Регламент обработки документов (стр. 2 )

СЭД автоматизирует процесс передачи документов между сотрудниками органов власти. Документы поступают сотрудникам в электронном виде с определённой задачей на обработку. Каждый документ в процессе обработки проходит определённые этапы. Название задачи, в основном, совпадает с этапом обработки документа («На согласование», «На исполнение», «На прикрепление сканированного подлинника» и т. д.).

Вся работа над документами должна быть отражена в СЭД в соответствии с настоящим регламентом.

В исполнительных органах государственной власти Свердловской области, в которых СЭД развернута в полном объеме, все операции, проводимые с документами, должны фиксироваться в СЭД. Создание проекта документа, согласование, подписание, утверждение, регистрация, выдача резолюций, формирование отчета по исполнению резолюции по документу и другие действия, проводимые с внутренними документами, содержащимися в перечне документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, осуществляется исключительно средствами СЭД.

5.1.2 Взаимодействие файловой системы и СЭД

При создании и доработке проекта документа в СЭД следует придерживаться следующих рекомендаций:

· Если файла проекта документа не существует, следует создать файл из карточки документа, используя вложенный в карточку шаблон;

· Если файл документа уже создан вне СЭД, следует прикрепить его к карточке документа в СЭД. В дальнейшем можно редактировать этот файл (в случае необходимости), экспортировав файл из хранилища СЭД;

· При корректировке проекта документа необходимо внести исправления в существующий файл вложения и повторно отправить проект документа по маршруту.

Входящим документом является документ, полученный от внешнего корреспондента (организации, органа власти и т. п.) по факсу, электронной почте или на бумажном носителе различными способами (почта, курьер и т. п.).

Входящий документ может попасть в СЭД в автоматическом режиме или быть введенным вручную.

Для входящих документов, которые поступают средствами СЭД, в системе автоматически создаётся регистрационная карточка документа с прикреплённым файлом (электронным образом документа), заполненными реквизитами и автоматически присвоенными регистрационным номером и датой.

Все входящие документы проходят централизованную регистрацию в каждом исполнительном органе государственной власти Свердловской области. Документы, поступившие в структурное подразделение (на бумажном носителе, в электронном виде), должны быть переданы регистратору в день поступления для централизованной регистрации. Регистратор сканирует документ. После сканирования в СЭД автоматически создается регистрационная карточка документа с прикреплённым файлом (сканированным образом документа). После этого документ поступает на регистрацию, и для регистратора в СЭД формируется задача на регистрацию. Регистратор принимает решение: подлежит ли документ регистрации или учету.

5.2.1 Входящие документы, требующие регистрации

5.2.1.1 Регистрация входящего документа

Регистратор заполняет реквизиты документа в регистрационной карточке в СЭД.

Адресат документа определяется в соответствии с распределением обязанностей в исполнительном органе государственной власти Свердловской области.

После заполнения реквизитов карточки документа в СЭД, производится его регистрация, ему присваивается уникальный регистрационный номер и дата регистрации.

Регистратор проставляет регистрационный номер и дату регистрации на бумажном носителе.

После регистрации для руководителя, которому был адресован документ, в СЭД формируется задача на рассмотрение. Если у руководителя указанного в качестве адресата есть советники (помощники) руководителя, то в СЭД формируется задача на предварительное рассмотрение советнику (помощнику) руководителя, ответственному за предварительное рассмотрение документа.

Примечание: Регистратор имеет возможность отозвать входящий документ с этапа рассмотрения до момента выдачи резолюции руководителем.

5.2.1.2 Рассмотрение входящего документа и наложение резолюций непосредственно руководителем

Руководитель, получивший задание на рассмотрение, должен ознакомиться с документом и наложить резолюцию на данный документ в СЭД (резолюций может быть несколько).

Если исполнителей по резолюции несколько, необходимо назначить ответственного исполнителя и соисполнителей.

Если необходимо установить срок исполнения резолюции, следует указать срок ее исполнения для ответственного исполнителя (для соисполнителей СЭД автоматически выставляет срок исполнения резолюции, равный половине срока, установленного для ответственного исполнителя) и указать контролера. В этом случае контролер получит отчет ответственного исполнителя об исполнении данной резолюции, уведомления о нарушении сроков исполнения.

Если признак «На контроле» для резолюции не установлен, то автор резолюции получит уведомление об исполнении резолюции. Отчет об исполнении будет доступен для просмотра в карточке резолюции в СЭД.

.

После заполнения карточки резолюции руководитель отправляет резолюцию на исполнение.

Руководитель, выдавший резолюцию по документу, может ее отменить, в этом случае исполнитель, которому была выдана резолюция, получает уведомление об отмене резолюции.

Руководитель высшего звена, при выдаче резолюции, может также поставить документ на контроль. Если признак контроля документа установлен, то сотруднику, ответственному за контроль, поступит задание на контроль документа

Сотрудник, ответственный за контроль, должен контролировать ход исполнения документа и при необходимости выдавать новые резолюции.

5.2.1.3 Предварительное рассмотрение входящего документа и наложение резолюций советником (помощником) руководителя

Входящий документ поступает на предварительное рассмотрение в том случае, если в качестве Адресата указан руководитель, у которого есть советники (помощники) руководителя.

Советник (помощник) руководителя, должен ознакомиться с документом, пришедшим на предварительное рассмотрение, наложить резолюцию на данный документ в СЭД или сформировать проект резолюции.

Если по документу сформирован проект резолюции, то после завершения рассмотрения Советником (помощником) руководителя документ поступает на этап рассмотрения документа руководителем для подписания резолюции.

Советник (помощник) руководителя также может передать документ на предварительное рассмотрение другому Советнику (помощнику) руководителя, в случае если рассмотрение Входящего документа находится в компетенции другого Советника (помощника) руководителя.

5.2.1.4 Завершение рассмотрения входящего документа

По итогам рассмотрения документа руководитель может завершить работу с документом в СЭД. При завершении работы с документом без выдачи резолюций документ сразу поступит на хранение. Если выдана хотя бы одна резолюция, то документ поступит на хранение после ее исполнения и принятия отчета по ней.

Примечание: Если по документу, по которому было завершено рассмотрение, требуется выдать новую резолюцию, документ можно найти через поиск и по нему выдать поручение

Примечание: При завершении работы с документом система автоматически удаляет все проекты поручений не подписанные руководителем.

5.2.1.5 Исполнение резолюций по входящему документу

Сотрудники, указанные в качестве исполнителей в резолюциях, получают в СЭД задание на исполнение резолюции.

Эти сотрудники должны выполнить следующие действия:

1) В случае необходимости передать документ на исполнение своим подчиненным путем наложения резолюций по документу в СЭД. Наложение резолюций осуществляется аналогично п. 4.2.1.2. Контроль исполнения резолюций осуществляется в соответствии с п. 4.2.1.6.

2) Исполнить резолюцию. В некоторых случаях это предполагает создание документов в СЭД.

3) Представить предложения и иную информацию об исполнении резолюции в адрес ответственного исполнителя, если данный исполнитель резолюции является соисполнителем.

4) Подготовить итоговый ответ об исполнении резолюции в адрес руководителя, выдавшего поручение, если исполнитель резолюции является ответственным исполнителем.

5) Составить отчет в СЭД об исполнении резолюции.

Примечание: Правила формирования отчетов в СЭД изложены в Приложении к настоящему регламенту.

6) При необходимости запросить перенос контрольного срока, указав причину переноса срока и предлагаемый вариант срока.

5.2.1.6 Проверка отчета об исполнении резолюции по входящему документу

Если по резолюции был выставлен срок исполнения, задача на принятие отчета об исполнении резолюции приходит в СЭД ответственному за контроль исполнения резолюции.

Сотрудник, получивший задачу на принятие отчета, должен рассмотреть отчет и принять решение о том, исполнена резолюция или нет. Если резолюция исполнена, отчет принимается в СЭД. Если резолюция не исполнена, то отчет необходимо отклонить и создать повторную резолюцию в СЭД по этому же документу, при этом можно составить комментарий и установить новый срок исполнения резолюции. При отклонении отчёта у исполнителя вновь формируется задача на исполнение резолюции.

Если нарушен срок исполнения поручения, то контролеру исполнения приходит уведомление о нарушении сроков исполнения. Контролер должен разобраться в причине нарушения и принять необходимые меры для исполнения резолюции.

Если по резолюции не был установлен срок исполнения, информирование контролера и ответственного исполнителя по резолюции в СЭД не производится, с отчетом можно ознакомиться из карточки резолюции в СЭД.

5.2.1.7 Рассмотрение запроса переноса контрольного срока

Автору резолюции в СЭД приходит задание на рассмотрение запроса переноса контрольного срока в случае, если резолюция была поставлена на контроль.

Автор резолюции должен рассмотреть запрос и принять решение о возможности или невозможности переноса срока. Если запрос принят, то в СЭД автоматически изменяется срок исполнения резолюции.

5.2.2 Входящие документы, не требующие регистрации

Если входящий документ не подлежит регистрации, то регистратор ставит его на учет в СЭД, заполняя реквизиты карточки документа.

5.2.3 Хранение входящих документов

Подлинники входящих документов хранятся в подразделении делопроизводства.

Если документ находится на этапе хранения в СЭД, регистрационная карточка документа доступна только для просмотра.

Примечание: Руководитель, который осуществлял рассмотрение документа, может выдать поручение по документу, который находится на хранении.

Исходящим документом является документ, предназначенный для передачи корреспонденту (организации, органу власти и т. п.) по факсу, электронной почте или на бумажном носителе различными способами (почта, курьер и т. п.). Исходящие документы можно условно разделить на две группы:

· документы сторонним адресатам;

· документы внутренним адресатам.

Сторонними адресатами являются организации, которые не являются исполнительными органами государственной власти Свердловской области.

Внутренними адресатами являются:

1) для Администрации Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области – сотрудники областных и территориальных исполнительных органов государственной власти Свердловской области,

2) для областных и территориальных исполнительных органов государственной власти Свердловской области – сотрудники Администрации Губернатора Свердловской области, Правительства Свердловской области и иных областных/ территориальных исполнительных органов государственной власти Свердловской области.

Исходящие документы сторонним адресатам отправляются по почте, курьером, нарочным и иными способами. Исходящие документы сторонним адресатам в обязательном порядке распечатываются и подписываются.

Исходящие документы внутренним адресатам с введением электронно-цифровой подписи не распечатываются. Документооборот таких документов осуществляется исключительно в электронном виде в СЭД.

5.3.1 Создание проекта исходящего документа

Проект исходящего документа может быть создан любым сотрудником.

Исполнитель исходящего документа создает карточку документа в СЭД и заполняет необходимые поля.

Если в справочнике корреспондентов СЭД, который используется для заполнения поля «Адресат» отсутствует необходимый адресат, следует заполнить форму с информацией об адресате и направить ее сотруднику, ответственному за ведение справочника корреспондентов СЭД, для внесения сведений в справочник.

Если проект исходящего письма создается во исполнение поручения, является ответом на входящий документ или в тексте создаваемого письма есть ссылка на другой документ, то связанные документы должны быть добавлены в карточку исходящего письма с указанием соответствующего типа связи.

При заполнении карточки документа следует проверить заполнение списков согласования и подписания документа. При добавлении сотрудников в список подписания следует обратить внимание на порядок их следования, т. к. подписание производится последовательно.

При необходимости ознакомления сотрудников с создаваемым письмом заполняется список рассылки с документом.

5.3.2 Нормоконтроль исходящего документа

Перед поступлением проекта документа на согласование некоторые виды исходящих документов подлежат нормоконтролю.

В этом случае в СЭД для нормоконтролёра формируется задача «На нормоконтроль». На этом этапе нормоконтролёр проверяет правильность оформления документа, отсутствие грамматических ошибок и может пропустить или отклонить проект документа.

При положительном решении нормоконтролёра проект документа поступает на согласование и для согласующего в СЭД формируется задача «На согласование» (п. 4.3.3).

При отклонении проекта документа, нормоконтролёр указывает причину отклонения и проект документа поступает на исправление. При этом для исполнителя в СЭД формируется задача «На исправление» (п. 4.3.5).

5.3.3 Согласование исходящего документа

Если создаваемый документ подлежит согласованию, то задачи на согласование поступают в СЭД одновременно всем сотрудникам, указанным в карточке документа в списке согласования. Каждый согласующий видит в карточке документа все визы, полученные с начала согласования документа.

В случае отклонения проекта документа хотя бы одним из участников согласования документ остается на стадии согласования и возвращается на исправление исполнителю (п. 4.3.5) после того, как все согласующие примут решение по документу. Также документ может быть отозван автором, не дожидаясь завершения согласования документа всеми согласующими.

Если проект документа одобрен всеми согласующими, документ переходит на стадию подписания (п. 4.3.4).

При получении задания на согласование сотруднику необходимо выполнить следующие действия:

1) Рассмотреть документ.

2) При необходимости направить документ на внутреннее согласование сотрудникам, находящимся в подчинении.

3) Принять решение о том, можно ли согласовать документ или необходимо отклонить его для доработки, и указать это решение в СЭД.

4) Если было принято решение отклонить документ, заполнить карточку визы отклонения в СЭД, обосновав свое решение.

5.3.4 Подписание исходящего документа

Проект документа автоматически переходит на стадию подписания:

1) Сразу после направления его исполнителем по маршруту, если документ не подлежит согласованию.

2) Если он одобрен всеми согласующими.

Задачи на подписание поступают в СЭД тем сотрудникам и в том порядке, как это указано в карточке документа в списке подписания. Пока предыдущий подписывающий не подписал документ, задача на подписание не поступает следующему подписывающему. Каждый следующий подписывающий может ознакомиться в карточке документа со всеми визами и подписями, полученными с начала согласования документа.

В случае отклонения проекта документа одним из участников подписания документ возвращается на исправление исполнителю (п. 4.3.5) до окончания стадии подписания. Если проект документа подписан всеми сотрудниками, указанными в списке подписания, документ автоматически переходит на этап регистрации. Также документ может быть отозван автором, не дожидаясь завершения подписания документа.

5.3.4.1 Подписание исходящего документа в СЭД непосредственно руководителем

При получении задачи на подписание документа руководителю необходимо выполнить следующие действия:

1) Принять решение о подписании или отклонении документа и указать это решение в СЭД.

2) Если было принято решение отклонить документ, заполнить карточку визы отклонения в СЭД, обосновав свое решение.

3) Подписать на бумажном носителе документ, направляемый внешнему адресату.

5.3.4.2 Подписание исходящего документа в СЭД советником (помощником) руководителя или ответственным за делопроизводство

При получении задачи на подписание документа необходимо выполнить следующие действия:

1) Советник (помощник) руководителя, специалист подразделения делопроизводства или иное уполномоченное лицо, работающие в режиме замещения за руководителя, распечатывают документ из СЭД и передают документ на бумажном носителе вместе с листом согласования для подписания руководителю.

2) Руководитель принимает решение о подписании или отклонении документа и подписывает или корректирует проект письма.

3) Советник (помощник) руководителя, специалист подразделения делопроизводства или иное уполномоченное лицо, работающие в режиме замещения за руководителя, переносят принятое руководителем решение в СЭД.

5.3.5 Исправление проекта исходящего документа

Документ возвращается исполнителю на исправление для доработки и исправления замечаний в следующих случаях:

1) Получения хотя бы одной отрицательной визы на этапе согласования.

2) Получения отрицательной визы на этапе подписания.

3) Отзыва документа исполнителем.

Автор проекта документа получает в СЭД задачу на исправление проекта документа и имеет возможность просмотреть все визы и приложенные к визам файлы, чтобы использовать эту информацию при создании новой редакции проекта документа.

После исправления проекту документа автоматически присваивается в СЭД следующий номер редакции.

5.3.6 Регистрация исходящего документа

Исходящие документы, направленные во внешнюю организацию регистрируются в СЭД сотрудниками, ответственными за регистрацию. Регистратор получает задачу на регистрацию и выполняет следующие действия:

1) Регистрирует в СЭД подписанный документ.

2) При необходимости ставит оттиск печати на подписанный документ на бумажном носителе.

3) Если документ оформляется на бумажном носителе, проставляет регистрационный номер и дату непосредственно на документ, сканирует подлинник документа и прикладывает полученный файл к карточке документа в СЭД. Если приложения к документу содержат более 5 листов, допускается их не сканировать.

Исходящие документы, направленные средствами СЭД в адрес Администрации Губернатора Свердловской области, Правительства Свердловской области и иных областных/ территориальных исполнительных органов государственной власти Свердловской области регистрируются Системой автоматически. Исполнитель документа должен прикрепить сканированный подлинник к карточке документа.

5.3.7 Отправка исходящего документа

После прикрепления сканированного подлинника документ поступает на отправку и для регистратора в СЭД формируется задача «На отправку». Отметка об отправке документа проставляется в СЭД сотрудником, осуществившим отправку.

В случае если документ, направляется внешнему адресату и должен быть отправлен по почте, подлинник документа передается в подразделение делопроизводства для отправки. Во всех остальных случаях исполнители производят отправку документов самостоятельно.

В случае если документ, направляется внутреннему адресату, его отправка осуществляется средствами СЭД автоматически.

5.3.8 Хранение исходящего документа

В случае если подлинники исходящих документов не были отправлены по почте, они хранятся у исполнителя в деле согласно номенклатуре дел.

Внутренние документы включают такие виды, как служебная записка, отчет, план, программа, акт и т. п. Такие документы служат, в основном, для обмена информацией между подразделениями.

В жизненном цикле внутренних документов можно выделить два крупных этапа:

· подготовка проекта документа, включая создание проекта документа, согласование, подписание, регистрацию,

· исполнение документа, включая рассмотрение адресатом, исполнение резолюций и контроль исполнения.

Внутренние документы обрабатываются в СЭД и в процессе обработки не распечатываются.

5.4.1 Создание проекта внутреннего документа

Сотрудник, инициирующий проект внутреннего документа, создаёт в СЭД регистрационную карточку внутреннего документа, заполняет обязательные реквизиты и отправляет документ по маршруту. При заполнении карточки документа следует проверить заполнение списков согласования, подписания и утверждения документа. При добавлении сотрудников в список подписания следует обратить внимание на порядок их следования, т. к. подписание производится последовательно.

При необходимости ознакомления сотрудников с создаваемым внутренним документом заполняется список рассылки.

5.4.2 Согласование внутреннего документа

Если создаваемый документ подлежит согласованию, то задачи на согласование поступают в СЭД одновременно всем сотрудникам, указанным в карточке документа в списке согласования. Каждый согласующий видит в карточке документа все визы, полученные с начала согласования документа.

В случае отклонения проекта документа одним из участников согласования, он остается на стадии согласования до получения всех виз, после чего возвращается на исправление исполнителю (п. 4.4.5). Также проект документа может быть отозван автором. Если проект документа одобрен всеми согласующими, он переходит на стадию подписания (п. 4.4.3).

При получении задания на согласование сотруднику необходимо выполнить следующие действия:

1) Рассмотреть документ.

2) При необходимости направить документ на внутреннее согласование сотрудникам, находящимся в подчинении.

3) Принять решение о том, можно ли согласовать документ или необходимо отклонить его для доработки, и указать это решение в СЭД.

4) Если было принято решение отклонить документ, заполнить карточку визы отклонения в СЭД, обосновав свое решение.

5.4.3 Подписание внутреннего документа

Проект документа автоматически переходит на стадию подписания:

1) Сразу после направления его исполнителем по маршруту, если не подлежит согласованию.

2) Если он одобрен всеми согласующими.

Задания на подписание поступают в СЭД тем сотрудникам и в том порядке, как это указано в карточке документа в списке подписания. До тех пор пока предыдущий подписывающий не обработал проект документа, задание на подписание не поступает следующему подписывающему. Каждый следующий подписывающий видит в карточке документа все визы и подписи, полученные с начала согласования документа.

В случае отклонения проекта документа одним из участников подписания, документ возвращается на корректировку исполнителю (п. 4.4.5) до окончания стадии подписания. Если проект документа подписан всеми сотрудниками, указанными в списке подписания, документ переходит на стадию утверждения, либо сразу на стадию регистрации (п. 4.4.6), если документ не подлежит утверждению.

5.4.3.1 Подписание внутреннего документа в СЭД непосредственно руководителем

При получении задачи на подписание документа руководителю необходимо выполнить следующие действия:

1) Принять решение о подписании или отклонении документа и указать это решение в СЭД.

2) Если было принято решение отклонить документ, заполнить карточку визы отклонения в СЭД, обосновав свое решение..

5.4.3.2 Подписание внутреннего документа в СЭД советником (помощником) руководителя или ответственным за делопроизводство

При получении задачи на подписание документа необходимо выполнить следующие действия:

1)Советник (помощник) руководителя, специалист подразделения делопроизводства или иное уполномоченное лицо, работающие в режиме замещения за руководителя, распечатывают документ из СЭД и передают документ на бумажном носителе вместе с листом согласования для подписания руководителю.

2)Руководитель принимает решение о подписании или отклонении документа и подписывает или корректирует проект внутреннего документа.

3)Советник (помощник) руководителя, специалист подразделения делопроизводства или иное уполномоченное лицо, работающие в режиме замещения за руководителя, переносят принятое руководителем решение в СЭД.

5.4.4 Утверждение внутреннего документа

Внутренние документы некоторых видов, например, план, отчет, акт, программа и др., после подписания поступают на утверждение, и в СЭД для утверждающего формируется задача «На утверждение». Утверждающий видит в карточке документа все визы, полученные с начала согласования документа.

Примечание: Если утверждающих несколько, то задача «На утверждение» сначала сформируется для первого из указанных в списке утверждающих и только при положительном решении – для второго и т. д.

В случае отклонения утверждающим проекта документа, он возвращается на исправление исполнителю (п. 4.4.5). Также проект документа может быть отозван автором. Если проект документа утвержден, он переходит на стадию регистрации (п. 4.4.6).

5.4.4.1 Утверждение внутреннего документа в СЭД непосредственно руководителем

При получении задачи на утверждение документа руководителю необходимо выполнить следующие действия:

1) Принять решение об утверждении или отклонении документа и указать это решение в СЭД.

2) Если было принято решение отклонить документ, заполнить карточку визы отклонения в СЭД, обосновав свое решение.

5.4.4.2 Утверждение внутреннего документа в СЭД советником (помощником) руководителя или ответственным за делопроизводство

При получении задачи на утверждение документа необходимо выполнить следующие действия:

1) Советник (помощник) руководителя, специалист подразделения делопроизводства или иное уполномоченное лицо, работающие в режиме замещения за руководителя, передают распечатанный из СЭД документ на бумажном носителе вместе с листом согласования и подписания для утверждения руководителю.

2) Руководитель принимает решение об утверждении или отклонении документа и утверждает или корректирует проект внутреннего документа.

3) Советник (помощник) руководителя, специалист подразделения делопроизводства или иное уполномоченное лицо, работающие в режиме замещения за руководителя, переносят принятое руководителем решение в СЭД.

5.4.5 Исправление проекта внутреннего документа

Документ возвращается автору на исправление в следующих случаях:

· при получении хотя бы одной отрицательной визы на этапе согласования по окончании этапа;

· при получении первой отрицательной визы на этапах подписания/ утверждения;

· если документ отозван автором с согласования/ подписания/ утверждения.

После исправления документу в СЭД автоматически присваивается следующий номер редакции.

Автор проекта документа получает в СЭД задание на исправление проекта документа и имеет возможность просмотреть все визы и приложенные к визам файлы, чтобы использовать эту информацию при создании новой редакции документа.

5.4.6 Регистрация внутреннего документа

Регистрация внутренних документов производится автоматически после получения всех подписей на этапе подписания/ утверждения.

При необходимости оформления документа на бумажном носителе исполнителю приходит задача на прикрепление сканированного подлинника документа к карточке в СЭД.

5.4.7 Рассылка внутреннего документа (ознакомление с документом)

После регистрации внутреннего документа сотрудникам, указанным в списке рассылки, в СЭД поступает уведомление о необходимости ознакомления с документом.

Сотрудники, получившие уведомление, должны ознакомиться с документом (просмотреть файлы вложений).

5.4.8 Рассылка внутреннего документа с контролем ознакомления

После регистрации документа сотрудникам, указанным в списке рассылки с контролем ознакомления, в СЭД поступает задача о необходимости ознакомления с документом. В СЭД фиксируется факт ознакомления с документом.

5.4.9 Рассмотрение внутреннего документа

5.4.9.1 Рассмотрение внутреннего документа в СЭД непосредственно руководителем

Руководитель, получивший задание на рассмотрение, должен ознакомиться с документом и наложить резолюцию на данный документ в СЭД (резолюций может быть несколько).

Если исполнителей по резолюции несколько, необходимо назначить ответственного исполнителя и соисполнителей

Если необходимо установить срок исполнения резолюции, следует указать срок ее исполнения для ответственного исполнителя (для соисполнителей СЭД автоматически выставляет срок исполнения резолюции, равный половине срока, установленного для ответственного исполнителя) и указать контролера. В этом случае контролер получит отчет ответственного исполнителя об исполнении данной резолюции, уведомления о нарушении сроков исполнения.

Если признак «На контроле» для резолюции не установлен, отчет об исполнении резолюции не придет, но будет доступен для просмотра из карточки резолюции в СЭД.

После заполнения карточки резолюции руководитель отправляет резолюцию на исполнение.

Руководитель, выдавший резолюцию по документу, может ее отменить, в этом случае исполнитель, которому была выдана резолюция, получает уведомление об отмене резолюции.

Руководитель высшего звена, при выдаче резолюции, может также поставить документ на контроль. Если признак контроля документа установлен, то сотруднику, ответственному за контроль, поступит задание на контроль документа.

Сотрудник, ответственный за контроль, должен контролировать ход исполнения документа и при необходимости выдавать новые резолюции.

5.4.9.2 Рассмотрение внутреннего документа в СЭД советником (помощником) руководителя

Советник (помощник) руководителя, работающий в СЭД в режиме замещения за руководителя, может ознакомиться с документом, пришедшим руководителю в СЭД на рассмотрение, и наложить резолюцию на данный документ в СЭД за руководителя

После заполнения карточки резолюции у исполнителя формируется задача на исполнение резолюции.

5.4.10 Завершение рассмотрения внутреннего документа

По итогам рассмотрения документа руководитель может завершить работу с документом в СЭД с комментарием. При завершении работы с документом без выдачи резолюций документ сразу поступит на хранение. Если выдана хотя бы одна резолюция, то документ поступит на хранение после ее исполнения и принятия отчета по ней.

Примечание: Если по документу, по которому было завершено рассмотрение, требуется выдать новую резолюцию, документ находится через поиск и по нему выдается резолюция.

5.4.11 Исполнение резолюций по внутреннему документу

Сотрудники, указанные в качестве исполнителей в резолюциях, получают в СЭД задание на исполнение резолюции.

Эти сотрудники должны выполнить следующие действия:

1) В случае необходимости передать документ на исполнение своим подчиненным путем наложения резолюций по документу в СЭД. Наложение резолюций осуществляется аналогично п. 4.4.9.1, 4.4.9.2. Контроль исполнения резолюций осуществляется в соответствии с п.4.4.12.

2) Исполнить резолюцию. В некоторых случаях это предполагает создание документов в СЭД.

3) Представить предложения и иную информацию об исполнении резолюции в адрес ответственного исполнителя, если данный исполнитель резолюции является соисполнителем.

4) Подготовить итоговый ответ об исполнении резолюции в адрес руководителя, выдавшего поручение, если исполнитель резолюции является ответственным исполнителем.

5) Составить отчет в СЭД об исполнении резолюции. Текст отчета должен быть кратким и исчерпывающим. Если в ходе исполнения резолюции были созданы какие-либо документы, то они должны быть прикреплены к отчету как связанные документы. С создаваемым руководителем отчетом по исполнению резолюции может быть связан отчет, подготовленный его подчиненным сотрудником.

6) При необходимости запросить перенос контрольного срока, указав причину переноса срока и предлагаемый вариант срока.