Логистический подход к организации материально-технического обеспечения телекоммуникационного оператора (стр. 2 )

Микропроцессы являются разомкнутыми процессами, т. к. в них присутствуют имеют и инициатор процесса (группа МТО, сотрудник) и потребитель результата процесса (группа МТО, сотрудник) На рисунке 3 представлена графическая интерпретация описания микропроцесса материально-технического обеспечения.

Рисунок 3 – Графическая интерпретация микропроцесса материально-технического обеспечения телекоммуникационного оператора

Автором был произведен анализ структуры и длительности макропроцесса, осуществляемого СМТО ЕФ , начиная с инициирующего воздействия и, заканчивая результатом процесса – получение необходимых материально-технических ресурсов. На рисунке 4 представлено графическое описание макропроцесса материально-технического обеспечения.

В результате анализа было определено, что фактическая длительность макропроцесса составляет 30 дней плюс 10 дней отводится на риск нарушения нормального хода процесса (сбой в поставках). Недостатками организации макропроцесса являются:

1) существенная длительность процесса, что может напрямую оказывать влияние на работоспособность и качество функционирования оборудования в случаях непредвиденного выхода его из строя или из-за сезонного увеличения спроса на материалы;

2) избыточная иерархичность в согласовании и регистрации спецификации;

3) долговременность процесса оплаты заказа;

4) недостаточная автоматизация процесса.

Рисунок 4 – Макропроцесс материально-технического обеспечения ЕФ

3. Разработана методика формирования логистической системы материально-технического обеспечения телекоммуникационных операторов

Для достижения целей логистической системы управления, а также повышения эффективности управления необходимо на базе существующей системы материально-технического сформировать логистическую систему.

По мнению автора, логистическая система материально-технического обеспечения телекоммуникационного оператора представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих бизнес-процессов материально-технического обеспечения и соответствующих им исполнительных групп, обеспечивающих реализацию этих процессов.

Последовательность этапов формирования логистической системы материально-технического обеспечения представлена на рисунке 5.

Рисунок 5 – Этапы формирования логистической системы материально-технического обеспечения телекоммуникационного оператора

1. Систематизация информации о текущей деятельности службы МТО.

Цель: определение общих закономерностей деятельности службы МТО.

Мероприятия:

- сбор документов, регламентирующих деятельность предприятия связи в целом;

- формирование организационной структуры службы МТО;

- определение типов бизнес-процессов;

- сбор нормативно-технических документов, определяющих нормы и правила, обеспечивающих функционирование службы МТО;

- систематизация должностных инструкций, определяющих полномочия, функции и ответственность сотрудников службы МТО;

- определение правил взаимодействия с внешними организациями;

- составление отчета.

Исполнительная подсистема: формирования ЛС (группа формирования и развития ЛС).

2. Постановка целей логистической системы

Цель: формулировка основной цели логистической системы, декомпозиция основной цели

Мероприятия:

- определение основной цели;

- определение стратегических целей;

- определение тактических целей;

- определение целей подсистем;

- определение целей групп.

Исполнительная подсистема: формирования ЛС (группа формирования и развития ЛС).

3. Реинжиниринг бизнес-процессов

3.1 Спецификация макропроцесса МТО

Цель: Составление спецификации макропроцесса МТО

Мероприятия:

- составление описания и графическая интерпретация макропроцесса МТО;

- составление перечня используемых документов (входящих, исходящих, и возникающих в ходе процесса);

- составление спецификации макропроцесса;

- выявление проблем, возникающих в ходе бизнес-процесса;

- согласование спецификации макропроцесса с ведущими специалистами службы МТО;

- внесение изменений и уточнений в спецификацию;

- составление бухгалтерской диаграммы, которая дает представление о системе обработки данных в бухгалтерии.

Спецификация бизнес-процесса – документ, который должен содержать следующую информацию:

- наименование бизнес-процесса;

- цель бизнес-процесса;

- описание последовательности операций – графическая интерпретация бизнес-процесса;

- наименование инициатора бизнес-процесса;

- наименование потребителя результата бизнес-процесса;

- документы, предоставленные инициатором на вход бизнес-процесса;

- определение состава сотрудников группы, участвующих в бизнес-процессе и их функции;

- документация, формируемая в ходе выполнения бизнес-процесса и направление ее движения;

- результат бизнес-процесса;

- документация на выходе бизнес-процесса;

- средства выполнения операций;

- время выполнения бизнес-процесса.

Исполнительная подсистема: формирования ЛС (группа формирования и развития ЛС).

3.2 Спецификация микропроцессов процессов для каждой группы СМТО.

Цель: определить функции каждой группы СМТО, получить полную информацию о текущей деятельности групп, составить спецификации бизнес-процессов

Мероприятия:

- проведение обследования бизнес-процессов каждой группы СМТО;

- составление описания и схематическая интерпретация бизнес-процессов;

- составление «фотографии рабочего дня», для определения времени выполнения отдельных операций;

- определение проблем, возникающих при выполнении бизнес-процессов;

- составление перечня используемых документов (входящих, исходящих, и возникающих в ходе процесса);

- составление спецификации бизнес-процессов;

- согласование спецификаций бизнес-процессов с ведущими специалистами СМТО;

- внесение изменений и уточнений в спецификации.

Исполнительная подсистема: реализации бизнес-процессов (группа комплектации оборудования, группа закупок материальных ресурсов, группа экспедиции, группа хранения).

3.3 Систематизация документооборота

Цель: обеспечение «прозрачного» документооборота

Мероприятия:

- составление таблицы документов, участвующих в бизнес-процессах;

- составление каталога форм документов, в котором приводятся образцы всех форм документов, участвующих в документообороте;

- составление журнала регистрации документов;

- автоматизация документооборота (выполняется привлеченными специалистами подразделения информационных технологий).

Исполнительная подсистема: формирования ЛС (группа формирования и развития ЛС), реализации бизнес-процессов (группа комплектации оборудования, группа закупок материальных ресурсов, группа экспедиции, группа хранения).

3.4 Моделирование бизнес-процессов

Цель: построение наглядных (визуальных) моделей бизнес-процессов.

Мероприятия:

- рассмотрение альтернативных сценариев, в каждом из которых создаются описания процессов;

- имитационное моделирование различных процессов при помощи компьютерной модели;

- реализация выбранного варианта модели.

Исполнительная подсистема: специалисты подразделения информационных технологий компании.

4. Прогнозирование и планирование

Цель: разработка прогнозов и планов, устанавливающих на перспективу определенных параметров логистической деятельности

Мероприятия:

- разработка различных видов прогнозов для определения возможных состояний логистической системы в будущем и путей достижения возможных состояний;

- разработка на основе прогнозов различных видов планов развития логистической системы (стратегических, долгосрочных, среднесрочных, краткосрочных);

- определение плановых логистических показателей.

Исполнительная подсистема: прогнозирования, планирования и контроллинга (группа планирования и контроля).

5. Контроллинг

Цель: Координация управления бизнес-процессами

Мероприятия:

- расчет фактических значений логистических показателей;

- сравнение фактических и плановых логистических показателей;

- анализ результатов.

Исполнительная подсистема: прогнозирования, планирования и контроллинга (группа планирования и контроля).

6. Оценка эффективности

Цель: расчет показателей эффективности

Мероприятия:

- определение относительной экономии материально-технических ресурсов в стоимостном и натуральном выражении;

- определение времени оборота материально-технических ресурсов;

- определение скорости оборачиваемости ресурсов;

- определение снижения общих логистических издержек.

Исполнительная подсистема: прогнозирования, планирования и контроллинга (группа планирования и контроля).

7. Корректировка логистической системы

Цель: совершенствование логистической системы

Мероприятия:

- перепроектирование бизнес-процессов (изменение последовательности операций, объединение нескольких операций в одну, сокращение времени выполнения операций и т. п.);

- выбор системы управления запасами для каждого вида материально-технических ресурсов;

- разработка специфической системы управления запасами;

- разработка мероприятий по уменьшению риска сбоев поставок.

Исполнительная подсистема: формирования ЛС (группа формирования и развития ЛС).

При формировании логистической системы автором предлагается учитывать следующие моменты:

- формирование логистической системы как совокупности взаимосвязанных и взаимодействующих бизнес-процессов обеспечения и соответствующих им функциональных подсистем, необходимо осуществлять на основе современной концепции реинжиниринга бизнес-процессов (БПР);

- логистическая система должна располагать многотерминальной автоматизированной системой, имеющей собственную базу данных и выход на корпоративную информационную сеть, что позволит организовать работу подсистем, как единого целого, избежать повторения одних и тех же операций, сократить время цикла материально-технического обеспечения, перейти на безбумажную технологию.

4. Проведен анализ организации управления запасами материально-технических ресурсов предприятий связи Свердловской области

Характерной отраслевой особенностью связи является невещественная форма результата деятельности. Результат деятельности телекоммуникационных операторов представляет собой полезный эффект процесса передачи различных видов информации, который проявляется во всех сферах деятельности. Невещественная форма результата деятельности обуславливает отсутствие в производственном процессе сырья и основных материалов. Это, в свою очередь, отражается на структуре производственных фондов. Проведенный анализ структуры производственных фондов телекоммуникационных операторов показал, что в общей структуре производственных фондов на долю основных производственных фондов приходится 82%, а на долю оборотных средств 18%. В структуре оборотных средств на долю фондов обращения (денежные средства) приходится 80%, а на долю оборотных производственных фондов (запасы материально-технических ресурсов) 20%.

Несмотря на то, что оборотные производственные фонды в силу специфики результата деятельности телекоммуникационных операторов имеют небольшой удельный вес в общем объеме производственных фондов. Небольшая доля оборотных производственных фондов в общем объеме производственных фондов телекоммуникационного оператора не снижает их роли в процессе предоставления услуг. Они непосредственно участвуют в обеспечении технической возможности предоставления услуг связи и организации технической эксплуатации оборудования.

Недостаток материально-технических ресурсов приводит к нарушению нормального функционирования предприятий связи. Например, повреждение кабеля на одном из участков сети при недостатке или отсутствии его запасов может привести к нарушению работы сетевых элементов на данном участке, а также к существенным сбоям в работе всей сети. В то же время, наличие неиспользуемых запасов замедляет оборачиваемость оборотных средств и ведет к существенным издержкам по содержанию самих запасов.

В связи с этим, оборотные производственные фонды, которые включают в себя различные виды материально-технических ресурсов, имеющие широкий спектр номенклатуры, являются одним из значимых управляемых объектов логистической системы управления материально-технического обеспечения телекоммуникационных операторов.

В качестве исходных данных для анализа организации управления запасами материально-технических ресурсов Екатеринбургском филиале была определена их видовая структура и объем за период с гг. (таблица 3).

Таблица 3 – Виды и объем запасов ЕФ за период гг.

Вид запаса	Объем запаса, тыс. руб.
2003	2004	2005	2006
Кабель
Прочие основные материалы
Топливо	7636	11944	21 796	16680
Запасные части	91 528		90 821	81 800
Прочие материалы	94 070
Стройматериалы	52 773	1
Инвентарь	47 494	61 745	64 203	53 120
Товары	7452	35330
Расходы будущих периодов	0	115786
Прочие	0	106612	29 667	27 521
Итого за год		1	1	1

Проведенный анализ объема запасов показал, что запасы материально-технических ресурсов ЕФ значительны. В стоимостном выражении среднегодовой запас за период составляет 1306195 тысяч рублей. Следовательно, одной из главных задач Службы материально-технического обеспечения является задача эффективного управления запасами и их минимизация.