Методика разработки административных регламентов предоставления государственных услуг и административных регламентов исполнения государственных функций (стр. 4 )

Процедурами являются крупные блоки работ, как правило, объединенных общим конечным результатом, местом и временем выполнения. Существующая оргструктура не должна задавать жесткие границы выделения процедур. Допускается, что в исполнении процедуры могут участвовать различные структурные подразделения органа.

Разбивку процесса на процедуры выполняет руководитель (заместитель руководителя) подразделения-головного исполнителя в пилотном органе. Результат фиксируется в таблице 2-1-2.

К включению в список допускаются только те процедуры, выполнение которых преимущественно связано с процессом исполнения рассматриваемой государственной функции (предоставления государственной услуги):

§  процедуры, создающие результаты процесса (перечень результатов процесса берется из таблицы 2-1-1);

§  процедуры, создающие промежуточные результаты, потребляемые в рамках процесса. В рассмотрение не принимаются процедуры, носящие характер обеспечительной деятельности, обслуживающей несколько процессов исполнения госфункций и предоставления различных госуслуг (к примеру, процедуры, исполняемые кадровой службой, процедуры планирования, финансирования деятельности органа, и т. п.).

Таблица 2-1-2. Перечень результатов, возникающих на выходе процедуры

№	Наименование процедуры	Подразделения - исполнители	Результаты выполнения процедуры	Внешние получатели результата	Внутренние получатели результата	Важность результата процедуры
1	2	3	4	5	6	7

Графа 3 - По каждой процедуре приводится перечень подразделений, участвующих в ее исполнении;

Графа 4 - В названии результата чаще всего приводится название выходящего документа (информации);

Графа 5 - В качестве внешних получателей результата указывается перечень категорий получателей (например, физические лица, юридические лица, многодетные семьи, пенсионеры, родители детей-инвалидов и т. п., органы исполнительной власти, органы местного самоуправления);

Графа 6 - В качестве внутренних получателей результата указываются другие процедуры;

Графа 7 - Важность результата оценивается путем его сопоставления с предназначением процедуры. В качестве «первичных» отмечаются те результаты, ради получения которых была введена процедура. Только «первичными» результатами может быть обосновано существование процедуры. Все остальные результаты являются «вторичными».

Пример заполнения

№	Наименование процедуры	Подразделения - исполнители	Результаты выполнения процедуры	Внешние получатели результата	Внутренние получатели результата	Важность результата процедуры
1	2	3	4	5	6	7
1	Принятие документов на рассмотрение	Экспертный орган*	Поданные заявителем документы (некомплектные или несоответствующие установленным требованиям)	Лицо, представившее документ об образовании (об ученой степени или ученом звании) для подтверждения	-	Первичный результат (Пояснение: принятие документов – процедура, которая должна отсечь все некорректные входящие данные)
			Квитанция о принятии документов на рассмотрение	Лицо, представившее документ об образовании (об ученой степени или ученом звании) для подтверждения	-	Первичный результат (без данной квитанции заявитель на сможет потом получить документы)
			Личное дело заявителя (с пакетом документов, представленных заявителем)	-	Предварительная экспертиза	Первичный результат
2	Предварительная экспертиза	Сектор экспертизы**	Личное дело заявителя (с пакетом документов, представленных заявителем и с предварительным заключением о возможности проставления апостиля на документе об образовании, об ученой степени или ученом звании)	-	Принятие решения о подтверждении документа об образовании, об ученой степени или ученом звании	Первичный результат
			Личное дело заявителя (с пакетом документов, представленных заявителем и с предварительным заключением о возможности проставления апостиля на документе об образовании, об ученой степени или ученом звании)	-	Принятие решения о подтверждении документа об образовании, об ученой степени или ученом звании	Первичный результат
3	Принятие решения о подтверждении документа об образовании, об ученой степени или ученом звании	Управление лицензирования, аттестации и аккредитации Рособрнадзора	Документ об образовании, об ученой степени или ученом звании с проставленным апостилем	-	Выдача документа об образовании, об ученой степени или ученом звании с апостилем или заключения об отказе	Первичный результат
			Заключение об отказе в подтверждении документа	-	Выдача документа об образовании, об ученой степени или ученом звании с апостилем или заключения об отказе	Первичный результат
			Документ об образовании, об ученой степени или ученом звании без апостиля	-	Выдача документа об образовании, об ученой степени или ученом звании с апостилем или заключения об отказе	Первичный результат
			Учетная карта с внесенными данными по документу об образовании, об ученой степени или ученом звании	-	(Картотека подтвержденных документов)	Вторичный результат
			Электронная запись в электронной базе данных Рособрнадзора с данными по документу об образовании, об ученой степени или ученом звании	-	(Электронная база данных подтвержденных документов)	Вторичный результат
4	Выдача документа об образовании, об ученой степени или ученом звании с апостилем или заключения об отказе	Экспертный орган*	Документ об образовании, об ученой степени или ученом звании с проставленным апостилем	Лицо, представившее документ об образовании (об ученой степени или ученом звании) для подтверждения	-	Первичный результат
			Заключение об отказе в подтверждении документа	Лицо, представившее документ об образовании (об ученой степени или ученом звании) для подтверждения	-	Первичный результат
			Документ об образовании, об ученой степени или ученом звании без апостиля	Лицо, представившее документ об образовании (об ученой степени или ученом звании) для подтверждения	-	Первичный результат
			Личное дело заявителя	-	Бессрочное хранение (Архив уполномоченного экспертного органа)	Вторичный результат

Когда предварительный список процедур сформирован, проводится его доработка. Из списка исключаются чрезмерно дробные процедуры путем их укрупнения, исключаются вложенные процедуры[8]. Процедуры должны иметь четкий результат, отличающийся от результатов других процедур. В противном случае такие процедуры целесообразно объединить. В конечном счете желательно получить список, состоящий из 5-10 позиций. Если количество процедур существенно выходит за указанные границы, целесообразно провести укрупнение или дробление отдельных процедур.

Затем проводится проверка полноты и внутренней непротиворечивости информации о процессе, собранной в ходе шагов 2-1-1 и 2-1-2. Ниже приводятся правила проверки.

Правило 1 (проверка полноты списка результатов по процессу и непротиворечивости информации о результатах процесса и результатах процедур). Если результат выполнения процедуры имеет внешних получателей, то должно выполнятся условие: данный результат должен был быть указан среди результатов всего процесса и перечень получателей по нему должен быть аналогичным. При невыполнении данного условия необходимо уточнить, что явилось причиной несовпадения и устранить ее путем внесения поправок в таблицу 2-1-1 (если список результатов и получателей по процессу оказался неполным) или в таблицу 2-1-2 (если по результату выполнения процедуры указаны не все получатели).

Правило 2 (проверка полноты списка процедур). Суммарный перечень результатов, ориентированных на внешних получателей, составленный по таблице 2-1-2, должен совпадать с перечнем результатов процесса из таблицы 2-1-1. При невыполнении данного условия необходимо уточнить, что явилось причиной несовпадения и устранить ее путем внесения поправок в таблицу 2-1-1 или в таблицу 2-1-2.

Шаг 2-1-3. Дробление процедур до работ

По результатам шага 2-1-3 необходимо получить разбивку каждой процедуры на составляющие структурные элементы (работы).

Руководителю (заместителю руководителя) каждого подразделения, участвующего в исполнении госфункции (предоставлении госуслуги), предлагается указать перечень работ, выполняемых сотрудниками подразделения по каждой из процедур, в исполнении которых подразделение участвует.

Дробление процедур на составляющие производится до такой степени детализации, чтобы каждому структурному элементу можно было сопоставить конкретного сотрудника-исполнителя. Другим критерием детализации является требование того, чтобы каждое нормативно закрепленное действие, выполняемое в рамках процедуры, было определено как отдельная работа. Желательно, чтобы количество работ в рамках процедуры не превышало 10 и было не менее 3.

По каждому подразделению, участвующему в исполнении госфункции (предоставлении госуслуги), заполняется отдельная таблица:

Таблица. 2-1-3. Перечень работ, выполняемых подразделением в рамках процесса исполнении госфункции (предоставлении госуслуги)

№	Наименование процедуры	Наименование работы, исполняемой в рамках процедуры	Наименование должности исполнителя	Результаты выполнения работы
1	2	3	4	5
	процедура 1
	процедура 2
	….
	процедура N
работы, не отнесенные ни к одной из процедур (*)

Графа 2 - Указывается перечень процедур, в исполнении которых участвует подразделение. Графа заполняется составителем[9] формы запроса на основе информации из таблицы 2-1-2;