Интегрированный урок «Организация работы с документами. Регистрация документов в программе СУБД Access» (стр. 2 )

1. Познакомить учащихся с возможностями СУБД Access;

2. Научить способам создания таблиц в режиме Конструктора и Мастера таблиц и работы с ними на примере регистрации документов;

Развивающие:

1. Развивать компьютерную грамотность учащихся;

2. Развивать представления о прикладном значении программного пакета Microsoft Office (в частности программы MS Access);

3. Развивать интерес к уроку, предмету, науке в целом, а также развитие логического мышления по средствам сравнения, анализа, синтеза, сопоставления.

Воспитательные:

1. Воспитание информационной культуры.

Методы обучения: словесный, наглядный, практический.

План проведения урока:

Этапы урока	Временная реализация
Вводный инструктаж	30 мин.
Организационный момент
Актуализация опорных знаний
Инструктирование учащихся по теме урока
Закрепление материала урока
Текущий инструктаж	50 мин.
Обходы рабочих мест учащихся с целью проверки
Соблюдение технологии выполнения работ
Соблюдение правил безопасности труда
Качество выполнения работ
Прием и оценка выполнения работ
Заключительный инструктаж	10 мин.
Сообщения и аргументации оценок за урок

Ход урока:

2 Вводный инструктаж

Мастер: Приветствие, проверка явки учащихся, готовность группы к уроку.

Мастер: На уроке делопроизводства вы познакомились с документооборотом предприятия.

При использовании технических средств - компьютера, факса, телефона принципиально изменяется организация документооборота:

· Вы уже убедились в том, насколько ускоряется процесс составления, редактирования, рассылки документов,

· С помощью факсов и электронной почты ускоряется процесс доставки и отправления документов. (презентация № 2 слайд 2)

В процессе регистрации документов закладывается информационно-поисковая система по всем документам организации.

Вы знаете, что существует три формы регистрации документов. Сегодня мы остановимся на одной из них – автоматизированной регистрации документов, которая позволяет объединить все сведения о документах в единую базу данных, ведя регистрацию на различных рабочих местах. На ее основе можно организовать централизованную информационно-справочную базу данных.

Регистрация преследует три цели:

· Учет документов

· Контроль за их исполнением

· Справочная работа с документами (презентация № 2 слайд 3)

Целью нашего урока является регистрация входящих и исходящих документов на условном предприятии МАЯК с помощью программы СУБД Access. (презентация № 2 слайд 4)

Вам предстоит решить следующие задачи:

Зарегистрировать входящие и исходящие документы. Для этого:

· Создать в программе Access соответствующие Журналы

· В них определить поля и свойства полей

· Заполнить журналы

На предыдущем занятии вы познакомились с видами баз данных, возможностями и основными объектами программы СУБД Access.

Проверим ваши знания, которые необходимы при выполнении практической работы.

· Почему база данных называется реляционной? (презентация № 2 слайд 5)

Ответы учащихся: Структура БД, в которой данные строятся по принципу взаимосвязанных таблиц - реляционная

· Дайте определение таблицы (презентация № 2 слайд 5)

Ответы учащихся: Таблица – основной объект реляционной БД.  Объект базы данных, предназначенный для упорядоченного хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов), которые поддерживаются программой. Имеет свои свойства, правила заполнения и обработки данных, элементы управления и связи.

· Какие основные типы данных знаете? (презентация № 2 слайд 6)

Ответы учащихся: СЧЕТЧИК – целые числа, которые задаются автоматически при вводе записей. Эти числа не могут быть изменены пользователем;

ТЕКСТОВЫЙ – набор букв, цифр, знаков, содержащий до 255 символов;

ЧИСЛОВОЙ – числа;

ДАТА/ ВРЕМЯ – дата или время;

ДЕНЕЖНЫЙ - числа в денежном формате;

ЛОГИЧЕСКИЙ – значения Истина(Да) или Ложь (Нет);

· Перечислите свойства поля? (презентация № 2 слайд 7)

Ответы учащихся: РАЗМЕР ПОЛЯ - определяет максимальную длину текстового или числового поля;

ФОРМАТ ПОЛЯ - устанавливает формат данных.

ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ ПОЛЕ - указывает на то, что данное поле обязательно надо заполнить.

УСЛОВИЕ НА ЗНАЧЕНИЕ - выражение, накладывающее ограничения на значения, которые вводятся в данное поле.

ПОДСТАНОВКА - Вставка нескольких значений в одно поле.

· Дайте определение ключевому полю (презентация № 2 слайд 8)

Ответы учащихся: В каждой записи содержится уникальное значение. Используется для предотвращения появления дублирующих записей. В качестве ключевого поля используется СЧЕТЧИК.

· Дайте определение связи между таблицами? (презентация № 2 слайд 8)

Ответы учащихся: Возможность по данным одной таблицы узнать данные другой. Связь устанавливается с помощью числового идентификатора.

· Перечислите виды связей? (презентация № 2 слайд 8)

Ответы учащихся: СВЯЗЬ «ОДИН-К-ОДНОМУ» Каждому экземпляру одного объекта соответствует один и только один экземпляр другого объекта и наоборот

СВЯЗЬ «ОДИН-КО-МНОГИМ» Каждому экземпляру одного объекта соответствует несколько экземпляров другого объекта, однако каждому экземпляру второго объекта соответствует только один экземпляр первого объекта

СВЯЗЬ «МНОГИЕ-КО-МНОГИМ» Каждому экземпляру одного объекта соответствует несколько экземпляров другого объекта и наоборот.

Продолжаем работать в созданных микрогруппах: Отдел Входящих документов и Отдел исходящих документов.

Каждой группе необходимо выполнить по два задания и ответы занести в карточки.

Учащиеся работают в группах. Мастер координирует работу группы.

для отдела РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

· Задание 1 Определите тип и свойства полей необходимые для регистрации документов, поступающих в организацию? Графы журнала Тип поля Свойства поля Дата поступления Регистрационный номер документа Автор (корреспондент) Дата документа Номер документа Краткое содержание документа Резолюция (кому направлен документ) Дополнительные сведения о документе Расписка в получении Отметка об исполнении

· Задание 2

В рабочих папках находится подборка документов. Определите, какие документы относятся к категории входящих и подлежат регистрации, а какие – нет. (Приложение 1)

для отдела РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

· Задание 1 Определите тип и свойства полей необходимые для регистрации исходящих документов? Графы журнала Тип поля Свойства поля Дата поступления Регистрационный номер документа Корреспондент (получатель) Краткое содержание документа Кем подписан документ Исполнитель Дополнительные сведения о документе Отметка об исполнении