РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Институт гуманитарных наук
Документоведение и документационное обеспечение управления
ПЕТРОВА В. П.
УЧЕБНО-ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ПРАКТИКА ПО АРПХИВОВЕДЕНИЮ
Учебно-методический комплекс.
Программа для студентов направление 034700.62 Документоведение и архивоведение профиль «Документационное обеспечение управления»
Тюменский государственный университет
2011
ПЕТРОВА В. П. УЧЕБНО-ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ ПРАКТИКА ПО АРХИВОВЕДЕНИЮ. Учебно-методический комплекс. Программа для студентов направления 034700.62 «Документоведение и архивоведение» профиль «Документационное обеспечение управления». Тюмень, 20с.
Программа составлена в соответствии с требованиями ФГОС ВПО и с учетом рекомендаций ПрООП ВПО по направлению «Документоведение и архивоведение», профилю подготовки «Документационное обеспечение управления».
Практика закрепляет знания и умения, приобретаемые обучающимися в результате освоения теоретических курсов, развивает практические навыки, способствует комплексному формированию общекультурных и профессиональных компетенций обучающегося.
Программа учебной практики опубликована на сайте ТюмГУ: Учебно-производственная практика по архивоведению [электронный ресурс] / Режим доступа: http://www. *****., свободный.
Рекомендовано к изданию кафедрой документоведения и документационного обеспечения управления. Утверждено проректором по учебной работе Тюменского государственного университета.
ОТВЕТСТВЕННЫЙ РЕДАКТОР: , доктор ист. наук,
зав. кафедрой документоведения и
документационного обеспечения
управления
© Тюменский государственный университет, 2011.
© ПЕТРОВА В. П., 2011
1. Пояснительная записка
1. цели практики: ознакомление с организацией архивного дела в конкретном учреждении, закрепление и углубление теоретических знаний, полученных студентами в процессе обучения, приобретения ими практических навыков и компетенций в сфере практической деятельности.
1. Задачи практики:
- Овладение навыками работы с различными архивными справочниками: описями, каталогами, путеводителями, указателями и обзорами;
- Изучение структуры организации, методов руководства и особенностей функционирования архивной службы или архива;
- Освоение новых технологий в области хранения и использования архивных документов;
- Овладение навыками поиска ретроспективной информации;
- Освоение компьютерных технологий, используемых в деятельности архива;
- Выработка навыков оформления документации по учету, хранению и использованию архивных документов.
3. Место практики в структуре ООП бакалавриата.
Архивная учебно-производственная практика является важным компонентом между теоретическим обучением студентов и их самостоятельной работой в системе государственных, муниципальных, ведомственных архивав, службах делопроизводства организаций. Студенты получают опыт научно-исследовательской, информационной и управленческой деятельности. Архивная практика логически и содержательно взаимосвязана с освоением курсов ООП: истории России, регионоведения (Б.1), дающих обучающимся понимания причинно-следственных связей развития российского общества; информатики, информационных технологий (Б.2), позволяющих создавать базы данных, использовать информационные системы для решения прикладных задач архивного дела; документоведения, организации и технологии ДОУ, архивоведения, архивного права (Б.3), дающих основы работы с документами в организациях, учреждениях, архивах. В результате освоения предшествующих дисциплин студенты должны приобрести необходимые умения и навыки: использовать программные средства и навыки работы в компьютерных сетях, излагать и критически анализировать базовую информацию по дисциплинам, владеть знаниями основ законодательства по архивному делу.
4. Форма проведения практики – архивная.
5. Место проведения практики: государственные, муниципальные архивы, архивные отделы администраций муниципальных образований, ведомственные архивы, архивы предприятий и учреждений Тюменской области, ХМАО и ЯНАО.
6. Компетенции обучающегося, формируемые в результате прохождения практики.
В результате прохождения данной практики обучающийся должен приобрести следующие практические навыки, умения, универсальные и профессиональные компетенции:
- способность к саморазвитию, повышению своей квалификации и мастерства (ОК-7);
- способность использовать теоретические знания и методы исследования на практике (ПК-2);
- способность применять научные методы при исследовании объектов профессиональной деятельности (ПК-9);
- способность самостоятельно работать с различными источниками информации (ПК-13);
- способность разрабатывать локальные нормативные акты и нормативно-методические документы по ведению архивного дела (ПК-25);
- владеть законодательной и нормативно-методической базой ДОУ и архивного дела (ПК - 26);
- знать требования по хранению документов по личному составу (ПК – 30);
- владеть правилами организации всех этапов работы (ПК – 43);
- владеть принципами организации архивных служб ДОУ и архивного хранения документов (ПК -45).
7. Структура и содержание практики
Общая трудоемкость учебной практики составляет __4___ зачетные единиц, 3 недели.
№ п/п | Разделы (этапы) практики | Виды работы на практике, включая самостоятельную работу студентов | Трудоемкость (в часах) | Формы текущего контроля |
1 | Подготовительный: изучение структуры и направлений деятельности архива, инструктаж по технике безопасности, изучение законодательных и нормативно-методических актов, регламентирующих деятельность архива | Ознакомительные лекции, инструктаж по технике безопасности, экскурсия | 6 | Дневник практики |
2 | Обработка и анализ полученной информации: овладение навыками работы по ведению архивной документации, освоение технологий хранения и использования архивных документов, участие в технологических этапах работы архива по основным направлениям деятельности архива. | Выполнение заданий по оформлению архивной документации, изучение нормативно-методических материалов | 40 | Дневник практики, заполненные формы документов |
3 | Учебно-исследовательский | Изучение литературы и источников по теме работы, сбор, обработку, анализ и систематизация научной информации по теме работы | 18 | Курсовая работа. доклад на конференции |
4 | Подготовка отчета по практике | Сбор, обработка и систематизация фактического материала | 8 | Дневник практики, отчет по практике, защита отчета |
8. Образовательные, научно-исследовательские и научно-производственные технологии, используемые на практике. Прохождение практики предполагает использование следующих образовательных технологий: изучение литературы и источников, лекции, экскурсии, систематизация документов, информационно-справочная поисковая работа по описям, каталогам, базам данных.
9. Учебно-методическое обеспечение самостоятельной работы студентов на практике
Практическое изучение деятельности архива учреждения необходимо начать с прослушивания лекции директора архива об организации архивной службы, прохождения инструктажа по технике безопасности и экскурсии по архиву. Студенту необходимо ознакомиться со структурой архива, его задачами, функциями, составом принимаемых на хранение документов. Следует изучить локальные акты, которыми руководствуется архив ( правила, положения, инструкции). Рабочее время студента в течение дня составляет 6 часов. Студенты работают по режиму работы предприятия и выполняют правила внутреннего распорядка организации. Повседневный контроль осуществляет руководитель практики от кафедры и специалист учреждения, ответственный за работу со студентами. Студент в ходе практики ведет дневник практики, в котором он записывает ежедневно выполненную им работу, свои наблюдения, предложения. Защита отчета проходит на базе архива. Отчет подписывает директор архива. Аттестация по итогам практики проводится при условии выполнения всех разделов программы практики и предоставления отчета. По результатам аттестации выставляется дифференцированная оценка руководителем практики от кафедры документоведения.
Методические рекомендации по сбору, обработке и анализу документов по архивному делу. В ходе практики студенты знакомятся с основными формами и видами архивной деятельности по следующим темам.
1.Экспертиза ценности документов. На основе изучения законодательных и нормативных материалов выясняются значение и задачи ЭЦ, критерии ценности документов. Изучается организация и методика проведения экспертизы в архиве посредством изучения протоколов ЭК, перечней документов со сроками хранения, номенклатур дел. Студенты формируют дела, оформляют описи дел, акты на уничтожение дел и документов.
2.Состав архивного фонда организации. На основе изучения законодательных, нормативных и локальных актов определяются источники комплектования архива, практиканты выявляют владельцев архивных документов и формы собственности на документы, хранящиеся в архиве. Изучить организацию приема документов на архивное хранение. Оформить договор приема документов на хранение от организации и от физического лица.
3. Учет и проверка наличия архивных документов. На основе изучения правил работы архива и учетных документов архива рассмотреть видовой состав документов по учету, которые ведутся в данном учреждении. Выявить особенности учета уникальных, особо ценных и страховых документов. Изучить порядок проведения проверки наличия и состояния архивных документов, рассмотреть порядок оформления документов по проверке. Оформить лист, акт проверки и другие документы по итогам проверки.
4. Система НСА к архивным документам. Выявить состав, назначение и функции научно-справочного аппарата архива. Выявить порядок заполнения, ведения архивных справочников, создаваемых в архиве. Изучить автоматизированные информационные системы архива, имеющиеся базы данных, порядок их создания. Оформить опись дел постоянного хранения организации за прошедший год.
5. Использование архивных документов. Определить основные направления использования документов в экономике, текущей деятельности учреждений, в развитии культуры, социально-правовой сфере. Изучить порядок исполнения запросов граждан и организаций. Проанализировать документальные публикации архива и порядок работы пользователей в читальных залах. Оформить образцы архивных справок, выписок, копий.
6. Технология хранения документов в архивах. Изучить режимы хранения документов: охранный, противопожарный, температурно-влажностный, санитарный. Выявить схему размещения дел в архивохранилище, изучить постеллажные и пофондовые топографические указатели. Получить навыки реставрации и консервации архивных документов. Оформить топографические указатели.
Учебно-исследовательская работа. Для подготовки курсовой работы по архивоведению следует изучить методические рекомендации для выполнения курсовых работ, выбрать тему, проконсультироваться по теме с научным руководителем на кафедре. Подобрать необходимые законодательные и нормативные документы. При написании текста работы следует использовать практический материал, полученный в ходе прохождения практики, рассмотреть, как применяются технологии комплектования, описания, хранения и использования документов в архиве. По результатам исследования по теме студент должен подготовить выступление на научную конференцию. По итогам выполнения этого этапа студент должен подготовить курсовую работу по одной из следующих тем:
1. Проблемы комплектования архива на современном этапе
2. Организация и особенности передачи дел на хранение от структурного подразделения в архив предприятия
3. Классификация документов по формам собственности
4. Ведение государственного учета документов в архиве
5. Учет и хранение особо ценных документов
6. Проверка наличия и состояния архивных дел
7. Порядок размещения документов в архивохранилище
8. Порядок выдачи дел из архивохранилища
9. Проведение работы по фондированию архивных документов
10.Специфика систематизации документов объединенных архивных фондов, фондов личного происхождения
11. Формирование и систематизация архивных коллекций
12. Научно-техническая обработка документов и обеспечение их сохранности в архиве организации
13 Проблемы ведомственного хранения документов на современном этапе
14. Определение хронологических границ архивных фондов
15. Организация работы исследователя в читальном зале
16. Исполнение запроса физического лица в архиве: виды, порядок оформления
17. Характеристика системы НСА в архиве
18 Порядок усовершенствования описи дел постоянного хранения
19. Комплектование архива аудиовизуальными документами
20. Способы дезинфекции и дезинсекции документов в архивах
21. Комплектование архива документами личного происхождения
22. Факторы разрушения документов
23. Комплектование архива электронными документами
24. Компьютерные технологии в архивах
25. Влияние научно-технического прогресса на обеспечение сохранности документов
26. Проблемы отбора массовых документов на хранение
27. Создание архивных каталогов и баз данных
28. Функции и порядок работы экспертных комиссий
29. Проблемы безопасности архивов на современном этапе
30 Назначение и виды архивных каталогов
31 Описание документной информации
32 Учет, описание, хранение и использование уникальных документов
33. Проблема рассекречивания архивных документов
34 Доступ пользователей к архивным документам
35 Проблемы архивного дела на современном этапе
36 Правовое регулирование деятельности муниципальных архивов
37 Особенности деятельности муниципальных архивов в современных уловиях
38 Этические нормы поведения архивиста
39 Архивный менеджмент
40 Депозитарное хранение документов
10. Форма промежуточной аттестации (по итогам практики), с указанием форм текущего контроля.
Ведение дневника. Оформление дневника ведется постоянно. Образец оформления дневника см. приложение №1. В дневнике обязательно должны быть подписи ответственного за практику в организации, дневник после заполнения должен быть заверен руководителем архива или организации и иметь оттиск печати организации.
Оформление отчета. Отчет выполняется на листах формата А-4, объем 15-20 листов. Отчет должен состоять из 4 разделов. В первом разделе дается характеристика архива, его структуры, численный состав, задачи, функции, нормативно-правовая и методическая основа деятельности. Указывается роль и значение данного архива в организации, архивной службе субъекта РФ, специфические условия его деятельности.
Второй раздел содержит характеристику документального фонда архива. Дать описание источников комплектования архива, видовой состав документов, принимаемых на хранение от организаций и граждан.
В третьем разделе отчета дается анализ основных документов по ведению учета документов и дел и фондов в архиве. Здесь же следует уделить внимание анализу условий хранения документов: оборудование архивохранилищ, соблюдение режимов хранения, обеспечение защиты информации.
В четвертом разделе следует дать анализ системы научно-справочного аппарата к документам архива: путеводители, описи, каталоги, указатели, базы данных. Проанализировать основные формы использования документов данного архива: инициативное информирование, работа читального зала, публикация документов, исполнение социально-правовых запросов. В заключение отчета дать оценку базе практики, отразить свои впечатления и указать перспективные направления деятельности архива. В приложении к отчету следует приложить образцы заполненных документов по архивному делу.
Защита отчета. Защита отчета происходит на конференции по результатам практики в архиве в форме устного выступления и ответа на вопросы сотрудников архива и студентов.
11. Учебно-методическое и информационное обеспечение практики
11.1. Основные источники и литература:
1. Федеральный закон РФ от 01.01.01 г. № 000 «Об архивном деле в Российской Федерации»//Собрание законодательства РФ№43. – Ст.4169.
2. Закон Тюменской области «О формировании и содержании архивных фондов Тюменской области» от 01.01.01 г. № 000//Тюменские известия. 20декабря..
3. Делопроизводство и архивное дело; Термины и определения. ГОСТ Р . – М., 1998.
4. Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения. М., 1990.
5. Основные правила работы архивов организаций – М., 2002.
6. Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивах РФ. – М., 1998.
7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций с указанием сроков хранения. - М., 2010.
8. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утв. Приказом Минкультуры РФ 31 июля 2007 г. № 000.
9. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН. – М., 2007.
10. Алексеева /, , . Учебное пособие. М., 2010.
11. Дроков МСА по работе с электронными документами для архивистов организаций//Отечественные архивы. 2010. №3. С.65-73.
12. Крайская /, Челлини . М., 1996.
13. Тельчаров . – М.,2004.
14. Хранение и реставрация документов. Методические рекомендации. СпБ., 2008.
15. К вопросу о составе системы научно-справочного аппарата к документам архива//Отечественные архивы. – 2004. - №2.- С.64-66.
1.2. Дополнительная литература:
1. Международный этический кодекс архивистов. Пекин, 1996.
2. О порядке организации работы по рассекречиванию документов, хранящихся в государственных архивах и центрах хранения документации РФ: Правовые и нормативные документы. – М., 1984.
3. Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения. – М., 1994.
4. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.
5. Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. М., 1997.
6 Алексеева Л. П., , Осичкина аппарат к описи//Делопроизводство. – 2005. - №1. – С.89-95.
7. Попова технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов//Делопроизводство. - №3. – С.108-112.
11.3. Программное обеспечение и Интернет-ресурсы:
1. Консультант Плюс
2. ГАРАНТ –
3. Информационно-справочный портал ***** – www. *****
12. Материально-техническое обеспечение практики.
Студенты проходят практику в зданиях архивов и организаций, помещения которых соответствуют действующим санитарным и противопожарным нормам, а также требованиям техники безопасности при проведении учебных и научно-производственных работ.
Приложение
ДНЕВНИК
АРХИВНОЙ ПРАКТИКИ
Ф. И.О.
Факультет, курс, группа
___________________________________________________________________Полное наименование базы практики
Руководитель практики от организации
(должность)
Руководитель практики от кафедры
(должность)
Тюмень 2011
Приложение
Схема заполнения дневника практики студента
Дата | Содержание работы | Предложения студента | Замечания руководителя |
