ДП Управление документацией Дата и время распечатки: 13.11.2014, 4:13 (стр. 1 )

1.1 ДП Управление документацией

Дата и время распечатки: 13.11.2014, 4:13

Содержание документа

1 Назначение и область применения................................................................................................ 3

2. Описание процедуры....................................................................................................................... 4

2.1 Общие требования..................................................................................................................... 4

2.2 Требования к организации работ по созданию документов СМК....................................... 4

2.3 Общие требования к изложению документов СМК............................................................... 4

2.4 Документы системы менеджмента качества и их идентификация...................................... 6

3 Структура документации СМК КраСГАУ.................................................................................. 8

3.1 Управление различными видами документации в КрасГАУ............................................... 8

3.1.1 Управление документами первого уровня.................................................................... 8

3.1.2 Управление документами второго уровня................................................................... 10

3.1.3 Управление документами третьего и четвертого уровня........................................... 11

3.1.3.1 Организационно-правовая документация................................................................ 11

3.1.3.2 Распорядительная документация............................................................................... 12

3.1.3.3 Информационно-справочная документация............................................................. 12

3.1.3.4. Учебно-организационная и учебная документация................................................ 12

3.1.3.5 Договорная документация СМК................................................................................ 13

3.1.3.6 Плановая документация.............................................................................................. 13

3.1.3.7 Документационное обеспечение................................................................................ 13

3.2 Управление документами пятого уровня.............................................................................. 13

4 Организация документооборота................................................................................................... 16

5.Реквизиты документов СМК........................................................................................................ 17

6. Требования к содержанию документов СМК.......................................................................... 19

7. Ответственность и полномочия.................................................................................................. 21

8. Нормативные документы............................................................................................................. 23

Приложение А Диаграмма хода действия «Управление входящей документацией».................. 24

Приложение Б Диаграмма хода действия «Управление исходящей документацией»................. 26

Приложение В Информационная карта процесса (ИК) .................................................................. 27

Приложение Г Информационный лист............................................................................................. 29

Приложение Д Журнал регистрации документов СМК................................................................. 31

Приложение Е Карта рассылки документа....................................................................................... 32

Приложение Ж Извещение об изменении документа СМК........................................................... 33

Приложение З Указания по заполнению и оформлению извещений об изменении

документов системы менеджмента качества.................................................................................... 34

Перечень сокращений и обозначений

ДП – документированная процедура;

ИЭ – используемый экземпляр документа;

КЭ – контрольный экземпляр документа;

СМК – система менеджмента качества образовательного учреждения;

УК – уполномоченный по качеству;

УЭ – утвержденный экземпляр документа;

ИЭ – информационный (неучтенный) экземпляр документа

ДПУ – документированная процедура управления

ОСМК – отдел систем менеджмента качества

КрасГАУ – Красноярский государственный аграрный университет

2 Назначение и область применения процедуры

Настоящая процедура является нормативным документом, описывает выполнение требований документов «Стандарты и Директивы для Агентств Гарантии Качества в Высшем Образовании на Территории Европы» (далее стандарты ENQA), ГОСТ Р ИСО (п. 4.2.1, 4.2.3), типовой модели (п. 4.4.2), и устанавливает единые формы, правила обозначения, оформления, разработки, проверки, актуализации, утверждения, учета, хранения и рассылки документов СМК, правил описания процессов, порядка управления документами СМК, принятыми в ФГОУ ВПО КрасГАУ.

Настоящая процедура предназначена для разработчиков и пользователей документов СМК.

Требования данного документа обязательны для всех подразделений, должностных лиц и сотрудников ФГОУ ВПО КрасГАУ.

3 Описание процедуры

2.1 Общие требования

Документация СМК дает возможность передать смысл и последовательность действий. Её применение способствует достижению соответствия требованиям потребителей и улучшению качества, обеспечению подготовки кадров, идентификации и прослеживаемости, получению объективных доказательств при оценке результативности СМК.

Основная цель управления документацией – обеспечить возможность руководителям всех уровней быстро, оперативно получать достоверную информацию о результатах деятельности по всем процессам, о результатах деятельности каждого конкретного подразделения, что необходимо для проведения анализа и принятия обоснованных и правильных решений.

2.2 Требования к организации работ по созданию документов СМК

При разработке документов СМК надо руководствоваться следующими принципами:

оценить необходимость создания документированной процедуры. ДП должна быть разработана при наличии обязательных требований или возникшей производственной необходимости. В остальных случаях необходимо взвешенно оценить затраты, возможные ошибки и последствия, вызванные отсутствием документированной процедуры; документировать только то, что обеспечивает безусловное выполнение требований СМК при осуществлении процессов; вести необходимые записи и данные по качеству; излагать текст любого документа доступным для всех пользователей языком.

При разработке ДП любая работа (деятельность) рассматривается как процесс со своими входом и выходом.

Границы процесса следует точно установить, т. е. определить, какая информация служит сигналом к его началу, что необходимо для его выполнения, каков результат, и какой информацией заканчивается процесс, а также кому, куда и в какой форме передается соответствующая выходная информация. Только в этом случае можно точно установить и описать переходы от одного процесса к другому и правильно организовать управление материальными и сопутствующими ему информационными потоками.

Каждый процесс следует разделить на отдельные операции со своими входами и выходами. При необходимости, если процесс состоит из большого количества операций, их объединяют в подпроцессы. Такие действия облегчают управление процессом.

Для разработки документов руководство КрасГАУ назначает руководителя разработки, устанавливает его полномочия и ответственность, а также обязанности (требуемые функции) в соответствии с составленным руководителем разработки планом, выделяет необходимые ресурсы.

2.3 Общие требования к изложению документов СМК

При изложении документированных процедур необходимо показать, что и как делается для реализации политики и целей в области качества и как именно выполняются требования СМК.

Документированные процедуры не содержат технических подробностей. Это документы по управлению. В ДП разработчикам следует описать, как осуществляется управление процессами с учетом требований СМК.

Степень детализации при описании процессов в документах СМК увеличивается при переходе с верхних иерархических уровней на нижние.

Для облегчения пользования документами СМК необходимо провести унификацию форм документов, то есть обеспечить их единообразные структуру, изложение и оформление. Такой подход способствует единому пониманию документов СМК всеми пользователями и аудиторами при проведении внутренних и внешних аудитов СМК.

При изложении документов СМК необходимо соблюдать следующие требования:

четкость и логическую последовательность; краткость и точность формулировок, исключающих возможность неоднозначного толкования; использование стандартизованной терминологии; использование терминологии, принятой в КрасГАУ, только при ее отсутствии в нормативных документах внешнего происхождения.

Для описания процессов в ДП используется цикл Деминга: планирование, выполнение, контроль, корректировка (улучшение).

В общем случае описание процесса должно содержать перечень всех входящих в него процедур, описание этих процедур или ссылки на документы, регламентирующие эти процедуры.

При этом для идентификации процесса должна быть отражена следующая информация:

функциональное назначение процесса; руководитель процесса; ответственный за выполнение различных видов работ (процедур); внутренние поставщики и потребители процесса, т. е. название процесса/подразделения, передающего/получающего входную/выходную информацию; входные и выходные документы по процессу в целом и по видам деятельности, в него входящим; требования и ограничения при управлении процессом; ресурсы (человеческие, финансовые, материально-технические, информационные); показатели и критерии мониторинга и оценки процесса; применяемые формы и порядок хранения информации.

Описание деятельности может осуществляться с помощью

диаграммы хода действий (ДХД) информационной карты процесса текста комбинированного способа

Диаграмма хода действий

ДХД – диаграммы хода действия, наглядно отражают вход (инициатор) и выход (результат) процесса, его этапы и ответственных за их реализацию, перечень документов, излагающих требования, на основании которых осуществляется управление процессом, и зарегистрированные данные содержащие сведения о результатах каждого этапа процесса для предоставления доказательств эффективной работы и наблюдения за процессами, в том числе и записи.

На рис.1 представлена основная форма ДХД, отражающая правила ее составления.

Информационная карта процесса

Форма информационной карты процесса и указания к ее оформлению приведены в Приложении 1

Текстовое описания документированной процедуры

В этом случае представление информации осуществляется в виде пронумерованных разделов/подразделов/пунктов, отражающих этапы/виды деятельности и располагаемых в логической последовательности. При необходимости в тексте делаются ссылки на соответствующие регламентирующие документы

Оформление

Документы системы менеджмента качества печатают и (или) издают в формате А4 (210х297 мм)

Текст следует выполнять 12 шрифтом Times New Roman с одинарным интервалом, соблюдая следующие размеры полей:

при вертикальном расположении страницы: левое – 20 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм, правое – 10 мм; при горизонтальном расположении страницы: левое – 20 мм, правое – 10 мм, верхнее – 30 мм, нижнее – 10 мм

Разрешается использовать компьютерные возможности акцентирования внимания, применяя шрифты разной гарнитуры.

2.4 Документы системы менеджмента качества и их идентификация

В качестве документов, относящихся непосредственно к СМК, то есть тех, которые поддерживают выполнение требований системы менеджмента качества образовательного учреждения, определены следующие виды документов:

· руководство по качеству (РК);

· информационные карты процессов (ИК);

· документированные процедуры (ДП);

· положения о структурных подразделениях (ПСП);

· методические инструкции (МИ);

· должностные инструкции (ДИ);

· формы (Ф);

· перечни (П);

· приложения (Пр).

Для обозначения документов СМК используется система идентификации, приведенная на рисунке 1.

Год разработки

-200Х

Рисунок 1 - Система идентификации документации СМК

Аббревиатура «СМК» в идентификаторе документа показывает, что данный документ входит в состав документации системы менеджмента качества КрасГАУ.

Идентификационный код и номер версии указывают на каждом листе документа.

Идентификационные коды документов СМК используются при ссылках на них.

Такие документы СМК, как формы, предназначены, в первую очередь, для обозначения тех носителей информации, которые участвуют во взаимосвязи процессов.

В составе документации системы менеджмента качества КрасГАУ различаются:

· организационно-распорядительная документация – регламентирующая деятельность подразделений, должностных лиц и персонала образовательного учреждения в области качества;

· учебно-методическая документация – регламентирующая процессы гарантии качества в образовательной деятельности.

К учебно-методической документации относятся: учебные планы и рабочие программы, учебные графики, методические инструкции (рекомендации) по применению технологий обучения и оценки знаний обучаемых, учебно-методические комплексы по дисциплинам учебного плана и т. п.

3 Структура документации СМК КрасГАУ

В структуре документации системы менеджмента качества КрасГАУ имеется несколько уровней

В соответствии с требованиями стандартов и директив ENQA, ГОСТ Р ИСО и типовой модели качества для образовательного учреждения документация СМК университета должна включать:

документально оформленные заявления о политике и целях в области качества; руководство по качеству; документированные процедуры; документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования осуществления процессов и управления ими; записи

В рамках СМК КрасГАУ функционируют следующие виды документации, представленные в следующих уровнях

первый уровень – Политика в области качества, цели в области качества, которые входят в Руководство по качеству (РК); второй уровень – документированные процедуры СМК; третий уровень – управленческая; документация - документация, обеспечивающая эффективное планирование, осуществление процессов и управление ими; четвертый уровень – записи – документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов; пятый уровень – нормативно-правовая и нормативная документация

3.1 Управление различными видами документации в КрасГАУ

Стадии управления документами СМК установлены в матрице ответственности, представленной в таблице 2 (раздел 7 настоящей процедуры)

3.1.1 Управление документами первого уровня:

Политика в области качества оформляется как в виде отдельного документа, так и в обязательном порядке включается в «Руководство по качеству».

Ответственный представитель руководства КрасГАУ в области качества готовит проект очередной версии политики и целей КрасГАУ с привлечением компетентных специалистов из различных подразделений.

Проект политики и целей в области качества обсуждается в подразделениях КрасГАУ, на Совете по качеству и ученом совете. Замечания и предложения по проекту поступают к ответственному за СМК КрасГАУ, который проводит их анализ и обобщение. Уточненный проект политики и целей передается ректору, который их рассматривает, уточняет и утверждает как обязательства руководства в области качества.

Политика тиражируется и передается отделом систем менеджмента качества (ОСМК) под подпись уполномоченным по качеству или руководителям структурных подразделений университета, задействованных в СМК, которые знакомят с ней всех работников подразделения под роспись в журнале регистрации ознакомления с документацией СМК. При приеме на работу сотрудники знакомятся с Политикой в области качества в соответствующем структурном подразделении.

Пересмотр политики и целей осуществляется в аналогичном порядке, но дополнительно используется информация, получаемая в ходе анализа СМК.

Текст действующей политики и целей вывешивается во всех основных помещениях КрасГАУ и своевременно заменяется при внесении изменений в политику. Все предыдущие версии политики хранятся в ОСМК.

Ответственность за доведение политики до всех работников университета, ее понимание и выполнение несет ректор университета.

При внесении изменений в Политику в области качества, ответственность за ее актуализацию возложена на ответственного за СМК КрасГАУ

Руководство по качеству - документ, который:

• определяет область применения СМК, включая обоснование любых исключений;

• описывает СМК в соответствии с определенной стратегией развития и Политикой в области качества университета, а также требованиями стандартов ENQA, ГОСТ Р ИСО ; и типовой модели системы менеджмента качества образовательного учреждения.

• содержит или ссылается на документированные процедуры СМК

Основными пользователями РК являются высшее руководство университета и руководители структурных подразделений университета, задействованных в СМК.

Ответственным за разработку РК является ответственный за СМК университета.

Процесс разработки РК включает следующие стадии:

проектирование/определение структуры РК и назначение ответственных за разработку его разделов (ответственный – начальник ОСМК); разработка проекта РК (ответственный – начальник ОСМК)) и обсуждение его разделов с заинтересованными подразделениями (ответственный – проректор ПО СРНОД) или ответственный за СМК КрасГАУ);

Разработка разделов РК и ДП описывающих выполнение их требований, осуществляется одновременно.

доработка РК по замечаниям (ответственный - начальник ОСМК); согласование РК с ответственным за СМК; окончательный анализ и утверждение РК ректором.

Экземпляры РК имеют идентификационный шифр (номер) и подразделяются на:

· рабочие (Р) (идентификационный шифр - РК Р-А-200Х, где А - номер рабочего экземпляра, 200Х - год введения РК в действие);

контрольные (К) (идентификационный шифр - РК К-В-200Х. где В - номер контрольного экземпляра, 200Х - год введения РК в действие)

Все экземпляры РК, распределенные для выработки предложений, использования потребителями вне университета, а также в других целях, когда не предполагается управление изменениями, идентифицируется как информационные, неучтенные экземпляры.

3.1.2 Управление документами второго уровня

Документированные процедуры описывают сеть процессов университета, различные уровни ее управления, в соответствии с требованиями, предъявляемыми к СМК в стандартах ENQA, ГОСТ Р ИСО ; и типовой модели системы менеджмента качества образовательного учреждения.

Основными пользователями ДП являются высшее руководство, руководители и сотрудники структурных подразделений университета.

Ответственными за разработку документированных процедур являются руководители процессов.

Ответственными за предоставление руководителю процесса всей необходимой информации о работе структурных подразделений и их взаимодействии друг с другом являются руководители структурных подразделений.

В общем виде, процесс разработки ДП включает следующие стадии:

выделение основных подпроцессов документируемого процесса, установление их взаимосвязи, а также задействованных в процессе структурных подразделений и должностных лиц;

· выбор метода описания порядка выполнения процесса (текстом, с помощью диаграммы хода деятельности (ДХД) или комбинированным способом)

· описание порядка выполнения реального процесса, составление «идеального» процесса;

обсуждение хода процесса с заинтересованными руководителями структурных подразделений и должностными лицами; рассмотрение предложений и внесение изменений в процессы; составление и согласование информационной карты процесса оформление ДП; согласование документированной процедуры с руководителями всех структурных подразделений, участвующих в процессе;

В случае если в процессе участвуют все структурные подразделения или большинство из них, согласование проводится выборочно с несколькими из них по решению ответственного за СМК.

окончательный анализ и утверждение ДП ректором.

На каждую разработанную ДП и РК заполняется информационный лист (Приложение 2), содержащий информацию о разработчиках, согласующие визы и список рассылки документа, который наряду с листом внесения изменений (Приложение 3) прикладывается к документу.

РК и ДП утверждаются ректором и вводятся в действие приказом по университету (датой ввода в действие является дата утверждения).

РК и ДП тиражируются и рабочие экземпляры передаются отделом систем менеджмента качества (ОСМК) под расписку руководителям или уполномоченным по качеству структурных подразделений или должностным лицам в соответствии со списком рассылки

Контрольные экземпляры Политики в области качества, РК и ДП (их, как правило, два), информационные листы и расписки в получении для каждого документа хранятся у ответственного за СМК и в ОСМК.

Инициативу по актуализации РК и ДП осуществлют ответственный за СМК, начальник ОСМК или руководитель структурного подразделения. Свои предложения для внесения дополнений и изменений в ДП также могут вносить другие работники университета, руководствующиеся ими в своей деятельности. Разработка изменений и дополнений проводится руководителями процессов или методистами ОСМК при взаимодействии с руководителями соответствующих структурных подразделений в соответствии с процедурами, используемыми при разработке РК и ДП.

Изменения к РК и ДП утверждаются ректором и вводятся в действие приказом по университету (датой ввода в действие является дата утверждения).

При актуализации РК и ДП заполняется информационный лист изменений (Приложение 3). Изменения к документу передаются под расписку структурным подразделениям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки. Уполномоченный по качеству структурного подразделения заполняет лист внесения изменений в документе, прилагает к нему лист(ы) с внесенными изменениями и доводит информацию об изменении РК или ДП до сотрудников подразделения.

Если ответственный за СМК сочтет количество вносимых поправок большим, то осуществляется полная переработка и переиздание РК или ДП.

Отмененные Политика в области качества, РК и ДП хранятся в отделе систем менеджмента качества в течение пяти лет

3.1.3 Управление документами третьего и четвертого уровня

Управленческая документация третьего четвертого уровней, включает следующие подсистемы документации:

· организационно-правовая документация;

· распорядительная документация;

· информационно-справочная документация;

· учебно-организационная и учебная документация;

· договорная документация;

· плановая документация;

· документация по обеспечению кадрами;

· документация по обеспечению финансами;

· документация по материально-техническому обеспечению;

· документация по документационному обеспечению деятельности университета.

3.1.3.1 Организационно-правовая документация

Организационная деятельность университета фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющих статус университета, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности университета в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательных для исполнения. К ним относятся:

Устав вуза; правила внутреннего трудового распорядка; штатное расписание; положения о структурных подразделениях; положения о коллегиальных и совещательных органах (советах и комиссиях); положения о видах деятельности; должностные инструкции; инструкции по отдельным видам деятельности.

Организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют вплоть до их отмены или до утверждения новых. Изменения в организационно-правовые документы вносятся приказом (распоряжением) ректора.

3.1.3.2 Распорядительная документация

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация всех видов деятельности университета.

Распорядительными документами университета являются:

• решения ученого совета;

• решения ректората;

• приказы (по университету);

• распоряжения (ректора, проректоров, директоров институтов, заведующих кафедрами, руководителей структурных подразделений).

3.1.3.3 Информационно-справочная документация

Информационно-справочная документация играет служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Она служит для сообщения сведений, необходимых для принятия определенных решений.

В состав информационно-справочной документации входят:

• докладная записка;

• объяснительная записка;

• служебная записка;

• заявление;

• протоколы;

• акты;

• справки;

• переписка

и другие документы.

3.1.3.4 Учебно-организационная и учебная документация

К учебно-организационной документации относят:

график учебного процесса; общую учебную нагрузку и штаты кафедры; распределение учебной нагрузки на кафедре; расписание занятий; расписание экзаменов.

К учебной документации относят: учебные издания (в т. ч. в компьютерном варианте), которые в зависимости от целевого назначения подразделяются на:

учебно-программные - рабочий учебный план, рабочая программа, программа учебной дисциплины, программа практики; учебно-теоретические - учебник, учебное пособие, обучающий курс (компьютерный), учебное пособие по части курса, отдельная лекция, тексты лекций, курс лекций, конспект лекций; учебно-практические - практикум, сборник упражнений, сборник задач (задачник), сборник иностранных текстов, сборник описаний лабораторных работ, сборник планов семинарских занятий, сборник контрольных заданий, контролирующий курс (компьютерный), хрестоматия; учебно-методические - методические указания по изучению курса, методические указания по выполнению контрольных, расчетно-графических, курсовых и дипломных проектов (работ); учебно-справочные - учебный толковый словарь, учебный терминологический словарь, учебный справочник (справочник); учебно-наглядные - атлас, альбом, плакат (комплект плакатов), фильм, слайд, компакт-диск (СД); учебно-библиографические - учебный библиографический справочник, учебно-вспомогательное библиографическое пособие.