8.1. Глоссарий терминов и определений, используемых в документации системы менеджмента качества образовательного учреждения.
8.2. Руководство по качеству:
раздел 4.2.3 РК – "Управление документацией "
8.3. ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
8.4. Инструкция по делопроизводству в организации.
8.5. Формы документов:
– Ф 9 РК 05 – Матрица рассылки документации СМК;
– Ф 4.1 Ф 01 – Информационная карта процесса;
– Ф 4.2 Ф 11 Журнал регистрации, учета и хранения документации СМК;
– Ф 4.2 Ф 12 Журнал учета выданных учтенных экземпляров;
– Ф 4.2 Ф 13 Анализ и регистрация предложений по изменению документации СМК;
– Ф 4.1 Ф 01 Содержание карты процесса.
Приложение А
Диаграмма хода действия «Управление входящей документацией»
Приложение Б
Диаграмма хода действия «Управление исходящей документацией»
 |
Приложение В
Информационная карта процесса (ИК)(форма)
Карта процесса ___________________
(указывается название процесса)
Руководитель процесса…………………….
(указывается деятельность)
№ п/п | Вид работы | Ответственный за процесс (должность) | Входной документ (код документа) | Вход (из какого процесса) | Выходной документ (код документа) | Выход (в какой процесс) |
Plan (планирование) | ||||||
Do(Выполнение) | ||||||
Сheck(Контроль) | ||||||
Аct(Корректировка, улучшение) |
Показатели мониторинга процесса и «продукции» Ответственный за оценку процесса – руководитель процесса | |||||
№ п/п | Идентификатор показателя | Название показателя | Критерий проверки | Методы получения показателя | Периодичность контроля (сроки) |
Приложение В (продолжение)
Указания к заполнению формы «Информационная карта процесса»
В графе «Виды работы» указываются основные направления работ (в рамках одного процесса) в последовательности, отражающей цикл Деминга (Plan-Do-Check-Act).
В подразделе «Входные документы» приводится перечень документов, необходимых для реализации того или иного этапа процесса, а также документов, устанавливающих требования к выполнению этих видов работ.
В графе «Выходные документы» приводится перечень документов, появившихся в результате выполнения конкретного вида работы (документация, характеризующая результаты деятельности и содержащая записи по процессу).
В графах «Вход» и «Выход» карты процесса указываются поставщики и потребители процесса. В качестве внутренних поставщиков выступают руководители процессов, передающие документы (продукцию) в другие подразделения или в другие процессы. В качестве внутренних потребителей выступают руководители процессов, для которых выход другого процесса является входом их собственного; или руководители подразделений, для которых выход какого-то этапа/этапов в реализации процесса является входом для осуществления их этапа.
Во второй части карты процесса «Показатели мониторинга процесса и «продукции» должны быть обозначены показатели и критерии оценки процессов, которые позволяют:
- осуществлять мониторинг процесса (оценивать состояние процесса как в текущий момент времени, так и в динамике);
- оценивать соответствие процесса установленным требованиям и его результативность (способность достигать запланированные результаты и установление целей);
- критерии (границы значений показателей оценки), определяющие достижение частных целей процесса.
В тех случаях, когда данные, отражаемые в «Карте процесса» требуют детализации или дополнительного разъяснения, они обязательно помещаются в текст документа (описание процесса).
В графе «Методы получения показателя» устанавливаются:
методы сбора и документирования данных по показателям оценки процесса;
методы анализа собранных и задокументированных фактичеСМКих значений показателей.
В графе «Периодичность контроля» устанавливается периодичность проведения измерения фактичеСМКих значений показателей, периодичность и порядок обобщения данных, периодичность анализа и периодичность (сроки) предоставления результатов измерения в отдел менеджмента качества.
Приложение Г
СМК ДП 4.2.3-1.0-2007
Управление документацией
ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЛИСТ
1. РАЗРАБОТАНА отделом Систем менеджмента качества (ОСМК)
Разработчик
Консультанты
2. СОГЛАСОВАНО:
Должность | ФИО | Подпись | Дата |
Первый проректор - ответственный за систему менеджмента качества | |||
Начальник ОСМК |
3. ВВЕДЕНА В ДЕЙСТВИЕ приказом ректора № _____ от_____________200_ г.
4. ИЗМЕНЕНИЯ№_____ ВВЕДЕНО В ДЕЙСТВИЕ приказом ректора №_____от______________200_ г.
№_____ ВВЕДЕНО В ДЕЙСТВИЕ приказом ректора №_____от______________200_ г.
5. СПИСОК РАССЫЛКИ
Должностные лица:
Структурные подразделения:
Лист регистрации изменений
Номер изменения | Номера листов | Основание для внесения изменений | Подпись | Расшифровка подписи | Дата | Дата введения изменения | ||
замененных | новых | аннулированных | ||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение Д
Журнал регистрации документов СМК (форма)
№ п/п | Документ | Подразделение-разработчик | Дата введения документа (приказ) | Подпись и фамилия лица, зарегистри-ровавшего документ | |
Обозначение (идентификаци-онный код) | Наименование | ||||
Приложение Е
Карта рассылки документа (форма)
Название документа ___________________________________________________
№ п/п | Перечень должностных лиц | Фамилия, инициалы | Дата (получения документа) | Подпись (получившего лица) |
1 | Ректор | |||
2 | Проректор по СРНОД | |||
3 | Начальник ОСМК | |||
4 | Директор института | |||
5 | ||||
Примечание: Ректору, проректоу, представителю руководства по качеству, начальнику ОСМК отсылаются документы СМК (1 и 2 уровень) в обязательном порядке. Остальным должностным лицам отсылаются те документы, которые относятся к направлению их деятельности. |
Приложение Ж
Извещение об изменении документа СМК (форма)
«Утверждаю»
Ректор КрасГАУ
__________
«___» __________ _______г.
Извещение об изменении №____
___________________________________________
(идентификационный номер и наименование изменяемого документа СМК)
Текст | Содержание изменения | № стр. (страниц) |
Причина изменения | ||
Приложение |
Подпись разработчика
……………………………..(подпись, Ф. И.О.)…………….(дата)
Подпись руководителя
подразделения
……………………………..(подпись, Ф. И.О.)…………….(дата)
«СОГЛАСОВАНО»
……………………………..(подпись, Ф. И.О.)…………….(дата)
……………………………..(подпись, Ф. И.О.)…………….(дата)
Приложение З
Указания по заполнению и оформлению извещений
об изменении документов системы менеджмента качества
1. При изложении текста изменения следует указывать номера разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, таблиц и т. п. изменяемого документа и использовать слова: «заменить», «дополнить», «иСМКлючить», «изложить в новой редакции» с приведением ссылки на приложения.
При отмене документа в тексте изменения приводится запись: «Аннулирован»; при замене другим (например, переработанным) документом: – «Заменен на __________________________».
(обозначение документа)
2. В реквизите «Причина изменения» указывается основание для изменения документа, например: «Доработка документа», «Изменение организационной структуры предприятия», «Изменение “Руководства по качеству”» и т. п.
3. В реквизите «Приложение» приводится перечень номеров заменяемых страниц документа и указываются сокращенные слова: «Зам» при замене листов и «Нов» при введении вновь добавленных листов.
4. Извещение и приложения к нему изготавливаются на листах того же формата, что и изменяемый документ.
5. При большом объеме текста изменения извещение может быть оформлено на 2-х и более листах.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 |
