Руководство участника выставки интеграция. Жизнь. Общество. 2014

РУКОВОДСТВО УЧАСТНИКА ВЫСТАВКИ ИНТЕГРАЦИЯ. ЖИЗНЬ. ОБЩЕСТВО. 2014

Уважаемые дамы и господа!

Организаторы выставки ИНТЕГРАЦИЯ. ЖИЗНЬ. ОБЩЕСТВО. 2014 приветствуют Вас и Вашу фирму в качестве официального участника выставки и предлагают ознакомиться с информацией, которая будет полезна Вам при подготовке к работе на выставке.

Офис организаторов: Павильон Форум (во время монтажа и работы выставки)

Место проведения: Россия, Москва, ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР»

Краснопресненская наб., 14

Павильон Форум

Монтаж: 21 – 22 апреля 2:00 – 22:00)

Работа выставки: 23 – 25 апреля 2014

Демонтаж: 25 апреля (18:00 – 20:

26 апреля (08:00 – 20:

Время работы выставки

для посетителей: 23 – 25 апреля 2014 10:00 – 18:00

● Завоз экспонатов: 21-22 апреля 2014 08:00 – 20:00.

23 апреля 2014 08:00 – 09:00.

·  Точное время просим согласовать с экспедитором выставки компанией Шенкер (телефон [phone], (499)).

● Демонтаж и вывоз экспонатов:

Вывоз экспонатов – 25 апреля (18:00 – 20:00), 26 апреля (08:00 – 20:

Схема ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР»

ВЫСТАВКА «ИНТЕГРАЦИЯ. ЖИЗНЬ. ОБЩЕСТВО. 2014»

ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Уважаемые господа!

Напоминаем Вам, что ВСЕ СУММЫ по счетам, выставленным за аренду экспозиционной площади и дополнительные услуги, должны ПОЛНОСТЬЮ поступить на расчетный счет Дюссельдорф Москва» не позднее 17 апреля. В противном случае ни Ваша фирма, ни фирма-строитель Вашего стенда не будут допущены на Выставочный комплекс для монтажа Вашего стенда.

Документы бухгалтерской отчетности за участие в выставке Вы сможете получить 25 апреля с 10: 30 до 17:00 на стенде организаторов «Мессе Дюссельдорф Москва».

Просим Вас передать в офис организаторов:

·  Оригинал заявки на участие, подписанный руководством и заверенный печатью фирмы в 2-х экземплярах;

Удостоверения участников выставки выдаются только при наличии у организатора двух оригиналов заявок

·  следующие документы, заверенные подписью руководителя и печатью фирмы:

·  Доверенность на представителя Вашей фирмы, имеющего право подписи документов, получения пропусков и оформления заказов в офисе организаторов (обязательно наличие образца подписи этого сотрудника и круглой печати фирмы) - в 3-х экземплярах, на соответствующем бланке установленного государственного образца (Форма 1 - бланк прилагается).

На Ваши вопросы о счетах ответит бухгалтер выставки

СТРОИТЕЛЬСТВО И ОБОРУДОВАНИЕ СТЕНДА

В случае привлечения для строительства стенда другой фирмы или при самостоятельном строительстве стенда должно быть получено разрешение Дирекции выставки и генерального застройщика – . Кроме того, фирма-застройщик или экспонент должны представить в противопожарную службу выставочного комплекса сертификаты пожарной безопасности на используемые материалы: справки по тел. (4, .

В СЛУЧАЕ СТРОИТЕЛЬСТВА СТЕНДА, ВЫСОТА КОТОРОГО ПРЕВЫШАЕТ 2,5 М – для согласования представить в Дирекцию выставки и в чертеж стенда с «разрезами»;

Пропуска на монтаж/демонтаж

Для получения «Пропусков на монтаж/демонтаж» для специалистов фирмы, занятых при оформлении стенда необходимо:

1. Подготовить доверенность (Форма 3) в 2-х экземплярах.

2. Подготовить письмо на получение пропусков (Формаэкземпляра).

Письмо должно быть оформлено на фирменном бланке, заверено печатью организации и подписью руководителя. В письмо также следует включить Ф. И.О. техников, наладчиков, строителей, рабочих и др. сотрудников компании-экспонента, которые будут заняты при работах на монтаже и демонтаже экспозиции. Также в этом письме просим указать лицо, ответственное за пожарную безопасность.

3. Получить пропуска в Сервисэкспо при предъявлении доверенности (Форма 3) и письма (Форма 4).

«Пропуска на монтаж/демонтаж» действительны для входа на ЦВК «Экспоцентр» в период монтажа и демонтажа выставки.

ВНИМАНИЕ:

Фирмы – застройщики выставочных стендов получают пропуска для своих специалистов самостоятельно.

Удостоверения участников

Обращаем Ваше внимание, что введен новый порядок выдачи пропусков и удостоверений. Пропуска и удостоверения выдаются в напечатанном виде с указанием Ф. И.О. и названия компании.

Удостоверения участников выставки выдаются в офисе организатора только при наличии Оригинала заявки на участие, подписанного руководством и заверенного печатью фирмы в 2-х экземплярах.

Для получения удостоверений участников, необходимо заполнить соответствующий бланк в формате Excel (см. вложение) и до 17 апреля 2014 прислать в электронном виде на адрес

*****@***ru

«Удостоверения участника выставки» действительны для входа на ЦВК «Экспоцентр» в период монтажа, работы и демонтажа выставки.

Норма выдачи бесплатных удостоверений: 1 пропуск на каждые 4 кв. м

Дополнительные удостоверения можно приобрести за безналичный расчет (по предварительному заказу), оформив специальный бланк в Техническом руководстве (Сервис).

ЗАВОЗ ОБОРУДОВАНИЯ И ЭКСПОНАТОВ

(ТОЛЬКО ДЛЯ ГРУЗОВ, НЕ ПРОХОДЯЩИХ ТАМОЖЕННУЮ ОЧИСТКУ)

Въезд транспорта на территорию выставочного комплекса для ввоза/вывоза экспонатов и оборудования осуществляется по разовым пропускам, которые Вы можете получить в день заезда непосредственно обратившись на ПДП (Передовой диспетчерский пункт)- они обозначены на схеме или к администратору Вашего павильона.

Для этого необходимо:

Шаг 1. Подготовить доверенность (Форма 3) и два экземпляра письма/накладной (Форма 2) на ввоз/вывоз экспонатов.

Письмо-накладная должно быть подготовлено на бланке организации или товарно-транспортной накладной, заверено печатью компании и подписью руководителя.

Кроме экспонатов и оборудования в список необходимо включить ввозимые хозяйственные принадлежности и бытовые приборы.

Внимание:

При необходимости получить согласования экспонатов и имущества до завоза на ЦВК:

1)  ПЧ (пожарная часть) 160 ( тел. (4, ) – обязательно в части строительных конструкций и материалов (только для строительных и монтажных фирм);

2) (телефон +7 (4– обязательно в части планировки и этажности стенда, строительных конструкций и материалов, ведения электро и сантехнических работ, подвески элементов художественного оформления к конструкциям перекрытия павильона и т. п. (только для строительных и монтажных фирм);

3) Отдела телекоммуникаций (тел. (4– необходимо в случае завоза презентационной техники, принадлежащей третьей стороне, а также при завозе радиоэлектронные средства и высокочастотные установки (РЭСиВЧ);

Шаг 2. Предъявить оператору ПДП доверенность (Форма 3) и один экземпляр письма/накладной (Форма 2), назвать государственный номер автотранспорта, на котором осуществляется въезд.

Шаг 3. Получить разовый пропуск у оператора ПДП. Дождаться ответа оператора, который проинформирует Вас о наличии свободных мест на парковках у павильона и времени въезда Вашего автотранспорта, и проследовать до КПП.

Шаг 4. Предъявить охране на КПП заполненный разовый пропуск, один экземпляр письма-накладной (Форма 2) и пройти досмотр Вашего автотранспорта на предмет безопасности, сотрудник охраны произведет отметку времени заезда автотранспорта.

Шаг 5. Проследовать к месту разгрузки/погрузки и предъявить в течение дня один экземпляр письма/накладной (Форма 2) администратору павильона, в котором находится Ваш стенд.

Место парковки у монтажные ворот Вам укажет сотрудник охраны.

Вынос ручной кладью экспонатов и орг-, быттехники осуществляется по материальным пропускам. Материальные пропуска можно получить у администратора павильона, в котором находится Ваш стенд. Материальные пропуска выдаются на основании заполненного письма/накладной (Форма 2).

Шаг 6. При вывозе экспонатов обратитесь к оператору ПДП или к администратору павильона для получения разового пропуска, предъявив доверенность (Форма 3).

Шаг 7. После получения пропуска на вывоз своего имущества предъявите один экземпляр письма/накладной (Форма 3), оставшегося у Вас, администратору Вашего павильона, и получите отметку о времени выезда. Без отметки администратора павильона охрана на КПП не пропустит Ваш автомобиль.

• Все экспонаты должны быть завезены не позднее 16апреля 2014 г.

• Внос мелких предметов в день открытия выставки разрешается ТОЛЬКО с 8.00 до 9.30.

Дополнительный ввоз офисной техники и хозяйственных товаров в течение выставки разрешен с 8.00 до 9.30 или с 18.00 до 19.30.

22 апреля 2014 г. к 16.00 все грузы (экспонаты) должны быть распакованы и пустая тара, оставшиеся от строительства материалы и конструкции вывезены из павильона и с территории выставочного комплекса».

ВВОЗ ЭКСПОНАТОВ И ОБОРУДОВАНИЯ осуществляется через следующие КПП (см. схему):

КПП № 21 (со стороны Краснопресненской набережной) – пав. Форум

Экспонаты, а также теле-видео-аудио аппаратура должны быть перечислены с указанием страны-изготовителя, марки, типа, заводского номера. Кроме того, необходимо включить в список ввозимые хозяйственные товары и бытовые приборы.

ВНИМАНИЕ! Ввоз плазменных панелей, аудио-, видео-техники осуществляется после согласования с отделом телекоммуникации ЦВК Экспоцентра по тел. (4Без наличия разрешения отдела телекоммуникации «Экспотелеком» въезд машины на комплекс разрешен не будет.

РЕЖИМ РАБОТЫ ВЫСТАВКИ

Строительство стендов выставки производится в соответствии с планом. Экспозиция стенда должна быть полностью готова не позднее 22 апреля 2014 в 16.00.

Командировочные удостоверения можно отметить в Бюро пропусков у Северного и Южного входов на Центральный выставочный комплекс «Экспоцентр».

ЖЕЛАЕМ ВАМ УСПЕШНОЙ РАБОТЫ НА ВЫСТАВКЕ

Телефон для справок:

офис Дюссельдорф Москва»:

тел. +7/495/

Факс +7/499/

В период работы выставки: + 7 /499/

Клейман Светлана – Директор проекта

Тел.: 495 доб.622);

Факс: 499 

Email: *****@***ru

– Директор проекта

Тел.: доб.634);

Факс: 499 

Email: *****@***ru

Егорова Юлия – Координатор проекта

Тел.: 495 доб.636);

Факс: 499 

Email: *****@***ru

Технический отдел:

Рамишвили Любовь – технический Директор

Тел.: 495 доб.652);

Факс: 499 

Email: *****@***ru

Токарев Иван – менеджер технического отдела

Тел.: 495 доб.654);

Факс: 499 

Email: *****@***ru

Морозов Евгений – координатор технического отдела

Тел.: 495 ;

Факс: 499 

Email: *****@***ru

Форма 1

Д О В Е Р Е Н Н О СТ Ь № _____________

Выдана «01» апреля 2014 г.

Действительна до «30» апреля 2014 г.

Настоящим ______________________________________________________________ (название компании)

доверяет ____________________________________________________________________

(Должность, Ф. И.О., Паспорт серия, номер, когда и кем выдан)

____________________________________________________________________________

1. Подписание документов, включая акты выполненных работ по выставке «Интеграция. Жизнь. Общество. 2014» .

2. Получение документов по выставке «Интеграция. Жизнь. Общество. 2014» у компании Дюссельдорф Москва».

3. Оформление заказов на дополнительные услуги.

4. Оплата наличными средствами в кассу Дюссельдорф Москва» согласно выставленным счетам.

Подпись доверенного лица __________________________________ удостоверяем.

Руководитель _______________________________ _________________________

Подпись (Ф. И.О.)

Расшифровка подписи ОБЯЗАТЕЛЬНА

Главный бухгалтер ____________________________ __________________________

Подпись (Ф. И.О.)

Расшифровка подписи ОБЯЗАТЕЛЬНА

М. П.

Форма 2

Образец письма на ввоз выставочного

оборудования, экспонатов, материалов

и конструкций выставочных стендов

(предоставляется в трех экз.)

Название фирмы (организации)

на бланке фирмы

Юридический адрес, почтовый индекс,

город, улица, номер дома, телефон

и факс.

Исх. №________ от _____________2014 г.

ЦВК «Экспоцентр»

Директору выставки

«Интеграция. Жизнь. Общество-2014»

Просим разрешить ввоз следующего оборудования и материалов, которые будут представлены/ использованы на стенде фирмы __________________________________________________________________

стенд № ________, пав. __________/на открытой площадке № ___________, около пав. ________в период работы выставки «Интеграция. Жизнь. Общество-2014».

Наименование: __________________________________________________ Кол_во: ____________

Примечание: экспонаты, а также теле, видеоаппаратура должны быть перечислены с указанием марки и типа. Ввозимые хозяйственные предметы следует также включить в список.

Выставочное оборудование будет завозиться на автомашинах марки______________________________

гос. номер а/м ______________________

Вывоз использованных материалов и конструкций выставочного стенда гарантируем.

Руководитель фирмы/организации ______________________________

(Ф. И.О.)

______________________________

Форма 3

Образец доверенности

(должна быть оформлена в 1 экз. с 2 копиями)

Доверенность №

Дата выдачи «____» _______________ 2014 г.

Доверенность действительна по «_____» _________________ 2014 г.

__________________________________________________________________

(наименование фирмы и адрес)

__________________________________________________________________

(наименование плательщика и его адрес)

Счет № ____________________ в ______________________________________________________

(наименование банка)

Доверенность выдана ________________________________________________________________

(должность) (фамилия, имя, отчество)

Паспорт: серия ____________________ № _________________________________________________

Кем выдан _________________________________________________________________________

Дата выдачи « _________ » _____________________________ _______г.

1) С предоставлением права подписания:

— заявки на участие в выставке,

— договора на участие в выставке,

— договора на проведение конгрессных мероприятий,

— акта приема_сдачи выставочной площади,

— заказов на дополнительные услуги,

— актов выполненных работ.

2) На получение от ЦВК «Экспоцентр» по выставке «Интеграция. Жизнь. Общество-2014»:

— удостоверений участника выставки,

— пропусков на время проведения монтажных и демонтажных работ,

— пропусков на автотранспорт.

3) На подписание других документов и совершение иных действий, связанных с участием в выставке.

Подпись лица, получившего доверенность ___________________________

Руководитель организации _____________________

(подпись) м. п.

Форма 4

Образец письма на пропуска

для монтажников

(письмо должно быть оформлено

на бланке Вашей компании в 2 экз.)

ЦВК «Экспоцентр»

Директору выставки

«Интеграция. Жизнь. Общество-2014»

Просим Вас выдать временные пропуска на период монтажа-демонтажа в количестве ________шт. для рабочих, строящих стенд фирмы ________________________________, принимающей участие в выставке «Интеграция. Жизнь. Общество-2014» стенд № _________________________

Список сотрудников (с указанием паспортных данных):

1. __________________________________________________________________

2. __________________________________________________________________

3. __________________________________________________________________

4. __________________________________________________________________

5. __________________________________________________________________

Пожалуйста, при необходимости добавьте строки

Ответственный за технику безопасности (Ф. И.О., паспортные данные, номер телефона):

__________________________________________________________________

Руководитель организации ________________________

(подпись) м. п.

Форма 5

Образец письма на согласование

строительства стенда

(письмо должно быть оформлено

на бланке Вашей компании в 1 экз.)

Фирма ______________________является участником выставки «Интеграция. Жизнь. Общество-2014», проводимой на Центральном выставочном комплексе «Экспоцентр».

К работе по проектированию и строительству стенда (стандартного или нестандартного) планируется привлечь фирму ___________________

Просим Вашего разрешения на проведение этих работ указанной фирмой.

Приложение: эскизный план стенда с указанием размеров.

Руководитель организации ______________________

(подпись) м. п.

Исполнитель ___________________________________

(Ф. И.О.)

Контактный телефон, факс, е_mail

Дата