Интегрированный урок «Организация работы с документами. Регистрация документов в программе СУБД Access» (стр. 3 )

· Задание 2

В рабочих папках находится подборка документов. Определите, какие документы относятся к категории исходящих и подлежат регистрации, а какие – нет. (Приложение 1).

Подведем итоги работы групп. Ответы учащихся:

Задание 1. Определение типа и свойств полей

отдел РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

1. Дата поступления

2. Регистрационный номер документа

3. Автор (корреспондент)

4. Дата документа

5. Номер документа

6. Краткое содержание документа

7. Резолюция (кому направлен документ)

8. Дополнительные сведения о документе

9. Расписка в получении

10. Отметка об исполнении

(презентация № 2 слайд 9)

отдел РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

1. Дата документа

2. Регистрационный номер документа

3. Корресподент (получатель)

4. Краткое содержание документа

5. Кем подписан документ

6. Исполнитель

7. Дополнительные сведения о документе

8. Отметка об исполнении

(презентация № 2 слайд 10)

Задание 2. Отбор документов

Ответы учащихся:

К категории входящих и подлежат регистрации относятся:

Телефонограмма Пермского цирка

Письмо от

Письмо-извещение от Кировской мебельной фабрики

Письмо от С-П ГАМТУ

Телеграмма РУСЬТУРЭКС

К категории исходящих и подлежат регистрации относятся:

Письмо-просьба предприятию Энергонадзор

Справка

Письмо-напоминание

Телефонограмма

Мастер: Разберем на примере письма какие поля в журнале регистрации соответсвуют реквизитам документа (презентация № 2 слайд № 11).

3 Текущий инструктаж

Мастер: Выполните практическую работу «Регистрация документов в программе СУБД Access» Вам необходимо:

· В базе данных Кадры создать таблицу «Журнал входящих/ исходящих документов»

· Зарегистрировать отобранные документы на условном предприятии «МАЯК»

Одна группа регистрирует входящие документы, вторая – исходящие документы. Вы уже определили: какие документы подлежат регистрации, в карточках указали реквизиты документов, тип и свойства полей.

Критерии оценки работ:

· Заполнение полей таблицы: Выбор типа и свойств полей

· Регистрация документов: Заполнение таблицы данными

Мастер:

4 Заключительный инструктаж

Подведем итоги урока. Цель урока – регистрация документов с помощью программы СУБД Access. Для этого нам понадобились знания делопроизводства, компьютеризации делопроизводства, информационных технологий.

Вы отлично справились с работой. Хочу отметить работу ………………………

Также отмечаю активную работу ……………………………………………… на уроке, хорошие знания теоретического материала, что и отразилось на ваших оценках.

Какие были сложности в работе?

Что нового вы узнали?

Итак, наш урок подошел к концу, я рада, что урок вам понравился, вы узнали что-то новое для себя.

Я благодарю вас за урок. Спасибо.

Список использованной литературы:

1 , MS Office 2007, М. 2007

2 , ,Эффективный справочник, М,2006

3 , Настольная книга секретаря, С-П,2003

4 , Работа на компьютере в офисе, М, 2008

5 Эффективное делопроизводство на ПК, Питер, 2006

6 , , Персональный компьютер, М, 2010

7 , Делопроизводство, М, 2010

8 Мушковатый И, ПК для секретаря, Р на Дону, 2003

9 . , Делопроизводство, Р на Дону, 2009

Приложение 1

РАБОЧАЯ ПАПКА

ДОКУМЕНТЫ

ПРОТОКОЛ

29.02.2012 №21

Совещания руководства

Председатель -

Секретарь -

Присутствовали: , ,

Повестка дня:

1. Об образовании функционального подразделения отдела информатизации. Информация юрисконсульта

2. О заключении договоров хозяйственной деятельности фирмы. Информация зам. директора по хозяйственным вопросам

1.СЛУШАЛИ:

- о необходимости образования функционального подразделения – отдела информатизации – с целью качественного и современного обеспечения деятельности фирмы информацией.

ВЫСТУПИЛИ:

– о формах и методах работы отдела.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Признать целесообразным создание самостоятельной службы информатизации.

1.2. Внести изменения в структуру и штатную численность фирмы.

2.СЛУШАЛИ:

– текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

– О необходимости заключения договоров.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1.Одобрить перспективный плана развития отдела.

Председатель «личная подпись»

Секретарь «личная подпись»

Директору

ТЕЛЕФОНОГРАММА

05.09.2011 №02-65\164

14 час. 15 мин.

Совещание «круглый стол «Возрождение»» переносится в гостиницу «Славянская» (конференц-зал). Время проведения – 12.09.2011 в 17.00 регистрация участников – в 16.00.

Председатель оргкомитета «личная подпись»

Передал: принял:

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Главному инженеру

16.02.2012

О несоблюдении техники

безопасности на стройучастке

Мною неоднократно ставился перед Вами вопрос о соблюдении техники безопасности на стройучастке. Однако до сих пор отсутствуют ограждения в местах производства строительных работ:

1. Не ограждаются места сварочных работ, где могут падать предметы с высоты.

2. В районе механосборочного цеха ведется бетонирование колонн, хотя ограждение котлована не сделано.

Прошу срочно принять меры.

Инженер по технике безопасности Ильин

ПРОТОКОЛ

24.02.2012 № 12

ежегодного собрания акционеров

Председатель: Серов A.M.

Секретарь:

Присутствовали: акционеры (72 чел., что составляет 95% голосов, см. приложение 1 «Список присутствующих акционеров»).

Повестка дня:

1. Об итогах финансово-хозяйственной деятельности 2011 г. Докладчик

2. Об утверждении заключения Ревизионной комиссии ОАО.

3. О дивидендах по акциям за 2011 г.

4. Об утверждении аудитора ОАО.

1. СЛУШАЛИ:

- краткое изложение содержания выступления (см. приложение 2).

ВЫСТУПИЛИ:

- изложение содержания выступления или вопроса.

- изложение содержания выступления или вопроса.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Утвердить балансовый отчет о финансово-хозяйственной деятельности 2011 г.

1.2 Доработать годовой план 2012 г. С учетом дополнений до 15.03.2012 (отв. ).

2. СЛУШАЛИ:..

- краткое изложение содержания выступления (см. приложение 2).

ВЫСТУПИЛИ:

- изложение содержания выступления или вопроса.

- изложение содержания выступления или вопроса.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Утвердить заключение ревизионной комиссии о финансово-хозяйственной деятельности 2011 г.

1.2 Разработать годовой план ревизионной комиссии 2012 г. с учетом дополнений до 15.04.2012 (отв. ).

Приложение: 1. Список присутствующих акционеров 1 л.

2. Доклад на 5 л.

3. Доклад на 4 л.

Председатель подпись

Секретарь подпись

+» Директору

Ордынка,43 г-же

Москва, 113265 Юности, 12

Тел. Чусовой, 618200

Факс (0

23.02.2012 № 2-4/65

На № 3-4-14 от 01.01.2001

О замене 2 ТВ «Sony»

!

Сообщаем Вам, что в полученной нами 12.01.2012 партии ТВ №8 были обнаружены при приемке 2 (два) бракованных ТВ в поврежденной упаковке. Для подтверждения направляем Вам копию акта приемки товара от 01.01.2001 № 000.

Мы сожалеем о случившемся и просим Вас заменить бракованные ТВ «Sony» на качественные согласно пп.4.2. нашего контракта.

Надеемся, что наше дальнейшее сотрудничество будет более успешным.

Приложение: на 1 л.

Коммерческий директор подпись

Вх. №

Дата

Пермский государственный цирк

Секретарь-референт секретарь

тел. . тел.

18.02.12 11:59 18.02.12 12:04

ТЕЛЕФОНОГРАММА

00.15.7 № 28

231657 г. Пермь,

ПРОШУ ПОДТВЕРДИТЬ ОПЛАТУ ПЛАТЕЖНОГО ПОРУЧЕНИЯ ПО КОНТРАКТУ №15/МТ ОТ 21.03.2012.

Директор государственного цирка

СПРАВКА

Дана Петрову Геннадию Ивановичу в том, что его месячный оклад составляет 14000 рублей.

Директор

Закрытое акционерное общество

г. Чусовой, Генеральному директору

ул. Юности, 12 «Энергонадзора»

Телефон

05.03.2012 № 000

На №_______ от____________

Уважаемый, Михаил Васильевич!

Энергонадзором установлен срок 11.02.2012 г. ограничения подачи электроэнергии (ТП-507), что приведет к гибели растений на площади 5 га закрытого грунта. Город недополучит 300 тонн свежих овощей. Убытки составят 636 тыс. рублей.

принимаются все меры по погашению задолженности «Энергонадзору».

Оплата за тепловую и электрическую энергию производится по мере поступления средств на счет .

Просим с пониманием отнестись к озабоченности коллектива предприятия и оказать содействие в сложившейся ситуации.

Директор

Исп.

Закрытое акционерное общество «Маяк»

ПРИКАЗ

21.03.2012 г. № 000

О внесении изменений в штатное

расписание предприятия

В целях совершенствования организационной структуры, оптимизации численного состава предприятия.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать с 01.04.2012г. на предприятии службу документационного обеспечения управления – службу ДОУ. Установить предельную численность состава службы на 2012 год – 32 должностных единицы, в том числе:

1.1. Административная группа – 2 чел.

1.2. Отдел делопроизводства – 10 чел.

1.3. Отдел хранения документов – 5 чел.

1.4. Отдел технического исполнения документов – 10 чел.

1.5. Отдел обеспечения – 5 чел.

2. Начальнику отдела кадров к 10.04.2012 во взаимодействии с председателем аттестационной комиссии предприятия представить предложения по укомплектованию службы ДОУ, а также кандидатуры на должности начальника службы и его заместителя.

До 01.06.2012 во взаимодействии с заместителем генерального директора по управлению и главным бухгалтером обеспечить внесение необходимых изменений в действующее штатное расписание предприятия, утвержденное приказом от 01.01.2001 №1.

3. Ввести в действие с 01.07.2012 уточненное расписание предприятия (приложение 1 к настоящему приказу).

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора предприятия.

Приложение: на 1 л.

Генеральный директор личная подпись

С приказом ознакомлен:

Начальник отделакадров личная подпись

Закрытое акционерное общество

ПРИКАЗ

11.03.2012 № 000

Об утверждении инструкции

по делопроизводству

В соответствии с распоряжением Пермского департамента образования от 25 января 2012 г. №25 «Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству на предприятиях Пермского края», а также в целях организации единого порядка работы с документами

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в .

2. Возложить персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции по делопроизводству на заместителя директора Пронину Наталью Николаевну.

3. Поручить руководителям структурных подразделений в 2-месячный срок организовать изучение Инструкции по делопроизводству всеми работниками подразделений и обеспечить надлежащий порядок в работе с документами.

4. Контроль над исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор личная подпись

С приказом ознакомлен:

Зам. директора личная подпись

Закрытое акционерное общество

УТВЕРЖДАЮ

председатель комитета

____________

25.03.2012

АКТ

18.032012 № 000

г. Чусовой

О проверки сохранности документов

Основание: приказ председателя комитета «О проверке сохранности управленческих документов».

Составлен комиссией в составе:

Председатель: зам. председателя комитета

Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом

2. Инспектор отдела кадров

3. Зам. главного бухгалтера

4. Референт

В период с 16 по 18 марта 2012 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.

Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Пермским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено. Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.

Составлен в 2 экземплярах: 1-й – в дело № 1-23, 2-й – в краевой архив.

Председатель комиссии Подпись

Члены комиссии Подпись

Кировская мебельная фабрика Директору

«Шархат»

г. Киров, г. Чусовой,

ул. Гастелло, 12 ул. Трудовая, 23

Тел.: (8, факс. (8

E-mail: [e-mail],

02.02.2012 № 02-13\29

На№03-12\98 от 01.01.2001

Об отказе в удовлетворении просьбы

Сообщаем Вам, что просьба о переносе сроков оплаты за отправленную продукцию не может быть удовлетворена в связи с трудным положением фабрики.

С уважением

директор фабрики

Начальнику

г. Чусовой, Трудовая, 23 конструкторского бюро

Металлургический завод

Тел. (8,

факс: (8

E-mail: [e-mail]

16.01.2012 №12-34\01

О выполнении заказа на чертеж

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором /16 Вы должны выполнить чертеж складского помещения до 15.01.2012.

Директор

Санкт-Петербургская государственная академия Директорам

методов и техники управления предприятий и организаций

(ЛИМТУ)

Кафедра правового обеспечения управления

Санкт-Петербург,

ул. Гастелло, 12

Тел.: (8,

факс: (8

E-mail: [e-mail]

26.04.2003 №04-12\36

О выпуске книги

Санкт-Петербургская государственная академия методов и техники управле­ния подготовила к изданию книгу «Справочное пособие специалиста кадровой служ­бы». В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных доку­ментов, правила организации работы с документами, юридические аспекты кадровой службы, основы психологии делового общения и основные технологии работы с персо­налом. Заказать книгу можно по телефону: .

Заместитель заведующего

кафедрой

ТЕЛЕГРАММА СРОЧНАЯ

ЧУСОВОЙ ЮНОСТИ 12

ДОКУМЕНТЫ ОФОРМЛЕНЫ ПРОСИМ ВЫЕХАТЬ ПРЕДСТАВИТЕЛЯ тчк

23\03-14

МАТВЕЕВА

Невский пр-т, 16,

Санкт-Петербург, 190098

РУСЬТУРЭКС

Начальник отдела личная подпись

02.03.2012