определение комплектности и целостности поступивших обращений и приложений к ним;
выявление обращений, доставленных не по адресу;
запись информации об обращениях в журнале регистрации входящей электронной почты и факсов и передача поступивших обращений в отдел по работе с обращениями граждан и оперативного дежурства.
Регистрация и аннотирование обращений
64. Обращения, поступившие в отдел по работе с обращениями граждан и оперативного дежурства Министерства или в службы делопроизводства территориальных структурных подразделений, регистрируются в течение 3-х дней с момента поступления с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» (далее - САДД «Дело»), обращения, поступившие на пейджер Губернатора Московской области, регистрируются в течение одного часа после поступления.
65. Специалист Министерства или территориального структурного подразделения, ответственный за регистрацию и аннотацию обращений граждан:
прочитывает обращение, определяет его тематику и тип, выявляет поставленные гражданином вопросы;
проверяет обращение на повторность, при необходимости поднимает из архива предыдущую переписку;
производит заполнение реквизитов регистрационной карточки обращений граждан САДД «Дело»;
заполняет рубрикатор в САДД «Дело», составляет и вводит в САДД «Дело» аннотацию на обращение. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления обращения на рассмотрение;
в правом нижнем углу первой страницы письменного обращения проставляет регистрационный штамп с указанием присвоенного письменному обращению регистрационного номера;
отделяет от обращения поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их гражданину. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет гражданина. В случае если гражданин прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются гражданину;
зарегистрированные письменные обращения передает специалисту Министерства и территориального структурного подразделения, осуществляющему предварительное рассмотрение письменных обращений.
66. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. Регистрационный номер состоит из первой буквы фамилии гражданина и порядкового номера поступившего письменного обращения, проставляемых через тире, например:
№ А-121 – номер первичного обращения.
К регистрационному номеру коллективного обращения добавляется обозначение «КОЛ», например:
№ КОЛ-121.
К регистрационному номеру обращения, поступившего на пейджер Губернатора Московской области, добавляется обозначение «ПГ», например:
№ ПГ-121.
Регистрационный номер повторного обращения состоит из регистрационного номера первичного обращения и порядкового номера повторного обращения, проставляемого через дробь, например:
№ А-121/1 – номер первого повторного обращения.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен полученным ответом.
67. Письма на иностранных языках после их регистрации в отделе по работе с обращениями граждан и оперативного дежурства Министерства или в службах делопроизводства территориальных структурных подразделений направляются для перевода в Министерство внешнеэкономических связей Московской области. Письма, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, после их регистрации направляются для перевода в Московскую областную организацию Всероссийского общества слепых. Срок рассмотрения таких обращений увеличивается на время, необходимое для перевода.
68. Максимальный срок выполнения действия по регистрации и аннотации одного письменного обращения составляет 10 минут.
69. Результатом выполнения административной процедуры по регистрации и аннотированию обращений является регистрация обращений в САДД «Дело» и подготовка обращений граждан к передаче на предварительное рассмотрение.
Направление обращения на предварительное рассмотрение
70. Основанием для начала исполнения административной процедуры по предварительному рассмотрению обращений является поступление указанных обращений в Министерство или территориальное структурное подразделение Министерства.
71. Предварительное рассмотрение обращений осуществляется:
в Министерстве – министром, заместителями министра, начальником управления делами, заведующим отделом по работе с обращениями граждан и оперативного дежурства Министерства;
в территориальном структурном подразделении – руководителем территориального структурного подразделения, их заместителями.
72. Предварительное рассмотрение обращений в Министерстве проводится с целью распределения поступивших обращений на:
требующих рассмотрения министром или заместителями министра;
требующих рассмотрения, по поручению министра, начальником управления делами Министерства;
направляемых на рассмотрение в территориальные структурные подразделения Министерства.
73. Предварительное рассмотрение обращений в территориальных структурных подразделениях Министерства проводится с целью распределения поступивших обращений на:
требующих рассмотрения руководителями территориальных структурных подразделений Министерства;
направляемые на рассмотрение непосредственно специалистами территориальных структурных подразделений Министерства.
74. Заведующий отделом по работе с обращениями граждан и оперативного дежурства Министерства при предварительном рассмотрении обращений:
принимает решение о направлении обращения на рассмотрение в структурное подразделение Министерства, готовит и подписывает поручения на бланке установленного образца;
принимает решение о пересылке обращения по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения;
обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращает в направившую организацию;
представляет начальнику управления делами обращения, подлежащие рассмотрению министром или заместителями министра, а также по поручению министра - начальником управления делами.
75. Начальник управления делами Министерства при предварительном рассмотрении обращений:
принимает решение о передаче обращения на рассмотрение министром или заместителями министра, готовит проект поручения на бланке установленного образца и передает их министру или заместителям министра для предварительного рассмотрения;
принимает решение о направлении обращения на рассмотрение в территориальное структурное подразделение Министерства, готовит и подписывает поручение на бланке установленного образца.
76. Министр или заместители министра при предварительном рассмотрении обращений:
принимают решение о направлении обращения на рассмотрение в соответствующее структурное подразделение Министерства и дают поручения по рассмотрению обращения на бланке установленного образца;
при необходимости запрашивают дополнительные документы и материалы по поступившему обращению.
77. Заместитель руководителя территориального структурного подразделения Министерства при предварительном рассмотрении обращений:
принимает решение о представлении обращения на рассмотрение руководителем территориального структурного подразделения Министерства, готовит проект поручения на бланке установленного образца и передает их руководителю территориального структурного подразделения Министерства для предварительного рассмотрения.
78. Руководитель территориального структурного подразделения Министерства при предварительном рассмотрении обращений:
принимает решение о направлении обращения на рассмотрение и даёт поручение по рассмотрению обращения на бланке установленного образца;
при необходимости запрашивает дополнительные документы и материалы по поступившему обращению.
79. Решение о направлении обращения на рассмотрение принимается исходя исключительно из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно адресовано.
80. Решение о направлении обращения на рассмотрение принимается с учетом следующих особенностей:
в случае если вопрос, поставленный гражданином, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Московской области относится к вопросам местного значения, обращение направляется на рассмотрение в орган местного самоуправления муниципального образования Московской области (далее орган местного самоуправления);
в случае если вопрос находится в ведении территориального структурного подразделения Министерства, обращение направляется на рассмотрение (в том числе с контролем) в соответствующее территориальное структурное подразделение;
в случае если гражданин ранее обращался в соответствующее территориальное структурное подразделение Министерства и не удовлетворен принятым решением или обжалует действия этого территориального структурного подразделения Министерства, а также, если вопрос находится в компетенции структурного подразделения, Министерства, обращение направляется на рассмотрение в соответствующее структурное подразделение Министерства;
обращения, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения;
обращения с просьбами о личном приеме рассматриваются как обычные обращения, авторам таких обращений направляются сообщения о порядке ведения личного приема граждан министром и его заместителями, руководителем территориального структурного подразделения Министерства;
в случае, если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции Министерства, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую организацию.
81. Максимальный срок выполнения административной процедуры по предварительному рассмотрению одного письменного обращения составляет 10 минут.
82. Результатом выполнения административной процедуры по предварительному рассмотрению обращений является подписание поручений по рассмотрению обращений на бланке установленного образца, направление для рассмотрения в структурное подразделение Министерства или территориальное структурное подразделение Министерства.
Рассмотрение обращений
в структурных подразделениях Министерства или
территориальных структурных подразделениях Министерства
83. Специалист Министерства или территориального структурного подразделения Министерства, которому поручено рассмотрение обращения:
обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;
имеет право пригласить гражданина для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у гражданина и иных юридических и физических лиц;
принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
готовит проект письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов;
готовит проект уведомления гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному специалисту в соответствии с их компетенцией;
на основании направленного в установленном порядке запроса обязан в течение 15 дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления;
в случае если обращение, по его мнению, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок готовит служебную записку на имя должностного лица, подписавшего поручение с указанием подразделения, в которое следует направить обращение, и возвращает это обращение в отдел по работе с обращениями граждан и оперативного дежурства Министерства (в службу делопроизводства территориального структурного подразделения).
84. Обращение возвращается в структурное подразделение Министерства, территориальное структурное подразделение для повторного рассмотрения, если из подготовленного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.
85. По обращению, которое оставлено без рассмотрения, специалистом Министерства готовится служебная записка за подписью руководителя структурного подразделения Министерства на имя начальника управления делами Министерства (в территориальных структурных подразделениях Министерства – на имя руководителя территориального структурного подразделения Министерства) и уведомление об отказе в рассмотрении обращения, которое направляется обратившемуся гражданину.
86. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, указанное обращение направляется в правоохранительные органы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
87. Результатом выполнения административной процедуры по рассмотрению обращений в структурных подразделениях Министерства и территориальных структурных подразделениях Министерства является принятие решений по существу поставленных вопросов в соответствии с законодательством Российской Федерации и Московской области.
88. По изложенным в обращении вопросам может быть принято положительное решение, либо по ним даны разъяснения, либо отказано в принятии положительных мер по существу поставленных вопросов.
89. Решения принимаются должностными лицами согласно их полномочиям в соответствии с должностными регламентами.
90. По результатам принятого решения гражданину готовится ответ или уведомление.
91. Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним в соответствии с законодательством Российской Федерации и Московской области приняты необходимые меры и авторам даны исчерпывающие ответы и разъяснения.
Постановка обращений на контроль
92. Основанием для начала исполнения административной процедуры по постановке обращений на контроль является поступление указанных обращений в отдел по работе с обращениями граждан и оперативного дежурства Министерства или в службы делопроизводства территориальных структурных подразделений по окончании их предварительного рассмотрения.
93. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе территориальных структурных подразделений и подведомственных учреждений Министерства.
94. В обязательном порядке осуществляется контроль исполнения поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Губернатора Московской области и Вице-губернатора Московской области, Председателя Московской областной Думы о рассмотрении обращений.
95. На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерация о рассмотрении обращений. Срок рассмотрения таких обращений устанавливается в 15 дней. Продление этого срока производится Губернатором Московской области, Вице-губернатором Московской области или руководителем аппарата Правительства Московской области.
96. На поручениях о рассмотрении обращений, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляют штамп «Контроль», на поручениях Президента Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей - штамп «Особый контроль». В случае если в поручении указан срок рассмотрения обращения, проставляют штамп «Контроль. Срок __.» или «Особый контроль. Срок __.».
97. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять руководитель структурного подразделения Министерства, территориального структурного подразделения Министерства.
98. Постановку обращений на контроль осуществляет специалист Министерства, ответственный за регистрацию и аннотацию обращений, путем ввода в САДД «Дело» поручений по письменному обращению:
автора поручения;
содержания поручения (поручений);
исполнителя (исполнителей) поручения (поручений);
даты исполнения.
99. Ведения контроля исполнения осуществляется с использованием САДД «Дело».
100. Максимальный срок выполнения административной процедуры по постановке на контроль одного письменного обращения составляет 10 минут.
101. Результатом выполнения административной процедуры по постановке обращений на контроль является внесение в регистрационную карточку поручений, исполнителя и даты исполнения.
Подготовка ответа на обращение
102. Основанием для начала исполнения административной процедуры по подготовке ответов на обращения является принятие решения по существу поставленных в обращении вопросов.
103. Централизованную подготовку ответа гражданину и ответов согласно поручениям, указанным в разделе «Направление обращения на предварительное рассмотрение» настоящего Регламента, осуществляет ответственный специалист Министерства или территориального структурного подразделения или специалист Министерства или территориального структурного подразделения, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения поручения обязаны представить ответственному специалисту все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
104. Ответы на обращения, на поручения руководителей органов государственной власти и в вышестоящие организации подписывают:
на поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального собрания Российской Федерации, Губернатора Московской области и Вице-губернатора Московской области, Председателя Московской областной Думы, Уполномоченного по правам человека Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы о рассмотрении обращений - министр;
на поручения заместителей Председателя Правительства Московской области, в вышестоящие организации - министр или заместители министра (в соответствии с утвержденным распределением обязанностей);
на обращения - министр, заместители министра (в соответствии с утвержденным распределением обязанностей), руководители структурных подразделений Министерства и территориальных структурных подразделений и их заместители в пределах своих полномочий.
105. К ответу в вышестоящую организацию прилагается копия ответа гражданину.
106. В Министерстве проекты ответов по обращениям и об исполнении поручений вышестоящих организаций по данным обращениям подготавливаются структурным подразделением Министерства, которому было поручено рассмотрение обращения, и печатаются на бланке установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве социальной защиты населения Московской области.
107. Подготовленный проект ответа визируется:
при подписании министром - исполнителем, заведующим отделом, руководителем структурного подразделения Министерства, в котором он был подготовлен, и курирующим заместителем министра;
при подписании заместителем министра - исполнителем, заведующим отделом, руководителем структурного подразделения Министерства, в котором он был подготовлен;
при подписании руководителем структурного подразделения Министерства или его заместителями - исполнителем, заведующим отделом, в котором он был подготовлен.
108. В территориальных структурных подразделениях Министерства проекты ответов по обращениям и об исполнении поручений вышестоящих организаций по данным обращениям подготавливаются специалистом по резолюции руководителя территориального структурного подразделения или его заместителя.
109. Подготовленный проект ответа визируется специалистом, заведующим отделом, в котором он был подготовлен, и печатается на бланке установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве социальной защиты населения Московской области и подписывается руководителем территориального структурного подразделения или его заместителем.
110. Подписанный ответ вместе с обращением, укомплектованный необходимыми приложениями, сдается исполнителем в отдел по работе с обращениями граждан и оперативного дежурства Министерства или в службу делопроизводства территориального структурного подразделения для отработки в СААД «Дело». Файл ответа гражданину прикрепляется исполнителем к регистрационной карточке обращения.
111. Регистрационный номер ответа по обращению состоит из цифрового обозначения подразделения, в котором был подготовлен проект ответа, регистрационного номера поступившего обращения, порядкового номера ответа по данному обращению и индекса «исх», например:
№ 07.01-А-121/1исх. - номер ответа гражданину;
№ 07.01-А-121/2исх. - номер ответа в аппарат Правительства по данному обращению согласно поручению и т. д.
112. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Регламентом, возвращаются отделом по работе с обращениями граждан и оперативного дежурства Министерства (службами делопроизводства территориальных структурных подразделений) исполнителю на доработку. Отправление ответов без отработки в отделе по работе с обращениями граждан и оперативного дежурства Министерства, в службе делопроизводства не допускается.
113. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие конкретные меры приняты к виновным должностным лицам. В случае если на обращение дается предварительный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса. В этом случае обращение считается не рассмотренным, и срок его исполнения остается прежним. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, в рассмотрении отказано, то ответ должен содержать четкое разъяснение порядка обжалования принятого решения с указанием органа (должностного лица), которому может быть направлена жалоба.
114. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, находящихся на контроле у министра, может быть вынесено на совещание руководителей структурных подразделений Министерства и руководителей территориальных структурных подразделений Министерства, проводимое под руководством министра.
115. Срок выполнения административной процедуры по подготовке ответа на обращение не должен превышать сроков, указанных в разделе «Рассмотрение обращений в структурных подразделениях Министерства или территориальных структурных подразделениях Министерства».
116. Результатом выполнения административной процедуры по подготовке ответа на обращение гражданина является подписание ответа на бланке установленного образца должностными лицами согласно установленным полномочиям. Окончанием срока рассмотрения и разрешения обращений считается дата направления письменного ответа автору о принятом решении.
Личный прием граждан
117. Административная процедура по личному приему граждан включает в себя следующие административные действия:
запись граждан на прием к министру или его заместителям (руководителю территориального структурного подразделения Министерства или его заместителям), регистрация обращений в отделе по работе с обращениями граждан и оперативного дежурства Министерства (в службе делопроизводства территориального структурного подразделения Министерства);
рассмотрение обращений должностными лицами, ведущими личный прием;
рассмотрение обращений в структурных подразделениях Министерства;
подготовка ответов.
118. Личный прием граждан проводится министром, первыми заместителями министра и заместителями министра, руководителями территориальных структурных подразделений Министерства и их заместителями.
119. Основанием для начала исполнения административного действия по ведению личного приема граждан является запись гражданина на личный прием.
120. Личный прием граждан проводится в соответствии с графиком в порядке очередности, по предъявлению документа, удостоверяющего их личность, в соответствии с законодательством Российской Федерации. Граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право внеочередного приема (ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, инвалиды Великой Отечественной войны и инвалиды боевых действий, инвалиды I и II групп и (или) их законные представители, лица из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей) принимаются вне очереди.
121. Графики личного приема граждан утверждаются:
в Министерстве - министром;
в территориальных структурных подразделениях Министерства - руководителями территориальных структурных подразделений Министерства.
122. График личного приема граждан заблаговременно доводится до сведения населения. В графике указывается информация о месте и времени личного приема, порядке записи на прием, а также об установленных днях и часах приема граждан соответствующими специалистами.
123. График личного приема в Министерстве составляет отдел по работе с обращениями граждан и оперативного дежурства Министерства.
124. В территориальных структурных подразделениях Министерства графики личного приема граждан составляют заместители руководителей территориальных структурных подразделений Министерства.
125. На граждан, записанных на личный прием, оформляется карточка личного приема гражданина (приложение №3), в которую вносятся следующие сведения: фамилия, имя, отчество; место регистрации; социальное положение; возраст; содержание вопроса, по которому гражданин записывается на личный прием. К регистрационному номеру добавляется обозначение «ЛП», например:
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 |
