Дипломная работа Управление временем: больше успевать и меньше париться (стр. 1 )

НОУ ДПО Институт Коучинга

Дипломная работа

Управление временем:

больше успевать и меньше париться

Руководитель диплома:

Яна Мельвиль

Выполнила:

Студентка II курса

Ирина Матвеева

Санкт-Петербург

2012

Содержание

1. Введение. 3

2. Цель диплома. 3

3. Задачи. 3

4. Гипотезы.. 3

5. Теоретическая часть. 3

6. Исследование темы на базе работы с группой. 3

7. Исследование темы в индивидуальных консультациях. 3

8. Рекомендации по работе с запросами по тайм-менеджменту. 3

9. Собственные наблюдения в качестве HR компании. 3

10. Личные результаты: TOP 5. 3

11. Результаты и выводы.. 3

12. Литература. 3

13. Благодарности. 3

Приложения. 3

Я знаю, время растяжимо:

Оно зависит от того,

Какого рода содержимым

Вы наполняете его.

1. Введение

Тема «Управление временем» выбрала меня сама. С нее началась моя работа с моими первыми клиентом, который так и сформулировал свой первый запрос: «Я хочу больше успевать и меньше париться». Эта тема часто возникает в качестве запроса клиентов, а также руководителей и сотрудников моей компании, в которой я занимаю должность директора по персоналу. И наконец, эта тема и сегодня продолжает оставаться для меня лично очень актуальной, так как постоянное стремление узнавать и создавать новое часто приводит к дисбалансу рабочей и личной жизни.

К литературе, тренингам, анализу управления временем я регулярно обращаюсь уже более 12 лет, и, как и многие люди, начинала с применения инструментов тайм-менеджмента. Через некоторое время для меня стало очевидно, чтоприменить написанное в книгах можно далеко не всегда, и может далеко не каждый. Люди, которые умеют управлять собой и своим временем, пишут книги для тех, кто не может управлять собой и своим временем, и учат их жить. Но если вы – другой… то что?

И причина, с моей точки зрения, проста: все люди разные, а вопросы управления временем, по сути, являются вопросами управления собой во времени. Это значит, что инструменты, которые эффективно работают для каждого индивидуума, должны быть разными, подходящими именно данному человеку, учитывающими его склад характера, мышления, соответствующие его приоритетам, привычкам, ценностям, которые и лежат в основе нашего выбора «что делать».

Мне действительно есть чем поделиться с точки зрения инструментов тайм-менеджмента, и некоторые из них реально «спасли» меня когда-то в сложных рабочих ситуациях. Поэтому я, безусловно, не призываю выбросить все инструменты и плыть по течению. С моей точки зрения, очень важно осознать свое взаимоотношение со временем, выбрать для себя теиз предлагаемых инструментов, которые «ложатся» индивидуально, и создать для себя новые, которых не хватает, чтобы чувствовать себя в комфорте со временем. Тема управления временем - это для меня возможность соединить дисциплину и свободу, должностные обязанности и индивидуальность, желания и возможности, инструменты и «фишки». Данная работа - про нахождение личной гармонии и радости в управлении временем, а не про насильственное «впихивание» себя в чужие инструменты из серии «как тебе надо жить».Время – это всегда вопрос выбора, а значит, вопрос ценностей. И это делает время ценностью.

2. Цель диплома

Исследовать возможность улучшения качества управления временем человека через повышение его степени осознанности и сформировать рекомендации по работе с данной темой.

3. Задачи

Исследовать существующие в современной литературе подходы к теме Исследовать, как осознание индивидуальных особенностей клиента может помочь ему качественно управлять своим временем. Проверить гипотезы через индивидуальную и групповую работу с клиентами Понять, целесообразно ли использование коучинга для решения вопросов, связанных с управлением временем Систематизировать личные осознания и результаты по теме Сформировать и применить методические рекомендации, направленныена осознанное индивидуальное создание инструментов управления временем

· Я не планирую углубляться в своем дипломе в чисто инструментальные темы и ситуации, связанные с переживанием возрастных кризисов.

4. Гипотезы

человек всегда делает то, что ему действительно важно. задача личного тайм-менеджмента – психологический комфорт. осознанность в управлении временем – основа для качественных отношений между людьми.

5. Теоретическая часть

· Пирамида Маслоу · Спиральная динамика Грейвза

Теоретические материалы, подходы и модели, которые мне помогают в работе с клиентами по управлению временем, можно сгруппировать следующим образом:

· Интегральная карта (Кен Уилбер) · Круг баланса · Управление стрессом · Работа со страхами

· Архангельского · Ситуационное управление (Бланшар) · Целеполагание

· Матрица Эйзенхауэра · Круг влияния и Круг забот · Win-winстратегия · Эмпатичное слушание · Позитивное мышление

· Стили мышления · Тень · Черные дыры

Если вы решите погуглить литературу по теме «тайм-менеджмент», то вы найдете довольно большой перечень книг, богатых различными инструментальными подходами. В литературе по менеджменту также всегда найдется глава про эффективность, планирование, целеполагание и т. д. К сожалению, вы практически не найдете книг, полностью посвященных психологическим аспектам управления временем, так как данная тема весьма «инструментальна». Это грустно, потому что, с моей точки зрения, именно в психологической плоскости лежит ключик к управлению временем.

С другой стороны, отсутствие такой литературы не удивительно: покупатель диктует. Люди, испытывающие проблемы с тайм-менеджментом, (а это, как правило, люди, имеющие большой объем и большое разнообразие задач, это люди из категории Делателей) хотят решить эту проблему быстро, а значит, обращаются за инструментами, которые помогут импрямо сейчас. Они ищут волшебную таблетку, выискивая по диагонали то, что для них важно. И получают БАДы, снимающие симптоматику настоящего момента.

Иногда отлично стимулируют тренинги по тайм-менеджменту, которые приводят участников в такой жесткий стресс, что после тренинга все срочно кидаются изучать и применять инструменты тайм-менеджмента, осознав, насколько все плохо. Работодатель хочет повысить таким образом эффективность. И это даже иногда удается в краткосрочной перспективе. Но это продолжает держать людей в стрессе, и поэтому отрицательно влияет на эффективность в долгосрочной перспективе.

С инструментальной точки зрения мне больше всего нравится книга Глеба Архангельского «Тайм-драйв»: много, четко, ярко, позитивно, рассмотрено с разных сторон, понятно Что и Почему. Г. Архангельский рассмотрелэволюцию инструментов управления временем, в зависимости от целей: от простого учета, куда идет время, с целью упорядочивания, к планированию будущего (ежедневники) через составление планов, и, наконец, к краткосрочному, среднесрочному и долгосрочному планированию с целью повышения производительности. Поскольку в книге много посвящено тому, КАК делать, читатели часто упускают очень важный аспект: автор пишет, что применение только инструментов ведет к конфликту(как внутреннему, так и с внешней средой), поэтому истинная цель управления временем сегодня есть эффективность человека в управлении собой во времени, то есть эффективность управления временем – это «функция, зависящая от результата и человеческих ожиданий». Таким образом, Глеб Архангельский отмечает, что эффективность зависит не только от полученного результата и потраченных усилий, но и от удовлетворенности человека качеством использованного времени. Кроме того, Г. Архангельский специально посвящает целую главу в книге теме Work-LifeBalance[1].То, что такой важный аспект в книге Г. Архангельского остается часто незамеченным, скорее всего, связано с тем, что автор больше объясняет и резюмирует, используя причинно-следственную логику, что не достаточно для включения рефлексии и осознания у читателя. Моя практика показала, что большинство менеджеров, ищущих ответы прямо сейчас, не очень осознанно подошли к чтению этой книги. Тем не менее, если вам нужны инструменты, я с удовольствием рекомендую вам ее купить. Возможно, когда-нибудь эта книга даст вам больше, чем только инструменты.

Так что же делать иррациональным, неорганизованным, креативным, творческим людям? Что делать людям предпринимательского склада? Что делать людям с не сильно развитой силой воли? Тем более, если они достигли ступени своей некомпетентности (см. Принцип Питера J) благодаря своим прочим талантам, и теперь эта ступень требует от них срочно стать дисциплинированными, эффективными, продуктивными в задачах, которые им незнакомы и\или не интересны? Например, в IT индустрии руководителями обычно становятся самые умные технические специалисты, в результате чего компания теряет отличного технаря и приобретает плохого менеджера. Конечно, предприниматели могут нанять профессионального менеджера, и очень часто это самое правильное решение, особенно на этапе перехода компании из периода младенчества в период Go-go (см. Жизненный цикл организации, Ицхак Адизес). Но есть и другой путь для этих людей. Это путь развития осознанности, понимания своих мотивов и ограничений, присвоение себе «авторства» за то, что происходит со мной в жизни, и через это - выбор фокусов внимания, выбор поведения, выбор поддерживающих новое понимание инструментов.

Функции управления: управление временем vs. управление собой.«Время – невосполнимый ресурс, который нельзя заработать, нельзя добыть, но всегда есть какие-то резервы времени, которыеможнонайти» (Г. Архангельский). Руководители пытаются запланировать свои задачи во времени, а потом изыскивают резервы времени, чтобы выполнить план. Существуют 4 функции управления (менеджмента): организация, планирование, мотивирование и контроль. Типичной ошибкой руководителей является то, что при планировании (кстати, на качественное планирование по статистике должен быть выделен 1% времени планируемого периода) не закладывается достаточно времени на контроль и мотивирование, а иногда и на качественную организацию. Тогда план становится не инструментом, позволяющим уменьшить энтропию будущего, а целью, и если цель «выполнение плана» не достигается, тоиспользуются антикризисные стратегии, которые в нашей стране стали национальной нормой: штурмовщина, «результат любой ценой», «сделаем так, потом подправим». И все это влияет на психологический комфорт участников и заинтересованных лиц. Когда мы говорим про управление временем, по сути, мы имеем в виду организацию, планирование, мотивирование и контролирование… себя. Значит, нам надо осознать свои истинные мотивы, и научиться себя организовывать и контролировать в процессе планирования и достижения своих целей.

Мотивация возникает для удовлетворения потребностей человека: человек либо чего-то стремится избежать, реализуя потребность в безопасности (назовем это Мотивация ОТ), либо чего-то достичь, реализуя потребности более высоких уровней по Маслоу (назовем это Мотивация К). Таким образом, мотивация находится где-то между «страшно» и «скучно». «Страшно» часто бывает неосознанным и иррациональным, и во многом связано с невозможностью повернуть время вспять. Бывает, что «Страшно» не дает делать, но если появляется другое более сильное «Страшно», то оно может заставить человека начать действовать. Однако, такая мотивация энергозатратна для человека и работает в краткосрочной перспективе, и затем либо идет откат назад (усилие\расслабление по типу спринтера), либо психологический дискомфорт постепенно усугубляется вплоть до депрессии или «взрыва». Это как со струнами на гитаре – перетянешь – лопнет, не дотянешь – звука не будет. Энергия интереса является позитивной движущей силой, которая помогает человеку найти баланс в своих отношениях со временем. Работая с темой управления временем, я помогаю клиентам осознать эти границы, осознать страхи и защитные механизмы, осознать источники интересаи находить энергию «деланья». Все открытия, которые делает про себя человек, выводятся в поле осознанности, и тогда он может их наблюдать и, соответственно, у него появляется выбор действовать иначе, чем это происходило раньше. Осознавая свою мотивацию, свои потребности и свои ценности, человек может осознанно организовывать, планировать и контролировать свое время и себя.

Базовая теория потребностей была разработана Абрахамом Маслоу. Онпредложил пирамиду иерархии потребностей,которая демонстрирует, что если потребности более низкого уровня не насыщены, то они забирают на себя энергию от потребностей более высокого уровня. Это не значит, что если все потребности более низкого уровня насыщены, то появятся потребности более высокого уровня, и у человека автоматически случится самореализация. Но это означает, например, что если человек, даже неосознанно, боится делать какую-то задачу (не умеет, не знает как, боится не справиться, боится оценки окружающих и т. п.), то страх, как элемент потребности в безопасности, не позволит заняться данной задачей, и человек будет неосознанно ее отодвигать, не успевать, забывать про нее, пока не появится что-то, что нейтрализует данный страх: мотив интереса, появление еще большего страха или просто осознание этого страха и его источников. Так же многие люди пренебрегают физиологическими потребностями – сном, отдыхом, нормальным питанием. Если эти потребности не насыщаются, то накапливается усталость, что сказывается на здоровье, отношениях, эффективности работы, а в долгосрочной перспективе может забрать на себя все время и внимание человека на продолжительный срок, и тогда уже будет не до тайм-менеджмента. Например, если человек не уделяет достаточного внимания своей семье, то может настать момент, что проблемы семьи заберут на себя все его внимание. Однажды на тренинге по лидерству мне запала в душу фраза «Менеджер должен быть физически жизнеспособной особью». Если я не рационально использую свои личные физические ресурсы, то уменьшаю возможности моего личного результата.

Когда мы говорим о потребностях и ценностях, невозможно не коснуться также теории Спиральной динамики Грейвза.Грейвзразвил теорию иерархии потребностей Маслоу, и предположил, что развитие человека происходит по спирали. Каждый следующий виток спирали соответствует определённым ценностным потребностям человека. Ценности выступают как побудительные мотивы. Кроме того, при переходе с уровня на уровень изменяется эгоцентричная направленность (Я) на направленность на социум (МЫ), и наоборот. Каждому уровню соответствует определенный «мем» и базовые мотивы.

Мемы – это самоорганизующиеся сущности, невидимые глубинные образы мышления, охватывающие буквально все сферы нашей жизни. Мем проявляет себя в виде мировоззрения, системы ценностей, уровня психологического существования, структуры убеждений, организующих принципов, способа мышления и образа жизни. Мем содержит в себе базовый пакет мыслей, мотивов и инструкций, которые определяют то, как мы принимаем решения и расставляем приоритеты в жизни.

Мем	Название	Базовые мотивы, ценности
Бежевый	Выживание	Безопасность. Остаться в живых, благодаря физическим инстинктам
Фиолетовый	Мистика	Идентификация. Принадлежность к роду, ритуалы, родство традиций. Родственные связи и мистицизм в волшебном и опасном мире.
Красный	Власть	Власть. Защита и завоевание территории. Энергия, автономия, сила, контроль и эгоцентризм.
Синий	Закон	Порядок, система, стабильность и следование единственным курсом. Вера в единственно верный путь, подчинение авторитетам, правилам, нормам
Оранжевый	Успех	Успех, достижения, амбиции. Мир полный альтернатив для прогресса и материальных прибылей
Зеленый	Взаимоотношения	Гуманность, принадлежность, поддержка других и гармонии. Акцент на усилиях группы и чувствительность к человеческим потребностям. Благополучие людей и консенсус.
Желтый	Синергия	Инсайт, предвидение, идеи, системное виденье, понимание, диалог. Гибкая адаптация к изменениям. Структура следует за задачей.
Бирюзовый	Глобальность	Взаимозависимость, сострадание, устойчивый мир. Внимание к глобальной динамике, и действиям на макро-уровне
Коралловый	Развитие	Глобальное развитие цивилизации

В течение своей жизни, человек сталкивается с конфликтом старых ценностей, поддерживаемых текущим образом жизни, и новых появившихся потребностей \ вызовов. Мемы текущего образа жизни поддерживают согласованные ментальные и поведенческие стереотипы текущего уровня спиральной динамики и часто неосознаваемо влияют на людей, поэтому переход на следующий уровень развития связан с трансформацией сознания, сопровождается сопротивлением эго и часто проходит в форме кризиса. Есть определенные законы, правила, принципы, которые влияют на сдвиги, развитие и внутреннюю организацию в этих развивающихся способах бытия. Выходя за рамки привычного в зону дискомфорта, осознавая, что с ним происходит, человек может перейти на следующий уровень развития. В каждом уровне есть позитивная положительная энергия, и есть «нездоровая». Эти нездоровые, невзрослые (непрожитые), неосознаваемые, и потому неинтегрированные человеком уровни влияют на его поведение и не позволяют ему получить устойчивый доступ к энергии следующего уровня и, таким образом, не позволяют ему реализовать потребности следующего уровня. Работая с темой управления времени, я помогаю клиентупознакомиться со своими психологическими конструкциями (субличностями), которые находились вне поля его осознания, но продолжали реализовывать потребности своего уровня, не позволяя клиенту достигнуть желаемого. Осознавая и интегрируя их, клиент научается более успешно и с бОльшим удовольствием достигать своих целей.

Я во многом опиралась также в своей работе на книгу Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей». В своей замечательной книге Стивен Кови рассматривает несколько аспектов, напрямую связанных с управлением временем. В частности, в главе «Сначала делай то, что необходимо делать сначала» автор обращается к матрице Эйзенхауэра «Срочное \ важное» (см. Приложение). Он показывает, что люди, которые живут в квадранте Срочное+Важное – постоянно находятся в стрессе и не могут достигать своих долгосрочных целей, так как истощают свой личный ресурс. Так же как и отдых в квадранте Несрочное+Неважное не позволяет человеку реализовываться, что тоже иногда может привести к депрессивным состояниям. А жизнь в квадранте Срочное+Неважное делает человека заложником манипуляций и решения чужих проблем и целей, отнимая время от собственных целей. Стивен Кови наглядно показывает, что именно концентрируясь на личных принципах и ценностях, уделяя достаточное внимание Важному+Несрочному, позволяет человеку быть в психологическом комфорте и достигать большего. В книге есть также замечательное упражнение, которое позволит проанализировать приоритеты и отслеживать баланс между своими различными ролями. Кови обращается и к таким важным вопросам, как коммуникации иэмпатичное слушание. На простых примерах он доказывает, что отношения между людьми влияют на эффективность и результат, а качественные коммуникации, умение сказать «нет», заявить о своих целях, и умение понять намерение партнера, позволяют создавать стратегии в духе «выиграл-выиграл». Это, в свою очередь, помогает управлять временем в совместной деятельности, является базой для эффективных долгосрочных отношений. Кови также вводит понятия Круга влияния и Круга забот. Проблемы тайм-менеджмента, о которых беспокоятся люди, могут находиться под прямым контролем, под косвенным контролем или вне контроля человека. Часто беспокойство связано с тем, что мы не можем повлиять на ситуацию. Человек может повлиять только на себя, свой внутренний настрой и свои навыки взаимодействия. Если человек это понимает, то он начинает концентрироваться на главном – своем круге влияния, энергия перестает утекать через Круг забот, и Круг влияния человека расширяется, благодаря его личному развитию.

К теории транзактного анализа Эрика Берна также приходится обращаться при работе с этой темой. Эрик Берн выделяет три внутренние фигуры в каждом человеке: внутренний Ребенок, внутренний Родитель и Взрослый. Внутренний Ребенок – это наши эмоции, творчество. Внутренний Родитель – это наше принятие себя, наша самооценка, наша сила воли, наш самоконтроль и внутренняя дисциплина. Фигура Взрослого – это наблюдатель, свидетель фактов, рассудок, производящий анализ и синтез. Акт коммуникации в одну сторону Э. Берн называеттранзакцией. Неудовлетворенность коммуникациями, недопонимание и конфликты возникают, когда транзакции пересекаются, то есть один человек обратился к другому, например, из роли Взрослого, а другой неожиданно встал в детскую или родительскую позицию и ответил из нее. Эти же схемы работают и в нашем внутреннем диалоге, и зародились они часто в нашем детстве, в детско-родительских отношениях. Внутренний Родитель начинает «пилить» Внутреннего Ребенка за плохое использование времени, а Внутренний Ребенок может слушаться и злиться или веселиться и находить «отмазы», и эта игра может продолжаться долго. Выведение этих скрытых игр на уровень осознанности помогает включиться Взрослому, который может анализировать факты, создавать новые поведенческие решения и выбирать поведение.

Круг баланса – простой инструмент, позволяющий исследовать сбалансированность распределения времени во всех сферах жизни человека, найти ключевые проблемы дисбаланса и сфокусироваться в первую очередь именно на них. Я использую данный подход и для более прикладных целей, например, можно разместить на круге конфликтующие проекты клиента, оценить степень интересности \ страшности \ близости к завершению \ и т. п. и, как правило, после такой визуализации ситуации, клиент может легко увидеть взаимосвязи, расставить приоритеты и выстроить план действий.