Об организации работы отдела государственных закупок Управления Федерального казначейства по Самарской области.

Процесс создания и организации работы отдела государственных закупок Управления Федерального казначейства по Самарской области (далее – Управление) условно можно разделить на два этапа – подготовительный этап и этап практической работы.

На первом этапе в соответствии с приказом Федерального казначейства от 01.01.2001г. № 58 «Об организационно-штатной структуре управлений Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации», в целях обеспечения эффективного выполнения возложенных на Управление Федерального казначейства по Самарской области задач и функций в области размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Управления был издан приказ Управления Федерального казначейства по Самарской области от 01.01.2001г. №01-298 «Об утверждении организационно-штатной структуры Управления Федерального казначейства по Самарской области», согласно которого организационно-штатная структура Управления дополнилась отделом государственных закупок.

Приказом Управления от 01.01.2001 года №01-325 утверждено Положение об Отделе государственных закупок и определены возложенные на него задачи и функции.

Основными задачами являются:

- обеспечение размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Управления в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

- организация исполнения государственных контрактов и иных гражданско-правовых договоров, заключенных по результатам размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Управления;

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

- формирование отчетности о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Управления;

Для выполнения поставленных задач отдел государственных закупок выполняет следующие функции:

- организует подготовку документов для размещения заказов на основании технических требований и существенных условий государственных контрактов и договоров, определяемых отделами Управления (Администраторами закупок Управления);

- организует формирование и размещение в соответствии с установленным порядком Плана-графика размещения заказов для государственных нужд;

- размещает информацию о размещении заказов на Официальном сайте РФ в сети «Интернет»;

- осуществляет сопровождение работы Единой комиссии по размещению заказов;

- организует формирование и представление в соответствии с установленным порядком отчетности по размещению заказов для нужд Управления;

Был произведен расчет штатной численности Отдела, которая на 1 октября 2012 года составила 10 единиц.

На основании Положения об Отделе государственных закупок было подготовлено распределение и закрепление обязанностей за работниками Отдела, разработаны и утверждены руководителем Управления должностные регламенты государственных гражданских служащих Отдела, разработана и утверждена номенклатура дел.

По состоянию на 01.01.2013г. фактическая численность отдела составляла 3 человека, на текущую дату она составляет 5 человек. Одновременно сообщаю, что в отдел кадров представлена информация о потребности в 4 специалистах по группам и категориям должностей.

Отдел размещается во втором административном здании Управления. По состоянию на 01.01.2013г. занимает три кабинета. Для всех работников отдела созданы комфортные условия для работы. Все рабочие места телефонизированы, оборудованы компьютерной и иной оргтехникой, необходимой для выполнения поставленных задач. Автоматизированные рабочие места снабжены необходимым программным обеспечением в связи, с чем хотелось бы выразить благодарность сотрудникам отдела информационных систем, РСБИ и административного отдела.

В соответствии с приказом Управления от 01.01.2001г. №01-356 «Об утверждении Порядка определения и оценки результативности деятельности отделов Управления Федерального казначейства по Самарской области была разработана и утверждена Таблица определения и оценки результативности деятельности отдела государственных закупок.

В соответствии с приказом Управления от 01.01.2001г. №01-120 были разработаны и утверждены показатели результативности федеральных гражданских служащих отдела.

В соответствии с приказом Управления -228 «О внесении изменений в Приказ Управления Федерального казначейства по Самарской области -58 «Об утверждении Порядка работы по осуществлению внутреннего контроля в структурных подразделениях Управления Федерального казначейства по Самарской области» в целях осуществления внутреннего контроля в структурном подразделении была разработана и утверждена карта внутреннего контроля.

Большим блоком первого этапа работы стала разработка нормативных документов в целях организации закупок для нужд Управления.

Для этого в ноябре 2012 г. отделом государственных закупок было инициировано совещание с участием представителей администраторов закупок Управления, отдела финансового обеспечения, юридического отдела и отдела государственных закупок на котором были определены принципы и схемы взаимодействия отделов Управления в процессе размещения заказов для нужд Управления.

Итогом данного совещания стало разработка отделом государственных закупок блок-схем:

- размещения на Официальном сайте информации о размещении заказа для нужд Управления;

- инициирования процедуры размещения заказа, подготовка, согласование, утверждение документации о размещении заказа для нужд Управления;

- размещения сведений о государственном контракте на Официальном сайте, на основании которых были разработаны:

- проект порядка организации закупок товаров, выполнения работ и оказания услуг для нужд Управления Федерального казначейства по Самарской области, находящийся в данный момент на согласовании.

- порядок взаимодействия администраторов закупок и отдела государственных закупок Управления Федерального казначейства по Самарской области по размещению информации на официальном сайте Российской Федерации в сети «Интернет» для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, утвержденный приказом Управления от 01.01.2001г. № 01-23.

Также с целью выполнения отделом возложенной на него функции о размещении информации на официальном сайте Российской Федерации в сети Интернет информации о размещении заказов, был разработан и утвержден руководителем Управления приказ от 01.01.2001г. №01-01 «О распределении в Управлении Федерального казначейства по Самарской области полномочий пользователей Официального сайта Российской Федерации в сети «Интернет» для размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, о назначении ответственных за размещение информации на Официальном сайте Российской Федерации в сети «Интернет» для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг».

С целью осуществления работы по планированию закупок для нужд Управления, а также осуществлением Управлением процедур размещения заказов для государственных нужд отделом государственных закупок в январе месяце 2013г. был подготовлен и утвержден руководителем Управления приказ от 01.01.2001г. № 01-17 «Об утверждении Положения о Комиссии по планированию закупок товаров, работ и услуг для нужд Управления Федерального казначейства по Самарской области и утверждении состава Комиссии по планированию закупок товаров, работ и услуг для нужд Управления Федерального казначейства по Самарской области, об утверждении Положения о Единой комиссии по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Управления Федерального казначейства по Самарской области и утверждении состава Единой комиссии по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Управления Федерального казначейства по Самарской области».

В целях упорядочения работы по подготовке, согласованию, подписанию и хранению договоров, государственных контрактов и соглашений по закупкам товаров, работ и услуг в Управлении разработан порядок согласования и подписания договоров, государственных контрактов, и соглашений по закупкам товаров, работ и услуг в Управлении Федерального казначейства по Самарской области с использованием электронного документооборота в прикладном программном обеспечении автоматизированной системы документооборота «LanDocs» утвержденный приказом Управления от 01.01.2001г. № 01-22.

Этап практической работы отдела включил в себя следующее.

Служебной запиской от 01.01.2001г. № 000 отделом государственных закупок была инициирована процедура предварительного согласования договоров и государственных контрактов на оказание услуг для нужд Управления на 2013г.

В течение декабря 2012г. и января 2013г. от администраторов закупок Управления поступило 32 проекта договоров и государственных контрактов. Из них стадию предварительного согласования прошло проектов государственных контрактов 14 проектов договоров 4, находятся в стадии согласования проектов государственных контрактов 8 проектов договоров 4, возвращено администраторам закупок 2.

В соответствии с возложенной на отдел функцией по формированию и представлению в установленном порядке отчетности по размещению заказов для нужд Управления отделом государственных закупок были сформированы и отправлены в Федеральное казначейство отчеты за октябрь, ноябрь 2012г. и за 12 месяцев 2012г. по форме 1-Торги.

На основании доведенных лимитов бюджетных обязательств отделом государственных закупок были собраны предложения от администраторов закупок в проект Плана закупок товаров, выполнения работ, оказания услуг для нужд Управления на 2013г., согласованы, и направлены в отдел финансового обеспечения для формирования.

На основании приказа Минэкономразвития Российской Федерации № 000 и Федерального казначейства №20Н отделом государственных закупок подготовлен проект Плана-графика размещения заказов для нужд Управления, который был рассмотрен Комиссией по планированию закупок и после утверждения руководителем Управления будет в установленном порядке размещен на Официальном сайте Российской Федерации.

Во исполнении требований ст.15 Федерального закона от 01.01.2001 г. «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» отделом государственных закупок Управления подготовлены и были представлены на рассмотрение в Комиссию по Планированию закупок товаров, работ и услуг для нужд Управления, предложения по общему объему (стоимостные характеристики) заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, участниками, размещения которых являются субъекты малого предпринимательства в соответствии с перечнем товаров, работ, услуг, установленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2001 г. № 000 «О перечне товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд, размещение заказов на которые осуществляется у субъектов малого предпринимательства» в соответствии с приложением для распределения общего объема заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, размещаемых Управлением у субъектов малого предпринимательства.

В целях уменьшения рисков в направлении деятельности Федерального казначейства по организации закупок с 23-26 октября 2012г. на базе УФК по Калининградской области проводилось Всероссийское совещание территориальных органов Федерального казначейства по теме: «Вопросы организации размещения государственного заказа для нужд органов Федерального казначейства» в котором я принимал участие. По итогам участия в данном совещании, для учета и использования в работе, мною были представлены материалы и подготовлен обобщающий доклад отделам Управления участвующим в процедуре размещения заказа.

Одновременно хотелось бы отметить, что в соответствии с приказом Управления от 01.01.2001г. №01-437 все сотрудники отдела государственных закупок в период с 06-25 декабря 2013г прошли обучение с целью повышения квалификации в ФГОБУ ВПО «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации» по теме: «Управление государственным заказом», итогом которого стало успешное написание выпускных квалификационных работ и сдача тестов.

Теперь хотелось, бы остановиться на ближайших планах работы отдела.

Разработан и утвержден курирующим заместителем руководителя Управления план работы отдела государственных закупок на 2013г.

В целях обеспечения полноты и своевременности заключения договоров, государственных контрактов на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг для обеспечения нужд Управления, соблюдением сроков представления документации на размещение заказов, процента контрактации отделом государственных закупок разрабатывается и планируется к утверждению в феврале 2013г. порядок формирования, ведения, и поддержания в актуальном состоянии оперативной отчетности по заключению договоров (государственных контрактов) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для обеспечения нужд Управления и отделов Управления, созданных для осуществления полномочий Управления на территории Самарской области.

Рассмотрев и изучив планы-графики размещения заказов для нужд заказчиков Федеральной антимонопольной службы РФ, Федерального казначейства, территориальных органов Федерального казначейства по субъектам, отделом государственных закупок планируется проведение совещания в Управлении, повесткой которого станет рассмотрение вопроса о возможности размещения заказов в ноябре, декабре 2013г. исполнение по которым планируется с 01.01.2014г. с целью заключения государственных контрактов в январе 2014г. и своевременной оплатой оказанных услуг (выполненных работ) на основании таких закупок.

На основании вышеизложенного, можно сделать вывод, что все организационные мероприятия, по созданию и организации работы отдела государственных закупок выполнены в установленные сроки.

Начальник отдела государственных закупок

Согласовано:

Заместитель руководителя Управления