Регламент обработки документов (стр. 3 )

5.4.12 Проверка отчета об исполнении резолюции по внутреннему документу

Если резолюция была поставлена на контроль, задача на принятие отчета об исполнении резолюции или уведомление о нарушении сроков исполнения приходит в СЭД:

1) ответственному исполнителю по резолюции, направленной на исполнение соисполнителю;

2) сотруднику, ответственному за контроль исполнения, по резолюции, направленной на исполнение ответственному исполнителю.

Сотрудник, получивший задачу на принятие отчета, должен рассмотреть отчет и принять решение о том, исполнена резолюция или нет. Если резолюция исполнена, отчет принимается в СЭД. Если резолюция не исполнена, то отчет необходимо отклонить и создать повторную резолюцию в СЭД по этому же документу, при этом можно составить комментарий и установить новый срок исполнения резолюции. При отклонении отчёта у исполнителя вновь формируется задача на исполнение резолюции.

Если контролеру приходит уведомление о нарушении сроков исполнения, он обязан разобраться в причине нарушения и принять необходимые меры для исполнения резолюции.

Если резолюция не была поставлена на контроль, информирование контролера в СЭД не производится, с отчетом можно ознакомиться из карточки резолюции в СЭД.

Если резолюция не была поставлена на контроль, но в карточке отмечена необходимость уведомления об исполнении резолюции, с отчетом можно ознакомиться через поступившее уведомление из карточки в СЭД.

5.4.13 Рассмотрение запроса переноса контрольного срока

Автору резолюции в СЭД приходит задание на рассмотрение запроса переноса контрольного срока в случае, если резолюция была поставлена на контроль.

Автор резолюции должен рассмотреть запрос и принять решение о возможности или невозможности переноса срока. Если запрос принят, то в СЭД автоматически изменяется срок исполнения резолюции.

5.4.14 Хранение внутренних документов

Подлинники внутренних документов, требующих оформления на бумажном носителе, хранятся в подразделении исполнителя.

Внутренние документы, не требующие оформления на бумажном носителе, хранятся в электронном виде в СЭД.

Если документ находится на этапе хранения в СЭД, регистрационная карточка документа доступна только для просмотра.

Примечание: Руководитель, который осуществлял рассмотрение документа, может выдать поручение по документу, который находится на хранении.

Организационные документы относятся к внутреннему документопотоку. Организационные документы включают такие виды, как поручение, перечень поручений, протокол, служебная инструкция и т. п. Организационные документы распечатываются, подлинники документов данного типа хранятся в бумажном виде.

5.5.1 Создание проекта организационного документа

Исполнитель организационного документа создает карточку документа в СЭД и заполняет необходимые поля.

При заполнении карточки документа следует проверить заполнение списков согласования, подписания и утверждения документа. При добавлении сотрудников в список подписания следует обратить внимание на порядок их следования, т. к. подписание производится последовательно.

При необходимости ознакомления сотрудников с создаваемым документом заполняется список рассылки с документом.

5.5.2 Нормоконтроль организационного документа

Перед поступлением проекта документа на согласование некоторые виды организационных документов подлежат нормоконтролю.

В этом случае в СЭД для нормоконтролёра формируется задача «На нормоконтроль». На этом этапе нормоконтролёр проверяет правильность оформления документа, отсутствие грамматических ошибок, может пропустить или отклонить проект документа.

При положительном решении нормоконтролёра проект документа поступает на согласование и для согласующего в СЭД формируется задача «На согласование» (п. 4.5.3).

При отклонении проекта документа нормоконтролёр указывает причину отклонения, и проект документа поступает на исправление. При этом для исполнителя в СЭД формируется задача «На исправление» (п. 4.5.6).

5.5.3 Согласование организационного документа

Если создаваемый документ подлежит согласованию, то задачи на согласование поступают в СЭД одновременно всем сотрудникам, указанным в карточке документа в списке согласования. Каждый согласующий видит в карточке документа все визы, полученные с начала согласования документа.

В случае отклонения проекта документа хотя бы одним из участников согласования документ остается на стадии согласования и возвращается на исправление исполнителю (п. 4.5.6) после того, как все согласующие примут решение по документу. Также документ может быть отозван автором, не дожидаясь завершения согласования документа всеми согласующими.

Если проект документа одобрен всеми согласующими, документ переходит на стадию подписания (п. 4.5.4).

При получении задания на согласование сотруднику необходимо выполнить следующие действия:

1) Рассмотреть документ.

2) При необходимости направить документ на внутреннее согласование сотрудникам, находящимся в подчинении.

3) Принять решение о том, можно ли согласовать документ или необходимо отклонить его для доработки, и указать это решение в СЭД.

4) Если было принято решение отклонить документ, заполнить карточку визы отклонения в СЭД, обосновав свое решение.

5.5.4 Подписание организационного документа

Проект документа автоматически переходит на стадию подписания:

1) Сразу после направления его исполнителем по маршруту, если не подлежит согласованию.

2) Если он одобрен всеми согласующими.

Задачи на подписание поступают в СЭД тем сотрудникам и в том порядке, как это указано в карточке документа в списке подписания. Пока предыдущий подписывающий не подписал документ, задача на подписание не поступает следующему подписывающему. Каждый следующий подписывающий может ознакомиться в карточке документа со всеми визами и подписями, полученными с начала согласования документа.

В случае отклонения проекта документа одним из участников подписания документ возвращается на исправление исполнителю (п. 4.5.6) до окончания стадии подписания. Если проект документа подписан всеми сотрудниками, указанными в списке подписания, документ автоматически переходит на этап утверждения (п. 4.5.5) или сразу на этап регистрации (п. 4.5.7), если документ не требует утверждения. Также документ может быть отозван автором, не дожидаясь завершения подписания документа.

5.5.4.1 Подписание организационного документа в СЭД непосредственно руководителем

При получении задачи на подписание документа руководителю необходимо выполнить следующие действия:

1) Принять решение о подписании или отклонении документа и указать это решение в СЭД.

2) Если было принято решение отклонить документ, заполнить карточку визы отклонения в СЭД, обосновав свое решение. Подписать распечатанный документ на бумажном носителе.

5.5.4.2 Подписание организационного документа в СЭД советником (помощником) руководителя или ответственным за делопроизводство

При получении задачи на подписание документа необходимо выполнить следующие действия:

1)Советник (помощник) руководителя, специалист подразделения делопроизводства или иное уполномоченное лицо, работающие в режиме замещения за руководителя, распечатывают документ из СЭД и передают документ на бумажном носителе вместе с листом согласования для подписания руководителю.

2)Руководитель принимает решение о подписании или отклонении документа и подписывает или корректирует проект письма.

3)Советник (помощник) руководителя, специалист подразделения делопроизводства или иное уполномоченное лицо, работающие в режиме замещения за руководителя, переносят принятое руководителем решение в СЭД.

5.5.5 Утверждение организационного документа

Внутренние документы некоторых видов, например, регламент, поступают на утверждение и в СЭД для утверждающего формируется задача «На утверждение». Утверждающий видит в карточке документа все визы, полученные с начала согласования документа.

Примечание: Если утверждающих несколько, то задача «На утверждение» сначала сформируется для первого из указанных в списке утверждающих и только при положительном решении – для второго и т. д.

В случае отклонения утверждающим проекта документа, он возвращается на исправление исполнителю (п. 4.5.6). Также проект документа может быть отозван автором. Если проект документа утвержден, он переходит на стадию регистрации (п. 4.5.7).

5.5.5.1 Утверждение организационного документа в СЭД непосредственно руководителем

При получении задачи на утверждение документа руководителю необходимо выполнить следующие действия:

1) Принять решение об утверждении или отклонении документа и указать это решение в СЭД.

2) Если было принято решение отклонить документ, заполнить карточку визы отклонения в СЭД, обосновав свое решение..

3) Подписать распечатанный документ на бумажном носителе.

5.5.5.2 Утверждение организационного документа в СЭД советником (помощником) руководителя или ответственным за делопроизводство

При получении задачи на утверждение документа необходимо выполнить следующие действия:

1) Советник (помощник) руководителя, специалист подразделения делопроизводства или иное уполномоченное лицо, работающие в режиме замещения за руководителя, и передают распечатанный из СЭД документ на бумажном носителе вместе с листом согласования и подписания для утверждения руководителю.

2) Руководитель принимает решение об утверждении или отклонении документа и утверждает или корректирует проект внутреннего документа.

3) Советник (помощник) руководителя, специалист подразделения делопроизводства или иное уполномоченное лицо, работающие в режиме замещения за руководителя, переносят принятое руководителем решение в СЭД.

5.5.6 Исправление проекта организационного документа

Документ возвращается исполнителю на исправление для доработки и исправления замечаний в следующих случаях:

1) Получения хотя бы одной отрицательной визы на этапе согласования.

2) Получения отрицательной визы на этапах подписания/ утверждения.

3) Отзыва документа исполнителем.

Автор проекта документа получает в СЭД задачу на исправление проекта документа и имеет возможность просмотреть все визы и приложенные к визам файлы, чтобы использовать эту информацию при создании новой редакции проекта документа.

После исправления проекту документа автоматически присваивается в СЭД следующий номер редакции.

5.5.7 Регистрация организационного документа

После подписания/ утверждения документа в СЭД регистратор получает задачу на регистрацию и выполняет следующие действия:

1) Регистрирует в СЭД подписанный/ утвержденный документ.

2) При необходимости ставит оттиск печати на подписанный/ утвержденный документ на бумажном носителе.

3) Проставляет регистрационный номер и дату непосредственно на документ, сканирует подлинник документа и прикладывает полученный файл к карточке документа в СЭД.

5.5.8 Рассылка организационного документа (ознакомление с документом)

После регистрации организационного документа сотрудникам, указанным в списке рассылки, в СЭД поступает уведомление о необходимости ознакомления с документом.

Сотрудники, получившие уведомление, должны ознакомиться с документом (просмотреть файлы вложений) и могут выдать резолюции по документу.

5.5.9 Рассылка организационного документа с контролем ознакомления

После регистрации документа сотрудникам, указанным в списке рассылки с контролем ознакомления, в СЭД поступает задача о необходимости ознакомления с документом. В СЭД фиксируется факт ознакомления с документом.

5.5.10 Рассылка организационного документа внешним адресатам

Рассылка организационного документа организациям, указанным в списке рассылки внешним адресатам, осуществляется лицом, ответственным за рассылку документов.

5.5.11 Исполнение резолюций по организационному документу

Сотрудники, указанные в качестве исполнителей в резолюциях, получают в СЭД задачи на исполнение резолюции.

Эти сотрудники должны выполнить следующие действия:

1) В случае необходимости передать документ на исполнение своим подчиненным путем наложения резолюций по документу в СЭД. Наложение резолюций осуществляется аналогично п. 4.5.10. Контроль исполнения резолюций осуществляется в соответствии с п.4.5.13.

2) Исполнить резолюцию. В некоторых случаях это предполагает создание документов в СЭД.

3) Представить предложения и иную информацию об исполнении резолюции в адрес ответственного исполнителя, если данный исполнитель резолюции является соисполнителем.

4) Подготовить итоговый ответ об исполнении резолюции в адрес руководителя, выдавшего поручение, если исполнитель резолюции является ответственным исполнителем.

5) Составить отчет в СЭД об исполнении резолюции. Текст отчета должен быть кратким и исчерпывающим. Если в ходе исполнения резолюции были созданы какие-либо документы, то они должны быть прикреплены к отчету как связанные документы. С создаваемым руководителем отчетом по исполнению резолюции может быть связан отчет, подготовленный его подчиненным сотрудником.

6) При необходимости запросить перенос контрольного срока, указав причину переноса срока и предлагаемый вариант срока.

7) .

5.5.12 Проверка отчета об исполнении резолюции по организационному документу

Если резолюция была поставлена на контроль, задача на принятие отчета об исполнении резолюции или уведомление о нарушении сроков исполнения приходит в СЭДсотруднику, ответственному за контроль исполнения, по резолюции, направленной на исполнение ответственному исполнителю.

Сотрудник, получивший задачу на принятие отчета, должен рассмотреть отчет и принять решение о том, исполнена резолюция или нет. Если резолюция исполнена, отчет принимается в СЭД. Если резолюция не исполнена, то отчет необходимо отклонить и создать повторную резолюцию в СЭД по этому же документу, при этом можно составить комментарий и установить новый срок исполнения резолюции. При отклонении отчёта у исполнителя вновь формируется задача на исполнение резолюции.

Если контролеру приходит уведомление о нарушении сроков исполнения, он обязан разобраться в причине нарушения и принять необходимые меры для исполнения резолюции.

Если резолюция не была поставлена на контроль, информирование контролера в СЭД не производится, с отчетом можно ознакомиться из карточки резолюции в СЭД.

5.5.13 Рассмотрение запроса переноса контрольного срока

Автору резолюции в СЭД приходит задание на рассмотрение запроса переноса контрольного срока в случае, если резолюция была поставлена на контроль.

Автор резолюции должен рассмотреть запрос и принять решение о возможности или невозможности переноса срока. Если запрос принят, то в СЭД автоматически изменяется срок исполнения резолюции.

5.5.14 Хранение организационных документов

Подлинники организационных документов хранятся в соответствии с номенклатурой дел.

Если документ находится на этапе хранения в СЭД, регистрационная карточка документа доступна только для просмотра.

Примечание: Руководитель, который осуществлял рассмотрение документа, может выдать поручение по документу, который находится на хранении.

5.6.1 Создание проекта правового акта

Проект правового акта может быть создан любым сотрудником. Исполнитель правового акта создает карточку документа в СЭД и заполняет необходимые поля.

При заполнении карточки документа следует проверить заполнение списков согласования, подписания и утверждения документа. При добавлении сотрудников в список подписания следует обратить внимание на порядок их следования, т. к. подписание производится последовательно.

При необходимости ознакомления сотрудников с создаваемым документом заполняется список рассылки с документом

5.6.2 Нормоконтроль правового акта

Перед поступлением проекта документа на согласование некоторые виды правовых актовподлежат нормоконтролю.

В этом случае в СЭД для нормоконтролёра формируется задача «На нормоконтроль». На этом этапе нормоконтролёр проверяет правильность оформления документа, отсутствие грамматических ошибок, может пропустить или отклонить проект документа.

При положительном решении нормоконтролёра проект документа поступает на согласование и для согласующего в СЭД формируется задача «На согласование» (п. 4.6.4).

При отклонении проекта документа нормоконтролёр указывает причину отклонения, и проект документа поступает на исправление. При этом для исполнителя в СЭД формируется задача «На исправление» (п. 4.6.5).

5.6.3 Согласование правового акта

После прохождения нормоконтроля проект документа поступаетв СЭД сотрудникам, указанным в списке согласования в последовательности, определенной маршрутом обработки документа.

В случае отклонения проекта документа одним из участников согласования:

1) При параллельном согласовании: Проект документа остается на стадии согласования до получения всех виз, после чего возвращается на корректировку исполнителю (п.4.6.5).

2) При последовательном согласовании: Проект документа возвращается на доработку исполнителю.

Проект документа может быть отозван автором. Если проект документа одобрен всеми согласующими, он переходит на стадию подписания (п.4.6.4).

При получении задания на согласование сотруднику необходимо выполнить следующие действия:

1) Рассмотреть документ.

2) При необходимости направить документ на внутреннее согласование сотрудникам, находящимся в подчинении.

3) Принять решение о том, можно ли согласовать документ или необходимо отклонить его для доработки, и указать это решение в СЭД.

5.6.4 Если было принято решение отклонить документ, заполнить карточку визы отклонения в СЭД, обосновав свое решениеПодписание правового акта

Проект документа переходит на стадию подписания, если он одобрен всеми согласующими.

Задачи на подписание поступают в СЭД тем сотрудникам и в том порядке, как это указано в карточке документа в списке подписания. Пока предыдущий подписывающий не подписал документ, задача на подписание не поступает следующему подписывающему. Каждый следующий подписывающий может ознакомиться в карточке документа со всеми визами и подписями, полученными с начала согласования документа.

В случае отклонения проекта документа одним из участников подписания документ возвращается на исправление исполнителю (п. 4.6.5) до окончания стадии подписания. Если проект документа подписан всеми сотрудниками, указанными в списке подписания, документ автоматически переходит на этап регистрации (п. 4.6.6). Также документ может быть отозван автором, не дожидаясь завершения подписания документа.

5.6.4.1 Подписание правового акта в СЭД непосредственно руководителем

При получении задачи на подписание документа руководителю необходимо выполнить следующие действия:

1) Принять решение о подписании или отклонении документа и указать это решение в СЭД.

2) Если было принято решение отклонить документ, заполнить карточку визы отклонения в СЭД, обосновав свое решение.

3) Подписать распечатанный документ на бумажном носителе.

5.6.4.2 Подписание организационного документа в СЭД советником (помощником) руководителя или ответственным за делопроизводство

При получении руководителем задачи на подписание документа Советнику (помощнику) необходимо выполнить следующие действия:

1) Советник (помощник) руководителя, специалист подразделения делопроизводства или иное уполномоченное лицо, работающие в режиме замещения за руководителя, распечатывают документ из СЭД и передают документ на бумажном носителе вместе с листом согласования для подписания ряуководителю.

2) Руководитель принимает решение о подписании или отклонении документа и подписывает или корректирует проект письма.

3) Советник (помощник) руководителя, специалист подразделения делопроизводства или иное уполномоченное лицо, работающие в режиме замещения за руководителя, переносят принятое руководителем решение в СЭД.

5.6.5 Исправление проекта правового акта

Документ возвращается исполнителю на исправление для доработки и исправления замечаний в следующих случаях:

4) Получения хотя бы одной отрицательной визы на этапе согласования.

5) Получения отрицательной визы на этапах подписания/ утверждения.

6) Отзыва документа исполнителем.

Автор проекта документа получает в СЭД задачу на исправление проекта документа и имеет возможность просмотреть все визы и приложенные к визам файлы, чтобы использовать эту информацию при создании новой редакции проекта документа.

После исправления проекту документа автоматически присваивается в СЭД следующий номер редакции.

5.6.6 Регистрация рправового акта

Сотрудник, ответственный за регистрацию, регистрирует документ. Регистрационный номер и дату регистрации необходимо внести вручную в подлинник документа.

После этого сотрудник, осуществивший регистрацию, в течение пяти рабочих дней после регистрации должен сканировать подлинник документа и присоединить полученный файл к карточке документа в качестве вложения. Если приложения к документу содержат более 5 листов, допускается их не сканировать.

Подлинник документа после регистрации остается на хранении в номенклатурном деле у сотрудника, осуществившего регистрацию.

5.6.7 Рассылка правового акта (ознакомление с документом)

После регистрации документа сотрудникам, указанным в списке рассылки, в СЭД поступает уведомление о необходимости ознакомления с документом.

Сотрудники, получившие уведомление, должны ознакомиться с документом (просмотреть файлы вложений).

5.6.8 Ознакомление с правовым актом под роспись

После регистрации документа сотрудникам, указанным в списке обязательной рассылки, в СЭД поступает задание на ознакомление с документом под роспись.

Сотрудники, получившие задание, должны ознакомиться с документом (просмотреть файлы вложений) и указать, что задание выполнено. СЭД, при этом фиксирует факт ознакомления с документом. Руководитель, получивший задание на ознакомление, может наложить резолюцию на данный документ в СЭД. Принцип работы с резолюциями такой же, как и при рассмотрении входящих документов.

Руководитель высшего звена, при выдаче резолюции, также может поставить документ на контроль. Если признак контроля документа установлен, то сотруднику ответственному за контроль поступит задание на контроль документа.

Сотрудник, ответственный за контроль, должен контролировать ход исполнения документа и при необходимости выдавать новые резолюции

5.6.9 Исполнение поручений и формирование отчетов по правовому акту

Сотрудники, указанные в качестве исполнителей в поручениях, получают в СЭД задание на исполнение поручения. Эти сотрудники должны выполнить следующие действия:

1) В случае необходимости передать документ на исполнение своим подчиненным путем выдачи поручений по документу в СЭД. Выдача поручений осуществляется аналогично п.4.6.8. Контроль исполнения поручений осуществляется в соответствии с п.4.6.10.

2) Выполнить поручение. В некоторых случаях это предполагает создание документов в СЭД.

3) Составить отчет в СЭД о выполнении поручения.

5.6.10 Проверка отчета об исполнении поручения по правовому акту

Сотруднику, ответственному за контроль исполнения поручения, в СЭД приходит задание на проверку отчета об исполнении поручения или уведомление о нарушении сроков исполнения в случае, если поручение было поставлено на контроль.

Контролер должен рассмотреть отчет и принять решение о том, исполнено поручение или нет. Если поручение исполнено, контролер принимает отчет в СЭД. Если поручение не исполнено, то отчет необходимо отклонить и создать повторное поручение в СЭД по этому же документу.

Если контролеру приходит уведомление о нарушении сроков исполнения, он обязан разобраться в причине нарушения и принять необходимые меры для исполнения поручения.

Если поручение не было поставлено на контроль, информирование контролера в СЭД не производится, с отчетом можно ознакомиться из карточки поручения в СЭД.

Тем не менее, в целях уменьшения сроков передачи документов между Администрацией Губернатора Свердловской области, Правительством Свердловской области, областными и территориальными исполнительными органами государственной власти Свердловской области, а также для повышения производительности труда персонала за счет исключения дублирования ряда операций, в рамках СЭД разработано специальное автоматизированное рабочее место «одно окно» для установки в областных и территориальных исполнительных органах государственной власти Свердловской области.

Рабочее место «одно окно» в областном/ территориальном исполнительном органе государственной власти Свердловской области предназначено для решения следующих задач:

1) Автоматизированной передачи исходящих писем областного/ территориального исполнительного органа государственной власти Свердловской области в Администрацию Губернатора Свердловской области и Правительство Свердловской области. Следует обратить внимание на то, что исходящие из областного/ территориального исполнительного органа государственной власти Свердловской области письма регистрируются в СЭД как входящие в Администрацию Губернатора Свердловской области и Правительство Свердловской области;

2) Участия в автоматизированном процессе согласования документов Администрации Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области;

3) Участия в автоматизированном процессе исполнения резолюций и поручений, выданных по документам Администрации Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области.

Рабочее место «одно окно» в областном/ территориальном исполнительном органе государственной власти Свердловской области не предназначено для решения следующих задач:

1) Создания исходящих, внутренних, организационных документов;

2) Ввода в СЭД документов, являющихся входящими для областного/ территориального исполнительного органа государственной власти Свердловской области;

3) Участия в автоматизированном процессе подписания документов Администрации Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области;

4) Участия в автоматизированном процессе рассмотрения документов Администрации Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области.