Руководство пользователя (стр. 1 )

 

Руководство пользователя

СТАНДАРТ ВПО

Программа для автоматизации работы секретаря учебного отдела, для печати
вкладышей и приложений к дипломам, академических справок
высшего профессионального образования образца
2005 года.

 

Линия консультаций и заказов: 8 (83, 8 (83тел./факс/автоотв.), 0 (Мегафон-Урал), 7 (МТС). Skype: pbprog

Автор и разработчик, правообладатель: © , . Адрес: Россия, Кировская обл., 07/1, 89.

http://psbatishev.narod.ru

http://*****

mailto:*****@***ru

Руководство пользователя по работе с компьютерной программой для автоматизации печати вкладышей и приложений к дипломам государственного образца 2003 года (инструкция по заполнению 2005 года) высшего профессионального образования «Диплом-стандарт» ВПО.

Подробно описаны возможности программы, способы работы, последовательность выполнения операций, методы защиты и предотвращения потери и порчи информации, приведены правила создания шаблонов документов для расширения возможностей программы.

Руководство состоит из 5 разделов: введение, начальные сведения о программе, работа с программой (основной раздел), работа с базой данных, ответы на часто задаваемые вопросы. Материал руководства полностью раскрывает все аспекты работы программы и ее использования для конкретных нужд пользователей.

Пакет программного обеспечения и руководство пользователя соответствует по требованиям сертификации, безопасности, лицензирования, санитарных норм и правил соответствует следующим нормативным документам:

· ГОСТ Р ИСО/МЭК (п. п. 3.1.3, 3.1.5, 3.1.7, 3.3.1, 3.3.3, 3.3.5)

· ГОСТ (табл.1, п. п. 1.2, 3, 6)

· ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 9127-94 (п. п. 6.3-6.5)

Программа является интеллектуальной собственностью автора и защищена законодательством об авторском праве – Гражданским кодексом РФ 4 часть. Пользователи при приобретении рабочей версии программы получают неисключительные пользовательские права на использование программы «Диплом-стандарт» и должны выполнять требования Лицензионного соглашения, действие которого распространяется как на программу, так и на настоящую документацию, распространяемую в электронном и в печатном виде.

Ó , г.

Оглавление

1. ВВЕДЕНИЕ.. 5

2. НАЧАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ О ПРОГРАММЕ.. 6

2.1. Назначение и возможности программы.. 6

2.2. Варианты программы и ограничения. 7

2.3. Системные требования. 8

2.4. Порядок установки программы.. 9

2.5. Компоненты программы.. 11

2.6. Запуск программы.. 11

2.7. Знакомство с программой в демонстрационном режиме. 12

2.8. Регистрация программы.. 13

2.9. Хранение информации в базе данных. 13

2.10. Окно программы, панель инструментов. 14

2.10.1. Окно программы.. 14

2.10.2. Меню Вид. 15

2.10.3. Панель инструментов «Стандартная». 15

2.10.4. Установка пароля. 16

2.10.5. Работа с вложенными окнами. 16

2.10.6. Получение справочной информации. 17

3. РАБОТА С ПРОГРАММОЙ.. 18

3.1. Порядок работы с программой.. 18

3.2. Сведения об образовательном учреждении. 19

3.3. Справочники. 20

3.3.1. Работа со справочниками. 21

3.3.2. Выделение строк в таблицах. 24

3.3.3. Сортировка таблиц. 24

3.3.4. Печать таблиц. 25

3.3.6. Импорт данных. 27

3.4. Заполнение справочников. 29

3.4.1. Виды оценок. 29

3.4.2. Дисциплины.. 29

3.4.3. Специальности. 30

3.4.4. Учебные группы.. 31

3.4.5. Учебный план. 34

3.4.6. Студенты.. 35

3.4.7. Итоговые оценки. 38

3.5. Печать документов. 39

3.5.1. Печать документов государственного образца. 39

3.5.2. Печать других документов. 41

3.5.3. Решение проблем с печатью документов. 41

3.6. Шаблоны документов Word. 41

3.6.1. Назначение и принципы шаблонов. 41

3.6.2. Открытие файлов шаблонов. 42

3.6.3. Заполняемые поля (закладки) 42

3.6.4. Наименования закладок. 43

3.6.5. Рекомендации по подгонке шаблонов. 45

4. Работа с базой данных.. 47

4.1. Создать новую базу данных. 47

4.2. Открыть базу данных. 48

4.3. Сохранить базу данных в другом файле. 48

4.4. Сжатие и восстановление базы данных. 48

4.5. Архивирование и рекомендации по защите информации. 49

4.6. Копирование базы данных на съемный диск (флеш) 49

4.7. Восстановление базы данных со съемного диска (флеш) 50

5. Часто задаваемые вопросы... 52

Как работать с электронным руководством?

Если Вы работаете с электронной версией настоящего руководства пользователя, то Вы можете, удерживая клавишу Ctrl, навести мышь на нужную строку и нажать левую кнопку мыши – Вы перейдете в начало соответствующего раздела руководства. В тексте руководства Вы можете, удерживая Ctrl, навести мышь на гиперссылку и нажать левую кнопку мыши – Вы перейдете на нужный раздел руководства.

Как распечатать руководство книжкой на лазерном принтере?

Вы можете распечатать руководство обычным способом: Файл \ Печать, но для экономии бумаги и компактности и удобства использования можно распечатать руководство книжкой, для этого включите лазерный принтер, вставьте бумагу 13 листов формата А4 плотность 80 г/м2, нажмите Alt+F8, выберите строку Печать_книжкой, нажмите кнопку Выполнить, затем Да. Принтер напечатает на листах формата А4 по 2 страницы с одной стороны с первой и последней страницы книжки к середине.

Переверните бумагу, чтобы напечатать на тех же листах с другой чистой стороны, снова нажмите Да. Печать начнется с середины книжки к первой и последней странице.

Примечание: Если при нажатии кнопки Выполнить печать не происходит, то возможно запрещено выполнение макросов в программе Word. Выполните: Сервис \ Макрос \ Безопасность \ Средняя. Закройте документ, откройте вновь и при открытии нажмите Не отключать макросы.

1. ВВЕДЕНИЕ

Программа «Диплом-стандарт» ВПО позволяет полностью автоматизировать процесс печати документов по выпуску специалистов, бакалавров, магистров высшего профессионального образования: вкладыша к диплому, приложения, академической справки (документы образца 2003 года). Программа будет полезна в работе секретарей учебных отделов ВУЗов, позволит ускорить процесс подготовки документов.

Программа полностью соответствует требованиям, изложенным в «Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов», утвержденной Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 10 марта
2005 г. №65 (далее по тексту даются ссылки на данную инструкцию).

Программа проста в освоении, так как наследует знакомые пользователю приемы и методы работы, стандартный вид окна и интерфейс.

Программа надежна в работе, так как в программе имеются механизмы надежного хранения и резервного копирования данных.

Программа настраиваема – Вы можете корректировать шаблоны документов в Word, создавать свои шаблоны, расширяя тем самым возможности программы.

Программа документирована – данного руководство пользователя содержит данные не только по использованию готовых возможностей, но и описание технического характера.

Программа опробована и универсальна – после доработки под стандарт 2003 года были собраны предложения и замечания от ВУЗов различных регионов страны, все они были выполнены разработчиком.

Программа существует в 3-х версиях: для начального, среднего и высшего профессионального образования – «Диплом-стандарт» НПО, СПО, ВПО.

Программа постоянно дорабатывается, поэтому, пожалуйста, присылайте свои предложения. Это позволит сделать программу более функциональной, удобной и максимально соответствующей Вашим ожиданиям и запросам, уважаемые коллеги.

С уважением к Вам и надеждой на плодотворное сотрудничество,
автор и разработчик программы «Диплом-стандарт», .

2. НАЧАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ О ПРОГРАММЕ

Программа «Диплом-стандарт» ВПО предназначена для автоматизации работы секретаря учебных отделов ВУЗов, для печати вкладышей и приложений к диплому с оценками высшего профессионального образования образца 2003 года по выпуску специалистов, бакалавров, магистров, а также академических справок.

Программа ориентирована на печать на бланках всех типографий России: », СПб БФ «Гознак», Знак», , а также для печати на всех типах и марках принтеров, технически позволяющих выполнять печать. Это достигается за счет настраиваемых шаблонов Word.

Возможности программы:

· Печать титула диплома, приложения к диплому, академической справки, а также книги регистрации выданных документов.

· Ввод и импорт из Excel списков студентов (выпускников) по группам.

· Ввод учебного плана (перечня дисциплин и количества часов) по специальностям, группам.

· Ввод итоговых оценок по дисциплинам, курсовым работам, практикам и т. п. с указанием учебного заведения, где изучена дисциплина (для сноски).

· Автоматическое заполнение фамилии, имени, отчества в дательном падеже.

· Ввод всех необходимых данных для печати документов.

· Возможность настройки и создания шаблонов печатных форм (шаблоны Word).

· Установка пароля на вход в программу.

· Разграничение прав пользователей при работе в сетевой версии программы.

· Возможности автоматической отправки базы данных разработчику.

· Возможность копирования базы данных на флеш, восстановления с флеш для резервного копирования или переноса информации на другой компьютер.

Преимущества:

· Программа удобна в работе, легка в освоении.

· Стандартный вид окна и интерфейс Windows.

· Имеется руководство пользователя, обучающий фильм.

· С течением времени программа постоянно улучшается и дорабатывается по Вашим предложениям, производится обновление версий.

· Программа настраиваема (шаблоны печатных форм).

· Программа опробована в учебных заведениях России и универсальна.

· Осуществляется техническая поддержка по телефону линии консультаций.

Варианты программы

Программа выпускается в следующих вариантах:

· рабочая версия – предназначена для работы пользователей, которые приобрели неисключительные права на использование программы,

o сетевая версия – для работы на нескольких компьютерах в сети с одной базой данных,

o однопользовательская версия – для работы одного пользователя на одном компьютере,

· демонстрационная версия – предназначена для ознакомления с программой широким кругом лиц и организаций.

Рабочая версия программы без выполненной регистрации работает в демонстрационном режиме, а при вводе кода регистрации работает в обычном режиме, в котором доступны все возможности программы.

При работе в демонстрационной версии и демонстрационном режиме доступны все возможности программы, однако, введенная информация не будет сохранена при выходе из программы.

Существуют отдельные программы для заполнения дипломов
(и свидетельств) начального, среднего и высшего профессионального образования, для школ разработана программа «Аттестат школы».

Ограничения

В программе не ограничено количество вводимой информации в справочники.

Примечание: В демонстрационном режиме и в демонстрационной версии есть ограничения на количество строк в справочниках.

Ограничения

В программе не ограничено количество вводимой информации в справочники.

Примечание: В демонстрационном режиме и в демонстрационной версии есть ограничения на количество строк в справочниках.

Персональный компьютер 2000 года изготовления и новее:

1. Минимальные требования:

· Процессор: Celeron-333 (Pentium II);

· ОЗУ: 32 Мегабайта;

· Объем жесткого диска: 800 Мегабайт.

2. Оптимальные требования:

· Процессор: Celeron-633 (Pentium II или выше);

· ОЗУ: 128 Мегабайт;

· Объем жесткого диска: 2 Гигабайта.

Программа занимается на жестком диске не более 50 Мегабайт.

Программное обеспечение:

1. Microsoft Windows 95/98/Me/2000/XP/Vista/7 (любая версия из перечисленных);

2. Microsoft Office 2000/XP/2003/2007 (любая версия из перечисленных), в том числе:

2.1. Microsoft Word – вывод документов: вкладыш, приложение к аттестату, свидетельство,

2.2. Microsoft Excel – распечатка справочников,

Примечание: программы Word, Excel входят в комплект программ Microsoft Office и наиболее часто бывают установлены на компьютере.

Примечание: Операционная система Windows, комплект программ Microsoft Office в комплект поставки программы «Диплом-стандарт» не входят и приобретаются Вами отдельно.

Для хранения информации используется база данных формата Microsoft Access, но наличие самой программы не обязательно, достаточно наличие в системе компонента dao360.dll, который, как правило, бывает установлен.

Если Вы пожелаете отослать Вашу базу данных разработчику для экспертизы и получения рекомендаций, то автоматически может быть сформировано письмо в программе Microsoft Outlook с вложенной базой данных. Если Вы используете другой почтовый клиент, то электронное письмо Вы можете создать вручную.

Для нормальной работы с программой необходим видеорежим с разрешением не менее 800х600 точек с глубиной цвета не хуже High Color.

Программа требует наличия на компьютере мыши. Работа без мыши невозможна.

ВНИМАНИЕ!

Программа должна быть установлена в папку на локальном жестком диске (регистрация на флешь невозможна).

Программа должна иметь «Доступ на запись» в ту папку, в которой она установлена (обычно c:\Program Files\Диплом-стандарт ВПО), иначе она не может быть зарегистрирована (введены коды регистрации), а также не будут сохранены документы в подпапке Документы. Доступ на запись нужен и в ту папку, где будет находиться база данных (по умолчанию она находится в папке, куда установлена программа).

Если Вы используете операционную систему Windows 2000, либо XP или 2003, то либо необходимо иметь права Администратора при входе в систему при загрузке компьютера, либо Вам как пользователю должны быть предоставлены права на запись в папку, где установлена программа «Диплом-стандарт».

Если у Вас нет прав на запись в папку, обратитесь к системному администратору учебного заведения.

Программа нуждается в корректной установке. Простого копирования программы с одного диска на другой (при отсутствии некоторых компонентов в системе) будет недостаточно.

ВНИМАНИЕ! Если Вы производите переустановку программы после сбоя, то сделайте резервную копию файла базы данных: Сервис/Архивировать базу данных, либо вручную.