления государством в 20-ые годы. Какие органы власти были созданы в центре и на местах?

2.  Какие нормативные акты оказали влияние на процессы документирования в 20-ые годы? Какие вопросы получили в них отражение и в чем сущность принятых решений?

3.  Назовите основные учреждения, созданные в 20-30-ые годы и какие проблемы они решали с целью совершенствования управления и организации делопроизводства.

4.  Какова роль Наркомата Рабоче-крестьянской инспекции в процессах создания системы советского делопроизводства?

5.  Охарактеризуйте направления деятельности ОРГСТРОЯ по рационализации делопроизводства.

6.  Какую роль сыграл Институт техники управления в развитии делопроизводства? Назовите и охарактеризуйте основные разработки ИТУ.

7.  Какие изменения происходят в системе управления государством после принятия Конституции 1936 года?

8.  Назовите виды распорядительных документов, которые принимали органы власти и управления в 30-50-ые годы?

9.  Охарактеризуйте наиболее значимые нормативные акты 30-ых годов, посвященные вопросам делопроизводства. В чем заключалось значение принятых решений?

10.  Какие направления делопроизводства развивались в советских учреждениях в 30-50-ые годы?

11.  Назовите мероприятия, которые были включены в программу совершенствования делопроизводства, принятую на Первом межотраслевом совещании по оргтехнике 1941 года.

12.  Дайте характеристику деятельности Главархива по руководству делопроизводством в годы войны.

13.  Каковы основные итоги развития делопроизводства в первой половине XX века? Охарактеризуйте положительные результаты и недостатки.

Тема 7. Становление и развитие системы ДОУ в советских

государственных учреждениях ( гг.)

Семинар 6

Организация делопроизводства в советских учреждениях

второй половины XX века (60-80-е годы)

Цель семинарского занятия –

- осуществить анализ нормативно-методической базы по ДОУ в 60-90-е гг. XX в. в СССР и России;

- исследовать особенности процессов стандартизации, унификации и классификации как направлений совершенствования документации в СССР.

1.  Какими нормативными актами регулировались вопросы делопроизводства в 60-80-е годы? В чем заключалась роль этих документов для развития ДОУ? Какие проблемы ДОУ отражены в решениях этих документов?

2.  Что собой представляет ЕГСД, каковы ее цели, задачи, структура? Какие учреждения принимали участие в разработке ЕГСД?

3.  Охарактеризуйте значение Основных положений ЕГСД для организации делопроизводства в учреждениях и организациях.

4.  В чем отличие ЕГСД от ЕГСДОУ и ГСДОУ?

5.  Какова роль Главного архивного управления в методическом руководстве постановкой делопроизводства в учреждениях и организациях в 60-80-е годы?

6.  Как осуществлялись процессы стандартизации и унификации управленческих документов в 70-80-е годы? Какое влияние они оказали на документирование и организацию работы с документами?

7.  Перечислите направления теоретических и прикладных исследований в области совершенствования ДОУ в 70-80-е годы.

8.  Охарактеризуйте основные направления деятельности ВНИИДАД в 60-80-е годы. Какова роль этого Института в развитии теории и практики ДОУ?

9.  Сформулируйте направления развития делопроизводства в 60-80-е годы. Какие положительные тенденции и недостатки можно отметить в развитии ДОУ учреждений этого периода?

1.6 Список литературы

Основная

1.  Делопроизводство: учебник для вузов / Под ред. проф. . - М.: МЦФЭР, 2004. – Глава 1. - С

Дополнительная

1.  Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): учебник для вузов. М: ЮНИТИ - ДАНА, 20с.

2.  Организация работы с документами: учебник / и др. – М.: ИНФРА - М, 2001. - Глава 1.

Часть 2 Материалы, устанавливающие содержание и порядок

проведения промежуточной и итоговой аттестации

2.1 Темы рефератов и методические

рекомендации по их выполнению

Рефераты должны быть выполнены на основании трех и более источников, что отражается в списке литературы. В тексте реферата обязательно должны быть ссылки на источники. Структура реферата включает в себя:

- титульный лист;

- содержание;

- введение;

- разделы;

- заключение;

- список использованных источников.

Работа оформляется на листах формата А4, в печатном варианте (шрифт Times New Roman, 14 кегль, интервал 1,5). Поля – левое, верхнее, нижнее – 20 мм, правое – 10 мм.

Темы:

1.  Приказное делопроизводство в России 15-17 вв.: его организация и технология.

2.  Основные этапы технологии прохождения документов в приказном делопроизводстве.

3.  Состав и должностные обязанности канцелярских служащих в коллегиях и местных учреждениях России 18 в.

4.  «Генеральный регламент» 1720 г. и его роль в организации ДОУ учреждений 18 в. Характеристика содержания и структуры «Генерального регламента».

5.  Общая характеристика документов 19 в., правила их составления и особенности оформления.

6.  Советское законодательство 20-30-х гг. о порядке документирования управленческой деятельности.

7.  Деятельность Института техники управления как общесоюзного научно-методического центра по совершенствованию служб ДОУ в центральных и местных учреждениях.

8.  Основные направления деятельности ВНИИДАД.

2.2 Вопросы для подготовки к экзамену и зачету

1.  Основные источники и литература по изучению истории и организации ДОУ в России.

2.  Возникновение и развитие делопроизводства в Киевской Руси.

3.  Делопроизводство в период феодальной раздробленности Древнерусского государства.

4.  Государственное управление в Русском централизованном государстве 15-17 вв. и особенности организации приказного делопроизводства.

5.  Состав и должностные обязанности служилых людей в работе с документами в учреждениях России 15-17 вв.

6.  Общая характеристика документов этого периода, особенности их составления и оформления.

7.  Основные этапы технологии прохождения документов в приказном делопроизводстве.

8.  Систематизация документов и организация их хранения в приказном делопроизводстве.

9.  Судебники 15-16 вв. и Соборное уложение 1649 г. как основа законодательной регламентации порядка работы с документами.

10.  Государственное управление в Российской империи 18 в. и особенности организации коллежского делопроизводства.

11.  Состав и должностные обязанности канцелярских служащих в коллегиях и местных учреждениях России 18 в.

12.  Общая характеристика документов 18 в., порядок их составления и оформления.

13.  Порядок получения и рассмотрения документов в коллежском делопроизводстве. Схема исполнения документов в коллегиях.

14.  Организация и технология регистрации документов в коллежском делопроизводстве. Контроль за исполнением документов.

15.  «Генеральный регламент» 1720 г. и его роль в организации ДОУ учреждений 18 в. Характеристика содержания и структуры «Генерального регламента».

16.  Закон «Учреждения для управления губерний» 1775 года и его роль в организации ДОУ местных учреждений.

17.  Государственное управление в Российской империи первой половины 19 в. и особенности организации министерского делопроизводства.

18.  Структура и функции делопроизводственных служб учреждений 19-начала 20 вв.

19.  Общая характеристика документов 19 в., правила их составления и особенности оформления.

20.  Организация движения документов и порядок их рассмотрения в учреждениях 19 в.

21.  Организация и технология регистрации документов в делопроизводстве министерств. Контроль (ревизия дел) за исполнением документов.

22.  Закон «Общее учреждение министерств» 1811 г. и его роль в организации ДОУ учреждений 19 в. Характеристика структуры и содержание закона.

23.  Государственное управление в России второй половины 19 – начала 20 в. и новые тенденции в развитии документоведения.

24.  Основные направления и способы рационализации делопроизводства в учреждениях России 19 – начала 20 вв.

25.  Основные этапы становления и развития делопроизводства в первой половине 20 в.

26.  Советское законодательство 20-30-х гг. о порядке документирования управленческой деятельности.

27.  Основные направления деятельности научно-исследовательских институтов, ведомственных учреждений и других организаций по рационализации делопроизводства в 20-30-е гг. 20 в.

28.  Деятельность Института техники управления как общесоюзного научно-методического центра по совершенствованию служб ДОУ в центральных и местных учреждениях.

29.  Основные направления развития делопроизводства в 30-50-е гг. 20 в.

30.  Основные этапы и тенденции развития делопроизводства в 60-80-е гг. 20 в.

31.  Советское законодательство и нормативное регулирование ДОУ в 60-80-е гг. 20 в.

32.  Разработка и внедрение основных положений «Единой государственной системы делопроизводства» (ЕГСД). Структура ЕГСД, характеристика ее основных положений.

33.  Стандартизация и унификация управленческих документов в 70-80-е гг. 20 в. и их влияние на документирование и организацию работы с документами.

34.  Теоретические и прикладные исследования по совершенствованию ДОУ в 60-80-е гг. Формирование концепции ДОУ и разработка Государственной системы документационного обеспечения управления.

35.  Основные направления деятельности ВНИИДАД.

2.3 Учебно-методическое обеспечение дисциплины

2.3.1 Методические указания для преподавателей

Дисциплину следует осваивать посредством сочетания лекционных занятий и лабораторно практических работ, что позволит закреплять теоретический материал, расширять знания студентов в плане видов и форм документов, содержания нормативных актов дореволюционной и советской России. Семинарские занятия должны быть направлены на углубление материала по отдельным аспектам организации и технологии ДОУ. В качестве дополнительного задания на семинары можно предложить разработку схем и наглядных материалов, электронных презентаций по обсуждаемым вопросам.

Текущую проверку знаний студентов целесообразно проводить путем устных опросов в начале занятий, тестирования по окончании темы, подведения итогов в конце разделов.

2.3.2 Методические указания для студентов

Комплексное изучение студентами учебной дисциплины «Организация и технология ДОУ» включает в себя: овладение материалами лекций, учебной и дополнительной литературы, указанными в программе (в том числе нормативной базой курса), работу студентов в ходе проведения практик и семинаров.

Лекционные занятия посвящены раскрытию особенностей организации и технологии ДОУ в различные периоды развития Российского государства, в частности отражается устройство высших, центральных и местных органов власти, должностной состав канцелярских служб, их функции, этапы документооборота и пр. Студентами должны быть приняты во внимания наиболее важные положения темы, на которых делает акцент преподаватель в ходе лекций.

Задачей практических работ является знакомство с нормативными документами по ДОУ и системе управления дореволюционного и советского периодов, а также их глубокий анализ.

На семинарских занятиях контролируется степень усвоения материала студентами, их самостоятельная работа с литературой. На семинары выносятся вопросы в рамках пройденной темы, но рассматриваются подробнее с привлечением дополнительных источников. Приветствуется творческий подход студентов, подготовка ими наглядных материалов и презентаций. Тема, форма проведения семинара предполагает дискуссионность, свободный обмен мнениями. Студентам при подготовке к семинару следует сформировать свою точку зрения по каждому из вопросов, выносимых на обсуждение.

Основой для подготовки студента к семинарским занятиям являются лекции и издания, рекомендуемые преподавателем. При изучении источников студентам рекомендуется законспектировать основные идеи публикации, предлагаемые определения, зафиксировать существенные факты, суть приводимых примеров.

2.3.3 Методическое обеспечение дисциплины

Для более глубокого и эффективного изучения и усвоения материала студенты могут пользоваться:

– Комплектами нормативных документов – Судебник 1550 г., Соборное уложение 1649 г., Генеральный регламент 1720 г., Общее учреждение министерств 1811 г., ЕГСД, ГСДОУ и пр.

- Комплектом наглядных материалов с образцами документов различных периодов развития делопроизводства в России.

2.3.4 Материально-техническое и информационное обеспечение

дисциплины

В ходе проведения лекционных и семинарских занятий необходимо использовать компьютерное и мультимедийное оборудование для показа презентаций преподавателя и студентов с целью представления наглядных схем документооборота, структуры органов управления в различные периоды развития делопроизводства в России.

Приложение 1

Лекционные материалы

Приказное делопроизводство XV-XVII вв.

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление Московским государством сложилось из удельного княжества, а последнее было не столько государство, сколько хозяйство князя, в котором различные части управления поручались отдельным боярам, составляя прообразы будущих административных ведомств.

По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места - избы или приказы. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. В целом система органов государственного управления в этот период выглядит следующим образом:

Однако в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе поручений - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя. В отдельных случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств. С другой стороны, нередко в управлении одного ведомства одновременно участвовало несколько разных учреждений, что приводило к смешению их функций и неразберихе.

В этот период в системе государственного управления не прослеживался последовательно принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно не известно, в частности, в XVII в. разные исследователи называют их число от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки - от одного до трех, а к концу XVII в. в крупных приказах - от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на "старых" (старших), "середних" и "молодых" (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в "столы", или повытья, - структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности - толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и Др. В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим "средней руки" доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья.

На местах в ведении приказов состояли воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою "канцелярию" - приказную избу и помощников - "меньших" воевод и дьяков. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы. Например, Нижегородская съезжая 'изба в 1663 г. состояла из четырех столов: денежного, где хранилась казна и приходно-расходные книги; судного, занимавшегося делопроизводством по вершенным и невершенным судебным делам; сыскного и поместного и ямского, хранившего царские грамоты о поместных делах. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. - своя, отечественная. Первую бумажную "мельницу" (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими, как отмечают историки, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением - их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документа - столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1949 г. насчитывает 309 метров!

Составные части столпа назывались "поставами". Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно огромное количество разновидностей книг - более трехсот. Это - ужинные, умолотные, денежные и другие книги. Но основной формой документа все-таки оставался столбец, имеющий по существу характер "дела", последовательно отражавшего все "производство" по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (челобитной, памяти), включая все промежуточные документы (справки, выписки из других дел) и заканчивая документом, содержавшим решение. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались самые разнообразные документы.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки - документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места - боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр - результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. Исследователи отмечают, что еще на заре клинописи письменные памятники отличались использованием устойчивых текстовых формулировок с определенным расположением материала.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому):

"От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому..."

или:

"...князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами...", а затем излагалось существо вопроса.

Челобитные и отписки начинались с обращения:

"Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой ..."

или:

"Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов...".

При обращении к великому князю служилые люди писались холопами ("бьет челом холоп твой"); посадские люди и крестьяне, их жены, вдовы и дети - сиротами; духовные лица - богомольцами.

В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана:

"Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день".

Челобитная заканчивалась и заверительной надписью: "К сей челобитной Демьянко Власов руку приложил", а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

Кроме этих обязательных элементов можно говорить о некоторых стабильных элементах текста для каждой разновидности документа. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: "... вели государь мне дать...", а заканчивалось: "...царь-государь смилуйся пожалуй...".

Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:

- вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы;

- постановления о финансовом управлении;

- отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям;

- постановления о полицейской деятельности воеводы;

- определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

- поступление документа на рассмотрение;

- подготовка дела к "докладу";

- рассмотрение и решение дела;

- оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, извету, челобитной или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение ("отпуск"), если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение - рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов.

Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или давал поручение кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими "памятями" или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

При поступлении документа на нем проставлялась дата и дьяк делал помету "Выписать", что означало "Навести справки". Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса - думным дьякам. Решение по делу принималось после его обсуждения. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В результате после вынесения решения дьяк "чернил" подготовленный документ, т. е. исправлял его, младший подьячий переписывал набело, подьячий "справлял", т. е. сверял беловик с черновиком, удостоверял ("справлял") его своей подписью - "справой", которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Для этого требовалась "припись" дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа.