ДП Управление документацией Дата и время распечатки: 13.11.2014, 4:13 (стр. 2 )

3.1.3.5 Договорная документация в СМК

К договорной документации в СМК относятся договора, заключаемые между университетом, физическими и юридическими лицами. В первую очередь это трехсторонние и целевые договоры на подготовку специалистов.

3.1.3.6 Плановая документация

К плановой документации в университете относятся стратегические (на 5 лет) и оперативные (на год) планы, разрабатываемые в университете и его структурных подразделениях.

3.1.3.7 Документационное обеспечение

К документации по документационному обеспечению деятельности университета относятся сводная номенклатура дел университета и номенклатуры дел подразделений.

3.2 Управление документами пятого уровня

Документация пятого (базового) уровня является основополагающей в деятельности университета. Ответственность за ее реализацию возлагается на ректора университета.

Нормативно-правовая документация университета включает:

· государственную нормативно-правовую документацию;

· нормативно-правовую документацию администрации субъекта Федерации;

· ведомственную нормативно-правовую документацию.

К государственной нормативно-правовой документации относятся Законодательные акты РФ, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ и другие, входящие в правовое поле государственных высших образовательных учреждений.

К нормативно-правовой документации администрации субъекта Федерации относятся Законодательные акты Красноярского края, постановления администрации Красноярского края, распоряжения губернатора Красноярского края и другие, входящие в правовое поле государственных высших образовательных учреждений.

К ведомственной нормативно-правовой документации относятся нормативные правовые акты (общие, отраслевые, межотраслевые) издаваемые федеральными органами исполнительной власти и входящие в правовое поле государственных высших образовательных учреждений - приказы, распоряжения, инструктивные письма и другие документы, а также документация, подтверждающая правовой статус университета (лицензия Министерства образования и науки РФ, свидетельство о государственной аккредитации) и другая.

К нормативной документации относятся государственные, отраслевые и внутриорганизационные нормативные документы - стандарты (нормы и правила).

Нормативная документация разрабатывается, утверждается, внедряется и актуализируется в соответствии с национальной системой стандартизации РФ.

Нормативной документацией, используемой в университете без права внесения изменений, являются:

· государственная и национальная нормативная документация:

· государственные стандарты;

· правила по безопасности труда;

государственные образовательные стандарты высшего профессионального образования.

Нормативной документацией с правом внесения изменений являются:

Нормативные требования к образовательной услуге определяются Министерством образования и науки РФ в государственных образовательных стандартах высшего профессионального образования.

В период подготовки к открытию новой специальности или во время внедрения новой редакции ГОС ВПО вуз должен иметь соответствующую документацию в электронном и печатном виде.

Внедрение ГОС ВПО осуществляется приказом ректора университета, экземпляры ГОС ВПО имеются в Управлении развития, в дирекции соответствующего института, на выпускающей кафедре.

Потребность в доступе к нормативным документам возникает при:

· отборе абитуриентов;

· проектировании и разработке;

· учебно-организационной деятельности;

· методической деятельности;

· образовательной деятельности.

Потребителями нормативных требований к образовательной услуге являются:

· абитуриенты (студенты);

· родители (попечители);

· представители предприятий и субъектов Федерации;

· преподаватели;

· работники;

· руководители структурных подразделений.

Ответственность за предоставление ГОС ВПО возлагается на начальника отдела лицензирования и аттестации (ОЛиА), директоров институтов, заведующих выпускающими кафедрами, ответственного секретаря приемной комиссии.

4 Организация документооборота

Организация документооборота в университете включает:

управление документопотоками; регистрацию и индексацию документов;

· контроль за исполнением документов.

Ответственным за организацию документооборота является начальник административно – правового управления (АПУ).

Под документопотоком понимается совокупность документов выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Документы делятся на:

· входящие - документация, поступающая в университет из сторонних организаций, от должностных и физических лиц;

· исходящие - документация, создаваемая внутри университета и направляемая в сторонние организации;

· внутренние - документация, создаваемая и используемая внутри университета или его структурных подразделений.

Целью регистрации документов является фиксации факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационную базу данных (журнал регистрации, картотека, дело). Регистрационные базы данных ведутся по каждому виду документов и строятся по корреспондентскому признаку.

Контролю подлежат:

· поступающие на имя ректора и в адрес университета документы, требующие исполнения и подготовки ответа;

· приказы и распоряжения.

Контроль за исполнением поступающих документов возлагается на начальника административно – правового управления (АПУ), приказов и распоряжений - на лиц, указанных в них. Получив документ к исполнению, руководители структурных подразделений КрасГАУ обязаны:

- обеспечить оперативное рассмотрение документов;

- передать их исполнителю в день поступления;

- осуществить контроль за качественным исполнением документов;

- в установленный срок информировать начальника АПУ об исполнении документа.

5. Реквизиты документов СМК

Для оформления документа СМК разработаны принципы, благодаря использованию которых достигается его однозначная идентификация, и восстанавливаемость, а также обеспечивается его проверка на адекватность и утверждение до ввода в действие.

Документы системы менеджмента качества – РК, ИК, ДП, Ф, Пр - оформляются в соответствии со своими электронными шаблонами РК, ИК, ДП, Ф, Пр. Формы всех документов приводятся в качестве приложений к настоящей документированной процедуре и к «Инструкции по делопроизводству в организации» (см. раздел 4). (Инструкция по делопроизводству в стадии переработки)

Реквизиты документа СМК включает в себя обязательное заполнение колонтитулов документа

Первый лист является титульным листом, верхний колонтитул которого содержит наименование и знак организации:

Эмблема организации	<Ведомственная принадлежность образовательного учреждения>
<Наименование образовательного учреждения >
Вид документа
<Наименование процесса/подраздела>
Код документа	<Наименование процедуры>

Титульный лист содержит следующие реквизиты:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

___________И. О.Ф.

« __ »______ 200_г.

<вид документа>

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

<Наименование документа>

<Код документа>

Версия <00>

Дата введения: <Дата введения документа>

СОГЛАСОВАНО

Ответственный

___________И. О.Ф.

« __ »______ 200_г.

<Место выпуска документа>, <год>

Описанный далее вид нижнего колонтитула относится только к документам РК, ДП и ИК. В нижнем колонтитуле первой страницы документа в графе «Разработал», «Утвердил» указываются фамилии, даты должностных лиц, разработавших и утвердивших документ, и номер актуальной версии документа, кроме того, указываются классификация документа номер текущей страницы и общее число страниц документа

	Должность	Фамилия/ Подпись	Дата
Разработал	<Разработчик документа>
Проверил	<Руководитель службы качества>
Согласовал	<Руководитель процесса>
Версия: 1.0		КЭ:_________	УЭ №________	Стр. 5 из 35

На всех последующих листах верхний колонтитул имеет следующий вид:

Эмблема организации	<Наименование организации>
ДП <наименование документированной процедуры>
Код документа

В нижнем колонтитуле указываются номер актуальной версии документа, номер текущей страницы и общее число страниц документа.

стр. 6 из 6

У документов СМК, таких как П (перечни) отсутствует версия, а в нижнем колонтитуле указывается дата ввода в действие. Документы данного типа содержат таблицы следующего вида:

№п/п	Код документа	Название документа	№ версии	Дата ввода в действие	Ответственный
1.

Управление документами типа Ф (формы)обеспечивается их разработчиками.

Документы типа Пр являются приложениями и могут содержать информацию любого типа и вида (например: графические схемы, рисунки, приказы, алгоритмы и т. п.), необходимую для более полного и адекватного понимания содержания документа, к которому они относятся.

Должностные инструкции выдаются сотрудникам, непосредственно занимающим данную должность, но не в оригинальном варианте, а с них снимается копия.

6 Требования к содержанию документов СМК

Документы системы менеджмента качества вида РК и ДП содержат следующие разделы:

«1 НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ».

«2 ОПИСАНИЕ».

«3 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ».

«4 НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ».

«5 ПРИЛОЖЕНИЯ».

Раздел «Термины и определения» в документах СМК не приводится, а все используемые термины и определения приведены в соответствующем разделе Руководства по качеству.

В разделе «НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ» определяется цель регламентируемой деятельности и основные задачи, решение которых обеспечивает достижение цели, устанавливается область применения объекта документирования, указанного в наименовании данного документа.

В разделе «ОПИСАНИЕ» дается описание к объекту документирования. В зависимости от специфики объекта требования могут излагаться в одном или нескольких разделах.

В разделе «ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ» распределяются ответственность и полномочия персонала предприятия по отношению к данному объекту документирования, при этом подразумевается, что для реализации ответственности при выполнении какой-то функции персонал наделяется соответствующими полномочиями, которые могут быть подробно определены в других документах (например, в должностных инструкциях).

В разделе «НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ» перечисляются те документы, которые необходимы при введении в действие данного документа.

В разделе «ПРИЛОЖЕНИЯ» перечисляются приложения к документу в виде таблиц, шаблонов, схем, матриц, рисунков, форм документов, алгоритмов и т. п.

В документах вида КП, ДИ, ПСП, Ф наличие указанных разделов не является обязательным требованием.

В содержании ДИ должны быть указаны:

· общие положения (порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения на время отсутствия);

· квалификационные требования;

· основные задачи;

· обязанности;

· полномочия;

· ответственность.

В содержании ПСП должны быть указаны:

· общие положения (руководство подразделением, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, документы для управления деятельностью подразделения, структура подразделения);

· основные задачи, процессы в подразделении;

· взаимодействие с другими подразделениями;

· должностные полномочия руководителя подразделения;

· должностная ответственность руководителя подразделения;

· должностные обязанности руководителя подразделения.

Содержание и вид документа типа Ф (Форма) определяется разработчиком данного документа и зависит от цели использования документа данного вида.

Журналы, которые применяются в СМК для регистрации информации, должны иметь на титульном листе данные о дате начала и окончания (если журнал окончен), ответственном за ведение журнала.

7 Ответственность и полномочия

Ответственным за организацию разработки и введение процедуры в действие является проректор по СРНОД КрасГАУ (Ответственный за СМК).

Распределение полномочий подразделений и должностных лиц по управлению документацией приведено в таблице 1.

Таблица 1. Распределение полномочий по управлению документацией

Отдел должностное лицо	Полномочия
Отдел систем менеджмента качества	Служба качества (ОСМК) ответственна за: · актуализацию всей документации СМК; · проверку всех документов на соответствие требованиям стандартов в области качества (ГОСТ Р ИСО , ENQA, типовой модели качества образования и др.); · актуализацию Руководства по качеству; · рассылку актуальных документов и изъятие старых документов, подтверждение через акты сдачи-приемки; · архивирование документации.
Руководители подразделений	Каждый руководитель ответственен за: · адаптацию существующей документации изменяющимся требованиям совместно с уполномоченными по качеству (УК); · разработку новой документации СМК для своей области совместно с УК; · внесение изменение в документацию своей области; · рассылку актуализированной документации в пределах своей области ответственности; · изъятие старых документов; · возвращение старых документов УК; · информирование и соответствующее обучение всего персонала, к которому относятся изменения.
Все сотрудники	Все сотрудники ответственны за: · применение исключительно актуализированной документации СМК; · применение только оригиналов разрешенных документов, а не их копий, так как эти копии не будут актуализироваться.

Таблица 2 Стадии управления и матрица распределения ответственности и полномочий при управлении документацией СМК

Стадии управления	Должностные лица
РК	ИК	ДП	ДИ, ПСП
1. Определение потребности в документе	Ректор	Руководители процессов	Руководители процессов	Ректор, Руководители процессов, Руководители подразделений
2. Планирование разработки	Ответственный за СМК	Руководители процессов	Руководители процессов	Ректор, Руководители процессов, Руководители подразделений
3. Разработка, оформление	Ответственный за СМК, УР, ОСМК	Руководители процессов	Руководители процессов	Руководители подразделений
4. Определение статуса документов при разработке из числа:	КЭ, УЭ, ИЭ	КЭ, УЭ, ИЭ	КЭ, УЭ, ИЭ	КЭ, УЭ
5. Проверка	Ректор	Ответственный за СМК	Ответственный за СМК	УК, Руководители подразделений
6. Утверждение, ввод в действие	Ректор	Руководители процессов	Руководители процессов	Руководители подразделений
7. Регистрация, учет	Ответственный за СМК, ОСМК	Руководители процессов	Руководители процессов	Управление кадрами
8. Размножение, распределение	ОСМК	Руководители процессов	Руководители процессов	Управление кадрами
9.Хранение: – место хранения – сроки хранения	Ответственный за СМК – КЭ ОСМК - КЭ Руководители подразделений, должностные лица – УЭ, ИЭ До переиздания	Руководители процессов – КЭ Руководители подразделений, должностные лица – УЭ, ИЭ До переиздания	Ответственный за СМК – КЭ ОСМК - КЭ Руководители процессов – УЭ Руководители подразделений, должностные лица – УЭ, ИЭ До переиздания	Управление кадрами– КЭ На рабочих местах – УЭ До переиздания
10. Анализ, актуализация, внесение изменений, переутверждение	Ответственный за СМК, ОСМК	Руководители процессов	Руководители процессов	Руководители подразделений
11.Отмена	Ректор	Руководители процессов	Руководители процессов	Руководители подразделений
12.Изъятие, утилизация	ОСМК	Руководители процессов	Руководители процессов	Руководители подразделений
13.Архивирование: -место хранения -сроки хранения, лет	Ответственный за СМК, ОСМК 5	Ответственный за СМК, ОСМК 5	Ответственный за СМК, ОСМК 5	На усмотрение руководителей подразделений

8 Нормативные документы

В настоящей документированной процедуре использованы ссылки на следующие документы: